Sistema de gerenciamento de tempo. Objetivos, princípios, regras

Essa técnica pode ser utilizada não só no trabalho, mas também no dia a dia, procure acostumar seus filhos desde a infância. Medido - analisado - planejado - executado - analisado. Alguns passos no estágio inicial e repetições repetidas levarão à execução de ações automaticamente, depois de algum tempo isso se tornará um hábito e será realizado em um nível subconsciente.

O gerenciamento do tempo é conveniente

Em geral, pode e deve ser personalizado para você. Muitas vezes, o tempo de organização é necessário apenas nos casos em que fazemos porque temos que fazer, você percebeu? Parece uma coisa interessante, mas talvez você esteja um pouco entediado, talvez seu humor ou bem-estar não estejam certos, talvez você seja apenas preguiçoso, então você tem que ativar os mecanismos internos de autodisciplina, ajustar a motivação ao nível desejado e controle suas atividades.

Você se lembra de quando não precisa fazer isso? Em dois casos: quando a preguiça e a ociosidade são completas e quando estamos tão entusiasmados pelo trabalho ou pelos negócios que não percebemos como o tempo passa. Nesses casos dizem: “Não tive tempo de olhar para trás, mas a jornada de trabalho acabou”.

Onde está a verdade?

A verdade está sempre algures no meio, no entanto, se algumas recomendações ajudam uma pessoa a ser mais eficaz, então podem ser eficazes para pelo menos várias outras pessoas. Agora não discutiremos como organizar nosso tempo quando a preguiça materna nos dominar ou quando o entusiasmo arder em nossas almas. Compartilharei com vocês dois métodos simples que podem ser eficazes quando você só precisa trabalhar.

2 maneiras simples de organizar seu tempo

Primeira maneira:

Apenas faça.

Segunda maneira:

Basta fazer pausas com mais frequência.

Você está sorrindo? Entendo seu mal-entendido... Na verdade, amigos, os métodos foram testados pelo tempo. Garanto-lhes que para alguns de vocês eles serão uma tábua de salvação no momento certo. É melhor fazer mais pausas, talvez depois de quinze minutos, talvez depois de 10 ou 5 minutos, mas mesmo nesse caso você seguirá em frente e não ficará parado. Você não perceberá como se envolverá no trabalho e não precisará mais de pausas.

Sobre as técnicas

Estas são maneiras muito simples de organizar seu tempo. Eu sei que usar coisas como planejar tarefas, dividir tarefas em importantes e urgentes, a técnica “Pomodoro”, manter um diário, usar, etc., vai resultar em uma agilização significativa de nossas atividades, isso é indiscutível.

Mas você ainda precisa encontrar o principal que seu corpo ouve e sua consciência não resiste muito. Encontre algo que irá ajudá-lo.

Vamos dividir nossos assuntos

Lembremos mais uma vez que todos os nossos assuntos podem ser divididos em 4 grupos:

• Urgente - Importante
• Importante – Não urgente
• Urgente - Não é importante
• Não é urgente - Não é importante

Encontre informações sobre esse método Eisenhower e aprenda como utilizá-lo em seu planejamento. E faça primeiro as coisas mais importantes: urgentes e importantes. Esse método me ajudou muito a lidar com a enorme rotatividade de casos, que não tinha fim nem fim na época em que eu trabalhava como chefe de filial de uma empresa de publicidade, e ao mesmo tempo trabalhava em diversas áreas de importância igual.

Quem controla quem?

Aos poucos ficou claro que não era mais a rotatividade que me controlava, mas que eu administrava meus negócios e organizava meu tempo com sucesso. O conselho de Artem Farievich sobre o “macaco” que os gerentes constantemente colocam no meu pescoço ajudou com o tempo: aprendi a devolver o próprio “macaco” para eles, eles próprios tiveram que chegar a um acordo com isso. Aprendi a dizer “não” na hora certa, a recusar sem ofender a outra pessoa, a encerrar educadamente uma conversa se percebesse que ele estava roubando meu tempo.

Amigos, tudo isso é muito interessante, aliás. Agora, às vezes, fica até difícil entender o que é mais eficaz na resolução e execução de determinadas tarefas. É importante entender que você terá seus próprios métodos que funcionarão para você.

Quando você percebe que sabe valorizar o seu tempo e o tempo das outras pessoas, fica claro que você começa a fazer mais no mesmo tempo que antes. Você está gradualmente dominando a arte de gerenciar o tempo, cuja principal tarefa é organização do tempo.

Em custódia

Amigos, vocês devem sempre lembrar que se começar a sobrecarga, vocês podem parar e respirar fundo e expirar. Este também é um ótimo produto – ajuda! Queremos sempre equilíbrio: mental, físico e material... Nossa vida depende diretamente da qualidade do nosso tempo, que dedicamos ao trabalho, à família, aos amigos e às viagens.

Quando soubermos por que estamos trabalhando por conta própria, e certamente somos nós mesmos e as pessoas mais queridas de nossas vidas, sem dúvida a qualidade de nossa vida melhorará. E é exatamente isso que faz valer a pena viver, criar e alcançar um equilíbrio entre saúde, riqueza e felicidade.

O ritmo frenético da vida moderna muitas vezes leva a uma constante falta de tempo. “Reuniões, relatórios, reuniões de planejamento, reuniões com clientes, ligações, projetos, vida pessoal - estou girando como um esquilo na roda, mas não consigo fazer nada”, reclamam alguns. Então, qual é a razão pela qual, no mesmo período de tempo, algumas pessoas realizam muito mais do que outras? A resposta é óbvia - em gerenciamento de tempo, no seu planejamento competente e uso racional, o que acaba resultando em maior produtividade.

O que é gerenciamento de tempo?

Gerenciamento de tempo(Inglês gerenciamento de tempo - gerenciamento de tempo) é o processo de organização e planejamento do seu próprio tempo, que permite realizar as tarefas atuais de forma mais eficiente e produtiva. Um bom gerenciamento de tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente e não mais difícil – para que você possa realizar mais tarefas em menos tempo, não importa quão extensa seja sua lista de tarefas. Não conseguir administrar o próprio tempo não só prejudica a produtividade, mas também causa estresse devido aos constantes prazos perdidos.

Os especialistas distinguem dois tipos de gestão do tempo: pessoal e corporativo. Em sentido amplo, a gestão do tempo como subespécie é um mecanismo de gestão do tempo de uma empresa. Na gestão do tempo corporativo, a ênfase principal está na gestão do tempo de trabalho de todos os colaboradores da empresa, e o uso racional do tempo por cada colaborador é resultado da correta construção do sistema corporativo.

A gestão do tempo em sentido estrito é a organização do tempo pessoal de cada pessoa. É relevante nos casos e para as categorias de trabalhadores que dispõem de uma certa liberdade de escolha e de horários flexíveis. Quando uma pessoa é forçada a tomar decisões de forma independente e organizar o processo de seu trabalho, ela precisa dominar tecnologias para organizar o tempo pessoal.

Para que serve o gerenciamento do tempo?

Os benefícios de usar o gerenciamento de tempo são enormes:

1. A produtividade e a eficiência do trabalho aumentam.
2. A reputação profissional melhora.
3. O nível de estresse diminui (as tarefas são concluídas no prazo).
4. As oportunidades de progressão na carreira estão se expandindo.
5. Grandes oportunidades para alcançar objetivos importantes de vida e carreira.
6. Há mais tempo pessoal para se comunicar com a família e amigos.

