Основные методы и правила тайм-менеджмента. «Якоря» для эффективного включения в работу

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь -- и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

Будьте внимательны: если вы завели себе «якорь», лучше использовать его только по прямому назначению, старайтесь не «включать» его в других обстоятельствах. Если, например, кофе для вас является «якорем» на работу, и вдруг на отдыхе вы выпиваете чашку кофе -- вы посылаете вашему подсознанию сигнал «сейчас у нас работа!». Отдых становится менее эффективным. Многие менеджеры интуитивно это чувствуют и делят, например: «на работе -- только кофе, на отдыхе -- только чай». А один мой клиент на работе пил только черный чай, а на отдыхе -- только зеленый. Аналогично, не слушайте во время отдыха ту музыку, которая является для вас «якорем» на работу.

Уничтожение мелких неприятных дел

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т.п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». «Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5 минут, откладывалась неделями и поэтому переросла в проблему, на решение которой придется потратить много часов. У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете -- они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть -- она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь. Как пишет один ученик ТМ-школы: «Я думал, у меня стада «лягушек», зеленые ковры вокруг меня… А когда ввел «правило ежедневной лягушки» -- они все разошлись за две недели».

Ваша конфиденциальность очень важна для нас. Мы хотим, чтобы Ваша работа в Интернет по возможности была максимально приятной и полезной, и Вы совершенно спокойно использовали широчайший спектр информации, инструментов и возможностей, которые предлагает Интернет. Личная информация Членов, собранная при регистрации (или в любое другое время) преимущественно используется для подготовки Продуктов или Услуг в соответствии с Вашими потребностями. Ваша информация не будет передана или продана третьим сторонам. Однако мы можем частично раскрывать личную информацию в особых случаях, описанных в «Согласии с рассылкой».

С какой целью собираются эти данные

Имя используется для обращения лично к вам, а ваш e-mail для отправки вам писем рассылок, новостей тренинга, полезных материалов, коммерческих предложений. Вы можете отказаться от получения писем рассылки и удалить из базы данных свои контактные данные в любой момент, кликнув на ссылку для отписки, присутствующую в каждом письме.

Как эти данные используются

На сайте используются куки (Cookies) и данные о посетителях сервиса Google Analytics. При помощи этих данных собирается информация о действиях посетителей на сайте с целью улучшения его содержания, улучшения функциональных возможностей сайта и, как следствие, создания качественного контента и сервисов для посетителей. Вы можете в любой момент изменить настройки своего браузера так, чтобы браузер блокировал все файлы cookie или оповещал об отправке этих файлов. Учтите при этом, что некоторые функции и сервисы не смогут работать должным образом.

Как эти данные защищаются

Для защиты Вашей личной информации мы используем разнообразные административные, управленческие и технические меры безопасности. Наша Компания придерживается различных международных стандартов контроля, направленных на операции с личной информацией, которые включают определенные меры контроля по защите информации, собранной в Интернет. Наших сотрудников обучают понимать и выполнять эти меры контроля, они ознакомлены с нашим Уведомлением о конфиденциальности, нормами и инструкциями. Тем не менее, несмотря на то, что мы стремимся обезопасить Вашу личную информацию, Вы тоже должны принимать меры, чтобы защитить ее. Мы настоятельно рекомендуем Вам принимать все возможные меры предосторожности во время пребывания в Интернете. Организованные нами услуги и веб-сайты предусматривают меры по защите от утечки, несанкционированного использования и изменения информации, которую мы контролируем. Несмотря на то, что мы делаем все возможное, чтобы обеспечить целостность и безопасность своей сети и систем, мы не можем гарантировать, что наши меры безопасности предотвратят незаконный доступ к этой информации хакеров сторонних организаций.

В случае изменения данной политики конфиденциальности вы сможете прочитать об этих изменениях на этой странице или, в особых случаях, получить уведомление на свой e-mail.

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

Книга:

Техника «якорения»

Эта техника известна уже давно и успела зарекомендовать себя как надежный и проверенный способ. В основе ее лежит представление о том, что любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием и способен его вызывать. Это очень важно, так как наши чувства влияют на наши мысли и поступки, определяют наши действия. Почему бывает так трудно приступить к сложному заданию или к реализации глобального проекта, да и просто начать рабочий день? Немалую роль здесь играют наши эмоции. Вспомните, как часто утром после пробуждения, по дороге на работу или учебу мы прокручиваем в голове фразы вроде этих: «Опять на работу… Снова в этот душный офис… Вновь увижу коллегу, с которой мы вчера поругались… Опять все настроение будет испорчено… Надо наконец приступить к работе над проектной задачей, но она такая большая и трудная… Еще клиент, недовольный срывом поставок, будет нервы трепать своими требованиями и жалобами начальству… Шеф опять обозлится, накричит, как всегда… А тут еще сессия на носу, реферат не написан… Опять не сдам… Не успею…»

Ну и в каком настроении после такого утреннего «мысленного душа» вы приедете на работу? А если еще пробка на дороге, толпа в метро, оторванная в давке пуговица? Нервы на пределе, но надо начинать работать, а сил уже нет. И вы постепенно включаетесь в рабочий процесс, что затягивается, как правило, ровно до обеда: сначала просто приходите в себя, потом успокаиваетесь за разговорами с коллегами, затем пьете чашечку кофе, пытаясь собраться с мыслями, за ней – вторую, чтобы их структурировать…

Теперь представьте, что произойдет, если подобным образом будет вести себя хирург, вызванный на срочную операцию, пилот самолета или ведущий теленовостей, выступающий перед многомиллионной аудиторией в прямом эфире. Представители этих и многих других профессий не имеют возможности долго раскачиваться, постепенно втягиваясь в рабочий процесс. Актер должен уметь войти в роль в момент выхода на сцену, а не за два часа до начала спектакля и не к концу второго акта. Современный менеджер, как хороший актер, должен собраться и сконцентрироваться в тот момент, когда открывается дверь переговорной комнаты и он встречается лицом к лицу с руководителем крупного предприятия, клиентом или заказчиком, а не за три часа до начала обсуждения и уж тем более не час спустя после презентации или деловой встречи.

И если мы говорим о профессионализме, то умение быстро настроиться на рабочий лад – важное и непременное условие настоящего специалиста, в какой бы сфере деятельности он ни работал. Представьте, насколько легко и просто стало бы начинать любое дело, если бы мы имели возможность найти способ быстро переключать наши эмоции и моментально входить в ресурсное состояние – состояние настроенности на выполнение работы, дающее ощущение радости и удовольствия, силы и энергии.

Таким способом и является техника «постановки якоря» или «якорения».

«Якорь» – любой материальный объект или любой стимул (визуальный и аудиальный образ, жест, поза, движение, цвет, запах), вызывающий определенные эмоциональные состояния.

Жизнь каждого человека богата на разнообразные события и сопровождающие их эмоции, и поэтому у каждого из нас – свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т. д.) на определенные действия. Чаще всего в нашей жизни присутствуют внешние «якоря»: звонок будильника по утрам – пора вставать; зеленый свет светофора – можно идти; закрытый шлагбаум на железнодорожном переезде – приближается поезд. Как правило, большинство «якорей» настолько очевидны и распространены, что мы едва их замечаем, привыкаем к ним как к само собой разумеющимся явлениям, а между тем они активно влияют на изменение нашего эмоционального состояния.

«Якоря» в нашей жизни есть везде. Отдыхаем на пляже. Обстановка на пляже настраивает на состояние отдыха… Ужин при свечах – романтическое настроение. Праздничное застолье – состояние веселья… Рабочее место (у кого компьютер, у кого гараж) – рабочий настрой. Красиво сервированный стол – состояние аппетита. За книгами в читальном зале – состояние сосредоточенного внимания.

Что же может быть «якорем»? Все, что мы видим, слышим, чувствуем. Поскольку работа за компьютером связана с тем, что я смотрю на экран, просто удобнее использовать звук. Но с тем же успехом можно повесить на монитор какой-нибудь брелок или поставить рядом с компьютером кактус, чтобы видеть его краем глаза. Любой предмет, любой звук, любой запах может быть выбран в качестве «якоря».

А. Ретунский. Создание настроя на высокую работоспособность

Существует два способа возникновения «якорей»

1. Путем многократных повторений . Когда существуют повторяющиеся случаи, закрепляющие связку «якорь – ассоциация – действие». Например, если каждое утро после звонка будильника мы поднимаемся с постели, то после нескольких повторов этот звук начинает ассоциироваться с необходимостью вставать. Этот способ установления «якоря» можно использовать сознательно, вырабатывая свои цепочки «якорь – ассоциация – действие». Особенно в том случае, если отсутствует эмоциональная вовлеченность в процесс деятельности или она есть, но довольно слабая.

2. На пике сильного эмоционального переживания . Когда нам что-то интересно, когда мы вовлечены в процесс, то восприятие, усвоение и закрепление информации происходит гораздо быстрее и легче. Вспомните, какие предметы в школе было проще всего учить и сдавать на экзамене? Те, которые вас интересовали больше всего. Какие факты быстрее и легче запоминались? Те, которые были вам интересны, а те, что оставляли равнодушными, требовали многократных повторений и заучивания. Чем слабее эмоциональная вовлеченность, тем большее количество повторений требуется.

Забрасываем якорь
Метод помидора
Метод швейцарского сыра
Едим лягушек
Бифштекс из слонов
Метод резиновой уточки

«Провести время! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» убеждал Алису Безумный Шляпник, даже не подозревая, что сегодня его наверняка бы засмеяли авторы многочисленных методик и правил по тайм-менеджменту и повышению личной эффективности.

Сегодня как никогда модно быть организованным и мобильным: книгами по планированию рабочего дня забиты все магазины, а в интернете на каждом шагу попадается реклама семинаров по управлению временем и мультитаскингу, которые из каждого раздолбая обещают сделать приличного человека, способного справляться с пятью делами одновременно. Тех, кто требует от тайм-менеджмента чуда и мгновенною превращения в «успешную личность», ожидает разочарование: гуру модного движения вряд ли откроют кому-то Америку, а советы в духе «заранее рассчитывайте дневную нагрузку» помогут настоящему прокрастинатору не больше, чем аскорбинка - туберкулезному больному.

Универсальной и при этом супердейственной методики управления временем просто не существует, но ничто не мешает попробовать в применении разные методы и правила тайм-менеджмента и собрать по кусочкам свою собственную технологию. Наполеона из вас она вряд ли сделает, зато наверняка поможет минимизировать потерю рабочего времени . Итак, основные методы и правила тайм-менеджмента:

Забрасываем якорь

Не спешите доставать из шкафа тельняшку и белые клеши: якорем в тайм-менеджменте называют любую материальную привязку (звук, цвет, вкус, действие), настраивающую на выполнение определенной задачи. Кто-то привык проверять почту за чашкой кофе, кто-то делает отчеты под саундтреки ко второй части «Терминатора», а не задумывающиеся о вреде курения товарищи обдумывают важные дела после сигаретки-другой. Самый доступный и безопасный для легких якорь, который в любой момент поможет переключиться на работу или отдых, - музыка. Попробуйте составить плейлисты для разных обстоятельств, только не зацикливайтесь на книжных шаблонах типа «классическая музыка для интеллектуальной работы», «тяжелый рок перед жесткими переговорами». Якорь, как правило тайм-менеджмента - штука индивидуальная: некоторым и под Эминема думается отлично.

Метод помидора

Об этом методе тайм-менеджмента мы уже говорили в одной из статей, его итальянец Франческо Чирилло придумал еще в конце 1980-х, когда на кухне каждой синьоры стояли уродливые пластмассовые таймеры в виде томата. Если бы изобретатели кухонной утвари были действительно изобретательными, то, возможно, мы имели бы дело с техникой сельдерея или даже артишоковой терапией. А так всего лишь метод помидора , основанный на исследованиях психологов, считающих, что человек может концентрироваться на чем-то максимум 25 минут. Это и есть один помидор непрерывной работы, после которого 5 минут нужно потратить на отдых. А после четырех помидоров вы заслужили право на 15-минутньй long break. В общем, до боли похоже на школьную систему уроков и перемен. Ради большей аутентичности можно заказать тот самый таймер на eBay.

Метод швейцарского сыра

Если якорь заброшен, но увяз в трясине ежедневных дел и тащит вас за собой, на помощь приходят гастрономические метафоры. Сложные задачи не всегда обязательно выполнять пошагово, в логическом порядке. Можно начать с самых лакомых кусочков, «выгрызая» их, как дырки на поверхности Эмменталя. Скучная презентация? Для начала найдите иллюстрации, выберите шрифт, затем сделайте пару интересных вам слайдов - и очень скоро в сыре будет столько дырок, что доесть его будет совсем легко.

Едим лягушек

Для применения этого метода тайм-менеджмента необязательно быть французом и откупоривать бутылку сухого белого (хотя с ним наверняка будет веселее). «Лягушка» на сленге тайм-менеджеров - мелкое, но неприятное дело, к которому не хочется подходить. Оно постоянно откладывается, грозя перерасти во что- то более серьезное. Написание неприятного письма, телефонный звонок, уборка в ящиках стола - все это и есть противные скользкие лягушки, громко квакающие в вашем пруду. И их надо есть! Каждый день по штучке. Согласитесь, это не то удовольствие, которое стоит растягивать, поэтому не нужно долго сидеть над «блюдом» - лучше съешьте с самого утра и без лишних предварительных размышлений. А вечером можно и бокал вина.

Бифштекс из слонов

Кроме неприятных мелочей есть и действительно важные, крупные задачи (выучить язык английский язык , получить права, сделать ремонт). Отпугивают они именно своей масштабностью: непонятно, с чего начать и хватит ли сил на все. Такого слона лучше всего разделать на небольшие бифштексы и есть по частям, чтобы каждый кусок не вызывал дискомфорта и поглощался с аппетитом. Прежде чем приступить к приготовлению блюда, нужно убедиться, что все кухонные принадлежности и специи находятся под рукой: на рабочем столе должно быть только то, что относится к решаемой сейчас задаче. При этом желательно как можно конкретнее ее формулировать: не «выучить грамматику за эту неделю», а «выучить правила употребления инфинитивов». Новая неделя - новый бифштекс. Так постепенно даже самый большой слон будет съеден. Главное - не ждать, пока он испортится, и не думать постоянно о его размерах. А аппетит, как известно, приходит во время еды.

Метод резиновой уточки

Если приведенные технологии так и не помогли вам справиться с особенно заковыристой задачей, можно обратиться к излюбленному способу программистов - делегированию ее мысленному помощнику. Проше говоря, достаньте где-нибудь резиновую уточку для ванной, поставьте на стол и предупредите, что сейчас вы немного с ней поработаете. Если она не против, объясните ей суть вопроса, максимально просто и подробно. Считается, что верная формулировка проблемы содержит половину решения. На одном из этапов объяснения вы наверняка поймете, что пошло не так, а утка будет счастлива от того, что помогла вашей работе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .