Работы были использованы общенаучные. Методы научного познания в дипломной работе, курсовой

Управление временем или организация времени (англ. time manage -ment - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает широкий спектр инструментов: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Изначально управление временем относилось только к бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин распространился на личную деятельность.

Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы: анализ, моделирование стратегий с учетом проведенного анализа, целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели. Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе.

Для оценки использования рабочего времени используется коэффициенты использования и потерь рабочего времени.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника:

Кп = По/Ф , где

По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:

Кол = ОЛ/Ф , где

ОЛ – затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно - административной работы (Коа) и т.п.

Руководители всех уровней при неправильном или неумелом распределении времени испытывают цейтнот и даже дефицит времени. На возникновение дефицита времени может повлиять и форс-мажорная ситуация. Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. и в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всей организации. Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей, являясь серьезной управленческой проблемой, ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Одним из методов совершенствования управления временем выступает анализ затрат рабочего времени руководителя организации и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Возникающий недостаток времени ослабляет позицию руководителя, снижает эффективность управления. Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:

1) отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

2) секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

3) отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;

4) из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;

5) из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;

6) частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

7) руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

8) руководитель не знает степень загруженности своих сотрудников;

9) большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;

10) отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;

11) работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:

1) бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;

2) несоответствие работника занимаемой им должности;

4) отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

5) неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;

6) собственное «Я» доминирует над коллективным;

7) слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.

Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики вытекает, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Более того, оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25-30% и сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, дорожных пробок, других транспортных проблем и непредвиденных факторов. Руководитель осуществляет регулярное (ежедневное) оперативное планирование работы исполнителей путем выдачи им заданий на очередной период (следующий день, неделю, месяц, квартал, год). Причем следует одновременно выдавать основные и дополнительные задания с фиксацией их выдачи. Это позволяет исполнителю в случае невозможности выполнения основного задания немедленно без потери времени перейти к выполнению дополнительного. Это экономит время исполнителя при переходе к другой работе и руководителя, который решает стоящие перед ним задачи, не теряя время на подготовку и выдачу нового задания.

Сегодня широко применяются принципы и правила планирования времени, позволяющие забыть, что такое цейтнот и/или дефицит рабочего времени. Для рационального использования своего времени руководителю необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует не забывать правила:

1) при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

2) необходимо постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате руководитель, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

3) для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

4) основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

5) для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;

6) установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;

7) сверхважные дела решать утром;

8) совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;

9) минимизация числа собраний, совещаний и конференций;

10) корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;

11) установить приоритеты выполняемых дел по их важности;

12) все что можно делегировать – следует делегировать;

13) учитывать колебания уровня работоспособности.

Основой плана использования времени может служить перспективный план. С учетом этого долгосрочного плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.

Сегодня используется несколько систем планирования времени: метод Альп, закон Парето, система АВС, метод Эйзенхауэра.

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп» охватывает пять фаз:

1. Упорядочение заданий;

2. Оценивание продолжительности действий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

5. Контроль учета выполненного.

Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа/закона Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата. Иначе, согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата (Рис. 2.28).

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.28. Время и закон Парето

Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта технология основана на том, что величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

1. Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

2. Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

3. Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. (Рис.2.29).

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

1) составить список всех будущих задач;

2) систематизировать их по важности и установить очередность;

3) пронумеровать эти задачи;

Таблица 2.3.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

1) срочные задачи повышенной важности. Их выполняет руководитель;

2) срочные задачи средней важности. Руководитель может делегировать их решение другим лицам;

3) менее срочные задачи меньшей важности. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

4) менее срочные задачи незначительной важности. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам.

Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют современные электронные системы, деловое программное обеспечение, электронные библиотеки. В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, КонсультантПлюс. Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять 1) оперативный контроль за бизнес - процессами с мобильного телефона, 2) планирование и управление ежедневными и проектными работами, 3) контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка, 4) учет использования рабочего времени, 5) оперативные распоряжения и указания, 6) контроль выполнения поручений, 7) отслеживание потоков информации.

Любая задача должна быть выполнена в указанные временные рамки, то есть должны быть определены начало, окончание и затраченное время. К решению этой проблемы можно подходить индивидуально с помощью индивидуального планировщика и компьютерных приложений. Но подавляющее большинство индивидуальных планировщиков не содержат средств анализа и контроля затраченного времени. И следовательно, не являются полноценными средствами управления временем. Сегодня эффективно управлять временем позволяют новые возможности коммуникации с применением компьютерных технологий: электронная почта, обмен мгновенными сообщениями, форумы, доски объявлений, аудио- и видеоконференции. Широко применяются индивидуальные и корпоративные средства планирования времени. Однако использование средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным и оправданным с точки зрения управления временем. Основная проблема заключается в отсутствии их интеграции с системами управления документооборотом, деловыми процессами и проектами, учетными системами и главное – человеческий фактор.

Время – это важнейший необратимый ресурс, который приобретает особо важное значение в чрезвычайной ситуации и в период кризиса, тогда из ресурса оно трансформируется в приговор. Стоит упустить момент и может разразиться катастрофа. Основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.

Важным пунктом в системе планирования работы руководителя является контроль за рациональным использованием рабочего времени, что дает ему возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени. Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует 1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий; 2) определить время для выполнения заданий; 3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ; 4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные; 5) учитывать колебания уровня работоспособности.

Человек не властен над временем. Потраченное впустую оно не подлежит возврату. По тому, как руководитель использует время можно судить об уровне его профессионализма и культуры. При современном уровне коммуникаций, когда даже автомобиль руководителя превращен в офис на колесах, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса. Поэтому время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.

Контрольные вопросы

1. В чем заключается сущность управления?

2. Перечислите основные принципы управления.

3. Охарактеризуйте основные функции управления.

4. Планирование как общая функция управления.

6. Какие функции выполняет в организации система планов?

7. Почему стратегические планы составляют основу всей системы планов организации?

8. Какое значение имеет стратегическое планирование в новых условиях?

9. Сформулируйте определения таких понятий, как «миссия», «видение» и «цели организации» и чем объясняется их возрастающая роль.

11. Для чего используется классификация целей организации и какие критерии рекомендуется применять?

12. Принципы и содержание концепции управления по целям (результатам).

13. Какие этапы и элементы составляют содержание модели стратегического управления?

14. Какой анализ необходимо провести в процессе разработки стратегии организации?

15. Когда и для чего используется модель пяти сил М. Портера?

16. Какая связь существует между потенциалом организации и ее стратегией?

17. Какие подходы можно использовать для оценки факторов внутренней среды организации?

18. Какими принципами руководствуются организации при проведении структурных изменений?

19. Влияют ли размеры и темпы роста организации на содержание изменений?

20. Как организовать контроль в компании?

21. От чего зависит эффективность контроля?

22. Что представляет норма управляемости?

23. Как управлять временем и зачем надо им управлять?

Глава 3. Коммуникации в организации.

Развитие технологий и процессы глобализации достаточно сильно будут сказываться на то, как люди работают. И когда.

Мы наблюдаем как все в большей степени организация работы персонала стремится отойти от сложившегося десятилетиями, если не будет некорректно сказать — и веками, стандарта рабочего дня: с понедельника по пятницу и с 9-и до 6-и. В крупных городах сегодня это приводит к транспортному коллапсу. Работая в таком режиме, люди не успевают в будние дни побывать во многих местах, где работают точно также.
Я называю лишь две очевидные следствия сложившегося режима работы миллионов людей.
Мне кажется очень интересным вопрос о том, как будет развиваться человечество в ближайшие годы именно с этого ракурса.
Кризис 2008-го года сделал вполне резонными полемики о переходе на 4-дневную рабочую неделю. Еще недавно это звучало в диковинку и вряд ли кто воспринимал всерьез подобную возможность. Сегодня, на мой взгляд, пришла пора решительных действий всех людей в мире, для того, чтобы привести в русло здравого смысла все более вопиющее отставание организационной матрицы от реалий современной жизни и проблем современного человека.
Такие сигналы мы получаем все чаще: самый яркий из них — избрание Дональда Трампа президентом США. То, что происходит в некоторых других странах, как например Австрия, Великобритания, Филиппины, Польша и пр., заставляет задуматься о том, что поверхностными, косметическими изменениями наболевшие вопросы не решить. Но не о политике хочется вести речь.
Мне кажется весьма продуктивным разговор о том, как современные технологии могут позволить нам перейти на гораздо более эффективную организацию рабочего времени людей во всех сферах экономики и общественной жизни.
Очень часто мне встречается в интернете, по разным поводам, один призыв: Персонализировать! Персонализировать! Персонализировать!
Думаю, аудитория этого сайта не нуждается в уточнениях, к чему это относится.
Мне кажется, что наступила пора по новому относится и к будним дням, и к выходным дням, и к работе по сменному графику, и к индивидуализации графика работы сотрудников.
Ведь мы находимся на таком этапе развития экономики, когда уходят в прошлое не только многие компании традиционного типа, но и множество профессий. Появляются новые профессии, новые квалификации, новые люди вообще. Они мыслят и работают по-новому. Интернационализация бизнеса и ежедневной работы компаний приобретает невиданные размеры. Люди в Индии работают для людей в Америке по американским часовым поясам. Люди работают, находясь на борту самолетов. Люди работают вместе, находясь в разных уголках земного шара. Этим никого не удивить уже.
Я к тому, что персонализировать можно рабочее время каждого работника.
Понятное дело, что огромная часть работающих организованы в коллективах и работать нужно вместе, плечом к плечу, реально, а не виртуально. Понятно то, что гораздо удобнее, когда и муж, и жена, и друзья, и подруги отдыхают в один и тот же день – в воскресенье. Очень удобно, когда в одно и то же время уходим с работы и встречаемся в кафе поболтать и отдохнуть от трудовых забот. Не будем впадать в революционный энтузиазм и не стоит отрицать то хорошее, что есть и что дает доказанные плюсы.
Стоит начать думать шире и провести серьезный анализ, будет ли на пользу общества такой вариант, когда например один из нас работает три дня с половиной, с тем чтобы другой из нас получил возможность тоже работать три дня с половиной. Или же когда папа работает с утра до обеда, а мама с обеда до вечера, и детям не приходится ездить в садик или же воспитываться телевизором. Или же когда работаем до четверга, пусть не по 8, а по 9 часов, но у нас есть три выходных и мы можем больше времени уделять семье, себе, обществу? Можно же при желании сделать так, чтобы часть работы, которую можно сделать из дому, делать дома, и ездить на работу не каждый день, а только по четным?
Уже сейчас можно привести множество примеров того, как работодатели реально вводят у себя гибкие модели рабочего времени и имеют от этого весьма и весьма ощутимую пользу. Мы не сильно удивляемся сообщениям о том, как кое-где сотрудники получают право поспать после обеда, или же приезжать на работу раньше, чем пошел час-пик на транспорте. Можно договориться работать в воскресенье и отдыхать в четверг.
Во многих странах проблема высокого уровня безработицы среди молодых людей приобретает угрожающие размеры. Надо во что бы то ни стало эту проблему решать, и одна из самых решительных мер – это законодательные действия в сторону реорганизации восприятия вопросов организации труда и оптимизации человеческих ресурсов. Технология будет в помощь: и новыми системами контроля времени, и программным обеспечением адекватного уровня. Но не только вопрос о том, как дать работу каждому, представляется важным.
Есть вопрос и о деньгах.
Точнее о расходах на оплату труда. Долгие годы все страдаем от того, что производительность труда в РФ отстает от уровня ведущих государств не в проценты, а в разы. Важной составляющей такого отставания является плохая, неадекватная, я бы сказал, инерционная организация рабочего времени персонала.
Мой личный опыт наблюдения за тем, как действуют в этом вопросе европейские компании в разных отраслях экономики, показывает, что там этому вопросу уделяется исключительное внимание. Наверное, поэтому им удается платить хорошие зарплаты и получать взамен мотивированных и эффективных сотрудников. Технологии оптимизации рабочего времени и автоматизации процессов планирования и учета рабочего времени персонала экономят значительные деньги из фонда заработной платы. Причем для тех, у кого фонд заработной платы является основной статьей расходов, этот вопрос зачастую является перифразой вопроса „быть или не быть нашему бизнесу“.
В этом смысле мне было бы очень интересно узнать о таких решениях в реальных условиях, когда оптимизация организации рабочего времени приводила к принципиальным изменениям в работе компании. Мне кажется, для тех, кто ищет работу, или же хочет поменять работу, вопрос об удобстве организации труда и отдыха является не менее важным, чем вопрос о размере заработной платы или вопрос о том, чем собственно заниматься предстоит. Также кажется, что из этой троицы работодатель чаще всего недооценивает важность именно организации времени труда и отдыха.
Чаще всего подобные вопросы обсуждаются с точки зрения соблюдения трудового законодательства и минимизации количества закононарушений, соответственно штрафов при проверках. Я считаю, что приходит время, даже и у нас, когда финансовые результаты бизнеса будут все в большей степени зависеть от мотивации, квалификации и реализации личных качеств работающих и степени их удовлетворенности своим рабочим местом. Тот, кто сможет „выжимать“ самое лучшее из своих подопечных, он и выиграет, как в футболе, основные трофеи сезона. Поэтому и значение оптимизации управления рабочим временем будет возрастать во всех сферах жизнедеятельности.

В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Наши дни

В современном мире любой менеджер старается достигать поставленных целей с наименьшими затратами сил и временных ресурсов сотрудников, посредством грамотной организации всего рабочего процесса. Это и является основой . Острую потребность в правильном управлении временем обусловливает ряд факторов:

Быстрый темп жизни современных людей.
Нестабильное положение экономики на рынке.
Потребность в инновациях.
Рост самой компании.
Прочие факторы, которые связаны с функционированием компании.

В результате воздействия вышеприведенных факторов в организации растет количество задач, требующих решения, на сотрудников возлагается больше обязанностей, для выполнения которых они должны грамотно принимать решения и распоряжаться своим временем. В свою очередь, менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Менеджеры должны дать работникам четкое осознание целей и задач, которые стоят перед ними, чтобы они могли использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью.

Варианты

До того как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. Различают две такие стратегии:

Стратегия принуждения.
Стратегия убеждения.

Антуан де Сент-Экзюпери сформулировал выражение, отражающее сущность этих двух стратегий: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль». Когда используются обе эти стратегии, работа менеджера также различается и строится по разным принципам.

Принуждение

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии.

Убеждение

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач.

В итоге

Грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Понятие рабочего времени как универсальной меры количества труда.

Законодательное регулирование рабочего времени.

Регулирование использования рабочего времени в организации.

Методы анализа эффективности использование рабочего времени.

Понятие рабочего времени как универсальной меры количества труда.

Работа человека всегда происходит в времени и пространстве. Но, если пространство является фактором нейтральным относительно количества труда, то время, израсходованное на выполнение определенной работы, непосредственно характеризует количество работы независимо от ее содержания, сложности и условий среды. Итак, рабочее время является универсальной мерой количества живого труда. Общая продолжительность рабочего времени определяется, с одной стороны, уровнем развития производства, с другой – физическими и психофизиологическими возможностями человека. Улучшение использования рабочего времени выступает одним из основных путей повышения производительности труда. Оно зависит от соотношения экстенсивного и интенсивного факторов развития производства.

Экономическое развитие общества, благосостояние людей в значительной мере зависят от количества труда каждого и общей массы труда экономически активного населения в целом. Поэтому общество вынужденно определенным образом обоснованно определять меру количества рабочего времени. Нижняя черта количества рабочего времени определяется уровнем развития производительных сил общества, достигнутым уровнем общественной производительности труда. Общая продолжительность рабочего времени не должна быть меньше той, которую позволяет достигнутый уровень производительности труда, в противном случае могут существенным образом замедлиться темпы социально-экономического развития общества. Нежелательным есть и увеличение продолжительности рабочего времени выше установленного уровня, поскольку это приводит к переутомлению работающих, сокращает их свободное время, отрицательно влияет на производительность труда и качество продукции, угрожает возрастанием травматизма. Итак, это невыгодно государству в целом, предприятию и работнику. Поэтому общество заинтересовано в строгом соблюдении установленной меры рабочего времени.

Законодательное регулирование рабочего времени.

Рабочее время регламентируется и государством, и работодателем. В соответствии с Кодексом законов о труде Украины (ст. 50), устанавливается верхняя граница продолжительности рабочего времени: 40 часов в неделю для нормальных условий труда; для работников, занятых на роботах с вредными условиями труда – не более 36 часов в неделю (ст. 51).

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается также для работников возрастом от 16 до 18 лет – 36 часов в неделю, а для лиц возрастом от 15 до 16 лет – 24 часа в неделю.

36-часовая неделя установлена также для учителей, врачей, преподавателей высшей школы и некоторых других категорий работников.

Сверхурочные работы законом допускаются лишь в исключительных случаях, но они не должны превышать для каждого работника 4-х часов на протяжении двух дней подряд и 120 часов за год (ст. 62,65). К сверхурочным работам запрещается привлекать:

1) беременных женщин и женщин, которые имеют детей возрастом до трех лет;

2) лиц, младше восемнадцати лет;

3) работников, которые учатся в общеобразовательных школах и профессионально-технических училищах без отрыва от производства, в дни занятий.

Законодательством могут быть предусмотренные и иные категории работников, которых запрещается привлекать к сверхурочным работам. Женщины, которые имеют детей возрастом от трех до четырнадцати лет или ребенка-инвалида, могут привлекаться к сверхурочным работам лишь по их согласию. Привлечение инвалидов к сверхурочным работам возможное лишь по их согласию и при условии, что это не противоречит медицинским рекомендациям (ст. 63).

Не допускается работа в выходные и праздничные дни, однако, если это обусловлено характером производства, аварийными ситуациями, стихийным бедствием, то работа в выходные и праздничные дни компенсируется предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере (ст. 72).

При работе в ночное время (за 22 часа до 06 часов) установленная продолжительность смены сокращается на один час. Работа в ночное время оплачивается в повышенном размере, устанавливаемом тарифным соглашением и коллективным договором, но не ниже 20 процентов тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночное время (ст. 108).

Привлечение женщин к работам в ночное время не допускается, за исключением тех отраслей народного хозяйства, где это вызывается особой необходимостью и разрешается как временное мероприятие (ст. 175). Запрещается привлекать работников младше восемнадцати лет к ночным работам и работам по выходным дням (ст. 192).

Закон также регулирует продолжительность ежегодных и дополнительных отпусков.

Ежегодный отпуск предоставляется работникам продолжительностью не меньшее 15 рабочих дней, а для лиц младшее 18 лет – один календарный месяц (ст. 75).

Ежегодные дополнительные отпуска предоставляются:

1)работникам, занятым на роботах с вредными условиями труда;

2) работникам, которые заняты в отдельных отраслях народного хозяйства и имеют продолжительный стаж работы на одном предприятии;

3)работникам с ненормированным рабочим днем и т.п..

Отпуск за первый год работы предоставляется работникам после окончания одиннадцати месяцев беспрерывной работы на данном предприятии. За второй и следующие года работы отпуск может быть предоставлен в любое время соответствующего рабочего года.

Отпуска предоставляются в течение всего года. Очередность предоставления отпусков устанавливается собственником или уполномоченным им органом по согласованию с профсоюзным комитетом предприятия, организации.

Разделение отпуска на части допускается по просьбе работника при условии, что основная его часть была бы не меньше шести дней для взрослых и двенадцати дней для лиц младше восемнадцати лет.

Управление временем или организация времени (англ. time management - тайм-менеджмент) - это технология организации эффективного использования времени и повышения эффективности его использования.

желаемый результат

эффективное рабочее время

Рис. 2.30. Время и закон Парето

Согласно закону Парето, лишь 20% всех дел (рабочего времени) приводят к 80% желаемого результата.

Управлению временем помогают навыки, инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей, который включает:

планирование,

распределение,

постановку целей,

делегирование,

анализ временных затрат,

мониторинг,

организация,

составление списков и расстановка приоритетов.

управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время начала и время завершения проекта, т.е. определяет временной период на реализацию плана и достижение цели.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

моделирование стратегий с учетом проведенного анализа,
целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели.

Эти работы хронометрируются, что позволяет в последующем скорректировать время на их разработку и реализацию. Данные хронометража фиксируются в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Рабочее время - время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф , где

Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников:

Кп = Пз/Ф , где

Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Кп = По/Ф , где

По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:

Кол = ОЛ/Ф , где

Руководители всех уровней при неправильном или неумелом распределении времени испытывают цейтнот и даже дефицит времени

Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная

неправильной организацией работником своей деятельности,

либо неграмотной организацией деятельности руководством,

что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. и в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всей организации.

Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей, являясь серьезной управленческой проблемой, ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Одним из методов совершенствования управления временем выступает анализ затрат рабочего времени руководителя

Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней

Возникающий недостаток времени ослабляет позицию руководителя, снижает эффективность управления

Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:

отсутствует четкое расписание работы на текущий день;

секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;

из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;

из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;

частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;

руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;

большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;

отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;

работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:

бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;

несоответствие работника и занимаемой им должности;

неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);

неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;

слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.

Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени

Из практики вытекает, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов

оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25-30% и сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы

Сегодня широко применяются принципы и правила планирования времени, позволяющие забыть, что такое цейтнот и/или дефицит рабочего времени.

Для рационального использования своего времени руководителю необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует не забывать правила:

при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент);

необходимо постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате руководитель, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;

установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;

сверхважные дела решать утром;

совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;

минимизация числа собраний, совещаний и конференций;

корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;

установить приоритеты выполняемых дел по их важности;

все что можно делегировать – следует делегировать;

учитывать колебания уровня работоспособности.

Сегодня используется несколько систем планирования времени:

метод Альп,

закон Парето,

система АВС,

метод Эйзенхауэра.

метод «Альп» охватывает пять фаз:

Упорядочение заданий;

Оценивание продолжительности действий;

Резервирование времени (в соотношении 60:40);

Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

Контроль учета выполненного.

принцип Парето (в соотношении 80:20)

Этот принцип позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени: за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата. Оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.

анализ ABC

величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными.

Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трех закономерностях:

Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

Важные задачи составляют 20% общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%. (Рис.2.31)

Таблица 2.5.

Установление приоритетности задач с помощью ABC-анализа

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

составить список всех будущих задач;

систематизировать их по важности и установить очередность;

пронумеровать эти задачи;

принцип Эйзенхауэра

Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач.

Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи

задачи подразделяются на четыре группы:

срочные задачи повышенной важности. Их выполняет руководитель;

срочные задачи средней важности. Руководитель может делегировать их решение другим лицам;

менее срочные задачи меньшей важности. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

менее срочные задачи незначительной важности. Руководитель должен перепоручить их решение другим лицам.

Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют

современные электронные системы,

деловое программное обеспечение,

электронные библиотеки.

В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы: Гарант, КонсультантПлюс.

Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять

оперативный контроль за бизнес - процессами с мобильного телефона,

планирование и управление ежедневными и проектными работами,

контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка,

учет использования рабочего времени,

оперативные распоряжения и указания,

контроль выполнения поручений,

отслеживание потоков информации.

Стоит упустить момент и может разразиться катастрофа.

Основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.

Кубань лето 2012 года – упущенное время и гибель людей и населенных пунктов

Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует

1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий;

2) определить время для выполнения заданий;

3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ;

4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные;

5) учитывать колебания уровня работоспособности.

Человек не властен над временем.

Потраченное впустую оно не подлежит возврату.

По тому, как руководитель использует время можно судить об уровне его профессионализма и культуры.

При современном уровне коммуникаций, когда даже автомобиль руководителя превращен в офис на колесах, скорость принятия решений, в конечном счете, определяет успех бизнеса

Поэтому время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.

Контрольные вопросы

В чем заключается сущность управления?

Перечислите основные принципы управления.

Приведите характеристику планирования как общей функции управления.

Какие функции выполняет в организации система планов?

Почему стратегические планы составляют основу всей системы планов организации?

Какое значение имеет стратегическое планирование в новых условиях хозяйствования?

Объясните значения понятий: «миссия», «видение» и «цели организации».

Для чего используется классификация целей организации и какие её критерии?

Объясните принципы и содержание концепции управления по целям (результатам).

Какие этапы и элементы составляют содержание модели стратегического управления?

Какой анализ необходимо провести в процессе разработки стратегии организации?

Когда и для чего используется модель пяти сил М. Портера?

Какая связь существует между потенциалом организации и ее стратегией?

Какие подходы можно использовать для оценки факторов внутренней среды организации?

Какими принципами руководствуются организации при проведении изменений?

Влияют ли размеры и темпы роста организации на содержание изменений?

Как организовать контроль в компании?

От чего зависит эффективность контроля?

Что представляет норма управляемости?

Как управлять временем и зачем надо им управлять?