Ao mesmo tempo, a falta de gestão eficaz do seu tempo pode ter algumas consequências muito indesejáveis:

1. Prazos violados para conclusão de tarefas.
2. Fluxo de trabalho ineficiente.
3. Má qualidade de trabalho.
4. Má reputação profissional e falta de crescimento na carreira.
5. Níveis de estresse mais elevados.

Etapas do gerenciamento do tempo

O gerenciamento do tempo inclui uma série de etapas, incluindo:

1. Estabelecendo objetivos.
2. Planejamento e alocação de tempo.
3. Delegação de tarefas e gestão de recursos.
4. Análise de consumo de tempo.
5. Tempo de gravação.
6. Priorização.
7. Implementação de tarefas.
8. Acompanhamento do cumprimento das metas, implementação dos planos, síntese dos resultados.

Regras básicas de gerenciamento de tempo

1. Faça uma lista de tarefas

Primeiro você precisa decidir sobre uma lista de todas as tarefas que precisam ser concluídas. Liste não apenas todas as tarefas de trabalho, mas também as pessoais. Faça uma lista com base nas tarefas que precisam ser concluídas durante o dia, semana, mês, ano. Não se esqueça da vida pessoal, do encontro com amigos, da visita à clínica, inclua na lista o tempo de autodesenvolvimento e não se esqueça das férias.

2. Faça cronometragem

Depois de compilar uma lista de tarefas, você precisa escrever ao lado de cada tarefa o tempo estimado (minutos, horas, dias) necessário para concluí-la. Isso será útil mais tarde, ao planejar sua rotina diária.

3. Priorize

Via de regra, sempre há muitas tarefas e é impossível fazer tudo de uma vez. Portanto, é necessário definir prioridades corretamente. Os critérios para definir prioridades podem ser diferentes - incluem motivos pessoais e recompensas financeiras. Você pode usar a Matriz de Eisenhower como guia ao definir prioridades.

Matriz do Caso Eisenhower

Todas as tarefas são divididas em 4 grupos:

1. Urgente e importante - concluído primeiro e na íntegra (tarefas críticas).
2. Tarefas importantes, mas não urgentes, são executadas em segundo lugar. A solução para tais problemas pode ser adiada por um certo tempo, mas também deve ser totalmente resolvida.
3. Urgentes mas não importantes são tarefas que, embora urgentes, não são críticas. É aconselhável delegar a execução de tais tarefas a outras pessoas e, se isso não for possível, adiá-la, pois eles “consomem tempo” para resolver problemas críticos.
4. Não urgentes e não importantes são tarefas que não têm significado em princípio e não acarretam quaisquer consequências se não forem concluídas. Você pode riscar com segurança essas coisas da sua lista.

4. Faça um plano de ação (tarefas)

Tendo em mãos uma lista de tarefas, sua prioridade e horário, você pode criar um cronograma de tarefas para o dia, semana, mês. Agora, em vez de se preocupar com “de novo, não tive tempo de fazer toda aquela pilha de coisas”, você entende que completou tudo o que poderia realisticamente fazer, levando em consideração o tempo que existe em sua vida.

5. Filtrar informações

No mundo moderno dos fluxos de informação, é fácil se perder no tempo. Portanto, aprenda a filtrar todo o ruído informativo e concentre-se em processar apenas as informações que você realmente precisa.

6. Não se espalhe entre as tarefas

Conclua a tarefa que você iniciou, não a deixe sem solução. Especialistas na área de gerenciamento de tempo observam que retornar repetidamente a uma “tarefa chata” reduz a produtividade de uma pessoa em cinco vezes!

Além disso, não execute várias tarefas ao mesmo tempo (a menos que você seja um guru multitarefa, é claro). Isso levará mais tempo do que concluir todas as tarefas separadamente e poderá reduzir a qualidade de sua conclusão.

7. Elimine desperdícios de tempo

Elimine tudo que faz você perder tempo: ver redes sociais, programas de televisão, coffee breaks desnecessários e conversas com colegas sobre nada, etc. Se você faz muito trabalho rotineiro (por exemplo, coleta e processamento de dados), tente automatizar esse processo tanto quanto possível.

8. Mantenha as coisas organizadas

Limpe sua área de trabalho, organize e organize sua documentação, organize informações em seu PC, bancos de dados de contatos, etc. Tudo isso facilitará muito a sua vida na hora de buscar as informações (documentos) necessárias e economizará muito tempo.

9. Trabalhe em horários específicos

Cada pessoa tem seu próprio biorritmo, determine quando é seu pico de atividade. É durante estas horas que as tarefas mais difíceis devem ser executadas, porque... A concentração máxima permitirá que você resolva esses problemas de forma mais eficaz e eficiente.

10. Não se esqueça do descanso

Não deixe de reservar um tempo para você: vá à academia, viaje, não se esqueça de um hobby, passe uma noite com sua família. Uma pessoa descansada também é eficaz no trabalho!

Como responder às seguintes perguntas da entrevista: Como você administra seu tempo? Como você planeja seu dia de trabalho? Que técnicas e métodos você usa no planejamento? Dê exemplos de como você usa habilidades de gerenciamento de tempo para concluir uma tarefa com êxito.

Você descobrirá todas as respostas a essas perguntas lendo este artigo.

O que é gerenciamento de tempo?

Gerenciamento de tempo- trata-se de um conjunto de conhecimentos, competências e aptidões, graças aos quais uma pessoa sabe definir prioridades, planear com precisão o seu tempo, aumentando assim a sua produtividade pessoal na organização do seu tempo de trabalho.

“Até que você consiga administrar seu tempo, você não conseguirá administrar mais nada.” Peter Drucker

1. Perfeccionismo
2. Procrastinação
3. Falta de conhecimento
4. Falta de ferramentas e recursos necessários

1. Perfeccionismo torna muito difícil concluir as tarefas no prazo. Muitas pessoas acreditam que esta qualidade é um ponto forte, mas é o desejo constante de perfeição e a insatisfação com os resultados obtidos que é um dos motivos do uso ineficaz do tempo. Ao encontrar oportunidades para aceitar o resultado “real” em vez do “ideal”, você economiza recursos significativos para outras coisas. Existe uma expressão: “perfeccionismo é mau”, claro, tudo isto é bastante relativo e em cada situação individual esta característica de personalidade pode ser avaliada de forma diferente, porém, sem dúvida no âmbito da gestão do tempo: perfeccionismo é MAL!

2. Procrastinação- adiamento constante de coisas para mais tarde, falta de vontade de cumprir determinadas funções. A palavra “AMANHÔ domina o vocabulário dos funcionários procrastinadores. Steve Jobs disse muito bem sobre essas pessoas: “O pobre, malsucedido, infeliz e insalubre é aquele que costuma usar a palavra “amanhã”.

Não posso salvá-lo do perfeccionismo e da procrastinação; meu objetivo é fornecer conhecimento, fornecer as melhores técnicas e métodos e apresentar recursos e ferramentas para dominar as habilidades de gerenciamento de tempo. Quer você use as informações recebidas ou não, tudo depende unicamente do seu desejo. Porém, depois de ler este artigo, você nunca mais será o mesmo.

Primeiro, sugiro que você determine suas habilidades de gerenciamento de tempo. Passar

A dissonância cognitiva reside no fato de que, por um lado, não podemos controlar o tempo como tal. Afinal, é o tempo que não podemos controlar e parece que é o tempo que nos controla, e não nós que o controlamos. Estamos acostumados a perceber o tempo como algo eterno e ilimitado. Parece que sempre há muito disso. Por outro lado, o tempo é um dos recursos mais valiosos que todos temos. É importante entender que o tempo tem seus limites, cada dia é um recipiente com uma certa capacidade que você preenche com coisas para fazer. Você pode preenchê-lo com coisas inúteis ou com coisas que funcionam para suas tarefas e o levam ao seu objetivo final.

Podemos nos controlar, como planejamos nosso dia e como gastamos nosso tempo de trabalho. O uso inteligente, produtivo e econômico desse recurso é parte importante da avaliação de um colaborador.

A eficiência do tempo pode ser alcançada de duas maneiras:

1. Obtenha resultados significativos economizando tempo. Isso significa que você sabe como realizar uma tarefa no mínimo de tempo.
2. O planejamento eficaz do tempo de trabalho reduzirá o número e o volume de tarefas que você executa.

Neste artigo, compilei um resumo das seis melhores técnicas de gerenciamento de tempo. Com a ajuda deles, você pode aprender a planejar e controlar suas tarefas prioritárias diariamente.

Como aprender a administrar seu tempo?

6 melhores métodos de gerenciamento de tempo:

1. Princípio de Pareto
2. Matriz de Eisenhower
3. Mapas mentais
4. Pirâmide de Franklin
5. Método ABCD
6. Coma o sapo primeiro

1. Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto afirma que uma pequena proporção das causas, esforços e investimentos são responsáveis ​​por uma grande proporção dos resultados. Este princípio foi formulado pelo economista italiano Vilfredo Pareto em 1897 e desde então tem sido confirmado por pesquisas quantitativas em diversas áreas da vida:

20% de esforço produz 80% de resultados

O princípio de Pareto no campo da gestão do tempo pode ser formulado da seguinte forma: aproximadamente 20% de esforço e tempo são suficientes para obter 80% do resultado.
Como exatamente você determina que esforço é suficiente para obter um bom resultado? Imagine que você está procurando respostas para perguntas de seu interesse em um livro. De acordo com o princípio em consideração, você encontrará 80% das informações necessárias em 20% do texto. Se você souber exatamente o que lhe interessa, poderá folhear rapidamente o livro e ler atentamente apenas as páginas individuais. Dessa forma você economizará 80% do seu tempo.

2. Matriz de Eisenhower

Este é provavelmente o conceito de gerenciamento de tempo mais famoso da atualidade, que permite priorizar. Esta técnica, cuja criação é atribuída ao general americano Dwight Eisenhower, permite classificar as coisas tanto pela urgência quanto pela importância. Todos entendem que apenas um número limitado de tarefas pode ser concluído em um período de tempo. Às vezes, sem comprometer o trabalho, apenas um. E toda vez que temos que decidir, O QUE EXATAMENTE? O presidente americano Dwight Eisenhower costumava organizar seus assuntos em várias categorias importantes ao planejá-los.
De acordo com a chamada matriz de Eisenhower, é necessário classificar cada caso em um dos quatro tipos indicados no diagrama.

Matriz de Eisenhower

A importância de uma tarefa é determinada pelo quanto o resultado de sua implementação afeta o seu negócio. E a urgência é determinada por dois fatores ao mesmo tempo: em primeiro lugar, a rapidez com que esta tarefa deve ser concluída e, em segundo lugar, se a conclusão desta tarefa está vinculada a uma data e hora específicas. É a importância e a urgência, consideradas em conjunto, que influenciam a definição de prioridades.

Vamos dar uma olhada em quais casos podem ser classificados em cada um dos quatro tipos.

Tipo I: “importante e urgente”.
São questões que, se não forem concluídas a tempo, resultarão em danos significativos ao seu negócio (por exemplo, renovação de licenças, apresentação de relatórios fiscais, etc.). Uma certa parcela desses casos estará inevitavelmente presente na vida de cada pessoa. Contudo, com preparação antecipada (assuntos do Tipo II - “importantes mas não urgentes”), muitas crises podem ser evitadas (por exemplo, estudando a lei, desenvolvendo boas relações com pessoas influentes).

Também podem ser projetos com prazo ou emergenciais. Por exemplo, visitar um médico por causa de problemas de saúde, submeter um artigo a uma revista dentro de um prazo estrito ou preencher um relatório sobre os resultados de um estudo. Não temos escolha aqui. O trabalho deste grupo deve ser feito, ponto final. Caso contrário, haverá problemas sérios.

Tipo II: “importante, mas não urgente”.
São coisas que estão voltadas para o futuro: treinar, estudar áreas promissoras de desenvolvimento de negócios, melhorar equipamentos, restaurar a saúde e o desempenho. Ações que levam ao seu objetivo estratégico. Por exemplo, aprenda uma língua estrangeira para poder trabalhar em outra organização mais promissora. Trata-se também de prevenir problemas – manter-se em boa forma física. Infelizmente, muitas vezes negligenciamos essas questões e deixamos a sua resolução em segundo plano. Com isso, a língua nunca se aprende, os rendimentos não crescem, mas diminuem, a saúde fica em perigo.Esses assuntos têm uma característica interessante - se forem negligenciados por muito tempo, tornam-se Importantes - Urgentes. Afinal, se você não for ao dentista pelo menos uma vez por ano, mais cedo ou mais tarde uma visita urgente a ele se tornará inevitável.

Tipo III: “não importante, mas urgente”.
Muitas dessas coisas não agregam muito valor à sua vida. Fazemo-los apenas porque nos acontecem (uma longa conversa telefónica ou o estudo de um anúncio que chega pelo correio), ou por hábito (visitar exposições onde já não há nada de novo). É a mesma rotina diária que consome muito do nosso tempo e energia.

Tipo IV: “não importante e nem urgente”.
São todos os tipos de formas de “matar o tempo”: abuso de álcool, “leitura leve”, assistir filmes, etc. Muitas vezes recorremos a isso quando não temos forças para um trabalho produtivo (não confundir com descanso real e comunicação com entes queridos e amigos - assuntos muito importantes) Esta é uma “mariposa” comendo nosso tempo.

Ao lutar pelo sucesso do seu negócio, você primeiro tenta realizar as coisas que identificou como “importantes” – primeiro as “urgentes” (Tipo I) e depois as “não urgentes” (Tipo II). O tempo restante pode ser dedicado a assuntos “urgentes mas não importantes” (tipo III).
Deve-se enfatizar que a maior parte do tempo de trabalho de um funcionário deve ser gasto em assuntos “importantes, mas não urgentes” (tipo II). Assim, muitas situações de crise serão evitadas e o surgimento de novas oportunidades de desenvolvimento de negócios não será mais inesperado para você.

Quando você começar a usar este sistema para priorizar, provavelmente desejará categorizar muitos desses itens como “importantes”. No entanto, à medida que você ganha experiência, você começará a avaliar com mais precisão a importância de um determinado assunto. Levará algum tempo para aprender como usar o sistema de priorização. Onde eu consigo isso? Muito provavelmente, você classificará o trabalho de dominar as técnicas de gerenciamento de tempo como “importante, mas não urgente”.
Na expressão figurativa de Stephen Covey (autor do best-seller internacional “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”), é preciso encontrar tempo para “afiar a serra”, então o preparo da lenha será mais rápido.

Parábola

Um certo homem viu um lenhador na floresta, derrubando com grande dificuldade uma árvore com um machado totalmente cego. O homem perguntou-lhe:
- Querido, por que você não afia seu machado?
- Não tenho tempo de afiar machado - tenho que cortar! - gemeu o lenhador...

Portanto, você precisa destinar “voluntariamente” um certo tempo para planejar suas atividades, recusando-se a fazer coisas menos importantes. Se você puder fazer isso, poderá usar suas novas habilidades para liberar ainda mais tempo na próxima vez e usá-lo para aprender mais. Assim, por meio de sua determinação em melhorar sua eficiência no trabalho, você gradualmente liberará tempo para desenvolver sua produtividade pessoal.

Critérios para priorizar
Normalmente, ao avaliar a importância de uma determinada tarefa, consideramos importantes, antes de tudo, aquelas coisas que precisam ser feitas com urgência (ou “ontem”). O acúmulo de tarefas e promessas não cumpridas cria problemas para sua empresa e também cria sentimentos desagradáveis ​​para você pessoalmente. São estes assuntos “urgentes” que nos esforçamos para tratar primeiro. Mas a urgência não deve ser o único fator ao escrever uma lista de tarefas e determinar a ordem em que devem ser concluídas.
A experiência mostra que, embora fazer (ou não fazer) muitas coisas urgentes não afete muito o seu negócio, há muitas coisas não urgentes que podem estabelecer as bases para o sucesso futuro. Portanto, além da urgência, é preciso considerar o quanto este ou aquele assunto afeta o sucesso do negócio, ou seja, determinar e levar em conta a sua importância.

3. Mapas mentais

Este é o desenvolvimento de Tony Buzan - um famoso escritor, conferencista e consultor em inteligência, psicologia da aprendizagem e problemas de pensamento. Existem também traduções da frase “Mapas mentais” como “Mapas mentais”, “Mapas mentais”, “Mapas mentais”.

Mapas mentaisé um método que permite:

Estruturar e processar informações de forma eficaz;
pense usando seu potencial criativo e intelectual.

Esta é uma ferramenta muito bonita para resolver problemas como fazer apresentações, tomar decisões, planejar seu tempo, memorizar grandes quantidades de informações, brainstorming, autoanálise, desenvolver projetos complexos, treinamento pessoal, desenvolvimento, etc.

Áreas de uso:
1. Apresentações:
em menos tempo você dá mais informações, ao mesmo tempo que é melhor compreendido e lembrado;
realização de reuniões de negócios e negociações.

2. Planejamento:
gestão do tempo: planear o dia, a semana, o mês, o ano...;
desenvolvimento de projetos complexos, novos negócios...

3. Brainstorming:
geração de novas ideias, criatividade;
solução coletiva de problemas complexos.

4. Tomada de decisão:
uma visão clara de todos os prós e contras;
uma decisão mais equilibrada e ponderada.

4. Pirâmide de Franklin

Este é um sistema de planejamento pronto que ajuda você a administrar seu tempo corretamente e atingir seus objetivos. Benjamin Franklin (1706-1790) - americano. regado ativista B. Franklin se distinguiu por uma fantástica capacidade de trabalho e um senso de propósito único. Aos vinte anos, ele traçou um plano para atingir seus objetivos para o resto da vida. Ao longo de sua vida ele seguiu esse plano, planejando cada dia com clareza. Seu plano para atingir seus objetivos é chamado de “Pirâmide de Franklin” e é mais ou menos assim:

1. A base da pirâmide são os principais valores da vida. Você poderia dizer que esta é a resposta à pergunta: “Com que missão você veio a este mundo?” O que você quer tirar da vida? Que marca na Terra você quer deixar? Há uma opinião de que não há nem 1% das pessoas que vivem no planeta que pensariam nisso seriamente. Ou seja, este é um vetor de direção em direção ao seu sonho.

2. Com base nos valores da vida, cada um estabelece uma meta global para si. Quem ele quer se tornar nesta vida, o que ele planeja alcançar?

3. Um plano diretor para atingir metas é a fixação de metas intermediárias específicas no caminho para atingir uma meta global.

4. Um plano para três, cinco anos é chamado de longo prazo. Aqui é importante determinar os prazos exatos.

5. Um plano para um mês e depois para uma semana é um plano de curto prazo. Quanto mais cuidadoso for, quanto mais você analisar e ajustar, mais eficaz será o trabalho.

6. O último ponto em termos de cumprimento de metas é um plano para cada dia.

5. Método ABCD

O método ABCD é uma forma eficaz de priorizar tarefas que você pode usar todos os dias. Este método é simples e tão eficaz que pode, se usado com regularidade e competência, elevá-lo ao posto de pessoa mais produtiva e produtiva na sua área de atividade.
A força do método é a sua simplicidade. Veja como funciona. Você começa fazendo uma lista de tudo o que precisa fazer no dia seguinte. Pense no papel.
Depois disso, você coloca a letra A, B, C, D ou D na frente de cada item da sua lista.

Tipo de problema "A"é definido como aquilo que é de maior importância em um determinado estágio, algo que você deve fazer ou corre o risco de consequências graves. Uma tarefa do Tipo A pode ser visitar um cliente importante ou escrever um relatório para seu chefe. Essas tarefas representam os “sapos” reais e maduros da sua vida.
Se você tiver mais de uma tarefa “A” à sua frente, classifique-as em prioridade rotulando-as de A-1, A-2, A-3, etc. A tarefa A-1 é o maior e mais feio “sapo” de todos eles com os quais você tem que lidar.

Tipo de problema "B"é definido como o que você deve fazer. No entanto, as consequências, em caso da sua implementação ou incumprimento, são bastante brandas. Tais tarefas nada mais são do que “girinos” em sua vida. Isto significa que se não fizer o trabalho adequado, alguém ficará insatisfeito ou colocado em desvantagem, mas em qualquer caso, o nível de importância destas tarefas não se aproxima do nível das tarefas do tipo “A”. Fazer uma ligação sobre um assunto menos urgente ou lidar com uma pilha de e-mails pode constituir a essência de uma tarefa do Tipo B.
A regra que você deve seguir é: nunca inicie uma tarefa Tipo B enquanto ainda tiver uma tarefa A inacabada. Nunca deixe que os “girinos” o distraiam enquanto o grande “sapo” aguarda o destino de ser comido!

Tipo de problema "B"é definido como algo que seria maravilhoso de se fazer, mas do qual não se devem esperar consequências, quer você o faça ou não. Uma tarefa do Tipo B pode ser ligar para um amigo, tomar uma xícara de café, almoçar com um colega ou fazer algum negócio pessoal durante o horário de trabalho. Esses tipos de “eventos” não têm absolutamente nenhum impacto no seu trabalho.

Tipo de problema "G"é valorizado como um trabalho que você pode delegar a outra pessoa. A regra neste caso é que você deve delegar aos outros tudo o que puderem, liberando assim tempo para realizar as tarefas do tipo A que você e somente você pode realizar.

Tipo de problema "D" representa um trabalho que pode ser completamente removido da sua lista de tarefas. Esta pode ser uma tarefa que antes era importante, mas que agora não é mais relevante, tanto para você quanto para os outros. Freqüentemente, esse é um trabalho que você realiza dia após dia, seja por hábito ou porque sente prazer em fazê-lo.

Depois de aplicar Método ABCD em sua lista de tarefas diárias, você organizou completamente seu trabalho e preparou o terreno para que tarefas mais importantes sejam concluídas com mais rapidez.

A condição mais importante para que o método ABCD realmente funcione para você é cumprir o seguinte requisito: inicie a tarefa A-1 sem demora e trabalhe nela até que esteja completamente concluída. Use sua força de vontade para começar e continuar trabalhando na tarefa mais importante para você no momento. Pegue o seu maior “sapo” e “coma” sem parar até a última mordida.
A capacidade de analisar sua lista de tarefas do dia e destacar a tarefa A-1 servirá como ponto de partida para alcançar um sucesso verdadeiramente grande em suas atividades, aumentará sua auto-estima, preencherá você com respeito próprio e um senso de orgulho de suas conquistas.
Quando você adquirir o hábito de se concentrar totalmente na sua tarefa mais importante, ou seja, na tarefa A-1 - em outras palavras, em comer seu “sapo” principal - você aprenderá a fazer o dobro, ou até o triplo, do que as pessoas ao seu redor você.

6. Coma o sapo primeiro

Transição de difícil para fácil

Você provavelmente já ouviu esta pergunta: “Como você comeria um elefante?” A resposta, claro, é “pedaço por pedaço”. Como você comeria seu maior e mais nojento “sapo”? Da mesma maneira: você dividiria tudo em ações específicas passo a passo e começaria desde o início.

Comece seu dia de trabalho com a tarefa mais difícil e conclua-a o mais rápido possível. Isso o ajudará a perceber que ainda tem muito o que fazer e que o tempo da sua jornada de trabalho é limitado. Fazer a coisa mais difícil primeiro lhe dará uma enorme sensação de satisfação. Use esta regra todos os dias e você verá quanta energia você obtém e quão eficiente é seu dia de trabalho. Adiar constantemente uma tarefa problemática para o final do dia significa que você ainda estará pensando nessa tarefa o dia todo, e isso impedirá que você se concentre em outras tarefas! Coma o sapo primeiro e depois coma o elefante pedaço por pedaço!

Ferramentas de planejamento de tempo

Planeje seu dia a dia com antecedência.
Através do planejamento nos movemos
o futuro para o presente e, assim, temos
oportunidade de fazer algo
em relação a ele já agora

Alan Lakin

Principais gerações de “planejadores”
As tecnologias e meios de organização do tempo de trabalho hoje conhecidos podem ser divididos em várias gerações - as diferenças aqui estão nos princípios de registro da informação e na tecnologia de uso.

Até ao século XX, o planeamento do tempo de trabalho era realizado através de métodos primitivos: memorandos, listas de tarefas, etc. No início do século passado, juntamente com o desenvolvimento dos negócios, espalharam-se novas ferramentas que facilitaram a vida de um gestor. para planejar o tempo.
A ideia de adaptar um calendário doméstico para o trabalho de escritório surgiu no século XIX e materializou-se em forma de calendário de mesa em 1870. Para cada dia foi alocada uma página do calendário, na qual estavam indicados a data, dia, mês e ano. Ter espaço livre para anotações possibilitou fazer as anotações necessárias: negociações, reuniões, despesas, reuniões. Por quase um século, o calendário de mesa tem sido a principal ferramenta de planejamento de tempo dos gestores.

O resultado da melhoria do calendário de mesa foi o diário e o planejador semanal. Um diário é um calendário contínuo de folhas soltas na forma de um bloco de notas conveniente de diferentes formatos. Você pode levar o diário para reuniões e viagens de negócios.
O diário semanal revelou-se ainda mais cómodo para o gestor, no qual era possível planear a semana e o dia de trabalho, acompanhar a execução das tarefas registadas, analisar o tempo despendido (desde que aparecia a repartição horária da jornada de trabalho), mais pesquisar informações rapidamente (afinal, elas agora estavam agrupadas em 52 semanas, e não em 365 dias). Na década de 80, os calendários semanais praticamente substituíram os calendários de mesa e se difundiram tanto que se tornaram um elemento do estilo empresarial das empresas.

A ideia de design de combinar calendário, bloco de notas e lista telefônica em uma ferramenta conveniente materializou-se com sucesso em 1921 na forma de um “organizador” (do organizador inglês). A melhoria subsequente do instrumento foi realizada alterando o formato, design, qualidade do papel e decoração externa. Aqui, dispositivos de armazenamento de informação e meios técnicos (calendário, bloco de notas, lista de endereços e telefone, porta-cartões de visita, caneta, microcalculadora) foram combinados numa só ferramenta. Ao mesmo tempo, não havia classificação e sistematização claras dos registros.

O famoso “gerente de tempo” foi criado na Dinamarca em 1975. Implementou a ideia de planejamento direcionado de resultados pessoais com base em um classificador padrão de funções (“tarefas-chave”) e tecnologia para implementação de eventos globais (“tarefas elefante”). Ao mesmo tempo, o uso de um “gerente de tempo” acabou sendo aceitável apenas para pessoas organizadas e disciplinadas por natureza, e também exigia despesas financeiras significativas para treinamento e aquisição.
No entanto, o nome deste tipo de “organizador” – “gestor de tempo” – tornou-se uma palavra familiar e hoje denota uma abordagem geral à utilização activa do tempo como recurso de gestão.

O desenvolvimento do progresso científico e técnico nas últimas décadas levou à criação de ferramentas eletrônicas de planejamento de tempo fundamentalmente novas do ponto de vista tecnológico: um caderno eletrônico, vários programas de serviço para PCs, telefones celulares, smartphones, etc.

As melhores tecnologias modernas de gerenciamento de tempo:

1.Trello é um aplicativo web gratuito para gerenciamento de projetos em pequenos grupos. Trello permite que você seja produtivo e mais colaborativo. Trello são quadros, listas e cartões que permitem organizar e priorizar projetos de uma forma divertida, flexível e fácil de alterar.

2. Evernote - um serviço web e um conjunto de software para criar e armazenar notas. A nota pode ser um pedaço de texto formatado, uma página inteira da web, uma fotografia, um arquivo de áudio ou uma nota manuscrita. As notas também podem conter anexos de outros tipos de arquivo. As notas podem ser classificadas em cadernos, rotuladas, editadas e exportadas.

A vida às vezes marca um ritmo muito acelerado e muitas coisas caem sobre nós. E embora todos tenham a mesma quantidade de tempo por dia, nem todos o utilizam de forma lucrativa. Algumas pessoas têm tempo para se exercitar, trabalhar e dedicar tempo ao autodesenvolvimento e aos seus entes queridos. E alguém pode trabalhar o dia todo e ficar surpreso ao descobrir que não realizou nada importante.

Nós realmente queremos fazer tudo. A demanda cria oferta: surgiram muitos livros sobre eficácia pessoal, cursos de produtividade e coaching com treinamento para sucesso e motivação. E mais além-sistemas de gerenciamento de tempo. o site entende o que é gerenciamento de tempo, quando ajuda você a fazer tudo e quando se revela inútil e ineficaz.

O que é gerenciamento de tempo

Gerenciamento de tempo - São formas de gerir o tempo que aumentam a eficiência da sua utilização.

Existem muitos sistemas diferentes de gerenciamento de tempo: as mesmas abordagens são usadas para sobrecarregar funcionários e calcular horas de trabalho, para necessidades pessoais-outro. A gestão do tempo ajuda não só a cumprir as tarefas de trabalho, mas também a dedicar tempo suficiente ao relaxamento, aos esportes e à comunicação com os entes queridos.

