Система за управление на времето. Цели, принципи, правила

Тази техника може да се използва не само на работа, но и в ежедневието, опитайте се да привикнете децата си към нея от детството. Измерено - анализирано - планирано - изпълнено - анализирано.Няколко стъпки в началния етап и многократно повторение ще доведат до автоматично изпълнение на действията, след известно време ще се превърнат в навик и ще се извършват на подсъзнателно ниво.

Управлението на времето е удобно

Като цяло, той може и трябва да бъде персонализиран за вас. Често време за организиране е необходимо само в случаите, когато го правим, защото трябва, забелязали ли сте? Изглежда интересно нещо, но може би ви е малко скучно, може би настроението или благополучието ви не са наред, може би просто сте мързеливи, тогава трябва да включите вътрешните механизми на самодисциплина, да коригирате мотивацията до желаното ниво и контролирайте дейностите си.

Спомняте ли си кога не трябва да правите това? В два случая: когато мързелът и безделието са пълни и когато сме толкова увлечени от работа или бизнес, че не забелязваме как минава времето. В такива случаи те казват: „Нямах време да погледна назад, но работният ден свърши.“

Къде е истината?

Истината винаги е някъде по средата, но ако някои препоръки помагат на един човек да бъде по-ефективен, то те могат да бъдат ефективни за поне още няколко души. Сега няма да обсъждаме как да организираме времето си, когато майчиният мързел ни е победил или когато ентусиазмът гори в душите ни. Ще споделя с вас два прости метода, които могат да бъдат ефективни за вас, когато просто трябва да работите.

2 лесни начина да организирате времето си

Първи начин:

Просто го направи.

Втори начин:

Просто си правете почивки по-често.

усмихваш ли се Виждам вашето неразбиране... Всъщност, приятели, методите са изпитани във времето. Уверявам ви, че за някои от вас те ще бъдат спасение в точния момент. По-добре е да правите повече почивки, може би след петнадесет минути, може би след 10 или 5 минути, но дори и в този случай ще продължите напред, а не ще стоите на едно място. Няма да забележите как ще се увлечете в работата и вече няма да имате нужда от почивки.

Относно техниките

Това са много прости начини да организирате времето си. Знам, че използването на неща като планиране на задачи, разделяне на задачи на важни и спешни, техниката “Pomodoro”, водене на дневник, използване и т.н., ще доведе до значително ускоряване на дейността ни, това е безспорно.

Но все пак трябва да намерите основното нещо, което тялото ви слуша и съзнанието ви не се съпротивлява твърде много. Намерете нещо, което ще ви помогне.

Да си разделим делата

Нека си припомним още веднъж, че всички наши дела могат да бъдат разделени на 4 групи:

Спешно - Важно
Важно - не е спешно
Спешно - Не е важно
Не е спешно - Не е важно

Намерете информация за този метод на Айзенхауер и научете как да го използвате в планирането си. И първо направете най-важните неща: спешни и важни. Този метод ми помогна много да се справя с огромния текучество от дела, който нямаше край и край по времето, когато работех като ръководител на клон на рекламна компания, като в същото време работех в няколко направления на еднаква важност.

Кой кого контролира?

Постепенно стана ясно, че вече не текучеството е това, което ме контролира, а аз си управлявам делата и успешно организирам времето си. Съветът на Артем Фариевич за „маймуната“, която мениджърите постоянно поставят на врата ми, помогна навреме; Научих се да им върна собствената си „маймуна“, те трябваше сами да се споразумеят с нея. Научих се да казвам „не“ навреме, да отказвам, без да обиждам другия, учтиво да прекратявам разговор, ако разбера, че той ми краде от времето.

Приятели, всичко това е много интересно, всъщност. Сега понякога дори е трудно да се разбере какво е по-ефективно при решаването и изпълнението на определени задачи. Важно е да разберете, че ще имате свои собствени методи, които ще работят за вас.

Когато осъзнаете, че знаете как да цените времето си и времето на другите хора, става ясно, че започвате да правите повече за същото време, както преди. Постепенно овладявате изкуството на управление на времето, чиято основна задача е организация на времето.

В ареста

Приятели, винаги трябва да помните, че ако започне претоварване, можете да спрете и да поемете дълбоко въздух и да издишате. Това също е страхотен продукт - помага! Винаги искаме баланс: психически, физически, материален... Животът ни пряко зависи от качеството на времето ни, което посвещаваме на работа, семейство, приятели и пътувания.

Когато знаем защо работим сами, а това със сигурност сме самите ние и най-скъпите хора в живота ни, несъмнено качеството на живота ни ще се подобри. И точно заради това си струва да живеем, създаваме и постигаме баланс между здраве, богатство и щастие.

Неистовият ритъм на съвременния живот често води до постоянна липса на време. „Срещи, доклади, планови срещи, срещи с клиенти, обаждания, проекти, личен живот – въртя се като катерица в колело, но нищо не свърша“, оплакват се някои. И така, каква е причината за един и същи период от време някои хора да постигат много повече от други? Отговорът е очевиден - в управление на времето, в компетентното му планиране и рационално използване, което в крайна сметка води до по-висока производителност.

Какво е управление на времето?

Управление на времето(Английско управление на времето - управление на времето) е процесът на организиране и планиране на вашето собствено време, което ви позволява да изпълнявате текущите задачи по-ефективно и продуктивно. Доброто управление на времето ви позволява да работите по-интелигентно, а не по-усърдно – така че можете да свършите повече неща за по-малко време, без значение колко обширен е вашият списък със задачи. Невъзможността да управлявате собственото си време не само вреди на продуктивността ви, но също така причинява стрес поради постоянно пропускане на крайни срокове.

Експертите разграничават два вида управление на времето: лично и корпоративно. В широк смисъл управлението на времето като подвид е механизъм за управление на времето на компанията. При корпоративното управление на времето основният акцент е върху управлението на работното време на всички служители на компанията, а рационалното използване на времето от всеки отделен служител е резултат от правилното изграждане на корпоративната система.

Управлението на времето в тесен смисъл е организиране на личното време на всеки човек. Това е от значение в тези случаи и за тези категории работници, които имат определена свобода на избор и имат гъвкав график. Когато човек е принуден самостоятелно да взема решения и да организира процеса на своята работа, той трябва да овладее технологии за организиране на личното време.

За какво е управлението на времето?

Ползите от използването на управление на времето са огромни:

Повишава се производителността и ефективността на труда.
Професионалната репутация се подобрява.
Нивото на стрес намалява (задачите се изпълняват навреме).
Разширяват се възможностите за кариерно развитие.
Страхотни възможности за постигане на важни житейски и кариерни цели.
Има повече лично време за общуване със семейството и приятелите.

В същото време неуспехът да управлявате времето си ефективно може да има някои много нежелани последици:

Нарушени срокове за изпълнение на задачите.
Неефективен работен процес.
Лошо качество на работа.
Лоша професионална репутация и липса на кариерно израстване.
По-високи нива на стрес.

