Тайм-менеджмент: управление временем. Тайм-менеджмент — лучшие методы управления временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

Планируем рабочий день.

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время. Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временны х затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

Для большего удобства в этой схеме можно использовать цвета, например, для важного – красный, для менее важного – желтый, а для того, что пока терпит – зеленый. Так же следует отличать с помощью цвета «жесткие» и «бюджетируемые» задачи. В таком случае, эта схема будет выглядеть уже следующим образом:

Лучшее решение для работы с такой схемой это каждый вечер или утро (вечер все же предпочтительней) составлять такой план на завтрашний день. С утра, когда вы просыпаетесь и радостно спешите на работу, одного взгляда в ваш планировщик будет достаточно для того, чтобы понять картину сегодняшнего дня и оценить фронт работ.

Говоря о планировании дня, нельзя не упомянуть «контекстное» планирование. Дело в том, что существует ряд задач, выполнение которых возможно только при наличии тех или иных контекстов. Например, буду проезжать мимо шиномонтажа – поменять резину, придет шеф – задать вот эти три вопроса, позвонит клиент – уточнить такой-то момент(конечно, у каждого человека могут быть свои контексты). Но вот уже какой день вы не видите шефа, клиент вам не звонит, а шиномонтаж не попадается по дороге, и снова и снова приходится переписывать задачи изо дня в день.

Для планирования подобных задач есть простое решение. Создайте у себя в ежедневнике несколько страниц с типичными для вас контекстами. Каждому контексту – один лист. И при возникновении нужных вам обстоятельств, просто загляните туда и решите вопрос. Вам наверняка приходилось видеть и слышать что-то подобное: человек встречает начальника и говорит что-то вроде: о, Иван Иванович, добрый день! Что-то я хотел спросить у вас… Это… Хм, что-то из головы вылетело.

При использовании контекстного планирования у вас подобной проблемы не возникнет.

Выделяем приоритеты.

Теперь, когда у нас на руках готовый план дня и множество «гибких» задач, необходимо выделить среди них главное. Существует классическая схема деление задач на важные/ неважные и срочные/ несрочные. Важное дело может быть срочным, а может и подождать. Срочное же дело может быть важным, а может быть и пустяковым. Так как большинство людей живет, как уже упоминалось выше, в режиме сегодняшнего дня, то им людям свойственно браться, прежде всего, за то, что требует скорейшего выполнения. Если приходится выбирать между двумя делами, то выбирается наиболее срочное, а не наиболее важное. Особенно это актуально в таком режиме рабочего дня, где в течение дня постоянно поступают распоряжения сверху, или клиент срочно просит что-то сделать. Люди не знают, за что взяться в первую очередь. А в первую очередь нужно делать главное!

Есть два простых принципа, которые помогают в режиме большого количества задач выделить главное и не броситься на «свежее» поручение. Первое, принцип «ПВО» - подожди выполнять – отменят. Часто «срочные» задачи не настолько срочные, как их представляет начальство или клиент, и они вполне могут подождать. Здесь уже нет точно рецепта, как определить, может дело подождать или нет, это нужно понять по ситуации.

Второй принцип более радикальный, но он хорошо охлаждает голову от горящих дел: если можешь что-то не делать (без ущерба работе, прибыли, клиенту) – не делай.

В целом же вопрос приоритетов достаточное личное дело. Нужно для себя определить ряд критериев, на основе которых вы будете определять важность задачи. Например, распоряжение от шефа, всегда попадает в список важных, офисные дела – в список неприоритетных и т.д. На основе этих критериев вы легко построите свою схему важных/ неважных и срочных/ несрочных дел.

С чего начать рабочий день.

Безусловно, первое, с чего следует начать рабочий день – это просмотр его плана. План дня условно можно сравнить с картой путешествия из пункта А в пункт Б. Если нет у вас нет карты местности, то идти придется, скорее всего, наугад. Тот кто не знает, куда идет, наиболее вероятно, придет не туда, поэтому ваш план дня поможет прийти именно к желаемому результату. Нет ничего страшного в том, что в расписании дня могут произойти некоторые изменения – примерная карта местности все же лучше, чем ее отсутствие.

Дальше, после того, как вам стало не по себе при просмотре списка задач на день и от объема работы, необходимо настроиться на рабочий лад. Для этого есть такая психологическая техника, как «якорь». «Якорь» - это что-то что притягивает, настраивает и держит вас в нужном состоянии. Например, одним из типичных «якорей» может быть уборка на столе. Когда на столе завал, кучи документов, книг и стикеров поверх этого всего, то рабочий настрой значительно снижается. «Якорем» может послужить чашечка кофе, классическая музыка и так далее – это очень персональные предпочтения: кого-то кофе настраивает на работу, а кого-то на отдых. Выясните для себя, что заставляет вас настроится на рабочий лад и дальше следуйте списку ваших дел на сегодня, начиная с главного.

Учимся ничего не забывать.

Важно помнить, что одно взгляда в планировщик в начале дня недостаточно, чтобы удержать весь объем информации в голове, поэтому заглядывать в план на день необходимо несколько раз на дню, а в недельный план необходимо заглядывать раз в день, чтобы из недельных дел что-то могло перенестись в план дня. Если ваш планировщик у вас перед глазами, то вы ничего не забудете. И помните следующее: любая мысль или идея должна иметь физическое выражение – она должна быть записана на бумаге, в компьютере или, на худой конец, на запястье.

Если вы пользуетесь электронным планировщиком, например Outlook, то в нем всегда можно установить «напоминалку», которая сообщит о себе в назначенное вами время.

Главный же принцип, который не позволит вам ничего забывать – все записывать и, желательно, в удобную для вас систему (например, «жестко-гибкий» алгоритм планирования). Помните, что «самая острая память тупее самого тупого карандаша».

Как избежать авралов.

