Правила поведения в обществе установленное государством. Что такое поведение: понятие, виды

Журнал хозяйственных операций Независимо от вида и способа формирования, все без исключения хозяйственные операции содержатся в журнале операций, который представляет собой удобный инструмент для их просмотра, редактирования и вывода на печать. Чтобы открыть журнал

1.2. Ошибки, связанные с документированием хозяйственных операций В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы могут приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной

1.3. Ошибки, возникающие при отражении хозяйственных операций в учетных регистрах Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации о хозяйственных операциях предприятия. Данные, отраженные в первичных учетных документах,

4.4. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по отражению хозяйственных операций по учету финансовых вложений При проверке правильности отражения операций по учету финансовых вложений рекомендуется проверить производится ли

Начальным этапом бухгалтерского учета является документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.

Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (наименование материала и пр.); содержательные реквизиты -- характеристику объекта учета (сорт, типоразмер материала и т.д.).

При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, которые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.

Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.

Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов -- предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.

При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада. (Приложение 1)

Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю -- цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета -- платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.

Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.

К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).

Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета -- платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.

За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.

Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.

Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.

Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.

Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные опе­рации отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях ин­формации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с по­мощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтер­ского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, кото­рые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного ру­ководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценно­сти; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, це­лесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определя­ется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в докумен­тах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательны­ми) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким рекви­зитам относят наименование документа, дату составления; наимено­вание организации, от имени которой составлен документ; содержа­ние хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и пра­вильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнитель­ные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совер­шения операции, а если это не представляется возможным - непо­средственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бух­галтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бух­галтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в орга­низации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицирован­ных форм первичной учетной документации, утвержденном постанов­лением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны приме­няться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных доку­ментов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

Порядок составления и обработки документов. Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тек­сте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего доку­мент. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки....................................................... верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В некоторых документах, например в приходных и расходных кас­совых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой ус­танавливают необходимое количество заполненных реквизитов, на­личие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполне­ния документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и це­лесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают­ся бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка ука­занных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первич­ных документов часто составляют сводные документы.

Разметка (контировка) - это определение и запись корреспон­дирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использован­ные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется докумен­ тооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствую­щим образом подготовить: однородные первичные документы фор­мируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие усло­вия: документы постоянного и временного сроков хранения группи­руют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые пла­ны и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть вклю­чено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и дру­гих нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квар­тала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, лич­ные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы поме­сячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они от­носятся.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распо­рядительными документами, являются приложениями к ним и груп­пируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному соста­ву; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности сис­тематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в по­рядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся ос­нованием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело при­ложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от вре­мени их составления или даты поступления.

Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последователь­ности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располага­ют в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложе­ния.

Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в ал­фавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные, к засе­даниям, помещаются после протоколов в последовательности рас­смотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизирует­ся в хронологической последовательности: документ-ответ помеща­ется за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание де­ятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются в переплет. На титульном ли­сте указывают наименование организации, название и порядковый

номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ве­домости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, от­четов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хране­ния материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы России и Росархива от «Об изменении сро­ков хранения документов бухгалтерского учета» 27.06.96 г.

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хране­ния 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года - квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы засе­даний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бух­галтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по анали­тическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдатель­ные документы и ряд других документов; к документам со сроком хра­нения 5 лет - Главные книги и журналы, а также акты документаль­ных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет - годо­вые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, пе­редаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооруже­ний. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списа­ния с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и слу­жащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на мо­мент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны хра­ниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организа­ции документы, связанные с начислением и выплатой зараббтной пла­ты работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные ар­хивы.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокурату­ры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их

постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоко­лом, копия которого вручается под расписку руководителю организа­ции или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводя­щих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должност­ное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием ос­нования и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руково­дитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют ак­том, который утверждается руководителем предприятия.