Етапи на управление на времето

Управлението на времето включва няколко етапа, включително:

Поставяне на цели.
Планиране и разпределение на времето.
Делегиране на задачи и управление на ресурсите.
Анализ на разхода на време.
Време за запис.
Приоритизиране.
Изпълнение на задачите.
Мониторинг на постигането на целите, изпълнението на плановете, обобщаване на резултатите.

Основни правила за управление на времето

1. Направете списък със задачи

Първо трябва да вземете решение за списък с всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Избройте не само всички работни задачи, но и лични. Направете списък въз основа на задачите, които трябва да бъдат изпълнени през деня, седмицата, месеца, годината. Не забравяйте за личния си живот, срещи с приятели, посещение на клиниката, включете време за саморазвитие в списъка и не забравяйте за почивката.

2. Вземете отчитане на времето

След като сте съставили списък със задачи, трябва да напишете до всяка задача очакваното време (минути, часове, дни), необходимо за изпълнението й. Това ще ви бъде полезно по-късно, когато планирате ежедневието си.

3. Подредете приоритетите

По правило винаги има много задачи и е невъзможно да се направи всичко наведнъж. Ето защо е необходимо да се определят правилно приоритетите. Критериите за определяне на приоритетите могат да бъдат различни - това включва лични мотиви и финансови награди. Можете да използвате матрицата на Айзенхауер като ръководство, когато определяте приоритетите.

Матрица на случая Айзенхауер

Всички задачи са разделени на 4 групи:

Спешни и важни - изпълнени първи и изцяло (критични задачи).
На второ място се изпълняват важни, но не спешни задачи. Решаването на такива проблеми може да бъде отложено за известно време, но те също трябва да бъдат напълно разрешени.
Спешни, но не важни са задачи, които макар и спешни, не са критични. Препоръчително е изпълнението на такива задачи да се делегира на други лица, а ако това не е възможно, да се отложи, т.к. те „изяждат време“ за решаване на критични проблеми.
Неспешни и неважни са задачи, които нямат принципно значение и не носят последствия, ако не бъдат изпълнени. Можете спокойно да зачеркнете такива неща от списъка си.

4. Направете план за действие (задачи)

Имайки списък със задачи в ръка, техния приоритет и време, можете да създадете график на задачите за деня, седмицата, месеца. Сега, вместо да се тревожите за „отново нямах време да свърша цялата тази купчина неща“, разбирате, че сте завършили всичко, което реалистично бихте могли да свършите, като вземете предвид времето, което съществува в живота ви.

5. Филтриране на информация

В съвременния свят на информационни потоци е лесно да се изгубите във времето. Затова се научете да филтрирате целия информационен шум и се концентрирайте върху обработката само на информацията, от която наистина се нуждаете.

6. Не се разпръсквайте между задачите

Доведете докрай започнатата задача, не я оставяйте нерешена. Експертите в областта на управлението на времето отбелязват, че многократното връщане към „скучна задача“ намалява продуктивността на човек пет пъти!

Също така, не поемайте няколко задачи наведнъж (освен ако не сте многозадачен гуру, разбира се). Това ще отнеме повече време от изпълнението на всички задачи поотделно и може да намали качеството на изпълнението им.

7. Елиминирайте прахосниците на време

Елиминирайте всичко, което ви губи времето: гледане на социални мрежи, телевизионни предавания, ненужни паузи за кафе и разговори с колеги за нищо и т.н. Ако извършвате много рутинна работа (например събиране и обработка на данни), опитайте се да автоматизирате този процес, доколкото е възможно.

8. Поддържайте нещата организирани

Почистете вашия работен плот, организирайте и организирайте вашата документация, организирайте информацията във вашия компютър, бази данни за контакти и т.н. Всичко това ще улесни значително живота ви при търсене на необходимата информация (документи) и ще спести много време.

9. Работете в точно определено време

Всеки човек има свои собствени биоритми, определете кога е пикът на вашата активност. Именно в тези часове трябва да се изпълняват най-трудните задачи, защото... Максималната концентрация ще ви позволи да решавате подобни проблеми по-ефективно и ефикасно.

10. Не забравяйте за почивката

Не забравяйте да отделите време за себе си: отидете на фитнес, пътувайте, не забравяйте за хоби, прекарайте вечер със семейството си. Отпочиналият човек е ефективен и на работа!

Как да отговорите на следните въпроси на интервюто: Как управлявате времето си? Как планирате работния си ден? Какви техники и методи използвате при планирането? Дайте примери за това как използвате уменията за управление на времето, за да завършите успешно задача.

Ще разберете всички отговори на тези въпроси, като прочетете тази статия.

Какво е управление на времето?

Управление на времето- това е набор от знания, умения и способности, благодарение на които човек знае как да определя приоритети, точно да планира времето си, като по този начин повишава личната си продуктивност в организирането на работното си време.

„Докато не можете да управлявате времето си, не можете да управлявате нищо друго.” Питър Дракър

Перфекционизъм
Отлагане
Липса на знание
Липса на необходими инструменти и ресурси

1. Перфекционизъмправи много трудно изпълнението на задачите навреме. Много хора смятат, че това качество е сила, но именно постоянното желание за съвършенство и неудовлетвореността от получените резултати е една от причините за неефективното използване на времето. Чрез намирането на възможности да приемете „реалния“ резултат вместо „идеалния“, спестявате значителни ресурси за други неща. Има израз: „перфекционизмът е зло“, разбира се, всичко това е доста относително и във всяка отделна ситуация тази характеристика на личността може да бъде оценена по различен начин, но несъмнено в рамките на управлението на времето: перфекционизмът е ЗЛО!

2. Отлагане- постоянно отлагане на нещата за по-късно, нежелание за изпълнение на определени задължения. Думата „УТРЕ“ доминира в речника на отлагащите служители. Стив Джобс е казал много добре за такива хора: „Бедният, неуспешният, нещастният и нездравият е този, който често използва думата „утре“.

Не мога да ви спася от перфекционизма и отлагането; моята цел е да предоставя знания, да предоставя най-добрите техники и методи и да ви запозная с ресурси и инструменти за овладяване на умения за управление на времето. Независимо дали използвате получената информация или не - всичко зависи единствено от вашето желание. Въпреки това, след като прочетете тази статия, вие никога няма да бъдете същият.

Първо, предлагам ви да определите вашите умения за управление на времето. Пас

Когнитивният дисонанс се крие във факта, че от една страна не можем да контролираме времето като такова. Все пак времето е, което не можем да контролираме и сякаш времето ни контролира, а не ние него. Ние сме свикнали да възприемаме времето като нещо вечно и безгранично. Изглежда, че винаги има много от него. От друга страна, времето е един от най-ценните ресурси, които всички имаме. Важно е да разберете, че времето има свои собствени граници, всеки ден е съд с определен капацитет, който пълните с неща за вършене. Можете да го напълните с безполезни неща или можете да го напълните с неща, които работят за вашите задачи и ви водят до крайната ви цел.

Можем да контролираме себе си, как планираме деня си и как прекарваме работното си време. Интелигентното, продуктивно и икономично използване на този ресурс е важна част от оценката на служителя.

Времевата ефективност може да се постигне по два начина:

Постигнете значими резултати, като спестите време. Това означава, че знаете как да постигнете задача за минимално време.
Ефективното планиране на работното време ще намали броя и обема на задачите, които изпълнявате.

В тази статия съм съставил обобщение на шестте най-добри техники за управление на времето. С тяхна помощ можете да се научите да планирате и контролирате своите приоритетни задачи ежедневно.

Как да се научите да управлявате времето си?

6 най-добри метода за управление на времето:

Принцип на Парето
Матрицата на Айзенхауер
Мисловни карти
Пирамидата на Франклин
Метод ABCD
Първо изяжте жабата

1. Принцип на Парето

Принципът на Парето гласи, че малка част от причините, усилията и инвестициите са отговорни за голяма част от резултатите. Този принцип е формулиран от италианския икономист Вилфредо Парето през 1897 г. и оттогава е потвърден от количествени изследвания в различни области на живота:

20% усилия дават 80% от резултатите

Принципът на Парето в областта на управлението на времето може да се формулира по следния начин: приблизително 20% усилия и време са достатъчни, за да получите 80% от резултата.
Как точно определяте какви усилия е достатъчно да положите, за да получите добър резултат? Представете си, че търсите отговори на въпроси, които ви интересуват в книга. Според разглеждания принцип в 20% от текста ще намерите 80% от информацията, от която се нуждаете. Ако знаете точно какво ви интересува, можете бързо да прелистите книгата и внимателно да прочетете само отделни страници. По този начин ще спестите 80% от времето си.

2. Матрицата на Айзенхауер

Това е може би най-известната концепция за управление на времето днес, която ви позволява да приоритизирате. Тази техника, чието създаване се приписва на американския генерал Дуайт Айзенхауер, ви позволява да сортирате нещата както по тяхната спешност, така и по тяхната важност. Всеки разбира, че само ограничен брой задачи могат да бъдат изпълнени за един период от време. Понякога, без да се компрометира работата, само един. И всеки път трябва да решаваме КОЕ ТОЧНО? Американският президент Дуайт Айзенхауер организираше делата си в няколко важни категории, когато планираше своите дела.
В съответствие с така наречената матрица на Айзенхауер е необходимо всеки случай да се класифицира в един от четирите типа, посочени в диаграмата.

Матрицата на Айзенхауер

Важността на една задача се определя от това доколко резултатът от нейното изпълнение влияе върху вашия бизнес. А спешността се определя едновременно от два фактора: първо, колко бързо трябва да бъде изпълнена тази задача и второ, дали изпълнението на тази задача е обвързано с конкретна дата и определено време. Важността и спешността, разглеждани заедно, оказват влияние върху определянето на приоритетите.

Нека разгледаме по-отблизо кои случаи могат да бъдат класифицирани във всеки от четирите типа.

Тип I: „важен и спешен“.
Това са въпроси, които, ако не бъдат завършени навреме, ще доведат до значителни щети за вашия бизнес (например подновяване на лицензи, подаване на данъчни отчети и др.). Определен дял от такива случаи неизбежно ще присъстват в живота на всеки човек. Въпреки това, с предварителна подготовка (въпроси от тип II - „важни, но не спешни“), много кризи могат да бъдат предотвратени (например чрез изучаване на закона, развиване на добри отношения с влиятелни хора).

Това могат да бъдат и проекти с краен срок или спешни. Например посещение при лекар поради здравословни проблеми, изпращане на статия в списание до строго определен срок или попълване на доклад за резултатите от проучване. Тук нямаме избор. Работата на тази група трябва да бъде свършена, точка. В противен случай ще има сериозни проблеми.

Тип II: „важно, но не спешно“.
Това са неща, които са насочени към бъдещето: обучение, изучаване на обещаващи области на развитие на бизнеса, подобряване на оборудването, възстановяване на здравето и ефективността. Действия, които водят до вашата стратегическа цел. Например, научете чужд език, за да се преместите да работите в друга, по-обещаваща организация. Става въпрос и за предотвратяване на проблеми – поддържане на добра физическа форма. За съжаление често пренебрегваме подобни въпроси и оставяме разрешаването им на заден план. В резултат на това езикът никога не се учи, доходите не растат, а намаляват, здравето е застрашено.Тези неща имат една интересна особеност - ако се пренебрегват дълго време, тогава стават Важни - Спешни. В крайна сметка, ако не отидете на зъболекар поне веднъж годишно, рано или късно спешното посещение при него ще стане неизбежно.

Тип III: „неважно, но спешно“.
Много от тези неща всъщност не добавят голяма стойност към живота ви. Правим ги само защото ни се случват (дълъг телефонен разговор или изучаване на реклама, която идва по пощата), или по навик (посещение на изложби, където вече няма нищо ново). Това е същата ежедневна рутина, която отнема много време и енергия.

Тип IV: „не е важно и не е спешно“.
Това са всякакви начини за „убиване на времето“: злоупотреба с алкохол, „леко четене“, гледане на филми и т.н. Често прибягваме до това, когато не ни остават сили за продуктивна работа (да не се бърка с истинската почивка и комуникацията с близки и приятели - много важни въпроси.) Това е „молец“, който изяжда нашето време.

Докато се стремите към успеха на вашия бизнес, вие първо се опитвате да постигнете нещата, които сте определили като „важни“ – първо „спешните“ (Тип I) и след това „неспешните“ (Тип II). Останалото време може да бъде посветено на въпроси, които са „спешни, но не важни“ (тип III).
Трябва да се подчертае, че по-голямата част от работното време на служителя трябва да се изразходва за „важни, но не спешни“ въпроси (тип II). Тогава много кризисни ситуации ще бъдат предотвратени и появата на нови възможности за развитие на бизнеса вече няма да бъде неочаквана за вас.

Когато за първи път започнете да използвате тази система за приоритизиране, вероятно ще искате да категоризирате много от тези елементи като „важни“. Въпреки това, когато натрупате опит, ще започнете да преценявате по-точно важността на даден въпрос. Ще отнеме известно време, за да научите как да използвате системата за приоритизиране. Къде мога да го взема? Най-вероятно ще класифицирате работата по овладяване на техники за управление на времето като „важна, но не спешна“.
В образния израз на Стивън Кови (автор на международния бестселър „Седемте навика на високоефективните хора“), трябва да намерите време да „наточите триона“, тогава подготовката на дърва за огрев ще върви по-бързо.