Quando a gestão do tempo é inútil

A gestão do tempo é importante para quem tem a capacidade de gerir o seu tempo de forma independente. Se você trabalha de acordo com um cronograma rígido que não pode ser alterado de forma alguma,Só será possível planejar finais de semana. Mas há outras situações em que a gestão do tempo é inútil.

Gerenciamento de tempo - esta não é uma pílula mágica que vai ajudar gerenciar tudo. Porque realmente gerenciamento de tempo-Não se trata de ter que fazer tudo. Trata-se de acompanhar o que é importante e evitar o que não é importante.- recusar.

A gestão do tempo é não é um meio de motivação.A gestão do tempo não o tornará mais produtivo e a sua motivação não cairá do céu se você estiver profundamente enojado com o que está fazendo. O mais importante-certifique-se de que você realmente deseja fazer essas coisas. Talvez você precise mudar de área profissional, em vez de tentar fazer mais e melhor.

A gestão do tempo não garante o sucesso.Alguns treinadores convencem você de que você só precisa aprender a técnica deles-e você ficará rico imediatamente, resolverá problemas de sua família e começará a praticar esportes. Mas não funciona assim. Gerenciamento de tempo-apenas uma ferramenta que é inútil sem seus esforços. É como comprar uma caneta que um grande escritor usou para anotar ideias e esperar que essas ideias cheguem até você.

As técnicas de gerenciamento de tempo não são universais, não são adequadas para todos.Técnica de qualquer autor-esta é apenas a experiência de seu criador. Mas somos individuais, por isso nem todos os métodos podem ser aplicados sempre. Se a técnica não funcionar, não se force-basta procurar outro. Melhor ainda-tenha cuidado. Você se conhece melhor e como se sente mais confortável trabalhando. Algumas pessoas são produtivas pela manhã, outras à noite ou mesmo à noite.

O gerenciamento do tempo não força você a se superar. Acordar às 5 da manhã ou dormir 4 horas e se sentir mal-Isso não é gerenciamento de tempo. Além disso, não se culpe se não conseguir resolver os problemas de maneira eficaz imediatamente. Dê a si mesmo permissão para cometer erros. Alguns métodos não funcionarão-tente outros. Então é possível.

Como administrar o tempo

Existem diferentes técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo. Eles auxiliam em diferentes etapas: planejamento, priorização, avaliação de resultados.

Planejar: definir metas e objetivos

Planejamento - uma parte importante da gestão do tempo e da eficiência. Você pode planejar à noite para o dia seguinte ou no início do dia. Ao planejar, é importante separar metas e objetivos. Alvo-geral e global. As metas são divididas em tarefas pequenas e específicas. Por exemplo, meta-apresentar relatórios trimestrais. Dividimos em pequenas tarefas específicas: coletar dados durante 3 meses, resumir em uma tabela, criar gráficos dinâmicos, fazer uma apresentação.

Crie listas de tarefas para o dia e períodos mais longos-uma semana ou um mês. Para cada tarefa, você precisa determinar um prazo para concluí-la. Você pode usar planejadores de papel ou eletrônicos para isso. Um planejador diário, um quadro de notas adesivas ou aplicativos de planejamento resolverão o problema.-por exemplo Trello ou Wunderlist.

Esta é a aparência de um quadro de tarefas no Trello-Este é um análogo eletrônico de um quadro com notas adesivas. Listas e cartões podem ser organizados da maneira que mais lhe convier.

Você também pode dividir uma tarefa em etapas e marcar quando concluir cada uma delas. Além disso, é preciso determinar um prazo para a tarefa e tentar não movê-la. Sempre leve bastante tempo: você precisa de 3 dias-estabelecer 4. As coisas nem sempre acontecem como planejamos.

Defina suas prioridades

Você pode anotar dezenas de tarefas. Eles precisam ser priorizados e alguns podem até ser totalmente abandonados.

Existem duas formas populares de priorizar: ABC e a Matriz de Eisenhower.

Método ABC

Pegue uma lista de tarefas e atribua um nível de prioridade a cada uma com as letras A, B, C (algumas pessoas também usam as letras D e E).

• A - tarefas importantes e urgentes, com maior prioridade para serem concluídas. Estas são aquelas coisas cujo fracasso ou atraso podem ter consequências desagradáveis ​​ou graves. Por exemplo, corrigir um erro que fez com que o site parasse de funcionar, principalmente se a empresa estiver perdendo dinheiro por atraso.
• B - tarefas importantes, mas não urgentes ou cujo não cumprimento não acarretará consequências graves. Um exemplo é implementar um desenvolvimento que ajudará a aumentar as vendas. Isso é importante, mas se você mexer um pouco, é improvável que algo irreparável aconteça.
• C - tarefas que seria bom realizar: passar uma noite com os amigos ou preparar um jantar para sua esposa.

Para o nível D incluem tarefas que podem ser delegadas aos subordinados, e E- que deveria ser totalmente abandonado.

Matriz de Eisenhower

O método leva o nome de seu criador-Presidente dos EUA, Dwight Eisenhower. Ele tinha muitas tarefas, então priorizou-as, distribuindo-as em categorias:

• urgente, importante;
• importante, não urgente;
• urgente, sem importância;
• sem importância, não urgente.

A folha é dividida em 4 quadrados, nos quais cabem as tarefas.

Matriz de Eisenhower: 4 quadrados com diferentes urgências e importâncias. Alguns planejadores de papel já vêm alinhados em quadrados como estes.

Faça coisas urgentes e importantes primeiro. Eles têm um significado direto para você e para o futuro e não podem ser delegados a ninguém. Tarefas importantes, mas não urgentes, podem ser realizadas com calma e conforto por você mesmo ou delegadas a subordinados e cooperar com eles durante sua implementação. Tente passar coisas urgentes e sem importância para outras pessoas. Você deve abandonar completamente o que não é urgente e sem importância.

É mais conveniente priorizar tarefas imediatamente ao adicioná-las ao agendador,-desta forma, nada desnecessário entrará nisso.

Concluir tarefas

Agende tarefas e priorize-as-apenas metade do trabalho. Agora precisamos completá-los. Além disso, geralmente nem tudo sai conforme o planejado: novas tarefas surgem, procrastinamos, não levamos em conta algumas nuances, que acabam alterando os prazos da tarefa, e ao mesmo tempo transferimos as tarefas subsequentes. Você não será capaz de planejar tudo, mas ainda poderá levar algumas coisas em consideração para reduzir ao mínimo a interferência.

Não tente realizar multitarefas

Cérebro - não é um computador multitarefa. Não aceleramos o processo se tentamos fazer tudo ao mesmo tempo, mas ficamos dispersos entre as tarefas. Distraímo-nos, perdemos coisas importantes, desaceleramos, ficamos estressados, alternamos constantemente entre tarefas e nos aprofundamos nelas a cada vez.

Remova tudo o que impede você de se concentrar na tarefa

Feche as redes sociais e os mensageiros instantâneos, desligue o som do seu telefone, limpe o seu local de trabalho. Se você trabalha em casa, escolha um horário e local em que não será interrompido por familiares. Caso contrário, você dispersará sua atenção ou até mesmo começará a procrastinar.

Não se apresse em novas tarefas imediatamente

Primeiro, priorize-os. Se você inserir uma nova tarefa, não terá tempo para concluir o planejado-e entre eles pode haver alguns importantes. Via de regra, nada acontecerá se você concordar com seus colegas que concluirá a nova tarefa amanhã. Não há muitas tarefas que você precise se apressar para realizar imediatamente.

Aprenda a recusar

Nem todas as tarefas e projetos valem a pena. Às vezes, eles tentam nos culpar por algo que não deveríamos fazer. Às vezesSimplesmente não faz sentido assumir um novo projeto se você não tiver tempo para isso e não quiser abrir mão de outros. Mesmo que seu melhor amigo implore em lágrimas. Todos têm o direito de"Não " , lembre-se disso.

Trabalhe da maneira que melhor lhe convier

Nós todos realmente diferente. Temos temperamentos diferentes, eventos diferentes ocorrem em nossas vidas, estamos ativos em momentos e maneiras diferentes. Por exemplo, se você acha difícil se concentrar em uma tarefa por muito tempo-experimente a técnica"Tomate " . Seu nome vem do cronômetro de cozinha em formato de tomate que faz a contagem regressiva de 25 minutos. Defina um cronômetro para 25 minutos e trabalhe apenas durante esse período. Depois, uma pausa de 5 ou 10 minutos.

E se você tiver a oportunidade de alterar seu horário de trabalho para se adequar a você-não desista disso.

Avalie o resultado

Concluiu a tarefa-analisar o que foi bom e o queNão. Talvez algumas ferramentas de gerenciamento de tempo não sejam adequadas para você. Técnica"Tomate " não o tornará produtivo se você preferir trabalhar de uma hora e meia a duas horas e depois fazer uma boa pausa.

Preste atenção no que atrapalhou a conclusão da tarefa: cansaço, distração por e-mail ou cantando junto com seu artista favorito. Da próxima vez, tente eliminar os irritantes.

Descansar

Um componente importante da gestão do tempo-descansar. Planeje pequenas pausas durante o dia, determine o horário após o qual você não trabalhará. Procure descansar bastante nos finais de semana e não leve trabalho para casa. Ninguém pode ser produtivo 24 horas por dia, 7 dias por semana. Precisamos descansar e reabastecer nossos recursos. Inclua exercícios, tempo com seus entes queridos e sono adequado em sua programação.

Lembre-se também de que, após uma emergência, você precisará de mais tempo para se recuperar.

Não esqueça o que é importante

Além das tarefas de trabalho, projetos e carreiras, há muito mais coisas incríveis e lindas na vida. É realmente necessário assumir o oitavo projeto para uma empresa de prestígio ou ganhar dinheiro com o carro mais recente se isso priva você de tempo com seus filhos e entes queridos? Não se esqueça que nem tudo se mede pelo dinheiro e pelo sucesso. Planeje para não se arrepender depois de ter perdido algo muito importante para você.

Nas condições de rápido desenvolvimento da sociedade e de recebimento diário de uma grande quantidade de informações, uma pessoa precisa cada vez mais de tempo para utilizar integralmente os recursos disponibilizados. A aceleração do ritmo de vida faz com que as pessoas devam ou sacrificar algo em prol dos seus objetivos principais, ou organizar as suas atividades da forma mais racional e eficaz, reduzindo os custos de tempo. O gerenciamento do tempo pode ajudá-los nisso como uma espécie de direção ou tecnologia de gerenciamento do tempo que lhes permite usar esse recurso mais valioso da maneira certa.

A estrutura caótica das atividades, a desordem no cronograma de operações e a falta de um plano de ação bem elaborado fazem com que a pessoa não tenha tempo para realizar todas as coisas necessárias. Com isso, surgem tensões, nervosismo, desperdício de energia e tempo, o que afeta negativamente os resultados da vida das pessoas.

A gestão do tempo visa agilizar suas ações e operações, bem como construir um cronograma para sua implementação de forma a atingir seus objetivos da forma mais plena possível e com o mínimo de tempo.

A história da gestão do tempo

Mesmo na antiguidade, as pessoas tentavam estruturar o seu regime de atividades de forma a realizar as atividades necessárias num curto espaço de tempo e ao mesmo tempo obter o efeito máximo. No entanto, a gestão do tempo não recebeu atenção suficiente porque não era realmente necessária.

Fato interessante: O filósofo romano Sêneca foi o primeiro a pensar que o uso racional do tempo poderia aumentar a produtividade humana. O conceito de gestão do tempo no sentido histórico pertenceu inicialmente a um movimento filosófico, e depois tornou-se uma área de estudo separada, tendo não apenas uma base teórica, mas também uma base de conhecimento prático.

Com o desenvolvimento do progresso científico e tecnológico e a aceleração do ritmo de vida em sociedade, surge uma nova direção de pensamento - gerenciamento de tempo - a ciência do gerenciamento de tempo. A formação deste conceito remonta à segunda metade do século XX. (70-80), quando tanto os cientistas da comunidade mundial como os nossos compatriotas começaram a estudar seriamente esta questão.

No século 21, a teoria e a prática da gestão do tempo são amplamente utilizadas por diferentes categorias e grupos de pessoas. Estes incluem funcionários de empresas, freelancers, donas de casa e pessoas engajadas na criatividade livre, ou seja, quase todas as pessoas deveriam estudar detalhadamente as regras e métodos de gestão do tempo para aumentar a produtividade no trabalho e em casa.

A finalidade e os objetivos do gerenciamento do tempo

O principal objetivo da gestão do tempo, baseado na essência deste conceito, é a gestão do tempo e a obtenção do resultado mais positivo. De acordo com o objetivo definido, a gestão do tempo resolve as seguintes tarefas:

1. colocar operações e ações em ordem de prioridade para uma pessoa;
2. classificar metas por importância;
3. distribuição de deveres e responsabilidades entre membros de um grupo ou equipe;
4. construir um cronograma para a execução das operações como forma mais eficaz de planejar o tempo (viu?);
5. construir o modelo de comportamento mais racional ao utilizar um recurso temporário;
6. aumentar a produtividade do trabalho e, consequentemente, a sua eficiência e eficácia;
7. procurando reservas ocultas de tempo que possam ser usadas com mais eficiência.

As tarefas listadas representam áreas de atividade ampliadas e, portanto, cada bloco pode ser dividido em muitas subtarefas menores. O que exatamente serão cabe a cada pessoa decidir individualmente. O principal é que todos obedecem ao objetivo principal.

Ao resolver estes problemas, cada pessoa pode aprender a gerir com competência o seu tempo, utilizando-o da forma mais eficiente possível. Esta atividade permite aprender autocontrole e análise, estudo independente de diversas técnicas e práticas e organização do tempo pessoal para trabalho e descanso.

Como qualquer outra área do conhecimento, a gestão do tempo baseia-se em determinados princípios desenvolvidos por especialistas e aceitos como base de utilização. É necessário destacar os seguintes princípios de gestão do tempo:

1. Planejamento

A gestão eficaz do tempo só é possível se estiver claramente dividido em períodos específicos para a realização de quaisquer ações. Ao mesmo tempo, por conveniência, você pode usar vários métodos de planejamento - escrever em um bloco de notas ou agenda, em aplicativos especiais em seu telefone ou computador. O planejamento visual permite que você faça uma avaliação visual do cronograma compilado, o que ajuda a analisá-lo com mais detalhes quanto à eficácia.