Документальное оформление хозяйственных операций и рекомендации по выявлению поддельных документов

Все хозяйственные операции, проводимые индивидуальным предпринимателем, оформляются оправдательными документами. Налоговый учет, который обязаны вести все предприниматели, также основывается на первичных документах, только сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, на основании которого ведется бухгалтерский и налоговый учет. Документами должны оформляться любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях, в том числе и проводимых налоговыми органами. В зависимости от способов фиксации информации ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ № 28 от 27.02.98г., различает следующие виды документов:

1. "Изобразительный документ" - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
2. "Фотодокумент" - изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
3. "Текстовой документ" - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированный любым типом письма или любой системой звукозаписи;
4. "Письменный документ" - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
5. "Рукописный документ" - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
6. "Машинописный документ" - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
7. "Документ на машинном носителе" - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной техникой.

В соответствии с требованиями действующего законодательства можно выделить ряд документов, наличие которых обязательно у каждого предпринимателя. Приведем перечень таких документов в таблице 1.

Таблица 1.

Перечень обязательных документов для любого вида предпринимательской деятельности.

Не следует забывать, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах, т.е. установление единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных задач и функций.

Индивидуальные предприниматели обязаны применять формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. (в редакции от 21.01.2003г.). Для примера приведем некоторые типовые формы первичной учетной документации, которые должны применяться предпринимателем, в таблице 2.

Таблица 2.

Типовые формы первичной документации

Типовые бланки можно приобрести в магазине или распечатать на компьютере из любой бухгалтерской программы. В последнем случае можно выбрать тот формат, который наиболее удобен для предпринимателя. Строгих ограничений здесь нет. Разрешается также включать в типовые бланки дополнительно, например, адрес и телефон предпринимателя. Главное условие - все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, должны быть сохранены. Исключение составляют документы по учету кассовых операций и банковских операций - в эти бланки никаких изменений вносить нельзя.

В случае применения унифицированных форм первичных документов без изменений, можно быть уверенным, что во время любой проверки эти правильно оформленные документы будут иметь доказательную силу. Если документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных первичных документов, периодически используются для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности предпринимателем, то эти формы первичных учетных документов предприниматель должен "узаконить", утвердив их в приказе об учетной политике.

Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, должны быть разработаны индивидуальным предпринимателем самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой предпринимательской деятельности. Очень часто предприниматели жалуются на то, что при налоговых проверках часть документов налоговый инспектор не берет во внимание. Как правило, это означает, что на документе нет даты, не расшифрованы подписи, отсутствует единица измерения и т.п.

Для того, чтобы никто не имел оснований усомнится в доброкачественности предъявляемого документа, составленного в произвольной, нетипографской (на листе бумаги в клетку!) форме, документ должен содержать следующие обязательные показатели: наименование документа, дату составления; фамилию, имя, отчество предпринимателя, от имени которого составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Все вышеназванные реквизиты поименованы в статье 9 Закона № 129-ФЗ от 21.11.1996г. "О бухгалтерском учете", который не содержит требования расшифровки личной подписи. Однако, как показывает практика хозяйственной деятельности, личные подписи лиц должны быть расшифрованы. По нашему мнению, в состав реквизита "Подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается п.13 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Индивидуальным предпринимателям следует обратить внимание на письмо Минфина России от 05.04.2004 N 04-03-1/54 "О требованиях к заполнению реквизитов счетов-фактур" в котором указано, что счета-фактуры, выставленные после 1 марта 2004 г., в которых отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера, считаются выставленными с нарушением в заполнении обязательных реквизитов, а суммы НДС, выставленные в этих счетах-фактурах, не могут быть приняты к вычету на основании п.2 ст.169 НК РФ. Имеется ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, которым состав обязательного реквизита "подпись" включается как личная подпись, так и ее расшифровка.

Особенно важна расшифровка подписи в заключаемых договорах. Обратите внимание, что в гражданском законодательстве применяется более узкое понятие - "собственноручная подпись", тогда как в бухгалтерском законодательстве используется более широкое понятие - "личная подпись". Личная подпись отвечает на вопрос - чья именно подпись поставлена. При этом личная подпись может быть: собственноручной, факсимильной или цифровой.