Существуют такие типы людей, для которых аврал является хорошим мобилизационным фактором, но таких меньшинство. Безусловно, горящие сроки и жизнь в диком ритме выматывают и порождают нестабильность в работе. Для того, чтобы избегать таких ситуаций нужно уметь грамотно и реалистично планировать. В некоторых компаниях для каждой задачи назначается как дедлайн, так и редлайн. Дедлайн – крайний срок сдачи продукта, документов. Как правило, здесь речь идет уже сдаче работы клиенту. Редлайн – срок, к которому работа должна быть сдана внутри компании, чтобы ее можно было оценить и поправить в случае необходимости. Между этими двумя сроками оставляется некий промежуток времени, в зависимости от конкретной задачи. Такой способ планирования всегда оставляет резерв времени в случае непредвиденных ситуаций и потому любое дело имеет меньше шансов попасть под категорию «горящего».

Используя все вышеперечисленные техники, настроив свою удобную для вас ТМ-систему, вы скоро увидите, что ваше время теперь тратится на главное, на не на второстепенное, что сроки «горят» все меньше, а потому появляется чувство уверенности и стабильности. Успевайте все!

По мотивам прочтения книги Глеба Архангельского

"Тайм-драйв. Как успевать жить и работать".

До конца жизни нам осталось примерно 200-400 тысяч часов, говорит ведущий российский эксперт по тайм-менеджменту Глеб Архангельский, и наша задача - распорядиться этим временем с умом. Время необходимо найти не только на зарабатывание денег, но и на семью, друзей, отдых, чтение книг и тысячи других занятий. Большинство людей не задумываются о том, что время, в отличие от денег, - ресурс невосполнимый, и продолжают бесшабашно его транжирить. Автор в доступной форме знакомит читателя с секретами тайм-менеджмента, или техники управления личным временем. Сильные стороны книги - это возможность применить ее рекомендации на деле прямо сегодня, четкая структура изложения, а также многочисленные обращения автора к примерам из российской истории и современной деловой жизни. Архангельский подсказывает простые решения проблемы нехватки времени, над которой многие читатели наверняка ломают голову уже давно. Впрочем, следует отметить, что большинство представленных в книге рекомендаций хорошо известно в деловой литературе.

Что такое тайм-менеджмент

Когда к человеку приходит понимание того, сколько времени ему осталось на активную жизнь, он начинает всерьез беспокоиться о максимально полезном расходовании этого времени. После того, как он привыкает вдумчиво и кропотливо планировать рабочий день, неделю, месяц, часто обнаруживается, что у него появилось намного больше, чем раньше, времени на отдых, “творческую лень” и спокойные размышления о чем угодно. Управление личным временем - это не разновидность крохоборства и скупости, как может кому-то показаться, а уникальная возможность высвободить время не только на самые важные, но и на самые приятные дела, чтобы жить в соответствии с личными ценностями и приоритетами. Иными словами, тайм-менеджмент - это один из путей к свободному и гармоничному существованию.

Самомотивация

Психологам хорошо известно, что с помощью нехитрых приемов, действующих чаще всего на бессознательную часть психики, человека можно настроить на эффективную работу даже в том случае, когда работа ему неинтересна. Один из этих приемов - использование психологических “якорей”, то есть целенаправленное создание в сознании нужных ассоциаций. Например, если вы привыкли заниматься делами в сопровождении определенной мелодии, то ее прослушивание само по себе способно взбодрить и настроить на рабочий лад. Иногда таким “якорем” выступает и чашка крепкого кофе, выпиваемая по приходе на работу. Обращаться с психологическими “якорями” следует аккуратно, так как сформированные ими ассоциации могут распадаться.

Иногда нам бывает трудно взяться за дело, когда мы понимаем, что дело это непростое и потребует значительных усилий. Используйте в этом случае “метод швейцарского сыра”. Представьте, что стоящая перед вами задача - это кусок сыра, от которого можно откусывать маленькие кусочки, то есть выполнять самые легкие или приятные этапы работы. Через некоторое время вы заметите, что от основного массива работы уже почти ничего не осталось. Завершив выполнение того или иного этапа, поощрите себя - скажем, откусывайте кусочек шоколадки после написания очередной страницы отчета. Один из популярных способов заставить себя приступить к выполнению не слишком приятных задач - “съедение лягушки”. Представьте, что самый неприятный для вас участок работы - это холодная, противная лягушка, которую нужно съесть. После того, как вы покончите с самым трудным, все остальное покажется вам намного более простым для выполнения.

Другой вариант этого метода - “съедение слона”. Когда вы боитесь приступить к задаче из-за ее масштабности, представьте ее в виде слона, которого вы разрезаете на кусочки, чтобы каждый день съедать по одному. Заведите таблицу, в которую заносите съеденных “слонов” и “лягушек” по мере их поступления. Назначьте для себя маленькую награду за успешное поглощение определенного их количества - например, приятную покупку. Представление времени в виде таблицы - эффективное средство тайм-менеджмента, помогающее создать в воображении картину неумолимого течения времени.

Тайм-менеджмент в офисе

Одна из аксиом управления временем гласит, что у каждого дня должен быть план. Этот план выступает своего рода схемой, помогающей сознанию предварительно просчитать все действия. Всегда имейте при себе ежедневник, куда вечером или утром заносите план на предстоящий день. Подсчитывая дневной “бюджет” своего времени, не забывайте закладывать в него такие непредвиденные временные траты, как автомобильные пробки или организационные просчеты. Нужно помнить и о том, что план - это не догма, а предварительная схема, которую нужно корректировать по ходу дела. Недостаток планов в том, что они могут срываться из-за непредвиденных мелочей. Продумайте свои действия на этот случай и застрахуйтесь от неожиданностей - например, собирая максимум дополнительной информации о запланированных мероприятиях.