Притча

Един мъж видял в гората дървар, който с голяма трудност отсякъл дърво с напълно тъпа брадва. Човекът го попитал:
- Скъпи, защо не си наточиш брадвата?
- Нямам време да наточа брадва - трябва да сеча! - изпъшка дърварят...

Следователно трябва „доброволно“ да отделите определено време за планиране на дейностите си, като отказвате да правите по-малко важни неща. Ако можете да направите това, можете да използвате новите си умения, за да освободите още повече време следващия път и да го използвате, за да научите повече. И така, чрез решимостта си да подобрите работната си ефективност, вие постепенно ще освободите време за развитие на личната си продуктивност.

Критерии за приоритизиране
Обикновено, когато оценяваме важността на определена задача, считаме за важни преди всичко онези неща, които трябва да се направят спешно (или „вчера“). Натрупването на неизпълнени задачи и обещания създава проблеми за вашата компания, а също така създава неприятни чувства лично за вас. Именно с тези „спешни“ въпроси се стремим да се справим първо. Но спешността не трябва да бъде единственият фактор, когато пишете списък със задачи и определяте реда, в който те трябва да бъдат изпълнени.
Опитът показва, че докато правите (или не правите) много спешни неща няма да повлияят много на вашия бизнес, има много неспешни неща, които могат да положат основата за бъдещ успех. Следователно, в допълнение към спешността, е необходимо да се обмисли доколко този или онзи въпрос влияе върху успеха на бизнеса, тоест да се определи и вземе предвид неговата важност.

3. Мисловни карти

Това е разработката на Тони Бюзън – известен писател, лектор и консултант по интелигентност, психология на ученето и проблеми на мисленето. Съществуват и такива преводи на фразата „Мисловни карти“ като „Психични карти“, „Психични карти“, „Мисловни карти“.

Мисловни картие метод, който ви позволява да:

Ефективно структурирайте и обработвайте информацията;
мислете, като използвате своя творчески и интелектуален потенциал.

Това е много красив инструмент за решаване на проблеми като изнасяне на презентации, вземане на решения, планиране на вашето време, запаметяване на големи количества информация, мозъчна атака, самоанализ, разработване на сложни проекти, лично обучение, развитие и т.н.

Области на употреба:
1. Презентации:
за по-малко време давате повече информация, като същевременно сте по-добре разбрани и запомнени;
провеждане на бизнес срещи и преговори.

2. Планиране:
управление на времето: план за деня, седмицата, месеца, годината...;
развитие на комплексни проекти, нови бизнеси...

3. Мозъчна атака:
генериране на нови идеи, креативност;
колективно решаване на сложни проблеми.

4. Вземане на решения:
ясна визия за всички плюсове и минуси;
по-балансирано и обмислено решение.

4. Пирамидата на Франклин

Това е готова система за планиране, която ви помага да управлявате правилно времето си и да постигате целите си. Бенджамин Франклин (1706-1790) - американец. напоени активист Б. Франклин се отличава с фантастична работоспособност и уникално чувство за цел. На двайсет години той прави план за постигане на целите си до края на живота си. През целия си живот той следваше този план, ясно планирайки всеки ден. Неговият план за постигане на целите му се нарича „Пирамидата на Франклин“ и изглежда по следния начин:

1. В основата на пирамидата са основните житейски ценности. Може да се каже, че това е отговорът на въпроса: „С каква мисия дойдохте на този свят?“ Какво искаш да получиш от живота? Каква следа на Земята искате да оставите след себе си? Има мнение, че няма дори 1% от хората, живеещи на планетата, които биха се замислили сериозно за това. С други думи, това е вектор на посока към вашата мечта.

2. Въз основа на житейските ценности всеки си поставя глобална цел. Кой иска да стане в този живот, какво смята да постигне?

3. Генералният план за постигане на целите е фиксирането на специфични междинни цели по пътя към постигане на глобална цел.

4. План за една три, пет години се нарича дългосрочен. Тук е важно да се определят точните срокове.

5. План за месец и след това за седмица е краткосрочен план. Колкото по-обмислено е, колкото по-често го анализирате и коригирате, толкова по-ефективна ще бъде работата.

6. Последната точка по отношение на постигането на целите е план за всеки ден.

5. Метод ABCD

Методът ABCD е ефективен начин за приоритизиране на задачите, които можете да използвате всеки ден. Този метод е прост и толкова ефективен, че може, ако се използва редовно и компетентно, да ви издигне до ранга на най-продуктивните и продуктивни хора във вашата сфера на дейност.
Силата на метода е неговата простота. Ето как работи. Започвате, като направите списък на всичко, което трябва да направите през следващия ден. Мислете на хартия.
След това поставяте буквата A, B, C, D или D пред всеки елемент от вашия списък.

Проблем тип "А"се определя като нещо, което е най-важно в даден момент, нещо, което трябва да направите или рискувате сериозни последствия. Задача от тип А може да е посещение на важен клиент или писане на доклад за вашия шеф. Тези задачи представляват истинските, зрели „жаби“ на вашия живот.
Ако имате повече от една задача „А“ пред себе си, вие ги подреждате по приоритет, като ги обозначавате с A-1, A-2, A-3 и т.н. Задача A-1 е най-голямата и най-грозната „жаба“ от всичко, с което трябва да се справите.

Проблем тип "B"се определя като този, който трябва да направите. Въпреки това последствията, в случай на неговото прилагане или неспазване, са доста леки. Такива задачи не са нищо повече от „попови лъжички“ в живота ви. Това означава, че ако не свършите подходящата работа, някой ще бъде недоволен или поставен в неравностойно положение, но във всеки случай нивото на важност на тези задачи не е близо до нивото на задачите от тип „А“. Обаждането по не толкова спешен въпрос или разглеждането на натрупани имейли може да представлява същността на задача от тип B.
Правилото, което трябва да следвате, е: никога не започвайте задача от тип B, докато все още имате незавършена задача A. Никога не позволявайте на „поповите лъжички“ да ви разсейват, докато голямата „жаба“ чака съдбата си да бъде изядена!

Проблем тип "B"се определя като нещо, което би било чудесно да се направи, но от което не трябва да се очакват последствия независимо дали го правите или не. Задача от тип B може да бъде обаждане на приятел, изпиване на чаша кафе, обяд с колега или вършене на личен бизнес през работно време. Този вид „събития“ нямат абсолютно никакво влияние върху работата ви.

Проблем тип "G"се оценява като работа, която можете да делегирате на някой друг. Правилото в този случай е, че трябва да делегирате на другите всичко, което могат, като по този начин освободите време за себе си, за да изпълните задачите от тип А, които вие и само вие можете да изпълните.

Проблем тип "D"представлява работа, която може да бъде напълно премахната от вашия списък със задачи. Това може да е задача, която преди е била важна, но сега вече не е актуална както за вас, така и за другите. Често това е работа, която вършите ден след ден или по навик, или защото изпитвате удоволствие да я вършите.