Собственноручная подпись подразумевает, что человек собственной рукой поставил свою роспись. Право на совершение определенных хозяйственных операций обычно входит в должностные обязанности конкретных должностных лиц, заключивших трудовой договор с индивидуальным предпринимателем. Поэтому указание должности служит для контроля за правомерностью совершения операции. В расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, а потом фамилия: А. С. Сафин. Расшифровку подписи не следует брать ни в косые, ни в круглые скобки. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Нужно внести исправления от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."

Кардинальные изменения последних лет в политической, экономической и социальной сферах нашего общества привели к обострению криминальной обстановки и, как следствие этого, к преступлениям, связанным с подделкой документов. Очевидно, что каждый индивидуальный предпринимателя должен знать основные признаки поддельных документов, с целью недопущения ошибки при определении их подлинности и принятии к учету. Принятие индивидуальным предпринимателем к налоговому учету поддельных документов может привести к непредсказуемым последствиям.

Основные признаки подделки документов следующие.

а) несоответствие формы, цвета бланка и его реквизитов. Проверку такого документа надо начинать с установления назначения документа, уяснения подлинности бланков и содержащегося в них основного текста, а также имеющихся других реквизитов - пометок, подписей, оттисков печатей, штампов и т.д.

б) противоречивость содержания, орфографические ошибки, ошибки в указании фамилии лиц, нестандартный шрифт, использование вышедших из употребления бланков, печатей, отсутствие ИНН, указание несоответствующей организационно-правовой формы организации и т.д.

в) документ содержит следы механического воздействия. Например, подчистка представляет собой механическое удаление штрихов с целью изменения первоначального содержания документа. Признаками подчистки являются: нарушение структуры верхнего слоя бумаги, в результате она становится более шероховатой, что выявляется при рассмотрении документа на просвет. Появляется обнаруживаемая в косопадающем свете взъерошенность волокон. Бумага истончается и на просвет выглядит более прозрачной. При подчистке нередко повреждаются штрихи линовки, защитной сетки и рядом находящихся письменных знаков. В то же время остается рельеф удаленного текста, проявляющийся в виде выпуклостей с оборотной стороны листа. Вновь написанные буквы, цифры имеют неровные края штрихов, образующиеся из-за увеличения впитывающей способности шероховатой бумаги. Попытки загладить поврежденные участка оставляют повышенный блеск бумаги, полосы углубленных линий.

Травление текстов документов - удаление записей или их части путем обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами (кислоты, щелочи, окислители). Признаки травления проявляются в нарушении проклейки бумаги, матовости или изменении цвета бумаги в местах травления. Бумага в этих местах нередко приобретает желтоватый оттенок; образуются трещины, наблюдается обесцвечивание или изменение записей, выполненных на участке, подверженном воздействию травящего вещества; наличие остатков слабовидимых штрихов первоначального текста, записей разного цвета, различие в люминесценции подвергшегося травлению участка и остальной поверхности документа. Признаки травления выявляются с помощью электролампы, лупы, на просвет, с помощью медицинской ультрафиолетовой лампы и т.д.

Смыванием называют способ подделки, состоящий в удалении штрихов с поверхности документа посредством различных растворителей. Например, реквизиты документа (реквизиты банка, оттиск печати, юридический адрес поставщика, сам текст документа и др.), изготовленные при помощи лазерного или струйного принтера, подделывают так. Капают, или наносят растворяющую жидкость на интересующий фрагмент документа, ждут, когда подсохнет, и после этого сдувают порошок картриджа с документа. Затем, в зависимости от поставленной задачи, пользуются допиской, вставкой и т.д. нужной информации.

При внимательном изучении документа всегда можно определить следы дописки или внесение записей на месте удаленного текста. Дописка заключается в изменении первоначального содержания документа путем внесения на свободные места новых букв, цифр, слов и их сочетаний. Признаки дописки следующие: различия в цвете и оттенках штрихов, первоначальных и новых записей, размещение отдельных записей в тексте, в ширине штрихов и выработанности почерка, которым выполнены сопоставляемые записи; сжатые или увеличенные промежутки между буквами, словами, строками; наличие примесей в одних штрихах, отсутствие их в других и прочее.