Часть задач, которые обязательно нужно выполнить, будет относиться не к конкретному дню, а иметь сквозной характер. Например, напомнить кому-то о чем-то, если он позвонит, или помыть машину, если вы будете проезжать мимо автомойки. Список таких дел удобно выносить на отдельную карточку, используемую в качестве закладки в ежедневнике, - “стратегическую картонку”. Выполнение запланированных действий такого рода зависит от появления удобного момента. Чтобы вспомнить о “контекстной задаче” в нужный момент, создайте систему “переходящих” напоминаний, которые можно записывать, скажем, на маленьких стикерах и прикреплять сначала к одной странице ежедневника, а затем переносить их на следующую.

При планировании дня следует учесть еще одно условие эффективной работы, о котором мало кто задумывается. Это отдых для восстановления сил. Бессистемное переключение внимания не помогает расслабиться - отдых должен быть регулярным и запланированным. Установите для себя правило каждый час отрываться от работы ровно на пять минут. В “пятиминутку отдыха” заварите чай, поговорите со знакомым, побродите по Интернету или просто пройдитесь по коридору. Лучший вид короткого отдыха в рабочее время - это сон. Вместо того чтобы после обеда клевать носом, мучительно пытаясь сосредоточиться, найдите возможность вздремнуть хотя бы полчаса. Это можно сделать в кабинете, пустой переговорной комнате или автомобиле. Короткий послеобеденный сон быстро освежит мозг - и вы будете готовы с новыми силами взяться за работу.

Искусство расставлять приоритеты

Умение находить среди дел главное и в первую очередь заниматься им, а все второстепенные задачи откладывать на потом имеет колоссальную важность не только для работы, но и для жизни в целом. Самая распространенная причина неудач - наше естественное желание получить все и сразу. Выбор приоритетного в данный момент дела - суть тайм-менеджмента. Однако чтобы не ошибиться с выбором приоритета, нужно не полагаться на интуицию, а сформулировать критерии важности (источник задачи, вклад в общий результат, сложность и так далее). Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели.

Когда человек начнет всерьез разбираться с тем, какие дела имеют первостепенную важность, а какие подождут, у него могут возникнуть конфликты с окружающими. Каждый считает, что его проблема или вопрос должны решаться в первую очередь. Ваша задача -

сбросить с плеч гору мелких, второстепенных дел, которые отнимают ценное время и истощают силы, но при этом не испортить отношений с коллегами. Можно выделить три следующих приема, помогающих это сделать:

Вежливый и убедительный отказ. Ничто так не бережет время и силы, как умение говорить “нет”. Научитесь вовремя отказываться от выполнения дел, не согласующихся с вашими приоритетными целями. Чтобы человек, которому отказали в его просьбе, не затаил на вас обиду, придумайте правдоподобную причину. Если позволяют обстоятельства, попробуйте привести логическую аргументацию своего отказа. Либо докажите человеку, что на самом деле то, о чем он вас просит, ему не нужно или не выгодно.

. “Здоровый пофигизм”. В некоторых ситуациях не следует торопиться с выполнением поставленной задачи - завтра она может решиться сама собой, без вашего участия. Перед тем как браться за любое дело, спрашивайте себя, нужно ли его делать вообще и должны ли этим заниматься именно вы. Вокруг вас наверняка есть люди, которые только и ждут, чтобы переложить на ваши плечи свою работу.

Делегирование работы. Перед выполнением рутинной (или неквалифицированной) работы подумайте, нельзя ли передать ее другим сотрудникам или обратиться к помощи людей, оказывающих профессиональные услуги. Перепоручив задачу подчиненным, не забывайте следить за тем, как они ее выполняют, и при необходимости напоминайте им о ней. Не полагайтесь на память, а фиксируйте поручения на карточках или в органайзере (бумажном или электронном). Пусть коллеги и подчиненные знают: вы никогда не забываете, о чем просили других.

Как победить хаос

Одна из основных причин утечки драгоценного времени - присутствие вокруг нас толщи информационного мусора, сквозь который приходится продираться к действительно важной информации. Научитесь организовывать оперативный доступ к нужным сведениям и не загромождайте голову массой ненужных. Когда у вас скопится слишком много непросмотренных документов, непрочитанных писем и так далее, примените метод “ограниченного хаоса”. Он заключается в том, что все входящие материалы помещаются в общий “накопитель” (папку, корзину, электронную папку). Затем производится сортировка: мы выделяем из массы бумаг основной тип материалов (или же тот, который легче всего вычленить) и заводим для него отдельную папку (например “Договоры”, “Финансовые отчеты”). Затем выделяем следующий массив документации - и так до тех пор, пока завал не будет разобран. Метод движения от хаоса к порядку гораздо лучше изначального следования определенным принципам сортировки документов, которое в итоге чаще всего приводит к дублированию папок и еще большему хаосу.

“Поглотители времени”

Один из главных источников информационного мусора в жизни человека - это телевидение и другие средства массовой информации. Внимательно проанализируйте свое желание регулярно смотреть выпуски новостей. Так ли вам нужно знать о военных действиях на Ближнем Востоке, о разводе поп-звезды или любом другом событии, к которому ни вы лично, ни ваша компания не имеете отношения? Бросьте привычку включать телевизор по утрам и вечерам, используя его в качестве звукового фона. Спрячьте подальше пульт дистанционного управления, чтобы не провоцировать у себя навязчивое желание постоянно переключать каналы. Смотрите телевизор выборочно и целенаправленно: если в программе стоит передача, которая вам интересна, то запишите ее на какой-нибудь цифровой носитель, чтобы посмотреть в удобное время.

Победа в борьбе с такого рода “поглотителями времени” требует систематического подхода. Попробуйте замерить точно, сколько времени вы ежедневно тратите на те или иные дела. Например, носите с собой блокнот и несколько дней подряд педантично записывайте в него, что вы делаете и сколько времени на это ушло (с точностью до 5-10 минут). Короткие отвлечения от работы, занимающие меньше пяти минут, отмечайте “галочками”, а вечером число этих “галочек” умножьте на 2-3 минуты, чтобы увидеть масштаб этих мелких утечек времени. Внимательный, терпеливый мониторинг личного времени позволяет увидеть со всей ясностью, какие временные резервы есть у вас в запасе. Сравните время, затраченное на приоритетные и важные дела, со временем, отнятым “поглотителями”. Когда у вас появятся количественные показатели, вы удивитесь, насколько быстро станут сокращаться утечки времени на “поглотителей”.

Благодаря ежедневному хронометражу вы, возможно, впервые точно узнаете, сколько времени на самом деле отнимает дорога на работу и с работы. Подумайте над тем, как заполнить этот “мертвый” промежуток чем-нибудь полезным - например, чтением книг, прослушиванием аудиозаписей или изучением иностранных языков. Наконец, когда вы едете в общественном транспорте, просто расслабьтесь и постарайтесь хорошо отдохнуть - это будет не менее эффективным использованием времени, чем чтение книги.

В тайм-менеджменте - как в спорте: если человек не двигается вперед, он двигается назад. Поставьте перед собой цель каждый день делать хотя бы маленький шажок к экономии личного времени. Превратите контроль за временем и поиск его ресурсов в такое же регулярное, привычное занятие, как умывание и чистка зубов. Возьмите за правило ежедневно разбираться хотя бы с одним информационным завалом (очистка рабочего стола, сортировка входящей электронной корреспонденции и так далее). Еженедельно опробуйте какую-нибудь новую методику управления временем - например, мониторинг временных затрат на текущие дела или ведение органайзера. Раз в три месяца проводите “дисциплинарную неделю”, в течение которой строго соблюдайте все свои планы, не давайте себе никаких поблажек и ни на минуту не отвлекайтесь от дел.

Культура управления временем

Хотя все мы знаем, что время - это деньги, потеря денег воспринимается нами намного болезненнее, чем потеря времени. Индивидуальные усилия по экономии личного времени часто разбиваются о стену коллективного безразличия. Идеология тайм-менеджмента должна быть сегодня встроена в корпоративную культуру любой организации. Самый простой способ пробудить интерес руководства компании к внедрению его принципов -

это подсчет финансового ущерба от непродуктивно затрачиваемого времени в масштабах одного подразделения или всей организации. Пусть подчиненные убедятся на примере своего начальника, что бороться за время нужно не менее ожесточенно, чем за деньги. Руководитель должен показать на деле, что ценит время своих подчиненных. Очевидное преимущество тайм-менеджмента состоит в том, что вряд ли найдется хоть один человек, который согласится спокойно смотреть, как бессмысленно утекает его жизнь. Чаще всего людям достаточно лишь подсказать, что надо делать для экономии времени.

Глеб Архангельский - эксперт в области тайм-менеджмента и инициатор российского ТМ-движения. Глава тренинговой и консалтинговой компании “Организация времени”, клиентами которой выступают крупнейшие российские и западные корпорации, органы государственного управления и многие компании среднего бизнеса. Автор нескольких бестселлеров на тему управления личным временем.

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

Книга:

Техника «якорения»

Техника «якорения»

Эта техника известна уже давно и успела зарекомендовать себя как надежный и проверенный способ. В основе ее лежит представление о том, что любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием и способен его вызывать. Это очень важно, так как наши чувства влияют на наши мысли и поступки, определяют наши действия. Почему бывает так трудно приступить к сложному заданию или к реализации глобального проекта, да и просто начать рабочий день? Немалую роль здесь играют наши эмоции. Вспомните, как часто утром после пробуждения, по дороге на работу или учебу мы прокручиваем в голове фразы вроде этих: «Опять на работу… Снова в этот душный офис… Вновь увижу коллегу, с которой мы вчера поругались… Опять все настроение будет испорчено… Надо наконец приступить к работе над проектной задачей, но она такая большая и трудная… Еще клиент, недовольный срывом поставок, будет нервы трепать своими требованиями и жалобами начальству… Шеф опять обозлится, накричит, как всегда… А тут еще сессия на носу, реферат не написан… Опять не сдам… Не успею…»

Ну и в каком настроении после такого утреннего «мысленного душа» вы приедете на работу? А если еще пробка на дороге, толпа в метро, оторванная в давке пуговица? Нервы на пределе, но надо начинать работать, а сил уже нет. И вы постепенно включаетесь в рабочий процесс, что затягивается, как правило, ровно до обеда: сначала просто приходите в себя, потом успокаиваетесь за разговорами с коллегами, затем пьете чашечку кофе, пытаясь собраться с мыслями, за ней – вторую, чтобы их структурировать…

Теперь представьте, что произойдет, если подобным образом будет вести себя хирург, вызванный на срочную операцию, пилот самолета или ведущий теленовостей, выступающий перед многомиллионной аудиторией в прямом эфире. Представители этих и многих других профессий не имеют возможности долго раскачиваться, постепенно втягиваясь в рабочий процесс. Актер должен уметь войти в роль в момент выхода на сцену, а не за два часа до начала спектакля и не к концу второго акта. Современный менеджер, как хороший актер, должен собраться и сконцентрироваться в тот момент, когда открывается дверь переговорной комнаты и он встречается лицом к лицу с руководителем крупного предприятия, клиентом или заказчиком, а не за три часа до начала обсуждения и уж тем более не час спустя после презентации или деловой встречи.

И если мы говорим о профессионализме, то умение быстро настроиться на рабочий лад – важное и непременное условие настоящего специалиста, в какой бы сфере деятельности он ни работал. Представьте, насколько легко и просто стало бы начинать любое дело, если бы мы имели возможность найти способ быстро переключать наши эмоции и моментально входить в ресурсное состояние – состояние настроенности на выполнение работы, дающее ощущение радости и удовольствия, силы и энергии.

Таким способом и является техника «постановки якоря» или «якорения».

«Якорь» – любой материальный объект или любой стимул (визуальный и аудиальный образ, жест, поза, движение, цвет, запах), вызывающий определенные эмоциональные состояния.

Жизнь каждого человека богата на разнообразные события и сопровождающие их эмоции, и поэтому у каждого из нас – свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т. д.) на определенные действия. Чаще всего в нашей жизни присутствуют внешние «якоря»: звонок будильника по утрам – пора вставать; зеленый свет светофора – можно идти; закрытый шлагбаум на железнодорожном переезде – приближается поезд. Как правило, большинство «якорей» настолько очевидны и распространены, что мы едва их замечаем, привыкаем к ним как к само собой разумеющимся явлениям, а между тем они активно влияют на изменение нашего эмоционального состояния.

«Якоря» в нашей жизни есть везде. Отдыхаем на пляже. Обстановка на пляже настраивает на состояние отдыха… Ужин при свечах – романтическое настроение. Праздничное застолье – состояние веселья… Рабочее место (у кого компьютер, у кого гараж) – рабочий настрой. Красиво сервированный стол – состояние аппетита. За книгами в читальном зале – состояние сосредоточенного внимания.

Что же может быть «якорем»? Все, что мы видим, слышим, чувствуем. Поскольку работа за компьютером связана с тем, что я смотрю на экран, просто удобнее использовать звук. Но с тем же успехом можно повесить на монитор какой-нибудь брелок или поставить рядом с компьютером кактус, чтобы видеть его краем глаза. Любой предмет, любой звук, любой запах может быть выбран в качестве «якоря».

А. Ретунский. Создание настроя на высокую работоспособность

Существует два способа возникновения «якорей»

1. Путем многократных повторений . Когда существуют повторяющиеся случаи, закрепляющие связку «якорь – ассоциация – действие». Например, если каждое утро после звонка будильника мы поднимаемся с постели, то после нескольких повторов этот звук начинает ассоциироваться с необходимостью вставать. Этот способ установления «якоря» можно использовать сознательно, вырабатывая свои цепочки «якорь – ассоциация – действие». Особенно в том случае, если отсутствует эмоциональная вовлеченность в процесс деятельности или она есть, но довольно слабая.

2. На пике сильного эмоционального переживания . Когда нам что-то интересно, когда мы вовлечены в процесс, то восприятие, усвоение и закрепление информации происходит гораздо быстрее и легче. Вспомните, какие предметы в школе было проще всего учить и сдавать на экзамене? Те, которые вас интересовали больше всего. Какие факты быстрее и легче запоминались? Те, которые были вам интересны, а те, что оставляли равнодушными, требовали многократных повторений и заучивания. Чем слабее эмоциональная вовлеченность, тем большее количество повторений требуется.

Кто хочет - ищет способы.

Кто не хочет - причины.

Народная мудрость.

Как бы мы ни любили свою работу, некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на нее меньше сил и энергии?

В России эта проблема особенно остра. Все мы воспитаны на сказках, в которых нужный результат появляется «по щучьему велению». Но, увы, одной только удачи обычно недостаточно. Для достижения успеха нужен серьезный, долгий, упорный труд.

Но долгий и упорный труд не обязан быть скучным и «невкусным». В самые сложные, неприятные и энергоемкие дела можно вдохнуть дополнительный интерес и мотивацию. Как это сделать - читайте в этой главе.

«Якоря» для эффективного включения в работу

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное?

В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь - и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

Самый часто используемый на практике «якорь» - музыка. Попробуйте четко привязать различную музыку к различным типам задач. По дороге на жесткие переговоры - тяжелый рок, при настройке на интеллектуальную работу - спокойная музыка без слов, при настройке на отдых - что-то самое любимое и приятное и т. п.

Примеры «якорей» от участников открытых семинаров.

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена». Группа удивляется - военному типу личности этого бизнесмена столь лирическая музыка совершенно не соответствует. «Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было 4 штуки, и все 4 - Джо Дассен. Вот так эта музыка стала „якорем“, включающим энергетические ресурсы, как в молодости».

Коммерческий директор, Новосибирск. «Каждое утро я „курю ежедневник“. Когда я бросила курить, мне очень не хватало ежедневного утреннего настроя на работу, раньше это была первая утренняя сигарета. Тогда и родился ритуал - около 10 минут я пью кофе и продумываю распорядок сегодняшнего дня, глядя в ежедневник. Ощущения эффективной настройки такие же, как раньше при выкуривании утренней сигареты».

Финансовый директор, Нижний Новгород. «Уборку я не люблю, нужно на нее настраиваться. Поэтому, собираясь убираться в доме, всегда включаю фильм „С легким паром!“». - «А почему сложился именно такой „якорь“?» - «Ну как же, самая приятная и радостная уборка - перед Новым годом. Наряженная елка, мандарины, подарки… И в это же время обычно показывают „С легким паром!“».

Хорошим «якорем» для включения в задачу может быть любая техническая, «черновая» работа. Как говорят художники, «прежде чем делать эскиз - наточи карандаши». То есть - с помощью простого технического дела настройся на сложную работу.

Пример «якоря» от Н.В.Гоголя, который на жалобы друга, Владимира Соллогуба, «не пишется» отвечал: «А вы все-таки пишите… возьмите хорошенькое перышко, хорошенько его очините, положите перед собой лист бумаги и начните таким образом: „Мне сегодня что-то не пишется“. Напишите это много раз сряду, и вдруг вам придет хорошая мысль в голову! За ней другая, третья, ведь иначе никто не пишет, и люди, обуреваемые постоянным вдохновением, редки, Владимир Александрович!»

Будьте внимательны: если вы завели себе «якорь», лучше использовать его только по прямому назначению, старайтесь не «включать» его в других обстоятельствах. Если, например, кофе для вас является «якорем» на работу, и вдруг на отдыхе вы выпиваете чашку кофе - вы посылаете вашему подсознанию сигнал «сейчас у нас работа!». Отдых становится менее эффективным. Многие менеджеры интуитивно это чувствуют и делят, например: «на работе - только кофе, на отдыхе - только чай». А один мой клиент на работе пил только черный чай, а на отдыхе - только зеленый. Аналогично, не слушайте во время отдыха ту музыку, которая является для вас «якорем» на работу.

«Якоря» полезны для настройки не только на работу, но и на отдых. Пример музыкального «якоря» из личного опыта. В отпуске, гуляя на природе, я слушаю всегда одну и ту же музыку - Kirnberger Chorales Баха. В рабочее время мне достаточно закрыть глаза, включить один из этих хоралов - и вспомнить запах прогретого солнцем соснового леса, представить золотистые стволы и зеленые кроны, ощутить свои неспешные шаги, когда никуда не нужно торопиться… Музыкальный «якорь» включает все воспоминания и эмоции, связанные с лучшими моментами отдыха, и позволяет прекрасно восстановить энергию для новых свершений.

Раскачка при выполнении сложных задач

«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу. Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Ведь чем сложнее выполняемая нами задача, тем более высокий уровень «включенности», вовлеченности необходим для работы над ней.

Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

«Завтра оформлю титульный лист докторской диссертации». Так написала одна из участниц открытого тренинга в Новосибирске в анкете обратной связи, отвечая на вопрос «Три простых шага, которые я сделаю уже в ближайшие дни». Хороший пример того, как в самом большом и сложном деле можно найти какое-то простое начало.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами - «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые 2 написанные страницы откусить кусочек шоколадки», «прочитать следующий анекдот в сегодняшнем выпуске и т. п. Эти награды и наказания могут быть совсем маленькими, но важно, чтобы они были немедленными. Как правило, «маленькие радости» за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов. Такие маленькие награды самому себе позволят сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки.

Уничтожение мелких неприятных дел

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками».

«Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов.

У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете - они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть - она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь. Как пишет один ученик ТМ-школы: «Я думал, у меня стада „лягушек“, зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел „правило ежедневной лягушки“ - они все разошлись за две недели».

Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек». Рассказывает один из участников ТМ-сообщества: «Мне нужно было решить достаточно неприятную проблему с налоговой. С одной стороны, проблема не срочная, можно откладывать, но с другой стороны - в итоге будет гораздо хуже. Тогда я разбил проблему на подзадачи, но не просто, а до мельчайших подробностей, до самых простых, легко исполнимых шагов. Примерно так: 1. Купить конверт. 2. Найти в справочнике адрес налоговой. 3. Надписать конверт. И т. д. Получилось около 150 пунктов. Дальше взял за правило: каждое утро вычеркивать любые 5 пунктов. Таким образом, проблема, откладывавшаяся месяцами, была достаточно быстро решена».

«Разглобализация» крупных задач

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее - тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов». Например:

Написание диссертации;

Разработка бизнес-плана развития региона;

Ремонт в доме;

Изучение иностранного языка;

Улучшение своей физической формы.

Главная наша проблема при работе со «слонами» - склонность русского человека к глобализации, укрупнению задач.

«…Глобализировать проблему и тем ее угробить - первая и, главное, почти бессознательная реакция российского человека. Навык, культура, ритуал.

Меня такому приему обучил когда-то мой руководитель. Тогда мы были заняты внедрением компьютерного контроля в химическом производстве. Я споткнулся на аммиаке: процессы опасные, компьютеры слабые. И решил пока придержать это дело. Так и сказал на совещании: мол, рано, я против. Никто меня не понял, решили: вот молодой ретроград.

А мой руководитель отвел, помню, в сторону и прочел целую лекцию: „Вы правы, но поступили неправильно. Надо было говорить наоборот: да, товарищи, это прекрасно. Компьютеры открывают гигантские перспективы. Им скоро можно будет поручить не только контроль, но и оптимизацию, информацию, управление. Давайте же прямо сейчас примем решение заняться подготовкой этой гигантской программы… Вот если бы вы так укрупнили проблему, все были бы за и дело умерло бы само собой…“» (Юрий Лужков, «Российские законы Паркинсона» )

Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Например, английский язык. «Бифштексы»: в неделю выучить столько-то слов, посмотреть столько-то фильмов на языке, столько-то часов пообщаться с носителями языка на интернет-форумах. Но не «изучать грамматику» - ее можно изучать бесконечно, нисколько не улучшив при этом знание языка.

Другой пример: получение водительских прав. Эффективные «бифштексы»: «прорешать столько-то карточек»; «проездить столько-то часов». Но не «изучать правила дорожного движения» - изучать их можно до бесконечности, и в действии этом нет никакого «приближения к слону». Ведь для сдачи теоретического экзамена достаточно просто прорешать карточки, а для ориентации на дороге реально нужно помнить не все правила дорожного движения, а 3–4 ключевых принципа (типа «помеха справа») и несколько основных дорожных знаков.

Личные награды и наказания

Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделить их на «бифштексы». Желательно создать для себя дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов».

Первый, самый простой способ - давно известный человечеству «метод кнута и пряника». Вот несколько примеров.

Корпоративный тренинг в компании NewsOutdoorRussia. Одна из участниц рассказывает: «У меня есть достаточно напряженная программа тренировок: бассейн, фитнес и т. п. Если я ее выполняю, то в конце месяца позволяю себе шопинг на определенную сумму. Если не выполняю - позволяю себе шопинг на другую сумму, гораздо меньшую. Это и кнут, и пряник одновременно».

На корпоративном семинаре в ОАО «Сибирьтелеком» двое участников договорились совместно купить приз и провести хронометраж личного времени. Выбрали арбитра, который определит, кто провел хронометраж более тщательно. Победившему и достанется приз.

Более сложный способ - начать количественно измерять ваши результаты. Например, ежедневно отмечать количество выученных английских слов, количество сделанных приседаний-отжиманий и т. п.

Можно измерять не только результаты, но и количество времени, затраченного, например, на «слоновую задачу». В любом случае, измеряете вы результаты или время, необходимо ежедневно фиксировать этот количественный показатель на графике.

Человек устроен так, что сама фиксация количественного показателя уже подталкивает к действиям в нужном направлении. Просто начните учитывать расходы времени на неприятную задачу - и она сама начнет решаться быстрее.

Наконец, иногда полезно поместить себя в «местность смерти». Древние китайские полководцы говорили: «Чтобы гарантировать победу, помести солдат в местность смерти - сожги корабли». Например, дайте публичное обещание, как президент Франции Шарль де Голль, который вышел в приемную и во всеуслышание объявил: «С сегодняшнего дня я, генерал де Голль, бросаю курить».

«Местностью смерти» может быть, в частности, цейтнот - ситуация жесткой нехватки времени. Люди некоторых психологических типов интуитивно ощущают, что в цейтноте они более эффективны, и искусственно загоняют себя в такую ситуацию. Ничего плохого в этом нет, но для снижения ваших рисков и повышения качества результата рекомендую заменять большой цейтнот на несколько маленьких. Например, использовать не большую «местность смерти» в виде срока сдачи продукта заказчику, а маленькую - в виде совещания по проекту у гендиректора.

В докладе на Первой ТМ-конференции в 2003 г. в Москве вот что рассказал Николай Павленко, управляющий партнер компании «Георг-консалтинг»: «В нашей компании приняты два вида крайних сроков. Первый - deadline, „линия смерти“, срок сдачи продукта заказчику. Второй - redline, „красная линия“, срок сдачи продукта внутри компании. Между „красной линией“ и „линией смерти“ обязательно должен оставаться резерв. За нарушение redline предусмотрены штрафные санкции. Таким образом, мы мотивируем сотрудника, при этом не подвергая риску наши обязательства перед заказчиком».

Таблица ежедневных дел

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач - завести таблицу регулярных дел. Выглядит она примерно следующим образом:

Ничего особенно страшного в прочерках нет, но как только по какой-то графе их станет слишком много - это даст вам тревожный сигнал и заставит сделать нужное.

Эту таблицу необходимо повесить на видное место над рабочим столом либо вклеить в ваш ежедневник. Важно, чтобы она попадалась вам на глаза несколько раз в день. У меня, например, таблица ежедневных дел висит на внутренней стороне дверцы шкафа с одеждой. Таким образом, я вижу таблицу как минимум два раза в день - одеваясь утром и снимая костюм вечером.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе - покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

На посттренинге в компании «Вимм-Билль-Данн» один из участников рассказал: «Я завел таблицу ежедневных задач для сына. Ему очень понравилось, теперь он встречает меня вечером и радуется: „Я сегодня успел не только погулять и посмотреть телевизор, но и сделать все уроки и свои дела по дому!“»

Календарик-пинарик

Самый простой способ самомотивации изобрел участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак. Название «календарик-пинарик» происходит от слова «пинать». Выглядит он следующим образом:

Календарик-пинарик

Над календарем изображены прожитые годы, внизу - будущие. Вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно - с лирическими воспоминаниями. Затем таким же способом вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Пинарик готов к употреблению.

Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером - вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще. Таким образом, вы материализуете время, ежедневно чувствуете, как оно идет. Поверьте, эффект огромный. Вложения времени - 15 минут на заведение пинарика, и дальше - 30 секунд утром, 30 секунд вечером на вычеркивание дней.

Второй шаг создания личной ТМ-системы

Освойте методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними. Краткие рекомендации:

Используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;

Применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;

Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»;

Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

Поощряйте себя «промежуточными радостями»;

Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

Попробуйте календарик-пинарик.

Лето закончилось, и с приходом осенних дождей на наши плечи опустилась ноша нового учебного и рабочего года. Жизнь требует от нас продуктивного труда, душа жаждет самореализации и отдыха, а уместить в нашей повседневности «должен» и «хочу» становится все труднее и труднее. Как писал Глеб Архангельский в своей книге «Тайм драйв» , потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть. Время невосполнимо, и его непрерывно уменьшающийся запас важно тратить осознанно и с толком. Умение правильно распоряжаться таким ценным ресурсом возможно приобрести, познакомившись с технологией тайм менеджмента, чему и посвящена статья.

Дословный перевод «time management» с английского – «управление временем». Это явление очень старое, ещё 2000 лет назад римский философ-стоик Луций Анней Сенека размышлял над этой проблемой. Он вёл письменный учёт времени и подразделял его на потраченное с пользой и бесполезное, положив тем самым основу для возникновения понятия «личная эффективность». В XV веке итальянский ученый и писатель Леон Батиста Альберти выделил правило, которого он придерживался, чтобы управлять ресурсом времени с пользой: каждое утро он составлял список дел, размещая их по мере убывания важности. В 80-х годах XX века умение управлять своим временем стало очень актуально, и теория начала претворяться в практику .

Разберём основные принципы тайм менеджмента.

Принцип 1.

Правильно организуйте свой отдых .

Мы привыкли, что перед работой с каким-либо электронным прибором его надо зарядить. Чем качественней производилась зарядка, тем дольше и лучше будет работать гаджет. Так же и с человеком. Нашему организму тоже нужна подзарядка, работать без необходимого количества энергии очень трудно, ещё труднее это делать продуктивно. Ночной сон, как советуют врачи, должен составлять минимум 8 часов в сутки, нелишним будет завести «умный будильник». Отдых во время рабочего дня должен быть ритмичным. Каждый час по возможности делайте перерыв, но не отвлекайтесь спонтанно. Чем больше процесс отдыха отличается от процесса работы, тем лучше. Если ваша деятельность связана с работой за компьютером, предпочтите просмотру веб сайтов прогулку, легкую разминку или хотя бы подойдите к окну и полейте цветы.

«Товарищ, запомни правило простое: работаешь – сидя, отдыхай - стоя», писал Владимир Маяковский .

Не забудьте насладиться своим отдыхом, получить удовольствие, прочувствовать его.

Принцип 2.

Организуйте своё рабочее место .

Перед тем, как взяться за какое-либо дело, подготовьте место для его исполнения и создайте настрой. Уделите этому занятию хотя бы пять минут перед началом. Уберите со стола всё лишнее, оставьте только то, чем часто пользуетесь в рабочих целях. Личные вещи, такие как фотографии, декоративные фигурки или цветы, привлекают много нашего внимания и этим мешают концентрироваться. Закройте все вкладки, не связанные с делом, выйдете из социальных сетей. Ничто не должно отвлекать от выполнения поставленной задачи: при таком условии повысится продуктивность . Если ваше рабочее место уже в идеальном состоянии и нет никакой необходимости проделывать вышеперечисленные действия, достаточно будет просто заточить карандаш или поправить папку с бумагами для создания настроя на работу.

Принцип 3.

Используйте «Якоря» .

Такое понятие означает нечто, что вызывает ассоциации с определенным видом деятельности и помогает лучше настраиваться на него. Так, перед тем как приступить к решению сложных математических задач, вы можете приучить себя слушать определенную мелодию, а перед началом отдыха выпивать чашку зеленого чая. Организм скоро привыкнет к таким закономерностям, и переключение с одного вида деятельности на другой будет происходить легче и быстрее. Однако не стоит забывать о том, что пить тот же чай или слушать ту же мелодию в других ситуациях нельзя. Определенные «якоря» должны принадлежать определенным видам деятельности.

Принцип 4.

Планируйте заранее .

В начале года, месяца, недели составляйте список дел . При этом записывайте свои цели как можно более конкретно, устанавливайте дедлайны, большие цели расписывайте поэтапно. Это особенно действенно при работе с мечтами и большими задачами. Перед сном составляйте план на следующий день. Несколько минут, потраченных на планирование, сэкономит массу времени для решения поставленных задач. При появлении нового дела в течении дня вносите его в список и по выполнении – вычеркивайте. Это поднимет настроение, подарит ощущение завершенности, послужит хорошей мотивацией.

Планировать важно в «щадящем режиме», план должен быть гибким. Оставляйте между делами некоторый временной отрезок, всегда исходите из того, что можете опоздать или неверно рассчитать время, необходимое для завершения какой-либо работы. Надеясь на лучшее, предполагайте худшее, так вы избежите возможных неприятностей.

Принцип 5.

Во время составления плана расставляйте приоритеты.

В этом вам может помочь матрица дел Эйзенхауэра . Её основоположник, как понятно из названия, 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр . Суть метода заключается в разделении всех дел на 4 группы: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные, неважные несрочные. Для составления матрицы нам понадобится начертить две перпендикулярные оси, как в евклидовой системе координат, тем самым разделяя лист на 4 квадранта. Каждый из квадрантов будет умещать в себе одну из групп дел.

Расставить приоритеты с помощью данного метода намного проще, чем используя для этого только свой мозг и виртуальные списки.

Принцип 6.

Закон Парето или принцип « 20/80».

20% затраченных усилий и времени дают 80% результата, а оставшиеся 80% затрат – лишь 20% результата. Из десяти дел в вашем списке на день два окажутся важнее остальных. Умейте выявлять эти важные 20%, в этом и заключается секрет успеха.

Принцип 7.

Разрезайте слона на бифштексы .

Слон, в нашем случае, – это большое энергоемкое дело, за которое нет никакого желания браться. Бифштексы – мелкие подзадачи. Например, в написании научной работы выделите несколько этапов, таких как, скажем, подготовка титульного листа, составление списка литературы, плана работы.

Принцип 8.

Есть одна пословица : если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо смотреть на неё слишком долго.

Американский писатель Брайан Трейси , признанный одним из лучших консультантов мира в сфере тайм менеджмента, в своей книге советует каждое утро съедать по одной лягушке . Этим словом автор обозначает неприятные, важные и трудные дела и призывает приступать к ним в самом начале рабочего дня, подготовив все для их выполнения накануне. Есть и другая трактовка. Глеб Архангельский называет лягушками дела нетрудные и не занимающие много времени, но не очень приятные. Например, непростой разговор с начальником по поводу вашего опоздания на работу накануне или звонок в учебную часть. На такие дела мы тратим около 5-10 минут, но, если не справиться с ними быстро, нас целый день будет преследовать тягостное осознание того, что груз с плеч снять нам только предстоит. Каждое утро принимайтесь за неприятное дело, это облегчит вам жизнь.

Принцип 9.

Кнут и пряник .

Приучайте себя следовать правилам тайм менеджмента с помощью известного всем метода «кнута и пряника». Съев «лягушку» или расправившись с сочным «бифштексом», наградите себя. Устройте пятиминутный перерыв на чай или прочитайте новую главу в книге, в общем, сделайте то, что доставит вам удовольствие. Так же, при проявлении слабости, лености в решении неприятной задачи лишите себя такой радости. Данный способ позволит существенно развить самоконтроль.

Принцип 10.

Не тратьте напрасно время в пути .

Очень многие из нас проводят в дороге по несколько часов в день. Драгоценное невосполнимое время уходит впустую, не принося нам почти никакой пользы. Точно так же происходит и со временем, проведённым нами, например, в очереди в поликлинике или при ожидании рейса в аэропорту. Проводите эти часы с пользой. Читайте, если вы не за рулем, слушайте аудиокниги, посвящайте свое время саморазвитию и самосовершенствованию.

Приведенные принципы – набор инструментов для овладения искусством управления своим временем.

Придерживаясь этих несложных правил, вы начнете обдуманнее распоряжаться этим ценным ресурсом, добиваясь от своей работы максимальной продуктивности за минимальные сроки и оставляя время на отдых и увлечения, вечно не вписывающиеся в наш плотный график.