Importante: Algumas pessoas, embora façam um plano para o dia, não o anotam, mas guardam todos os pontos na cabeça. Esse método de planejamento é ineficaz, pois, em última análise, você pode perder alguns pontos ou confundir os pontos do plano, o que pode resultar no uso irracional de recursos de tempo.

1. Determinando a dificuldade de completar tarefas

Na elaboração de um plano é necessário levar em consideração o fato de que algumas tarefas e operações são mais complexas, exigindo concentração máxima ou muito tempo. Devem ser realizados primeiro e de preferência na primeira metade do dia, pois nesse período a pessoa tem mais força, fica concentrada e sua produtividade é muito maior.

Depois de concluir tarefas complexas, você já pode realizar operações mais simples que podem ser executadas em um modo familiar e semiautomático. Se você construir um cronograma na forma oposta, ou seja, fazer primeiro as coisas fáceis e depois as difíceis, então com alto grau de probabilidade a pessoa não conseguirá fazer o trabalho duro, pois simplesmente não terá mais forças;

1. Dividindo processos complexos em simples

Se, durante o planejamento, surgirem itens particularmente complexos que exijam o gasto de uma grande quantidade de recursos, é melhor dividi-los em itens menores. Neste caso, um objetivo aparentemente impossível será alcançado quando um conjunto de subobjetivos simples for alcançado;

1. Encontrando reservas ocultas de tempo

Muitas vezes as pessoas não percebem que alguns períodos de tempo poderiam ser usados ​​de forma mais produtiva, mas em vez disso gastam-no em coisas inúteis. O flagelo da sociedade moderna são as redes sociais e a Internet, onde há tanta informação (útil e não tão útil) que às vezes a pessoa não percebe como pode passar várias horas seguidas no computador ou no telefone.

Este tempo poderia muito bem ser usado de forma mais eficaz. É necessário identificar por si mesmo as operações ineficazes e desnecessárias e começar a reduzir o tempo gasto nelas. Em vez disso, você pode criar atividades que realmente dariam alguns resultados positivos.

Além disso, você pode combinar efetivamente duas atividades, se elas não interferirem uma na outra. Por exemplo, se uma pessoa está na fila, pode ler simultaneamente um artigo científico informativo sobre a sua profissão ou começar a fazer um plano para o dia seguinte;

1. Motivação

Uma pessoa motivada realiza atividades com produtividade muito maior. A motivação interna é uma espécie de alavanca ou catalisador, graças à qual se manifesta um maior grau de perseverança, concentração e foco na obtenção do resultado final (ver).

A motivação pode ser expressa de forma específica e, na maioria das vezes, é um resultado financeiro, ou seja, recebimento de dinheiro pelo trabalho realizado. Para se motivar, você pode pensar em quais benefícios o dinheiro será gasto.

Além disso, a motivação também pode ser puramente emocional, quando uma pessoa recebe satisfação psicológica ou física pelo resultado de suas atividades (ver).

O gerenciamento eficaz do tempo envolve seguir certas regras de comportamento, que são as seguintes:

• utilizar diversos meios e técnicas para planejar seu tempo;
• mantenha seu local de trabalho limpo para não perder tempo procurando documentos;
• não estude informações que não sejam necessárias para realizar uma tarefa específica;
• não perca tempo navegando inutilmente nas redes sociais;
• não faça várias coisas ao mesmo tempo, concentre-se em uma coisa;
• aprenda a recusar as pessoas se elas lhe pedirem para fazer um trabalho que você não precisa (veja);
• determine os períodos durante os quais você tem maior atividade física e mental - faça trabalhos difíceis neste momento;
• Encontre tempo para relaxar e aprenda a relaxar completamente, não aos trancos e barrancos.

As regras de gestão do tempo visam definir de forma geral as táticas de organização do processo de trabalho. A sua utilização é necessária para aumentar eficazmente a produtividade de uma pessoa e formular a linha do seu comportamento durante o processo de trabalho.

Métodos de gerenciamento de tempo

A gestão do tempo é um guia de ação voltado para a gestão do tempo e contém métodos específicos para a realização desta atividade. Entre eles, os métodos mais utilizados são:

• Método de criação de um horário de trabalho baseado em biorritmos - “coruja noturna” ou “cotovia”. Ele assume que cada pessoa pertence a um dos dois tipos de biorritmos, cuja atividade se manifesta em diferentes momentos do dia. É necessário formular um plano e cronograma de trabalho de forma que as tarefas mais complexas e demoradas sejam concluídas durante um período de maior atividade corporal.

Fato interessante: Leonardo da Vinci não utilizou práticas tradicionais de sono-vigília. Em vez disso, ele trabalhou quatro horas seguidas, seguidas de intervalos de 15 minutos para dormir. Durante o sono, o corpo ganhou força e a atividade cerebral aumentou.

• Método do primeiro passo baseia-se no fato de que iniciar um negócio difícil é sempre difícil, mas para isso basta dar o primeiro passo. Avançar ainda mais será mais fácil, pois é sempre difícil para uma pessoa começar. Para que o primeiro passo seja bem-sucedido, deve ser criado um modelo específico segundo o qual operações semelhantes possam ser realizadas;
• Método de limite, ajudando a tomar decisões em caso de incerteza. Se uma pessoa não sabe que decisão tomar numa determinada situação, impõe-se uma certa limitação - por exemplo, em 10 minutos, escolha entre duas opções ou, se não tomar uma decisão, execute esta determinada ação;
• Método de gravação complexo assume que todas as anotações devem ser feitas em um caderno ou agenda, e não em muitos pedaços de papel espalhados. Desta forma será sempre mais fácil encontrar a informação que necessita, e esta nunca se perderá, estando anexada a toda a informação necessária;
• Método de gravação gráfica sugere que às vezes é mais fácil e conveniente exibir informações usando um quadro ou gráfico. Dessa forma, será mais compreensível e fácil de lembrar, e muito menos tempo será gasto na gravação.

Desvantagens do gerenciamento do tempo

O planejamento do gerenciamento do tempo sempre dá resultados tangíveis, mas ao mesmo tempo também apresenta uma série de desvantagens. Estes devem incluir pontos como:

1. Circunstâncias de força maior podem atrapalhar o cronograma. Mas, se as tarefas são planejadas, elas ainda precisam ser resolvidas, e então começa uma nova busca por tempo livre. A violação do cronograma estabelecido pode causar nervosismo e irritabilidade e, consequentemente, deterioração do bem-estar da pessoa;
2. Liberar tempo livre envolve usá-lo para realizar novas tarefas e, portanto, a pessoa se sobrecarrega deliberadamente de trabalho. Numa situação de aumento do volume de operações e aumento da produtividade, poderá ocorrer um aumento da fadiga que pode tornar-se crónica;
3. Ter uma programação clara é bom, mas pode parecer que todo dia é o Dia da Marmota. Todos os dias uma pessoa precisa fazer muitas coisas diferentes, depois das quais tudo começará de novo.

TOP 5 livros sobre gerenciamento de tempo

1. Trabalhe menos, faça mais - K. Gleason
2. Gerenciamento extremo de tempo - N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
3. A arte de acompanhar - A. Lakein
4. Movimentação do tempo. Como ter tempo para viver e trabalhar - G. Arkhangelsky
5. Gerenciamento de tempo rígido. Assuma o controle de sua vida - Dan S. Kennedy