Дописку можно обнаружить посредством выявления логических противоречий при изучении содержания документа. Поскольку дописки выполняют обычно в замедленном темпе, едва касаясь ручкой бумаги, буквы и цифры выглядят излишне извилистыми, неровными, начала и окончания штрихов притуплены Если документ "старый" и перегибался, в местах перегиба текст дописки расплывчат, бумага разрушается.

Поддельные бланки документов изготовляются при помощи копировальной техники, компьютера - путем сканирования или подбора соответствующего шрифта. Бланки, подделанные путем рисования, отличаются неравномерной толщиной штрихов, неодинаковым размером.

Для клише, гравированных вручную, характерны нестандартный шрифт, изломы в овальных элементах знаков, извилистость строки, зеркальное изображение знаков и т.п. Для клише, изготовленного фотоцинкографическим способом, присущи: утолщение слоя краски по краям штрихов и вдавленность штрихов букв, изменение размеров оттиска от оригинала из-за нарушения масштабов съемки, недостаточная четкость мелких штрихов и деталей, неровные края и разрывы в штрихах, образование округлостей углов в результате травления кислотой.

В практике встречаются следующие способы фальсификации реквизита "подпись":

• по памяти, когда подпись воспроизводится на основе запоминания ранее увиденной подписи;
• рисование, когда подпись воспроизводится с использованием образцов подлинной подписи;
• копирование, когда подпись обводится чернилами или шариковой пастой.

Встречаются несколько приемов подделки подписи копированием:

• на просвет;
• с помощью копировальной бумаги;
• путем передавливания штрихов заостренным предметом с последующей обводкой следов давления;
• с помощью веществ, обладающих копирующей способностью (изготовление промежуточного клише);
• фотопроекционный способ;
• при помощи сканера компьютера.

Подделкам фотографическим способом или при помощи сканера свойственно полное совпадение исследуемой подписи с той, с которой получена копия. Фотографическим способом и при помощи сканера обычно изготавливают факсимиле. Подписи, нанесенные факсимиле, имеют микроструктуру штрихов, специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Многие признаки рассматриваемого вида подделки подписей можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы или микроскопа. Во всех случаях производства экспертизы подписи ее сравнивают с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена. В последнее время широко распространена электронная цифровая подпись. Правовое обоснование возможности внедрения системы электронной подписи определено в ст.434 п.2 Гражданского кодекса Российской Федерации Имеется федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", однако механизм применения этого закона к настоящему времени недостаточно разработан.

Фактически, электронная цифровая подпись - это компьютерная программа, которая шифрует документ и добавляет к нему данные владельца подписи. Этим достигается то, что подпись неразрывно связана с конкретным документом. Кроме того, в силу свойств самой ЭЦП ее владелец не сможет отказаться от факта подписи. К электронной подписи полагается два ключа, которые хранятся в виде файла или на специальном устройстве. Первый ключ закрытый. Его хранит владелец подписи в строгом секрете. А второй ключ открытый. Он общедоступен, и его дают тем, кто должен удостовериться в действительности подписи - налоговой инспекции, партнерам по бизнесу, банками. Чтобы пользоваться ЭЦП, надо иметь оба ключа. Их выдают удостоверяющие центры, которые имеют лицензию на выдачу программ для установки ЭЦП. Подделать электронную подпись без "закрытого ключа" невозможно. Согласно п.1 ст.4 закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" статус цифровой подписи такой же, как и собственноручная подпись на документе

Для формирования системы договорных отношений с использованием электронной подписи стороны обязаны подписать договор на совместное использование системы электронной подписи.

Средства электронной цифровой подписи сертифицируются специальными организациями (Гостехкомиссией), которые гарантируют, что в течение определенного времени электронный документ не может быть изменен или подпись будет "подделана". Срок таких гарантий невелик - не более 10 лет. По истечении этого срока документ должен переподписываться, либо получить дополнительное подтверждение своей подлинности и достоверности. Исходя из вышесказанного, можно рекомендовать предпринимателям при составлении кассовых, банковских документов, векселей, договоров расписываться путем написания своей фамилии полностью, что подделать достаточно непросто.

В практической деятельности предприниматели безоговорочно доверяют печати и штампам, имеющимся на документе. При анализе доброкачественности документа следует обратить внимание на печать, чтобы не было сомнения в подлинности оттисков печатей и штампов, Существуют следующие основные способы подделки печати:

• рисовка печати на самом документе;
• получение оттиска с помощью самодельного клише;
• копирование подлинного оттиска на поддельный документ.

Рисовка изображения печати или штампа на документе является наиболее простым способом подделки. Ему присущи следующие признаки: нестандартность шрифта и неравномерность размещения текста, несимметричность расположенных букв, слов и строк, искажение рисунков (герба, эмблемы), наличие грамматических ошибок в тексте, неправильное его смысловое содержание, следы подготовки оттиска (проколы бумаги от циркуля, остатки карандашных штрихов).

При оттиске печати или штампа с помощью самодельного клише (из резины, линолеума, дерева и т.д.), собранного из типографских литер, остаются характерные признаки: нестандартность шрифта, неодинаковые размеры букв и интервалов между ними, отсутствие отсечек в буквах, зеркальное отображение букв и знаков, неравномерное распределение красителей в оттиске, извилистость в утолщении штрихов, ломаные линии строк. Если оттиск изготовлен кустарным фальшивым набором или вырезанным клише, буквы бывают не овальные, а угловатые, с лишними линиями штрихов, отображением текстуры материала, также заметна неравномерность оттиска.

Одним из "традиционных и исторических" методов является копирование оттиска печати на фальшивый документ при помощи вареного яйца или разрезанной пополам сырой картошки, что достаточно просто выявить при внимательном просмотре документа. Оттиск, сделанный не в той организации, где оформлен документ, с целью сокрытия подлога смещают, смазывая, чтобы его нельзя было прочесть.

Если оттиск печати перенесен на документ с помощью копировальной техники или методом сканирования, то обнаружить подделку можно при осмотре обратной стороны страницы документа. На ней, как правило, не наблюдается проникновения красителя печати в структуру бумаги.

Представляют опасность фальсификация клише печати при помощи синтеза компьютерных и фотополимерных технологий. Не менее опасно и другое явление: так называемые самонаборные печати. Комплект их можно купить в обычном магазине канцтоваров. Приобретя такой набор, можно изготовить печать любой организации, включая и гербовую. Оттиски фальшивой печать, изготовленные указанными последними двумя способами, не поддаются распознаванию, если подлинная печать не снабжена современными методами защиты.

Все более широкое распространение получают оперативные средства связи, в частности факсимильная связь. С её помощью передаются факсы. Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата по телефонным каналам связи. Факс является копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их рекомендуют скопировать, так как бумага для факсов недолговечна. Однако, предприниматель должен помнить, что этот вид связи используют только для передачи оперативной информации, так как документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности (в редких случаях документ, переданный по факсу, может приниматься к учету, когда имеется точная уверенность в том, что его оригинал отправлен по почте или с курьером.

При принятии первичных документов и их проверки, в первую очередь предприниматель должен помнить требования и правила к оформлению документов, которые обеспечивают их юридическую силу. Для соблюдения законодательно установленных правил и требований составим памятку, по которой предприниматель сможет определить, какие ошибки содержит проверяемый документ, состав реквизитов, имеются ли исправления и т.п. (см. таблицу 3).

Таблица 3

Памятка для предпринимателя по установлению доброкачественности документов

Следует помнить, что ответственность за достоверность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию индивидуального предпринимателя несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Очень надеемся, что высказанные рекомендации помогут предпринимателям при оформлении хозяйственных операций и станут гарантией их уверенности в собственной правоте.

Ширяев С.Г., советник налоговой службы РФ II ранга
Климова А.Д., ст. преподаватель ВЗФЭИ

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (дисках, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их число в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят: наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленные порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Единые формы документов в Российской Федерации разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. В Российской Федерации унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства. Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренные альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
Порядок составления и обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:
Написанному в исправление ошибки верить (новый текст или сумма)
Дата Подпись
В некоторых документах, например приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.
Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют, прежде всего по форме, и устанавливают необходимое число заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают расценку, группировку и разметку (контировку) их. Под расценкой, или таксировкой, документов понимают денежную оценку указанных в документе материальных ценностей. Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные. Разметка, или контировка, заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом.