Речь руководителя на юбилее сотрудника. Отсутствие пустых обещаний в выступлении перед сотрудниками

Ни одно мероприятие, будь то открытие долгожданного образовательного центра либо юбилей родственника, не обходится без приветственной речи. Хоть раз произнести приветственную речь приходится практически каждому, поэтому стоит изучить несколько советов по тому, как выстроить свое приветствие.

Правильная приветственная речь – один из залогов успешного проведения мероприятия. Именно на первых минутах своего выступления оратор имеет шанс расположить публику к себе и обратить ее внимание на торжество, в рамках которого происходит чтение приветственной речи. Уже по первым словам аудитория формирует свое мнение относительно оратора и всего происходящего. Чтобы не дать слушателям повода для скуки и перешептываний, стоит обратить свое внимание на правила построения приветственной речи, которые включают в себя 5 пунктов.

Для начала необходимо поздороваться с публикой. У многих профессиональных ораторов уже сложились свои приветственные привычки. Так, к примеру, Владимир Путин при выступлениях перед аудиторией другой национальности здоровается не только на русском, но и на родном языке слушателя (приветствие на татарском языке на открытии Универсиады в Казани или приветствие на армянском при выступлении в Ереване и т.д.).

Начинающему оратору достаточно приветливо поздороваться со всеми собравшимися, используя такие клише, как:

добрый день/вечер;
дамы и господа;
дорогие друзья/коллеги;
рад приветствовать/видеть вас;
добро пожаловать и т.д.

На конференции: «Добрый вечер, уважаемые коллеги! Я рад приветствовать вас на сегодняшней научной конференции, посвященной вопросам нейролингвистики».

Приветственная речь на открытии стадиона: «Здравствуйте, дорогие гости! Я рад объявить о торжественном открытии долгожданного городского стадиона».

Несколько слов о месте выступления

После приветствия в большинстве случаев дается лаконичный, но яркий комментарий об объекте, на котором проводится мероприятие. В зависимости от повода выступления, о месте организации мероприятия говорится лишь несколько красивых слов или, напротив, делается целое отступление для описания места проведения встречи. Последнее часто происходит, когда читается приветственная речь на открытии того или иного значимого объекта.

Для описания места проведения встречи можно использовать следующие выражения:

мы собрались в этом прекрасном/новом/отреставрированном зале;
новый комплекс открыл свои двери;
много сил и ресурсов ушло на строительство этого мемориала/комплекса/здания;
над объектом трудились известные архитекторы и дизайнеры;
при строительстве использовались лучшие материалы;
были внедрены инновационные технологии и т.д.

Приветственная речь на открытии детского сада: «Сегодня мы наблюдаем открытие детского сада №36, которого так долго ждали все жители нового микрорайона. Это современное здание яркое и жизнерадостное не только снаружи, но и внутри. Над интерьером работали специально приглашенные дизайнеры. Мы учли все пожелания родителей, поэтому в этом детском саду имеются специальные детские тренажеры и бассейн для активных игр, а также музыкальные инструменты для занятий музыкой».

Торжественная речь на день рождения компании: «Мы собрались в этом замечательном ресторане, чтобы отметить первый год со дня основания нашей компании».

О самом мероприятии

Центральной частью приветственной речи, будь то речь директора школы или речь на юбилей компании, является небольшой рассказ о сути происходящего. Так, речь ведущего на свадьбе основывается на представлении пары, истории знакомства, описании самого торжества и т.д. Необходимо представить аудитории повод для мероприятия, его цели, значимость, а также программу в отдельных случаях.

Для описания происходящего на мероприятии можно применить такие выражения, как:

мы собрались здесь, чтобы…;
цель сегодняшнего мероприятия заключается…;
это мероприятие посвящено…;
эта конференция/это открытие/этот праздник имеет особое значение для каждого собравшегося;
сегодня вас ждут выступления артистов/ученых с докладами/педагогов и т.д.

Речь руководителя на корпоративе: «Мы собрались здесь, чтобы вместе отметить наступающие праздники. Все мы не просто коллеги, а, скорее, одна большая семья. Праздничная атмосфера сплотит нас еще больше, что позволит нам и дальше эффективно работать плечом к плечу на благо нашего общего дела».