След като сте кандидатствали Метод ABCDкъм ежедневния си списък със задачи, вие сте организирали напълно работата си и сте подготвили основата за по-бързо изпълнение на по-важни задачи.

Най-важното условие, за да може методът ABCD наистина да работи за вас, е да спазвате следното изискване: започнете задача A-1 без забавяне и след това работете върху нея, докато бъде напълно завършена.Използвайте силата на волята си, за да започнете и продължите да работите по най-важната задача за вас в момента. Грабнете най-голямата си „жаба“ и я „яжте“ без да спирате до последната хапка.
Способността да анализирате списъка си със задачи за деня и да подчертаете задача A-1 ще послужи като отправна точка за постигане на наистина голям успех в дейностите ви, ще повиши самочувствието ви, ще ви изпълни със самоуважение и чувство за гордост от вашите постижения.
Когато придобиете навика да се концентрирате напълно върху най-важната си задача, т.е. задача A-1 - с други думи, върху изяждането на основната ви „жаба“ - ще се научите да правите два пъти или дори тройно, колкото хората наоколо Вие.

6. Изяжте първо жабата

Преход от трудно към лесно

Вероятно сте чували този въпрос: "Как бихте изяли слон?" Отговорът, разбира се, е „парче по парче“. Как бихте изяли най-голямата си и най-гадна „жаба“? По същия начин: ще го разделите на конкретни действия стъпка по стъпка и ще започнете от първото.

Започнете работния си ден с най-трудната задача и я изпълнете възможно най-бързо. Ще ви помогне да осъзнаете, че имате още много работа, а времето в работния ви ден е ограничено. Правенето на най-трудното нещо първо ще ви даде огромно чувство на удовлетворение. Използвайте това правило всеки ден и ще видите колко енергия получавате и колко ефективно протича работният ви ден. Постоянното отлагане на проблемна задача за края на деня означава, че все още ще мислите за тази задача цял ден и това ще ви попречи да се съсредоточите върху други задачи! Първо изяжте жабата и след това продължете да ядете слона парче по парче!

Инструменти за планиране на времето

Планирайте всеки ден предварително.
Чрез планиране ние се движим
бъдещето в настоящето и по този начин имаме
възможност да направите нещо
по отношение на него вече

Алън Лакин

Основни поколения „плановици“
Известните днес технологии и средства за организиране на работното време могат да бъдат разделени на няколко поколения - разликите тук са в принципите на записване на информацията и технологията на използване.

До 20-ти век планирането на работното време се извършва с помощта на примитивни методи: бележки, списъци със задачи и др. В началото на миналия век, заедно с развитието на бизнеса, нови инструменти стават широко разпространени, които улесняват мениджъра да планирате времето.
Идеята за адаптиране на домашен календар за работа в офиса възниква през 19 век и се материализира под формата на настолен календар през 1870 г. За всеки ден беше отделена една страница от календара, на която бяха посочени датата, денят, месецът и годината. Наличието на свободно място за бележки направи възможно воденето на необходимите бележки: преговори, срещи, разходи, срещи. В продължение на почти век настолният календар е основният инструмент за планиране на времето за мениджърите.

Резултатът от подобряването на настолния календар беше дневникът и седмичният плановик. Дневникът е непрекъснат календар с свободни листове под формата на удобен бележник с различни формати. Можете да вземете дневника със себе си на срещи и в командировки.
Седмичният дневник се оказа още по-удобен за мениджъра, в който беше възможно да се планира работната седмица и ден, да се следи изпълнението на записаните задачи, да се анализира изразходваното време (тъй като се появи почасова разбивка на работния ден), още бързо търсене на информация (в края на краищата тя вече беше групирана в 52 седмици, а не в 365 дни). През 80-те години седмичните календари на практика изместват настолните и стават толкова широко разпространени, че стават елемент от бизнес стила на предприятията.

Дизайнерската идея за комбиниране на календар, бележник и телефонен указател в един удобен инструмент успешно се материализира още през 1921 г. под формата на „органайзер“ (от английски организатор). Последващото подобрение на инструмента беше извършено чрез промяна на формата, дизайна, качеството на хартията и външната декорация. Тук устройствата за съхранение на информация и технически средства (календар, бележник, адресен и телефонен указател, държач за визитки, химикалка, микрокалкулатор) бяха комбинирани в един инструмент. В същото време нямаше ясна класификация и систематизация на записите.

Известният „мениджър на времето“ е създаден в Дания през 1975 г. Той реализира идеята за целенасочено планиране на лични резултати въз основа на стандартен класификатор на функции („ключови задачи“) и технология за реализиране на глобални събития („слонски задачи“). В същото време използването на „мениджър на времето“ се оказа приемливо само за хора, които са организирани и дисциплинирани по природа, а също така изисква значителни финансови разходи за обучение и придобиване.
Въпреки това наименованието на този тип „организатори“ – „тайм мениджър“ – се е наложило и днес обозначава общ подход към активното използване на времето като ресурс за управление.

Развитието на научно-техническия прогрес през последните десетилетия доведе до създаването на принципно нови електронни инструменти за планиране на времето от технологична гледна точка: електронен бележник, различни сервизни програми за компютри, мобилни телефони, смартфони и др.

Най-добрите съвременни технологии за управление на времето:

1.Trello е безплатно уеб приложение за управление на проекти в малки групи. Trello ви позволява да бъдете продуктивни и по-сътруднически. Trello са дъските, списъците и картите, които ви позволяват да организирате и приоритизирате проекти по забавен, гъвкав и лесен за промяна начин.

2. Evernote - уеб услуга и набор от софтуер за създаване и съхранение на бележки. Бележката може да бъде част от форматиран текст, цяла уеб страница, снимка, аудио файл или ръкописна бележка. Бележките могат също да съдържат прикачени файлове от други типове файлове. Бележките могат да бъдат сортирани в тетрадки, етикетирани, редактирани и експортирани.

Животът понякога задава много високи темпове и много неща се стоварват върху нас. И въпреки че всеки има еднакво време на ден, не всеки го използва изгодно. Някои хора имат време да спортуват, да работят и да отделят време за себеразвитие и своите близки. И някой може да работи цял ден и да се изненада да открие, че не е постигнал нищо важно.

Ние наистина искаме да направим всичко. Търсенето създава предлагане: появиха се много книги за лична ефективност, курсове за производителност и коучинг с обучение за успех и мотивация. И по-нататък-системи за управление на времето. сайтът разбира какво е управление на времето, кога ви помага да свършите всичко и кога се оказва безполезно и неефективно.

Какво е управление на времето

Управление на времето - Това са начини за управление на времето, които повишават ефективността на неговото използване.

Има много различни системи за управление на времето: едни и същи подходи се използват за натоварване на персонала и изчисляване на работните часове, за лични нужди-друго. Управлението на времето помага не само за изпълнение на работни задачи, но и за отделяне на достатъчно време за релаксация, спорт и общуване с любимите хора.

Когато управлението на времето е безполезно

Управлението на времето е важно за тези, които имат способността да управляват времето си независимо. Ако работите по строг график, който не може да бъде променян по никакъв начин,Ще бъде възможно да се планират само почивните дни. Но има и други ситуации, в които управлението на времето е безполезно.

Управление на времето - това не е вълшебно хапче, което ще помогнеуправлявайте всичко. Защото наистина управление на времето-Не става дума да трябва да правите всичко. Става въпрос за поддържане на важното и избягване на маловажното.- отказвам.

Управлението на времето е не е средство за мотивация.Управлението на времето няма да ви направи по-продуктивни и мотивацията ви няма да падне от небето, ако сте дълбоко отвратени от това, което правите. Най-важните-уверете се, че наистина искате да правите тези неща. Може би трябва да промените професионалната си сфера, вместо да се опитвате да правите повече и по-добре.

Управлението на времето не гарантира успех.Някои треньори ви убеждават, че просто трябва да научите тяхната техника-и веднага ще забогатеете, ще разрешите проблемите в семейството си и ще започнете да спортувате. Но не става така. Управление на времето-просто инструмент, който е безполезен без вашите усилия. Това е като да си купите химикалка, която велик писател е използвал, за да записва идеи, и да се надявате, че тези идеи сега ще ви хрумнат.

Техниките за управление на времето не са универсални, не са подходящи за всеки.Всяка авторска техника-това е само опитът на неговия създател. Но ние сме индивидуални, така че не винаги могат да се прилагат всички методи. Ако техниката не работи, не се насилвайте-просто потърси друг. Още по-добре-внимавай. Вие познавате себе си най-добре и как ви е най-удобно да работите. Някои хора са продуктивни сутрин, други вечер или дори през нощта.

Управлението на времето не ви принуждава да преодолеете себе си. Ставане в 5 сутринта или спане 4 часа и се чувствате зле-Това не е управление на времето. Също така, не се укорявайте, ако не можете да разрешите проблемите ефективно веднага. Дайте си разрешение да правите грешки. Някои методи няма да работят-опитайте други. Така че е възможно.

Как да управляваме времето

Има различни техники и инструменти за управление на времето. Те помагат на различни етапи: планиране, приоритизиране, оценка на резултатите.

Планирайте: поставете цели и задачи

Планиране - важна част от управлението на времето и ефективността. Можете да планирате или вечерта за следващия ден, или в началото на деня. Когато планирате, е важно да разделите целите и задачите. Мишена-общи и глобални. Целите са разделени на малки и специфични задачи. Например гол-представят тримесечни отчети. Ние го разделяме на малки специфични задачи: събираме данни за 3 месеца, обобщаваме ги в таблица, създаваме динамични графики, правим презентация.

Създавайте списъци със задачи за деня и по-дълги периоди-седмица или месец. За всяка задача трябва да определите краен срок, до който тя трябва да бъде изпълнена. Можете да използвате хартиени или електронни планери за това. Ежедневен плановик, дъска за лепкави бележки или приложения за планиране ще свършат работа.-например Trello или Wunderlist.

Ето как изглежда дъската със задачи в Trello-Това е електронен аналог на дъска с лепящи се бележки. Списъците и картите могат да бъдат организирани по всякакъв начин, който ви харесва.

Можете също така да разделите задача на стъпки и да маркирате кога сте изпълнили всяка от тях. Освен това трябва да определите срок за изпълнение на задачата и да се опитате да не я местите. Винаги отделяйте достатъчно време: имате нужда от 3 дни-легнете 4. Нещата винаги не вървят както планираме.

Определете приоритетите си

Можете да запишете десетки задачи. Те трябва да бъдат приоритизирани, а някои може дори да бъдат изоставени напълно.

Има два популярни начина за приоритизиране: ABC и матрицата на Айзенхауер.

ABC метод

Вземете списък със задачи и задайте ниво на приоритет на всяка с буквите A, B, C (някои хора също използват буквите D и E).

А - важни и спешни задачи, най-висок приоритет за изпълнение. Това са онези неща, чийто провал или забавяне може да има неприятни или сериозни последици. Например коригиране на грешка, която доведе до спиране на работата на уебсайта, особено ако бизнесът губи пари поради забавяне.
Б - важни, но неспешни задачи или такива, чието неизпълнение няма да доведе до сериозни последствия. Пример е прилагането на разработка, която ще помогне за увеличаване на продажбите. Това е важно, но ако го преместите малко, малко вероятно е да се случи нещо непоправимо.
C - задачи, които би било хубаво да изпълните: прекарайте вечер с приятели или организирайте вечеря за жена си.

До ниво D включват задачи, които могат да бъдат делегирани на подчинени, ид- които трябва да бъдат напълно изоставени.

Матрицата на Айзенхауер

Методът е кръстен на своя създател-Президентът на САЩ Дуайт Айзенхауер. Той имаше много задачи, така че ги приоритизира, разпределяйки ги в категории:

спешно, важно;
важно, неспешно;
спешно, маловажно;
маловажно, не спешно.

Листът е разделен на 4 квадрата, в които се побират задачите.

Матрицата на Айзенхауер: 4 квадрата с различна спешност и важност. Някои хартиени планери идват вече подредени в квадрати като тези.

Първо направете спешни и важни неща. Те имат пряко значение за вас и бъдещето, не могат да бъдат делегирани на никого. Важни, но неспешни задачи можете да изпълнявате спокойно и удобно сами или да делегирате на подчинени и да си сътрудничите с тях по време на изпълнението им. Опитайте се да прехвърлите спешните и маловажни неща на другите. Трябва напълно да се откажете от неспешното и маловажното.

Най-удобно е да приоритизирате задачите веднага, когато ги добавите към планировчика,-по този начин нищо ненужно няма да влезе в него.

Изпълнете задачите

Планирайте задачите и ги приоритизирайте-само половината работа. Сега трябва да ги завършим. Освен това обикновено всичко не върви по план: валят нови задачи, отлагаме, не вземаме предвид някои нюанси, които в крайна сметка изместват крайните срокове на задачата и в същото време изместват следващите задачи. Няма да можете да планирате всичко, но все пак можете да вземете предвид някои неща, за да сведете смущенията до минимум.

Не се опитвайте да изпълнявате няколко задачи едновременно

мозък - не е многозадачен компютър. Не ускоряваме процеса, ако се опитваме да правим всичко едновременно, а сме разпръснати между задачите. Разсейваме се, пропускаме важни неща, забавяме се, стресираме се, непрекъснато превключваме между задачите и се задълбочаваме в тях всеки път наново.

Премахнете всичко, което ви пречи да се концентрирате върху задачата

Затворете социалните мрежи и месинджърите, изключете звука на телефона си, почистете работното си място. Ако работите от вкъщи, изберете време и място, когато няма да бъдете прекъсвани от членове на семейството. В противен случай ще разпилеете вниманието си или дори ще започнете да отлагате.

Не се впускайте веднага в нови задачи

Първо, дайте им приоритет. Ако поставите нова задача, няма да имате време да завършите планираното-и сред тях може да има важни. По правило нищо няма да се случи, ако се договорите с колегите си, че ще изпълните новата задача утре. Няма много задачи, които трябва да бързате да свършите веднага.

Научете се да отказвате

Не всички задачи и проекти си струва да се поемат. Понякога се опитват да ни обвинят за нещо, което изобщо не трябва да правим. ПонякогаПросто няма смисъл да се заемате с нов проект, ако нямате време за него и не искате да се откажете от други. Дори ако най-добрият ви приятел през сълзи ви моли. Всеки има право на"Не " , запомни това.

Работете по начина, който ви подхожда най-добре

Ние всички наистина различен. Имаме различни темпераменти, в живота ни се случват различни събития, активни сме по различно време и по различни начини. Например, ако ви е трудно да се концентрирате върху задача за дълго време-опитайте техниката"Домат" . Наречен е на кухненския таймер във формата на домат, който отброява 25 минути. Задайте таймер за 25 минути и работете само през това време. След това почивка от 5 или 10 минути.

И ако имате възможност да промените работния си график, за да ви е удобно-не се отказвай от него.

Оценете резултата

Изпълних задачата-анализирайте какво е било добро и каквоНе. Може би някои инструменти за управление на времето не са подходящи за вас. Техника"Домат" няма да ви направи продуктивни, ако предпочитате да работите час и половина до два часа и след това да си вземете добра почивка.

Обърнете внимание на това, което пречи на изпълнението на задачата: умора, разсеяност от имейл или пеене заедно с любимия ви изпълнител. Следващия път се опитайте да премахнете дразнителите.

Почини си

Важен компонент на управлението на времето-Почивка. Планирайте кратки почивки през деня, определете времето, след което няма да вършите работа. Опитайте се да си почивате много през уикендите и да не носите работа вкъщи. Никой не може да бъде продуктивен 24/7. Трябва да си починем и да възстановим ресурсите си. Включете упражнения, време с любимите хора и достатъчно сън в графика си.

Също така имайте предвид, че след спешен случай ще ви трябва повече време за възстановяване.

Не забравяйте кое е важното

В допълнение към работните задачи, проекти и кариери, в живота има още много невероятни и красиви неща. Наистина ли е необходимо да се заемете с осмия проект за престижна компания или да спечелите пари за най-новата кола, ако това ви лишава от време с вашите деца и близки? Не забравяйте, че не всичко се измерва с пари и успех. Планирайте така, че да не съжалявате по-късно, че сте пропуснали нещо много важно за себе си.

В контекста на бързото развитие на обществото и ежедневното получаване на голямо количество информация, човек се нуждае от все повече време, за да използва пълноценно предоставените ресурси. Ускоряването на темпото на живот води до факта, че хората трябва или да пожертват нещо в името на основните си цели, или да организират дейността си по най-рационалния и ефективен начин, намалявайки разходите за време. Управлението на времето може да им помогне в това като вид насока или технология за управление на времето, която им позволява да използват този най-ценен ресурс по правилния начин.

Хаотичната структура на дейностите, разстройството в графика на операциите и липсата на добре обмислен план за действие водят до факта, че човек няма време да завърши всички необходими неща. В резултат на това възниква напрежение, нервност, загуба на енергия и време, което се отразява негативно на резултатите от живота на хората.

Управлението на времето е насочено към рационализиране на вашите действия и операции, както и изграждане на график за тяхното изпълнение, за да постигнете целите си възможно най-пълно и с минимално време.

Историята на управлението на времето

Още в древността хората са се опитвали да структурират своя режим на дейност по такъв начин, че да изпълняват необходимите дейности за кратко време и в същото време да постигнат максимален ефект. На управлението на времето обаче не беше обърнато достатъчно внимание, защото не беше наистина необходимо.

Интересен факт:Римският философ Сенека пръв смята, че рационалното използване на времето може да увеличи човешката производителност. Концепцията за управление на времето в исторически смисъл първоначално принадлежеше на философско движение, а след това се превърна в отделна област на изследване, имаща не само теоретична основа, но и практическа база от знания.

С развитието на научно-техническия прогрес и ускоряването на темпото на живот в обществото се появява нова посока на мислене - управление на времето - наука за управление на времето. Формирането на тази концепция датира от втората половина на 20 век. (70-80), когато както учени от световната общност, така и нашите сънародници започнаха сериозно да изучават този въпрос.

През 21 век теорията и практиката за управление на времето се използва широко от различни категории и групи хора. Те включват служители на предприятия, фрийлансъри, домакини и хора, занимаващи се със свободно творчество, тоест почти всеки човек трябва да проучи подробно правилата и методите за управление на времето, за да увеличи производителността на работа и у дома.

Целта и задачите на управлението на времето

Основната цел на управлението на времето, въз основа на същността на тази концепция, е управлението на времето и постигането на най-положителен резултат. В съответствие с поставената цел управлението на времето решава следните задачи:

подреждане на операции и действия по приоритет за дадено лице;
ранжиране на целите по важност;
разпределение на задълженията и отговорностите между членовете на група или екип;
изграждане на график за извършване на операции като най-ефективен начин за планиране на времето (вижте?);
изграждане на най-рационален модел на поведение при използване на временен ресурс;
повишаване на производителността на труда и, като следствие, неговата ефективност и ефективност;
търсене на скрити резерви от време, които могат да бъдат използвани по-ефективно.

Изброените задачи представляват разширени области на дейност и следователно всеки блок може да бъде разделен на множество по-малки подзадачи. Какви точно ще бъдат те, всеки сам решава сам. Основното е, че всички те трябва да се подчиняват на основната цел.

Решавайки тези проблеми, всеки човек може да се научи как компетентно да управлява времето си, като го използва възможно най-ефективно. Тази дейност ви позволява да научите самоконтрол и анализ, самостоятелно изучаване на различни техники и практики и организиране на лично време за работа и почивка.

Както всяка друга област на знанието, управлението на времето се основава на определени принципи, разработени от специалисти и приети като основа за използване. Необходимо е да се подчертаят следните принципи на управление на времето:

Планиране

Ефективното управление на времето е възможно само ако то е ясно разделено на конкретни периоди за извършване на всякакви действия. В същото време за удобство можете да използвате различни методи за планиране - пишете в бележник или органайзер, в специални приложения на вашия телефон или компютър. Визуалното планиране ви позволява да дадете визуална оценка на съставения график, което помага да се анализира по-подробно за ефективност.

Важно:Някои хора, въпреки че правят план за деня, не го записват, но пазят всички точки в главите си. Този метод на планиране е неефективен, тъй като в крайна сметка можете да пропуснете някои точки или да объркате точките на плана, което може да доведе до нерационално използване на времеви ресурси.

Определяне на трудността на изпълнение на задачите

При изготвянето на план е необходимо да се вземе предвид фактът, че някои задачи и операции са по-сложни, изискващи максимална концентрация или голямо време. Те трябва да се изпълняват първо и за предпочитане през първата половина на деня, тъй като през този период човек има повече сила, той е концентриран и продуктивността му е много по-висока.

След като завършите сложни задачи, вече можете да се включите в по-прости операции, които могат да се извършват в полуавтоматичен, познат режим. Ако изградите график в обратна форма, тоест правете първо лесни неща, а след това трудни, тогава с голяма степен на вероятност човек няма да може да върши тежка работа, тъй като просто няма да му останат сили;

Разделяне на сложни процеси на прости

Ако по време на планирането се появят особено сложни елементи, които изискват изразходване на голямо количество ресурси, най-добре е да ги разделите на по-малки. В този случай привидно невъзможна цел ще бъде постигната, когато се постигне набор от прости подцели;

Намиране на скрити резерви от време

Често хората не забелязват, че някои периоди от време могат да бъдат използвани по-продуктивно, а вместо това ги харчат за безполезни неща. Бичът на съвременното общество са социалните мрежи и интернет, в които има толкова много информация (полезна и не толкова), че понякога човек не забелязва как може да прекара няколко часа подред на компютър или телефон.

Това време може много добре да се използва по-ефективно. Необходимо е да идентифицирате сами тези операции, които са неефективни и ненужни, и да започнете да намалявате времето, прекарано в тях. Вместо това можете да измислите дейности за себе си, които наистина биха дали някои положителни резултати.

Освен това можете ефективно да комбинирате две дейности, ако те не си пречат. Например, ако човек чака на опашка, той може едновременно да прочете информационна научна статия за своята професия или да започне да прави план за следващия ден;

Мотивация

Мотивираният човек извършва дейности с много по-голяма продуктивност. Вътрешната мотивация е вид лост или катализатор, благодарение на който се проявява по-висока степен на постоянство, концентрация и фокус върху постигането на крайния резултат (виж).

Мотивацията може да бъде изразена в определена форма и най-често това е финансов резултат, тоест получаване на пари за свършена работа. За да се мотивирате, можете да помислите за какви ползи ще бъдат изразходвани парите.

В допълнение, мотивацията може да бъде и чисто емоционална, когато човек получава психологическо или физическо удовлетворение от резултата от своите дейности (виж).

Ефективното управление на времето включва спазването на определени правила на поведение, които са както следва:

използва различни средства и техники за планиране на времето си;
поддържайте работното си място чисто, за да не губите време в търсене на документи;
не изучавайте информация, която не е необходима за изпълнение на конкретна задача;
не губете време безполезно в сърфиране в социалните мрежи;
не правете няколко неща едновременно, концентрирайте се върху едно нещо;
научете се да отказвате на хората, ако ви помолят да вършите работа, от която не се нуждаете (вижте);
определете периодите, през които имате най-висока умствена и физическа активност - вършете трудна работа по това време;
Намерете време да се отпуснете и се научете да се отпускате напълно, а не на пристъпи.

Правилата за управление на времето са насочени към общо определяне на тактиката за организиране на работния процес. Използването им е необходимо, за да се увеличи ефективно производителността на човек и да се формулира линията на поведението му по време на работния процес.

Методи за управление на времето

Управлението на времето е ръководство за действие, насочено към управление на времето, и съдържа конкретни методи за извършване на тази дейност. Сред тях най-често използваните методи са:

Метод за създаване на работен график въз основа на биоритми - „нощен бухал“ или „чучулига“. Той приема, че всеки човек принадлежи към един от двата вида биоритми, чиято активност се проявява в различни часове на деня. Необходимо е да се формулира работен план и график по такъв начин, че най-сложните и отнемащи време задачи да се изпълняват в период на повишена телесна активност.

Интересен факт:Леонардо да Винчи не е използвал традиционни практики за сън и бодърстване. Вместо това той работи четири часа без прекъсване, последвани от 15-минутни почивки за сън. По време на сън тялото придобива сила и мозъчната активност се увеличава.

Метод на първата стъпкасе основава на факта, че започването на труден бизнес винаги е трудно, но за да направите това, просто трябва да направите първата стъпка. По-нататъшното развитие ще бъде по-лесно, тъй като винаги е трудно човек да започне. За да бъде първата стъпка успешна, трябва да се създаде специфичен шаблон, според който да се извършват подобни операции;
Метод на границата, помагайки за вземане на решения в случай на несигурност. Ако човек не знае какво решение да вземе в конкретна ситуация, той си поставя определено ограничение - например за 10 минути да избере от две възможности или, ако не вземе решение, да предприеме това конкретно действие;
Сложен метод на записпредполага, че всички бележки трябва да се правят в една тетрадка или органайзер, а не на много разпръснати листове хартия. По този начин винаги ще бъде по-лесно да намерите информацията, от която се нуждаете, и тя никога няма да се загуби, като бъде прикрепена към цялата необходима информация;
Графичен метод на записпредполага, че понякога е по-лесно и по-удобно да се показва информация с помощта на диаграма или графика. По този начин ще бъде по-разбираемо и по-лесно за запомняне и ще се изразходва много по-малко време за запис.

Недостатъци на управлението на времето

Планирането на управление на времето винаги дава осезаеми резултати, но в същото време има и редица недостатъци. Те трябва да включват точки като:

Форсмажорни обстоятелства могат да нарушат графика. Но ако задачите са планирани, те все още трябва да бъдат решени и тогава започва ново търсене на свободно време. Нарушаването на установения график може да доведе до нервност и раздразнителност и в резултат на това влошаване на благосъстоянието на човек;
Освобождаването на свободното време включва използването му за изпълнение на нови задачи и следователно човек умишлено се претоварва с работа. В ситуация на увеличаване на обема на операциите и увеличаване на производителността, може да има увеличаване на умората, която може да стане хронична;
Добре е да имате ясен график, но може да се почувствате така, сякаш всеки ден е Ден на мармота. Всеки ден човек трябва да прави много различни неща, след което всичко ще започне отначало.

ТОП 5 книги за управление на времето

Работете по-малко, свършете повече - К. Глийсън
Екстремно управление на времето - Н. Мрочковски, А. Толкачев
Изкуството да бъдеш в крак - А. Лейкин
Каране във времето. Как да имаме време да живеем и работим - Г. Архангелски
Строго управление на времето. Поемете контрола над живота си - Дан С. Кенеди