Торжественная речь на открытии спортивного комплекса: «Это замечательное мероприятие посвящено открытию важнейшего объекта жизни горожан, а именно спортивного комплекса. Мы все долго ждали этого и верили, что в ближайшем будущем и в нашем городе появится современный центр для занятий спортом. Невозможно переоценить значение сегодняшнего мероприятия для жизни всего города. Давайте наслаждаться выступлениями юных спортсменов, которые уже завтра начнут посещать занятия в нашем новом спорткомплексе».

Благодарность пришедшим

Ближе к завершению торжественная речь на том или ином мероприятии должна перейти к объявлению благодарности тем, кто собрался и в особенности тем, кто внес свой вклад в то, что стало поводом для торжества. Слова благодарности должны звучать уместно и естественно, то есть без намека на лесть.

Выразить свое почтение можно при помощи следующих клише:

это мероприятие стало возможным только благодаря…;
если бы не ваша помощь…;
мы прошли этот путь вместе;
эта юбилейная речь посвящена вам, коллеги;
я хочу поблагодарить каждого, кто был со мной в течение этого пути;
спасибо вам, друзья;
я хочу выразить благодарность/свое почтение и т.д.

Как пример может послужить речь директора компании, произнесенная на мероприятии в честь юбилея организации:
«Компания похожа на часовой механизм. Если не достает какой-то маленькой, казалось бы, детали, часы стоят. Так же и в компании: важен каждый сотрудник. Именно поэтому в этот торжественный день я хочу, в первую очередь, поблагодарить каждого из своих коллег за проделанную работу. Мы пришли к этой круглой дате вместе. Только благодаря всем вам наша компания процветает. Спасибо, друзья!».

Пожелания

В завершение своей речи необходимо выразить надежды на будущее и пожелания собравшимся относительно мероприятия. Так, речь на юбилей обычно заканчивают поздравлением юбиляра или пожеланием хорошего времяпрепровождения в течение праздника.

Наглядный образец завершения выступления пожеланием – неизменное выражение ведущего Дмитрия Нагиева: «Удачи вам, любви и терпения. Ну все, пока, пока».

Любая речь, какого бы характера она ни была, должна заканчиваться на светлой ноте. Создать такое впечатление помогут следующие выражения:

я верю, что нас ждет дальнейшее процветание;
надеюсь, впереди нас ждут только победы;
я хочу пожелать всем собравшимся хорошего вечера;
желаю вам получить удовольствие от концерта/вечера/выступлений и т.д.

В качестве примера завершения речи используется торжественная речь на официальном закрытии фестиваля:
«В конце я хочу пожелать вам никогда не сходить со своего жизненного пути. Я верю, что наши дороги однажды снова сойдутся в одну, и мы проведем вместе незабываемые дни, как на этом музыкальном фестивале. Любите себя и будьте верны себе. До свидания, дорогие друзья!».

Торжественная речь на любое мероприятие имеет один и тот же каркас, который может использовать начинающий оратор для подготовки хорошего приветственного выступления по любому поводу. Главное – быть искренним и оставаться собой.

С новым коллективом заранее. Накануне первого рабочего дня выделите для этого 1-2 часа свободного времени. Попросите родных и близких вас. Продумайте свой образ: какую одежду вы наденете, какие аксессуары подойдут к ней, что нужно взять с собой (авторучка, записная книжка, папка и т.д.). Все вещи должны быть скромными, гармонирующими между собой и соответствовать корпоративным требованиям.

Составьте краткий рассказ о себе: возраст, семейное положение, где учились, предыдущее место работы, увлечения, положительные и отрицательные качества и т.д. Вероятнее всего, большую часть автобиографии вы не озвучите. Но имея заготовленный текст, вы не растеряетесь, услышав предложение рассказать о себе. Отрепетируйте речь перед зеркалом.

Выйдите утром из дома пораньше. В первый рабочий опоздание недопустимо. Пройдите некоторую часть пути пешком. Энергичная прогулка на свежем воздухе позволит вам успокоиться, собраться с мыслями и настроиться позитивно.

Перед началом работы зайдите в отдел кадров. В небольших организациях принято посещение новым сотрудником непосредственно директора. Эти люди выберут способ представления вас коллективу .

Знакомство со всем коллективом одновременноТак поступают при введении в должность нового руководителя, либо в совсем маленьких компаниях, где взаимодействие между сотрудниками очень тесное. В этом случае специалист кадровой службы или руководитель организации назовет ваши фамилию, имя и отчество, должность, очертит круг ваших обязанностей и зону ответственности.

В крупных компаниях всех присутствующих членов трудового коллектива поименно вам не представят, т.к. это займет много времени. В процессе работы вы самостоятельно узнаете имена-отчества коллег. В коллективах, включающих не более 20 человек, вас, скорее всего, познакомят с каждым сотрудником лично. Постарайтесь запомнить имена и основные обязанности коллег. Позже вы узнаете о них больше, сейчас же важно усвоить, какие вопросы будут вас связывать.

Знакомство с сотрудниками отдела и экскурсия по организацииПожалуй, это самый распространенный способ представления новичка. Ваш непосредственный руководитель вначале расскажет коллективу о вас, затем поименно перечислит всех сотрудников отдела и их должностные обязанности, покажет вам рабочее место, разъяснит первоочередные задачи. Чуть позже, например, после обеда, вы вместе с начальником посетите соседние отделы. Там руководитель назовет вас и объяснит, по каким вопросам обращаться в данное структурное подразделение компании.

После официального представления вам, возможно, предположат рассказать немного о себе и будут задавать дополнительные вопросы. Теперь вам очень пригодится отрепетированная накануне речь.

Говорите четко и внятно, не используйте жаргонных и местечковых выражений. Отвечайте на все вопросы корректно, без намеков и двусмысленности. Скажите о том, что вы имеете определенный жизненный и профессиональный опыт. Искренне заверьте новых коллег в своей лояльности и желании трудиться на благо компании.

Не перегружайте свое выступление слишком личными подробностями. К примеру, рассказывая о семье, не стоит перечислять имена и возраст всех родственников. Скажите лишь, что вы женаты и воспитываете двоих сыновей. Не утомляйте слушателей перечислением ваших наград и заслуг. В процессе работы ваши профессиональные качества коллеги оценят по достоинству. Категорически нельзя критиковать предыдущее место работы. На вопрос о причинах увольнения дайте нейтральный ответ: «Думаю, что в вашей компании я смогу реализоваться в полной мере».

Чем занимается этот отдел. Хорошим поводом для знакомства будет и небольшой профессиональный вопрос, за помощью в решении которого вы можете обратиться к коллегам.

Большинство из нас, идя на праздничное торжество, думают только о том, как удачно подобрать гардероб, чем будут угощать и как бы «перетанцевать бухгалтершу Любовь Семеновну». И совсем забывают о моральном настрое, атмосфере и цели празднования.

Конечно, основной составляющей, задающей тон всему празднику можно считать торжественную речь руководителя. Именно она позволяет сосредоточить внимание на самом важном – смысле праздника, ожиданиях и атмосфере дружественного общения между всеми гостями. Без правильно составленной речи руководителя, празднование превращается в простую «пьянку» с множеством закусок. Поэтому самое важное для него – это составить план выступления таким образом, чтобы в момент произнесения праздничной речи, все гости чувствовали атмосферу единения и сплоченности.

Как правильно составить план речи на корпоратив?

Со словом «тост» у многих возникает в голове картинка с большим, дружественным столом, за которым сидят самые родные и близкие гости. А во главе всего этого пира – главный, тот, кто может красиво и ярко произнести невероятную, запоминающуюся речь. Большинство гостей при существующей вероятности быть назначенным на произношение праздничной речи, углубляются в «толпу», не проявляя энтузиазма и желания говорить. Это может быть обосновано множеством причин:

Я не оратор в душе;
Я не умею красиво говорить;
Я не знаю о чем говорить;
Я чувствую себя неловко под сотнями глаз слушающих;
Я боюсь оплошать;
Сильно волнуюсь, и мне не хватает дыхания.

Однако вам, как , этой участи вряд ли удастся избежать. Произносить речь на корпоративе не так сложно. Просто необходимо составить четкий план выступления, который будет характеризовать каждого отдельного сотрудника и всю команду в целом. В вашей торжественной речи все присутствующие должны увидеть для себя лично частичку важного и желанного. Торжественная речь руководителя должна быть недолгой, выразительной, с четко поставленной целью, и с конкретикой именно под повод празднования.

Поскольку практически на «носу» празднование Нового года, и корпоратив не заставит себя ждать, то мы сегодня рассмотрим правильные примеры и способы, как руководителю составить эффектную и запоминающуюся речь на новогодний корпоратив.

Подбираем метод и готовим речь на новогодний корпоратив

Метод №1: импровизация

Метод составления речи на основе импровизации идеален в том случае, если ваша компания и друзья по столу – хорошо знакомые люди, с которыми вы давно и тесно общаетесь. Поскольку большинство ваших пожеланий не будут понятны посторонним. Произнося речь на корпоративе для своих коллег, вы будете упоминать только те рабочие моменты, которые будут понятны «посвященным», в противном случае вы рискуете а) говорить абстрактно и усыпить слушателей; б) посеять неловкость среди коллектива.

Однако и импровизация без подготовки невозможна. Чтобы ваша речь на корпоративе была максимально эффективной и произвела впечатление своей легкостью, лучше заранее составить план-основу. А в ходе поздравления уже отталкиваться от написанного, добавляя импровизированные моменты, соответствующие случаю.

К примеру, речь готовиться для корпоратива работников швейной фабрики. В основе речи должны быть слова на профессиональном «жаргоне».

Примеры такой торжественной речи:

Мы создаем моду, диктуем правила стиля, и в каждый шедевр вкладываем не только тепло своих рук, но и частичку тепла. Именно поэтому наши товары пользуются такой популярностью (сюда можно добавить в ходе речи моменты, которые могут заинтересовать каждого отдельного работника, который отличается определенными качествами: быстро шьет Мария Ивановна, проявляет инициативу Анжелика Семеновна и т. д);

Поскольку встречают по одежке, то мы делаем все возможное, чтобы эта встреча была максимально красивой и яркой.

Это основные «теги» — мысли всей речи. В каждом коллективе существуют свои истории и особенности, которые можно высветить в речи.

Метод №2: стихотворение

Речь на корпоративе в стихах – практически беспроигрышный вариант. Можно подготовить стихотворение самостоятельно (при наличии таланта), а можно просмотреть наиболее выгодные варианты в Интернете. Только без банальностей и не по бумажке с запинками. Всегда можно дополнить речь индивидуальными характеристиками. Не забывайте о субординации, готовя речь для коллектива (ведь начальство и коллеги по работе будут долго помнить вашу речь). Для руководства – это могут быть стихотворения с пожеланиями стабильности и развития, с легким, ненавязчивым юмором. Для коллег по работе — слова, призывающие к саморазвитию и повышения материального блага. Проявите фантазию, используйте конкретику для адаптации стихотворения под вашу компанию.

Метод №3: подготовленный сюжет

Такой метод речи для корпоратива заключается в том, чтобы рассказать несложную сюжетную линию с несколькими или одним персонажем. Это, кстати, является основой для грузинских тостов, в которых есть основная часть – сюжет, история и необычная развязка (часто с юмором). Если вы произносите речь за столом, то в конце можно как раз произнести короткий, но точный тост, который будет «изюминкой» всего рассказа:

Так давайте же выпьем, чтобы наша жизнь была такой яркой и красивой, как жизнь птички до падения;
Выпьем за индивидуальность, которая никогда не станет отдельной частью коллектива;
Выпьем за то, чтобы наши возможности и желания всегда совпадали.

Основой такого метода считается умение держать интригу до самого конца истории. Ораторское искусство и во время произношения – это половина успеха.

Метод №4: анекдотическая история

Торжественная речь в качестве коротенького анекдота и следующего за ним тоста – отличный выбор, когда основная торжественная речь уже произнесена, но нужно продолжить общаться с коллективом. Это удачный вариант только в том случае, если вы выбрали «не бородатый» анекдот, а вы сами умеете произносить шутки. Идеально — если анекдот «узкоспециализированный», относящийся к сфере деятельности Вашей компании. Не забывайте, что слушать каждый новогодний корпоратив регулярный, смешной, но уже поднадоевший анекдот не интересно.

Примеров торжественных речей множество. Но есть основное правило для произнесения речи на корпоративе: откажитесь от банальностей и формальностей. Говорите конкретные вещи, касающиеся вашей компании, лично отмечайте сотрудников, перечислите факты и цифры, которыми стоит гордиться, упомяните планируемый курс развития компании. Если даже вы выберите один пример из имеющихся в Интернете и адаптируете его «под себя», то сможете не только красиво и ярко произнести торжественную речь на новогоднем корпоративе, но и заслужите славу настоящего лидера.

Речь руководителя на Новый год. Практические рекомендации для тех руководителей, которые не боятся говорить перед своими коллективами. Или боятся. Колонка для журнала «Коммерческий директор».

Самый простой способ подготовить руководителю речь на новогодний корпоратив – это поручить подготовку речи своей секретарше (ведь она закончила все ). Или главе pr-отдела (он не вылезает с ). Или стороннему спичрайтеру.

Тот руководитель, который поступит именно так, одновременно с заказом речи должен написать заявление об увольнении, а еще лучше предсмертную записку и затем сделать харакири. Потому что заказывать свои речи у других людей должно быть стыдно.

Новый год – одна из немногих возможностей выступить разом перед всеми своими подчиненными в неформальной обстановке. Глупо такую возможность упускать, превращая свою речь в формальность, превращая ее в неловкую пятиминутку «монолога ни о чем» перед фуршетом. Помните ли вы хоть одну речь хоть одного Президента РФ на Новый год? Не уподобляйтесь им, отнеситесь к речи серьезно.

1. Забудьте о том, что хотите сказать конкретно вы. Это никому не интересно, кроме вас. Думайте о том, что хотят услышать ваши подчиненные. Подумайте об их проблемах, запросах и ожиданиях. Реальных проблемах и ожиданиях. Вот об этом и только об этом вы будете говорить. Ваша речь – это решение проблемы аудитории. Оратора будут слушать лишь тогда, когда он говорит ради аудитории, на те темы, которые ей интересны. Новый год не является темой вашей речи, это повод. Найдите настоящую животрепещущую тему и заверните ее в новогоднюю обертку.

2. Не говорите обо всем сразу, так делают шизофреники. У вашего выступления должна быть одна главная мысль, которая проводится в каждой части вашей речи. Именно эта мысль останется в головах слушателей после того, как вы закончите говорить. Чтобы облегчить задачу слушателям, оформите эту мысль в виде одного предложения. Одно предложение, которое решает проблему аудитории и которое развертывается и доказывается всей речью. Ваша речь должна выглядеть цепочкой доказательств, обосновывающих правоту вашей главной мысли.

3. Не забывайте о вступлении. Оно должно быть коротким, спокойным (NB!), но привлекающим внимание. Не вздумайте рассказывать во вступлении анекдот – слишком высока вероятность того, что смеяться будут не над шуткой, а над неуклюже пошутившим оратором.

4. Хорошее заключение обязательно для хорошей речи. В заключении вы обобщаете свое выступление, сколь коротким оно ни было бы, и призываете своих слушателей что-нибудь сделать. На Новый год очевидно следует поднять бокалы. А вот за что именно поднимать бокалы – об этом была ваша речь. Не дай вам Бог поднимать бокалы за процветание компании, здоровье близких, счастье и прочие избитые банальности.

5. Никогда не читайте речи, никогда, вообще никогда; говорите своими словами по краткому плану, написанному на одном листе и никогда на двух или более. Не переминайтесь с ноги на ногу, так вы будете похожи на пингвина. Не мельчите с жестами, пусть их будет не слишком много, но они будут широкими и законченными, продумайте их заранее. Если хотите, чтобы вас услышали, говорите не громко, а ч-л-е-н-о-р-а-з-д-е-л-ь-н-о. Говорите не словами, а законченными фразами.

Этих пяти пунктов не хватит для создания хорошей речи. Но их вполне достаточно, чтобы речь не получилась ужасной. Удачи!

***
— для тех, кто хочет большего.

Новый год для многих традиционно становится временем подведения итогов, как личных, так и рабочих. Все мы, осознанно или нет, размышляем над вопросом: чего же мы добились за прошедший год?

Наиболее продвинутые из нас при этом уточняют: а что из запланированного в начале года удалось осуществить? Другими словами, если в начале года были поставлены конкретные цели и продуманы планы по их достижению, то подвести итоги становится делом техники.

Но зачем, собственно, подводить итоги? Обычно это делается для того, чтобы оценить полученные результаты и сделать выводы на будущее. Выводы при этом могут быть самые разнообразные: от понимания «точек концентрации внимания» (причем как для закрепления и развития успеха, так и для исправления неудач) до полного пересмотра стратегии и даже жизненных ценностей. Только совсем молодые компании могут позволить себе не ориентироваться на прошлый опыт, ставить цели и строить планы с нуля. Если же какая-то история у компании уже есть, то не учитывать ее было бы не только недальновидно, но и неразумно. В данной статье речь пойдет о том, как именно в конце года стоит подводить итоги и что делать с полученными результатами.

Зачем это нужно?

На первый взгляд, подвести итоги для компании не представляет особого труда. Однако на деле возникают различные сложности, которые могут привести даже к полному отказу от такой практики.

Рассмотрим данную ситуацию на примере строительной компании, относящейся к сегменту среднего бизнеса.

Долгое время директор компании проводил подведение итогов в формате обычного оперативного совещания, которое было приурочено к последнему в году совещанию. Он собирал статистические и финансовые данные за год и сам докладывал собравшимся о результатах работы компании за год. При этом он оценивал работу каждого руководителя и ставил цели на следующий год.

Через какое-то время руководитель стал замечать, что его управленческая команда слабо интересуется как успехами, так и неудачами компании за год, порой откровенно скучая на таких итоговых собраниях. Тогда он решил отказаться от практики итоговых совещаний вообще.

Прошло несколько лет, и руководитель стал замечать, что настроение в управленческой команде становится все хуже и хуже. Причем явных жалоб на что-либо ни от кого не поступало, но общий эмоциональный фон стал негативным: часто из-за пустяков разгорались конфликты, руководители спорили друг с другом из-за очевидных вещей, одни и те же вопросы обсуждались по много раз, причем даже если решение было принято всеми, через какое-то время вопрос возникал вновь и дискуссии повторялись. Руководитель побеседовал с несколькими ключевыми руководителями и понял, что им не хватает понимания ситуации, оценки их достижений, четких ориентиров на будущее. Они рассматривали ситуацию как неопределенную и неустойчивую, хотя в действительности практически ничего не изменилось. Руководитель все так же подводил итоги и ставил цели, но не делился полученными результатами с командой, а просто формировал некий ориентир для себя. Для него все было понятно, предсказуемо и четко. Но оказалось, что отказ от практики подведения итогов сыграл с ним (да и с компанией) злую шутку. Однако руководитель понимал, что просто вернуться к прошлой практике нельзя - вернутся и старые проблемы.

В итоге было найдено следующее решение: функции по подведению итогов и постановке целей были делегированы руководителям направлений (за прошедшие годы компания разрослась и отделы превратились в направления). Теперь подведение итогов стало проходить в несколько этапов. В ноябре руководители направлений готовили отчет о проделанной работе и намечали ключевые задачи направлений на следующий год. Далее в индивидуальном порядке они обсуждали свои отчеты с руководителем компании и дорабатывали их с учетом его замечаний. В середине декабря назначалось итоговое совещание, на котором руководители направлений делали презентации и имели возможность задать вопросы друг другу.

Новая практика поначалу вызвала недовольство, т.к. занимала довольно много времени с учетом необходимости подготовить презентацию. Однако уже через год новый порядок стал восприниматься как должное и общая атмосфера заметно улучшилась.

Другая компания среднего бизнеса тоже прошла долгий путь в поисках оптимального способа подведения итогов года.

Пока компания была небольшая и относилась к типу семейного бизнеса, когда все сотрудники знали друг друга вне работы и проводили много времени вместе, итоги подводились чуть ли не ежедневно и все были в курсе происходящих в компании событий. При этом каждое корпоративное мероприятие (Новый год, день рождения компании и даже дни рождения руководителей) использовалось для обсуждения успехов и выработки способов решения проблем. Компания росла, и такая практика становилась слабо реализуемой.

Тогда попробовали на корпоративной новогодней вечеринке сделать две части: официальную и праздничную. Несколько лет это давало хорошие результаты.

Однако и от этой практики пришлось отказаться, когда компания разрослась настолько, что общекорпоративные вечеринки стали невозможны. Был введен формат годовой конференции по подведению итогов года, куда делегировались представители всех подразделений, причем не только руководители, но и рядовые сотрудники. Процедура отбора представителей на конференцию выкристаллизовывалась несколько лет. В итоге делегатами становились сотрудники, имевшие особые достижения в истекшем году, чьи успехи были включены в доклад подразделения. Таким образом, если к докладу руководителя возникали вопросы, то отвечали на них авторы идей или достижений. Также к конференции готовилась брошюра «Итоги года» с более подробными отчетами по всем направлениям. Текст брошюры выкладывался и на корпоративный сайт для всеобщего изучения.

Выводов из этих примеров можно сделать несколько.

Формат подведения итогов года в компании должен быть четко закреплен. Сами собой итоги не подведутся, необходимо выбрать наиболее подходящую для конкретной компании процедуру.

Можно использовать следующие виды процедур:

письменные отчеты подразделений по выполнению поставленных задач, выпуск брошюры «Итоги года» или размещение итогового отчета на сайте компании;
отчетное совещание с презентацией руководителями направлений отчетов о проделанной работе;
отчетная конференция с приглашением рядовых сотрудников;
выступление или интервью первого лица с подведением итогов года (на страницах корпоративной прессы, в интранете или по корпоративному радио);
встречи руководителей компании с трудовыми коллективами;
мозговой штурм по подведению итогов года и выработке направлений дальнейшего развития.

Если используемая процедура перестала приносить результаты и вызывает неудовлетворение руководителя или работников, то лучше ее пересмотреть и выбрать другую, более адекватную ситуации.
Не надо жалеть времени на работу по подведению итогов. Сэкономленное время обернется в будущем необходимостью тратить время на сглаживание конфликтных ситуаций, «успокоение» сотрудников, разъяснения по поводу ориентиров и ситуации.
Подведение итогов может стать хорошей командообразующей процедурой: понимание общих успехов сближает и вдохновляет.

Вовлекайте персонал!

Очень важно в подведение итогов работы компании за год вовлекать персонал. Каждый вносит вклад в работу компании, и каждый должен участвовать в подведении итогов. Тогда общий результат будет рассматриваться как сумма усилий каждого. Поэтому подводить итоги стоит не только компании, но и каждому сотруднику. В идеале отчет подразделения должен строиться на отчетах каждого сотрудника, и здесь немаловажным является самооценка персонала. Можно предложить такую форму отчетности:

Основным нововведением такого отчета является наличие самооценки по качеству выполненных работ. Для этого нужно определить шкалу и критерии для коэффициента качества. Шкала может быть любой, но лучше не использовать пятибалльную шкалу из-за неизбежных ассоциаций со школьными оценками.

Варианты шкал для оценки работы сотрудников

От 1 до 10, где 10 - максимальный уровень качества, а 1 - минимальный.

От 1 до 7, где 4 - средний уровень качества, меньше 4 - ниже среднего, выше 4 - выше среднего.

От 1 до 3, где 2 - на уровне существующих стандартов, 1 - ниже ожидаемого уровня, 3 - выше ожидаемого уровня.

От 1 до 4, где 4 - превосходное качество, 3 - хорошее качество, 2 - удовлетворительное качество, 1 - плохое качество.

От 0,5 до 1,5, где 1 - на уровне предписанных стандартов, меньше 1 - хуже предписанных стандартов, больше 1 - выше предписанных стандартов.

Коэффициент качества будет определяться путем проверки соответствия или несоответствия результатов работы определенным критериям качества, таким, например, как:

соблюдение сроков;
результативность переговоров (наличие определенных зафиксированных договоренностей);
необходимость доработок и переделок и т.д.

Если у сотрудника есть план, по которому он работает в течение года, то можно ввести коэффициенты соответствия и несоответствия результатов работы плану (так называемый процент исполнения ). Очень удобно разрабатывать планы в программе Microsoft Project (программа управления проектами, в которой можно разрабатывать планы, распределять ресурсы по задачам, анализировать объем работ и отслеживать исполнение задач).

Показатели анализа

Для подведения итогов по компании в целом важно заранее определиться с показателями анализа. Очень важны количественные показатели и их динамика относительно количественных показателей прошлых периодов. Причем количество таких показателей должно быть относительно небольшим (7 плюс-минус 2), чтобы любой сотрудник мог их запомнить и с гордостью рассказывать, что, например, количество посещений интернет-сайта компании за год выросло в 2 раза и составило в среднем 1000 посещений в день.

Обычно основные показатели анализа делятся на три типа: финансовые, стратегические и качественные. Причем для целей подведения публичных итогов не стоит углубляться и излишне детализировать используемые показатели. Персоналу и руководителям важно прежде всего понимать, насколько компания была успешна в истекшем году и на что стоит обратить внимание в следующем. Конечно, руководители профильных подразделений должны глубоко разбираться в ситуации, но их отчеты не относятся к числу публичных.

Поэтому из финансовых показателей для целей подведения итогов года можно использовать следующие:

объем реализации (объем выручки от продаж) за год. Если объем выручки падает, важно понять причины этого, которые могут быть обусловлены, например, следующими факторами:

Неудачным применением маркетинговых инструментов (реклама, каналы распределения, ценовая политика, качество обслуживания и пр.);

Техническими проблемами (с оборудованием, технологиями);

Человеческим фактором (проблемы в коллективе, личные проблемы сотрудников) и т.д.;

прибыль , т.е. годовая выручка минус затраты на производство продукции/услуги. Показывает, сколько компания реально зарабатывает.Падение прибыли может быть обусловлено теми же причинами, что и падение выручки, добавим только несколько факторов внешней среды, оказывающих влияние на данный показатель:

Повышение себестоимости продукции за счет повышения цен на закупаемые материалы;

Повышение арендной платы;

Повышение процентов за кредит;

Повышение налогов, штрафов;

Колебание в курсе валют, повышение таможенных сборов, изменение политической ситуации - для компаний, занимающихся внешнеэкономической деятельностью и т.д.;

рентабельность - отношение прибыли к объему реализации. Показывает долю прибыли в общем объеме выручки.

Здесь может быть несколько вариантов проблемной ситуации:

Рентабельность нулевая, а выручка растет. Это значит, что расходы компании слишком высоки и не позволяют ей выйти на должный уровень прибыли. Стоит существенно пересмотреть формирование себестоимости продукции/услуг, а также оптимизировать все остальные расходы;

Рентабельность нулевая, а выручка падает. Спрос на продукцию/услуги не сформирован или выбрана неверная ценовая политика;

Рентабельность падает, а выручка растет. Необходимо кардинально оптимизировать все расходы компании, возможно, какую-то часть работ (а может быть и все) отдать на аутсорсинг;

Рентабельность падает, выручка без изменений. Очевидно, что необходимо увеличить объем продаж;

Рентабельность падает, выручка падает. Самый тяжелый случай для компании, требует полного пересмотра ее дальнейшей деятельности, т.к. текущая деятельность приносит компании одни расходы.

Все финансовые показатели необходимо рассматривать в динамике, т.е. в сравнении с показателем предыдущего года или, еще лучше, за несколько лет.

Из стратегических показателей деятельности компании, которые связаны с развитием деятельности, чаще всего используются следующие:

число новых клиентов за год;
количество точек сбыта продукции;
номенклатура ассортимента товара/оказываемых услуг;
количество новых разработок/новых стандартов или технологий, в общем, уровень инноваций в компании;
уровень текучести персонала.

Данные показатели могут варьироваться в зависимости от отрасли, но объединяет их то, что они могут быть выражены в числовом виде и их выполнение влияет на достижение целей в будущих периодах, т.е. они носят перспективный, стратегический характер.

В заключение рассмотрим качественные показатели:

известность компании на рынке;
уровень качества обслуживания клиентов, отзывы клиентов;
уровень удовлетворенности персонала;
уровень качества продукции/услуг.

Данные показатели чаще всего получают из результатов опросов и других исследований, а также путем учета отзывов клиентов, количества и содержания рекламаций и претензий клиентов.

Итоги подведены. Что дальше?

Подведение итогов позволяет получить объективную картину происходящего в компании: что реально было сделано, какие результаты были достигнуты. Кроме того, можно увидеть проблемные зоны, в которых не достигнуты цели и где события разворачиваются не по запланированному сценарию. Анализ таких проблемных зон может выявить, например, что ресурсы, в т.ч. временные, были распределены неверно, что тем областям, где есть проблемы, времени уделялось недостаточно или же было недостаточно выделено других ресурсов.

После заливки фундамента на одном из объектов, постройкой которых занималась строительная компания, обнаружилось, что бетон не набрал прочности, и по истечении времени фундамент разрушился. В итоге стройка приостановилась из-за судебных разборок с производителем бетона, и компания понесла убытки. После этого случая прорабы стали в обязательном порядке брать пробу каждой серии бетона: хотя это и увеличивает в целом подготовительный этап стройки, зато помогает в дальнейшем избежать многих проблем.

Выявление узких мест при подведении итогов может показать и ситуацию, где возможности были явно переоценены.

В той же строительной компании было принято решение помимо строительства и ремонтно-отделочных работ заниматься еще и производством пластиковых окон. Было налажено производство, но конкуренция в этом сегменте была слишком высокой, и компания не смогла выйти на окупаемость затрат даже через два года.

В итоге руководство компании приняло решение свернуть это направление бизнеса и заниматься теми видами деятельности, в которых у нее давно был накоплен опыт и наработана клиентская база.

Подведя итоги года, мы можем с учетом полученной картины внести изменения в дальнейшие планы, что делает их более реалистичными и достижимыми. С другой стороны, если компания ставит перед собой цели на год, то и подвести итоги становится значительно проще. Поэтому самым правильным решением будет совместить работу по подведению итогов года с работой по постановке целей на следующий год.

Е. Скриптунова, И. Аржинт,

Компания «АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги»