Laika vadības sistēma. Mērķi, principi, noteikumi

Šo paņēmienu var izmantot ne tikai darbā, bet arī ikdienā, mēģiniet pieradināt bērnus pie tā jau no bērnības. Mērīts - analizēts - plānots - izpildīts - analizēts. Daži soļi sākotnējā posmā un atkārtota atkārtošana novedīs pie darbību izpildes automātiski, pēc kāda laika tas kļūs par ieradumu un tiks veikts zemapziņas līmenī.

Laika pārvaldība ir ērta

Kopumā to var un vajag pielāgot sev. Bieži vien laika organizēšana ir nepieciešama tikai tajos gadījumos, kad to darām, jo ​​tas ir jādara, vai esat pamanījuši? Šķiet interesanta lieta, bet varbūt tev ir mazliet garlaicīgi, varbūt garastāvoklis vai pašsajūta nav pareiza, varbūt vienkārši slinkums, tad jāieslēdz iekšējie pašdisciplīnas mehānismi, jāpielāgo motivācija līdz vajadzīgajam līmenim un kontrolēt savas darbības.

Vai atceries, kad tev tas nebija jādara? Divos gadījumos: kad slinkums un slinkums ir pilnīgs, un kad mūs tik ļoti aizrauj darbs vai bizness, ka nepamanām, kā paiet laiks. Šādos gadījumos viņi saka: "Man nebija laika atskatīties, bet darba diena bija beigusies."

Kur ir patiesība?

Patiesība vienmēr ir kaut kur pa vidu, tomēr, ja daži ieteikumi palīdz vienam cilvēkam būt efektīvākam, tad tie var būt efektīvi vēl vismaz vairākiem cilvēkiem. Tagad nerunāsim par to, kā organizēt savu laiku, kad mūs ir pārņēmis mātes slinkums vai dvēselē deg entuziasms. Es dalīšos ar jums divās vienkāršās metodēs, kas var būt efektīvas, kad jums vienkārši jāstrādā.

2 vienkārši veidi, kā organizēt savu laiku

Pirmais veids:

Vienkārši dari to.

Otrais veids:

Vienkārši paņemiet pārtraukumus biežāk.

Vai tu smaidi? Es redzu jūsu neizpratni... Patiesībā, draugi, metodes ir laika gaitā pārbaudītas. Es jums apliecinu, ka dažiem no jums tie būs glābšanas riņķis īstajā brīdī. Labāk ir ņemt vairāk pārtraukumu, varbūt pēc piecpadsmit minūtēm, varbūt pēc 10 vai 5 minūtēm, bet arī šajā gadījumā jūs virzīsities uz priekšu un nestāvēsit uz vietas. Tu nepamanīsi, kā iesaistīsies darbos un pārtraukumi tev vairs nebūs vajadzīgi.

Par tehnikām

Šie ir ļoti vienkārši veidi, kā organizēt savu laiku. Es zinu, ka, izmantojot tādas lietas kā uzdevumu plānošana, uzdevumu sadalīšana svarīgos un steidzamos, “Pomodoro” tehnika, dienasgrāmatas kārtošana, lietošana utt., būtiski paātrinās mūsu aktivitātes, tas ir neapstrīdami.

Bet tomēr jāatrod galvenais, kam tavs ķermenis klausās un apziņa pārāk nepretojas. Atrodiet kaut ko, kas jums palīdzēs.

Sadalīsim savas lietas

Atcerēsimies vēlreiz, ka visas mūsu lietas var iedalīt 4 grupās:

• Steidzami - svarīgi
• Svarīgi — nav steidzami
• Steidzami — nav svarīgi
• Nav steidzami — nav svarīgi

Atrodiet informāciju par šo Eizenhauera metodi un uzziniet, kā to izmantot plānošanā. Un vispirms dariet vissvarīgākās lietas: steidzamas un svarīgas. Šī metode man ļoti palīdzēja tikt galā ar milzīgo lietu apgrozījumu, kam nebija gala un gala laikā, kad strādāju par reklāmas kompānijas filiāles vadītāju un paralēli strādāju vairākās jomās. vienāda nozīme.

Kurš kuru kontrolē?

Pamazām kļuva skaidrs, ka mani vairs nekontrolē apgrozījums, bet gan tas, ka es kārtoju savas lietas un veiksmīgi organizēju savu laiku. Artema Farijeviča padoms par “pērtiķi”, ko vadītāji pastāvīgi man uzlika uz kakla, palīdzēja savlaicīgi; es iemācījos viņiem atdot savu “pērtiķi”, viņiem pašiem ar to bija jāvienojas. Iemācījos laicīgi pateikt “nē”, atteikties, neaizvainojot otru cilvēku, pieklājīgi beigt sarunu, ja sapratu, ka viņš zog manu laiku.

Draugi, patiesībā tas viss ir ļoti interesanti. Tagad dažkārt pat grūti saprast, kas konkrētu uzdevumu risināšanā un izpildē ir efektīvāks. Ir svarīgi saprast, ka jums būs savas metodes, kas jums noderēs.

Kad saprotat, ka zināt, kā novērtēt savu un citu cilvēku laiku, kļūst skaidrs, ka jūs sākat paveikt vairāk tajā pašā laikā kā iepriekš. Jūs pamazām apgūstat laika plānošanas mākslu, kuras galvenais uzdevums ir laika organizācija.

Aizturēts

Draugi, jums vienmēr jāatceras, ka, ja sākas pārslodze, varat apstāties un dziļi elpot un izelpot. Šis ir arī lielisks produkts – tas palīdz! Mēs vienmēr vēlamies līdzsvaru: garīgo, fizisko un materiālo... Mūsu dzīve ir tieši atkarīga no mūsu laika kvalitātes, ko veltām darbam, ģimenei, draugiem un ceļojumiem.

Kad mēs zinām, kāpēc mēs strādājam paši, un tas noteikti esam mēs paši un visdārgākie cilvēki mūsu dzīvē, bez šaubām, mūsu dzīves kvalitāte uzlabosies. Un tieši tāpēc ir vērts dzīvot, radīt un panākt līdzsvaru starp veselību, bagātību un laimi.

Mūsdienu dzīves trakulīgais ritms bieži noved pie pastāvīga laika trūkuma. "Sapulces, atskaites, plānošanas sanāksmes, tikšanās ar klientiem, zvani, projekti, personīgā dzīve - es griežos kā vāvere ritenī, bet man nekas nesanāk," daži sūdzas. Tātad, kāds ir iemesls tam, ka tajā pašā laika periodā daži cilvēki paveic daudz vairāk nekā citi? Atbilde ir acīmredzama - iekšā laika organizēšana, kompetentā plānošanā un racionālā izmantošanā, kas galu galā rada augstāku produktivitāti.

Kas ir laika vadība?

Laika organizēšana(angļu time management – ​​time management) ir sava laika organizēšanas un plānošanas process, kas ļauj efektīvāk un produktīvāk veikt aktuālos uzdevumus. Laba laika pārvaldība ļauj strādāt gudrāk, nevis grūtāk — lai jūs varētu paveikt vairāk lietu īsākā laikā neatkarīgi no tā, cik plašs ir jūsu uzdevumu saraksts. Nespēja pārvaldīt savu laiku ne tikai kaitē jūsu produktivitātei, bet arī rada stresu pastāvīgi nokavētu termiņu dēļ.

Eksperti izšķir divus laika pārvaldības veidus: personīgo un korporatīvo. Plašā nozīmē laika vadība kā pasuga ir uzņēmuma laika pārvaldības mehānisms. Korporatīvajā laika pārvaldībā galvenais uzsvars tiek likts uz visu uzņēmuma darbinieku darba laika pārvaldību, un katra atsevišķa darbinieka racionāla laika izmantošana ir korporatīvās sistēmas pareizas uzbūves rezultāts.

Laika vadība šaurā nozīmē ir katras personas personīgā laika organizēšana. Tas ir svarīgi tajos gadījumos un tām darbinieku kategorijām, kurām ir noteikta izvēles brīvība un elastīgs grafiks. Kad cilvēks ir spiests patstāvīgi pieņemt lēmumus un organizēt sava darba procesu, viņam jāapgūst personīgā laika organizēšanas tehnoloģijas.

Kam domāta laika vadība?

Laika pārvaldības izmantošanas priekšrocības ir milzīgas:

1. Palielinās produktivitāte un darba efektivitāte.
2. Uzlabojas profesionālā reputācija.
3. Samazinās stresa līmenis (uzdevumi tiek izpildīti laikā).
4. Paplašinās karjeras izaugsmes iespējas.
5. Lieliskas iespējas sasniegt svarīgus dzīves un karjeras mērķus.
6. Ir vairāk personiskā laika, lai sazinātos ar ģimeni un draugiem.

Tajā pašā laikā nespēja efektīvi pārvaldīt savu laiku var radīt dažas ļoti nevēlamas sekas:

1. Pārkāpti uzdevumu izpildes termiņi.
2. Neefektīva darbplūsma.
3. Slikta darba kvalitāte.
4. Slikta profesionālā reputācija un karjeras izaugsmes trūkums.
5. Augstāks stresa līmenis.

Laika vadības posmi

Laika pārvaldība ietver vairākus posmus, tostarp:

1. Mērķu izvirzīšana.
2. Plānošana un laika sadale.
3. Uzdevumu deleģēšana un resursu pārvaldība.
4. Laika patēriņa analīze.
5. Ierakstīšanas laiks.
6. Prioritātes noteikšana.
7. Uzdevumu īstenošana.
8. Mērķu sasniegšanas uzraudzība, plānu īstenošana, rezultātu summēšana.

Laika plānošanas pamatnoteikumi

1. Izveidojiet uzdevumu sarakstu

Vispirms jums jāizlemj par visu veicamo uzdevumu sarakstu. Uzskaitiet ne tikai visus darba uzdevumus, bet arī personīgos. Izveidojiet sarakstu, pamatojoties uz uzdevumiem, kas jāpaveic dienas, nedēļas, mēneša, gada laikā. Neaizmirstiet par savu personīgo dzīvi, tikšanos ar draugiem, klīnikas apmeklējumu, iekļaujiet sarakstā laiku sevis pilnveidošanai un neaizmirstiet par atvaļinājumu.

2. Veikt laika uzskaiti

Kad esat sastādījis uzdevumu sarakstu, pie katra uzdevuma ir jāieraksta paredzamais laiks (minūtes, stundas, dienas), kas nepieciešams tā izpildei. Tas noderēs vēlāk, plānojot savu ikdienas rutīnu.

3. Nosakiet prioritātes

Parasti vienmēr ir daudz uzdevumu, un nav iespējams visu izdarīt uzreiz. Tāpēc ir pareizi jānosaka prioritātes. Prioritāšu noteikšanas kritēriji var būt dažādi – tie ietver personīgos motīvus un finansiālus ieguvumus. Jūs varat izmantot Eizenhauera matricu kā ceļvedi, nosakot prioritātes.

Eizenhauera lietas matrica

Visi uzdevumi ir sadalīti 4 grupās:

1. Steidzami un svarīgi - izpildīts pirmais un pilnībā (kritiski uzdevumi).
2. Svarīgi, bet ne steidzami darbi tiek veikti otrie. Šādu problēmu risināšanu var atlikt uz noteiktu laiku, bet arī tās ir jāatrisina pilnībā.
3. Steidzami, bet ne svarīgi ir uzdevumi, kas, lai arī steidzami, nav kritiski. Šādu uzdevumu izpildi vēlams deleģēt citām personām, un, ja tas nav iespējams, tad atlikt, jo viņi “apēd laiku”, lai atrisinātu kritiskas problēmas.
4. Nav steidzami un nav svarīgi uzdevumi, kuriem principā nav nozīmes un kuriem nav nekādas sekas, ja tie netiek izpildīti. Jūs varat droši svītrot šādas lietas no sava saraksta.

4. Izveidojiet rīcības plānu (uzdevumus)

Ja jums ir uzdevumu saraksts, to prioritāte un laiks, varat izveidot uzdevumu grafiku dienai, nedēļai, mēnesim. Tagad tā vietā, lai uztraukties par “man atkal nebija laika darīt visu šo lietu kaudzi”, jūs saprotat, ka esat pabeidzis visu, ko reāli varējāt paveikt, ņemot vērā laiku, kas pastāv jūsu dzīvē.

5. Filtrējiet informāciju

Mūsdienu informācijas plūsmu pasaulē ir viegli pazust laikā. Tāpēc iemācieties filtrēt visu informācijas troksni un koncentrēties tikai uz tās informācijas apstrādi, kas jums patiešām ir nepieciešama.

6. Neizkliedējiet sevi starp uzdevumiem

Pabeidziet iesākto uzdevumu, neatstājiet to neatrisinātu. Laika menedžmenta speciālisti atzīmē, ka atkārtota atgriešanās pie “garlaicīga uzdevuma” samazina cilvēka produktivitāti piecas reizes!

Tāpat neuzņemieties vairākus uzdevumus vienlaikus (ja vien jūs, protams, neesat daudzuzdevumu guru). Tas prasīs vairāk laika, nekā visu uzdevumu veikšana atsevišķi, un var pasliktināties to izpildes kvalitāte.

7. Likvidējiet laika tērētājus

Likvidējiet visu, kas tērē jūsu laiku: sociālo tīklu skatīšanās, televīzijas šovi, nevajadzīgas kafijas pauzes un sarunas ar kolēģiem par neko utt. Ja veicat daudz rutīnas darbu (piemēram, vācat un apstrādājat datus), mēģiniet pēc iespējas automatizēt šo procesu.

8. Sakārtojiet lietas

Notīriet darbvirsmu, kārtojiet un kārtojiet savu dokumentāciju, kārtojiet informāciju datorā, kontaktpersonu datu bāzes utt. Tas viss ievērojami atvieglos jūsu dzīvi, meklējot nepieciešamo informāciju (dokumentus), un ietaupīs daudz laika.

9. Strādāt noteiktos laikos

Katram cilvēkam ir savi bioritmi, nosakiet, kad ir jūsu maksimālā aktivitāte. Tieši šajās stundās jāveic grūtākie uzdevumi, jo... Maksimālā koncentrēšanās ļaus efektīvāk un efektīvāk risināt šādas problēmas.

10 . Neaizmirstiet par atpūtu

Noteikti veltiet laiku sev: dodieties uz sporta zāli, ceļojiet, neaizmirstiet par hobiju, pavadiet vakaru kopā ar ģimeni. Atpūties cilvēks ir efektīvs arī darbā!

Kā atbildēt uz šādiem intervijas jautājumiem: Kā jūs plānojat savu laiku? Kā plānojat savu darba dienu? Kādus paņēmienus un metodes jūs izmantojat plānošanā? Sniedziet piemērus, kā jūs izmantojat laika pārvaldības prasmes, lai veiksmīgi izpildītu uzdevumu.

Visas atbildes uz šiem jautājumiem uzzināsiet, izlasot šo rakstu.

Kas ir laika vadība?

Laika organizēšana- tas ir zināšanu, prasmju un iemaņu kopums, pateicoties kuram cilvēks prot noteikt prioritātes, precīzi plāno savu laiku, tādējādi palielinot personīgo produktivitāti darba laika organizēšanā.

"Kamēr jūs nevarat pārvaldīt savu laiku, jūs nevarat pārvaldīt neko citu." Pīters Drukers

1. Perfekcionisms
2. Vilcināšanās
3. Zināšanu trūkums
4. Nepieciešamo instrumentu un resursu trūkums

1. Perfekcionisms apgrūtina uzdevumu izpildi laikā. Daudzi uzskata, ka šī īpašība ir spēks, taču tieši nemitīgā tieksme pēc pilnības un neapmierinātība ar iegūtajiem rezultātiem ir viens no neefektīvas laika izmantošanas cēloņiem. Atrodot iespējas pieņemt “īsto”, nevis “ideālo”, jūs ietaupāt ievērojamus resursus citām lietām. Ir izteiciens: “perfekcionisms ir ļaunums”, protams, tas viss ir diezgan relatīvi un katrā atsevišķā situācijā šo personības īpašību var vērtēt savādāk, tomēr neapšaubāmi laika menedžmenta ietvaros: perfekcionisms ir ĻAUNUMS!

2. Vilcināšanās- pastāvīga lietu atlikšana uz vēlāku laiku, nevēlēšanās veikt noteiktus pienākumus. Vārds “RĪT” dominē darbinieku vilcināšanās leksikā. Stīvs Džobss ļoti labi par šādiem cilvēkiem ir teicis: "Nabagie, neveiksmīgie, nelaimīgie un neveselīgie ir tie, kas bieži lieto vārdu "rīt".

Es nevaru jūs glābt no perfekcionisma un vilcināšanās, mans mērķis ir sniegt zināšanas, nodrošināt labākās tehnikas un metodes, kā arī iepazīstināt jūs ar resursiem un instrumentiem laika plānošanas prasmju apgūšanai. Neatkarīgi no tā, vai jūs izmantojat saņemto informāciju vai nē - viss ir atkarīgs tikai no jūsu vēlmes. Tomēr pēc šī raksta izlasīšanas jūs nekad vairs nebūsiet kā agrāk.

Pirmkārt, es iesaku jums noteikt savas laika pārvaldības prasmes. Pass

Kognitīvā disonanse slēpjas faktā, ka, no vienas puses, mēs nevaram kontrolēt laiku kā tādu. Galu galā ir pienācis laiks, ko mēs nevaram kontrolēt, un šķiet, ka tas ir laiks, kas mūs kontrolē, nevis mēs to. Mēs esam pieraduši uztvert laiku kā kaut ko mūžīgu un neierobežotu. Šķiet, ka to vienmēr ir daudz. No otras puses, laiks ir viens no vērtīgākajiem resursiem, kas mums visiem ir. Ir svarīgi saprast, ka laikam ir savas robežas, katra diena ir noteiktas ietilpības trauks, ko tu piepildi ar darāmām lietām. Varat to piepildīt ar nederīgām lietām vai arī ar lietām, kas atbilst jūsu uzdevumiem un noved pie gala mērķa.

Mēs varam kontrolēt sevi, to, kā plānojam savu dienu un kā pavadām savu darba laiku. Šī resursa saprātīga, produktīva un ekonomiska izmantošana ir svarīga darbinieka vērtējuma sastāvdaļa.

Laika efektivitāti var sasniegt divos veidos:

1. Sasniedziet nozīmīgus rezultātus, ietaupot laiku. Tas nozīmē, ka jūs zināt, kā sasniegt uzdevumu minimālā laika posmā.
2. Efektīva darba laika plānošana samazinās veicamo uzdevumu skaitu un apjomu.

Šajā rakstā esmu apkopojis sešas labākās laika pārvaldības metodes. Ar viņu palīdzību jūs varat iemācīties plānot un kontrolēt savus prioritāros uzdevumus ikdienā.

Kā iemācīties pārvaldīt savu laiku?

6 labākās laika pārvaldības metodes:

1. Pareto princips
2. Eizenhauera matrica
3. Prāta kartes
4. Franklina piramīda
5. ABCD metode
6. Vispirms apēd vardi

1. Pareto princips

Pareto princips nosaka, ka neliela daļa no cēloņiem, pūliņiem un ieguldījumiem ir atbildīga par lielu daļu rezultātu. Šo principu 1897. gadā formulēja itāļu ekonomists Vilfredo Pareto, un kopš tā laika tas ir apstiprināts ar kvantitatīviem pētījumiem dažādās dzīves jomās:

20% piepūles dod 80% rezultātu

Pareto principu laika vadības jomā var formulēt šādi: Apmēram 20% pūļu un laika ir pietiekami, lai iegūtu 80% no rezultāta.
Kā tieši noteikt, ar kādām pūlēm pietiek, lai iegūtu labu rezultātu? Iedomājieties, ka jūs meklējat atbildes uz jautājumiem, kas jūs interesē, grāmatā. Saskaņā ar aplūkojamo principu 80% vajadzīgās informācijas atradīsiet 20% teksta. Ja precīzi zināt, kas jūs interesē, varat ātri šķirstīt grāmatu un rūpīgi izlasīt tikai atsevišķas lapas. Tādā veidā jūs ietaupīsiet 80% sava laika.

2. Eizenhauera matrica

Iespējams, šī ir mūsdienu slavenākā laika pārvaldības koncepcija, kas ļauj noteikt prioritātes. Šis paņēmiens, kura radīšanu piedēvē amerikāņu ģenerālim Dvaitam Eizenhaueram, ļauj sakārtot lietas gan pēc to steidzamības, gan pēc svarīguma. Ikviens saprot, ka vienā laika periodā var izpildīt tikai ierobežotu skaitu uzdevumu. Dažreiz, neapdraudot darbu, tikai viens. Un katru reizi mums ir jāizlemj, KAS TIEŠI? Amerikas prezidents Dvaits Eizenhauers, plānojot savas lietas, savas lietas mēdza sakārtot vairākās svarīgās kategorijās.
Saskaņā ar tā saukto Eizenhauera matricu katrs gadījums ir jāklasificē vienā no četriem diagrammā norādītajiem veidiem.

Eizenhauera matrica

Uzdevuma nozīmi nosaka tas, cik ļoti tā īstenošanas rezultāts ietekmē jūsu biznesu. Un steidzamību nosaka divi faktori vienlaikus: pirmkārt, cik ātri šis uzdevums ir jāpaveic, un, otrkārt, vai šī uzdevuma izpilde ir piesaistīta konkrētam datumam un konkrētam laikam. Svarīgums un steidzamība, skatīti kopā, ietekmē prioritāšu noteikšanu.

Sīkāk apskatīsim, kādus gadījumus var klasificēt katrā no četriem veidiem.

I tips: “svarīgi un steidzami”.
Šīs ir lietas, kas, ja tās netiks pabeigtas laikā, radīs būtisku kaitējumu jūsu uzņēmumam (piemēram, licenču atjaunošana, nodokļu pārskatu iesniegšana utt.). Zināma daļa šādu gadījumu neizbēgami būs katra cilvēka dzīvē. Taču ar iepriekšēju sagatavošanos (II veida nozīme - “svarīgi, bet ne steidzami”) daudzas krīzes var novērst (piemēram, studējot likumus, veidojot labas attiecības ar ietekmīgiem cilvēkiem).

Tie var būt arī projekti ar noteiktu termiņu vai ārkārtas gadījumi. Piemēram, ārsta apmeklējums veselības problēmu dēļ, raksta iesniegšana žurnālā līdz noteiktam termiņam vai ziņojuma aizpildīšana par pētījuma rezultātiem. Mums šeit nav izvēles. Šīs grupas darbs ir jāpadara, punkts. Pretējā gadījumā būs nopietnas problēmas.

II tips: “svarīgi, bet ne steidzami”.
Tās ir lietas, kas ir vērstas uz nākotni: apmācība, daudzsološu uzņēmējdarbības attīstības jomu izpēte, aprīkojuma uzlabošana, veselības un veiktspējas atjaunošana. Darbības, kas ved uz jūsu stratēģisko mērķi. Piemēram, iemācieties svešvalodu, lai pārietu strādāt uz citu, daudzsološāku organizāciju. Tas ir arī par problēmu novēršanu – labas fiziskās formas uzturēšanu. Diemžēl mēs bieži neņemam vērā šādus jautājumus un atstājam to risinājumu otrajā plānā. Rezultātā valoda nekad netiek apgūta, ienākumi nevis pieaug, bet samazinās, veselība apdraudēta.Šīm lietām ir interesanta iezīme - ja tās ilgstoši tiek atstātas novārtā, tad tās kļūst Svarīgas - Steidzamas. Galu galā, ja jūs vismaz reizi gadā neapmeklējat zobārstu, agrāk vai vēlāk steidzama vizīte pie viņa kļūs neizbēgama.

III tips: “nav svarīgs, bet steidzams”.
Daudzas no šīm lietām patiesībā nedod jūsu dzīvei lielu pievienoto vērtību. Mēs tos darām tikai tāpēc, ka ar mums notiek (gara telefonsaruna vai pa pastu atnākoša sludinājuma pētīšana), vai aiz ieraduma (apmeklējot izstādes, kur vairs nav nekā jauna). Tā ir tā pati ikdienas rutīna, kas paņem daudz mūsu laika un enerģijas.

IV tips: “nav svarīgi un nav steidzami”.
Tie ir visdažādākie veidi, kā “nogalināt laiku”: pārmērīga alkohola lietošana, “viegla lasīšana”, filmu skatīšanās utt. Mēs bieži ķeramies pie tā, kad vairs nav spēka produktīvam darbam (nejaukt ar īstu atpūtu). un saziņa ar mīļajiem un draugiem – ļoti svarīgas lietas.) Tas ir “kode”, kas ēd mūsu laiku.

Cenšoties gūt panākumus savā biznesā, vispirms cenšaties paveikt lietas, kuras esat norādījis kā “svarīgas” — vispirms “steidzamās” (I veids) un pēc tam “nesatliekamās” (II veids). Atlikušo laiku var veltīt jautājumiem, kas ir “steidzami, bet nav svarīgi” (III tips).
Jāuzsver, ka darbinieka darba laika lielākā daļa jāvelta “svarīgām, bet ne steidzamām” lietām (II veids). Tad daudzas krīzes situācijas tiks novērstas, un jaunu biznesa attīstības iespēju parādīšanās tev vairs nebūs negaidīta.

Kad pirmo reizi sākat izmantot šo sistēmu prioritāšu noteikšanai, jūs, iespējams, vēlēsities daudzus no šiem vienumiem klasificēt kā “svarīgus”. Taču, iegūstot pieredzi, jūs sāksit precīzāk novērtēt konkrētas lietas svarīgumu. Paies zināms laiks, lai iemācītos izmantot prioritāšu noteikšanas sistēmu. Kur es to varu dabūt? Visticamāk, jūs klasificēsit darbu, kas saistīts ar laika pārvaldības paņēmienu apgūšanu, kā “svarīgu, bet ne steidzamu”.
Stīvena Koveja (starptautiskā bestsellera “The Seven Habits of Highly Effective People” autors) figurālā izteiksmē jāatrod laiks “zāģa asināšanai”, tad malkas gatavošana ritēs ātrāk.

Līdzība

Kāds vīrietis mežā ieraudzīja malkas cirtēju, kurš ar lielām grūtībām nocirta koku ar pilnīgi neasu cirvi. Vīrietis viņam jautāja:
- Dārgais, kāpēc tu neuzasini savu cirvi?
- Man nav laika asināt cirvi - man ir jākapā! - malkas cirtējs ievaidējās...

Tāpēc savu darbību plānošanai “brīvprātīgi” jāatvēl noteikts laiks, atsakoties no mazāk svarīgām lietām. Ja varat to izdarīt, varat izmantot savas jaunās prasmes, lai nākamreiz atbrīvotu vēl vairāk laika un izmantotu tās, lai uzzinātu vairāk. Tātad, apņemoties uzlabot savu darba efektivitāti, jūs pakāpeniski atbrīvosit laiku savas personīgās produktivitātes attīstīšanai.

Prioritātes noteikšanas kritēriji
Parasti, vērtējot kāda konkrēta uzdevuma svarīgumu, par svarīgām, pirmkārt, uzskatām tās lietas, kas steidzami (jeb “vakar”) jāpaveic. Neizpildīto uzdevumu un solījumu uzkrāšanās rada problēmas jūsu uzņēmumam un arī rada nepatīkamas sajūtas jums personīgi. Tieši šīs "steidzamās" lietas mēs cenšamies risināt vispirms. Taču steidzamībai nevajadzētu būt vienīgajam faktoram, veidojot uzdevumu sarakstu un nosakot to izpildes secību.
Pieredze rāda, ka, lai gan daudzu steidzamu darbu veikšana (vai nedarīšana) jūsu biznesu īpaši neietekmēs, ir daudzas lietas, kas nav steidzamas, kas var likt pamatu turpmākiem panākumiem. Tāpēc papildus steidzamībai ir jāapsver, cik ļoti šī vai cita lieta ietekmē biznesa panākumus, tas ir, jānosaka un jāņem vērā tā nozīme.

3. Domu kartes

Tā ir Tonija Buzana attīstība – slavenais rakstnieks, lektors un konsultants intelekta, mācīšanās psiholoģijas un domāšanas problēmu jautājumos. Ir arī tādi frāzes “prāta kartes” tulkojumi kā “Garīgās kartes”, “Garīgās kartes”, “Prāta kartes”.

Prāta kartes ir metode, kas ļauj:

Efektīvi strukturēt un apstrādāt informāciju;
domā, izmantojot savu radošo un intelektuālo potenciālu.

Tas ir ļoti skaists rīks tādu problēmu risināšanai kā prezentāciju sniegšana, lēmumu pieņemšana, laika plānošana, liela informācijas apjoma iegaumēšana, prāta vētra, pašanalīze, sarežģītu projektu izstrāde, personīgā apmācība, attīstība utt.

Lietošanas jomas:
1. Prezentācijas:
īsākā laikā jūs sniedzat vairāk informācijas, kamēr jūs labāk saprotat un atceraties;
biznesa tikšanos un sarunu rīkošana.

2. Plānošana:
laika vadība: plāns dienai, nedēļai, mēnesim, gadam...;
kompleksu projektu attīstība, jauni uzņēmumi...

3. Prāta vētra:
jaunu ideju ģenerēšana, radošums;
kompleksu problēmu kolektīvs risinājums.

4. Lēmumu pieņemšana:
skaidrs redzējums par visiem plusiem un mīnusiem;
līdzsvarotāks un pārdomātāks lēmums.

4. Franklina piramīda

Šī ir gatava plānošanas sistēma, kas palīdz pareizi pārvaldīt savu laiku un sasniegt izvirzītos mērķus. Bendžamins Franklins (1706-1790) - amerikānis. laista aktīvists B. Franklins izcēlās ar fantastisku darba spēju un unikālu mērķtiecību. Divdesmit gadu vecumā viņš izstrādāja plānu, kā sasniegt savus mērķus uz visu atlikušo mūžu. Visu savu dzīvi viņš sekoja šim plānam, skaidri plānojot katru dienu. Viņa plānu mērķu sasniegšanai sauc par “Franklina piramīdu”, un tas izskatās apmēram šādi:

1. Piramīdas pamats ir galvenās dzīves vērtības. Varētu teikt, ka šī ir atbilde uz jautājumu: "Ar kādu misiju jūs atnācāt uz šo pasauli?" Ko tu vēlies iegūt no dzīves? Kādu zīmi uz Zemes vēlaties atstāt? Pastāv uzskats, ka uz planētas nedzīvo pat 1% cilvēku, kuri par to nopietni padomātu. Citiem vārdiem sakot, tas ir virziena vektors uz jūsu sapni.

2. Balstoties uz dzīves vērtībām, katrs izvirza sev globālu mērķi. Par ko viņš vēlas kļūt šajā dzīvē, ko viņš plāno sasniegt?

3. Ģenerālplāns mērķu sasniegšanai ir konkrētu starpmērķu fiksēšana ceļā uz globāla mērķa sasniegšanu.

4. Plānu vienam trīs, pieciem gadiem sauc par ilgtermiņa. Šeit ir svarīgi noteikt precīzus termiņus.

5. Plāns mēnesim un pēc tam nedēļai ir īstermiņa plāns. Jo pārdomātāks tas ir, jo biežāk jūs to analizēsit un pielāgojat, jo efektīvāks būs darbs.

6. Pēdējais punkts attiecībā uz mērķu sasniegšanu ir plāns katrai dienai.

5. ABCD metode

ABCD metode ir efektīvs veids, kā noteikt prioritāti uzdevumiem, kurus varat izmantot katru dienu. Šī metode ir vienkārša un tik efektīva, ka, ja to regulāri un kompetenti izmanto, var paaugstināt jūs par produktīvāko un produktīvāko cilvēku līmeni jūsu darbības jomā.
Metodes stiprā puse ir tās vienkāršība. Lūk, kā tas darbojas. Sāciet, izveidojot sarakstu ar visu, kas jums jādara nākamās dienas laikā. Padomājiet uz papīra.
Pēc tam katra saraksta vienuma priekšā ievietojiet burtu A, B, C, D vai D.

Problēmas veids "A" ir definēta kā lieta, kas konkrētajā brīdī ir vissvarīgākā, kaut kas jums jādara vai riskē ar nopietnām sekām. A tipa uzdevums var būt svarīga klienta apmeklējums vai ziņojuma rakstīšana priekšniekam. Šie uzdevumi atspoguļo jūsu dzīves īstās, nobriedušās “vardes”.
Ja jums priekšā ir vairāk nekā viens “A” uzdevums, jūs tos ierindojat prioritārā secībā, atzīmējot tos ar A-1, A-2, A-3 utt. Uzdevums A-1 ir lielākā un neglītākā “varde”. viss.ar ko tev jātiek galā.

Problēmas veids "B" ir definēts kā tas, kas jums jādara. Tomēr sekas tās ieviešanas vai neievērošanas gadījumā ir diezgan vieglas. Šādi uzdevumi tavā dzīvē nav nekas vairāk kā “kurpuļi”. Tas nozīmē, ka, neveicot atbilstošo darbu, kāds būs neapmierināts vai nostādīts neizdevīgā stāvoklī, taču jebkurā gadījumā šo uzdevumu svarīguma pakāpe ne tuvu nelīdzinās “A” tipa uzdevumu līmenim. B tipa uzdevuma būtība var būt zvanīšana par mazāk steidzamu lietu vai e-pasta ziņojumu uzkrāšana.
Noteikums, kas jums jāievēro, ir šāds: nekad nesāciet B tipa uzdevumu, kamēr A uzdevums joprojām ir nepabeigts. Nekad neļaujiet “kurpuļiem” novērst jūsu uzmanību, kamēr lielā “varde” gaida savu apēsto likteni!

Problēmas veids "B" tiek definēts kā kaut kas tāds, ko būtu brīnišķīgi darīt, bet no kura nevajadzētu gaidīt nekādas sekas neatkarīgi no tā, vai jūs to darāt vai nē. B tipa uzdevums varētu būt piezvanīt draugam, padzert tasi kafijas, ieturēt pusdienas ar kolēģi vai veikt kādu personisku darījumu darba laikā. Šāda veida “notikumi” absolūti neietekmē jūsu darbu.

Problēmas veids "G" tiek novērtēts kā darbs, ko varat deleģēt kādam citam. Noteikums šajā gadījumā ir tāds, ka jums ir jādeleģē citiem viss, ko viņi var, tādējādi atbrīvojot laiku sev, lai veiktu A tipa uzdevumus, kurus varat veikt jūs un tikai jūs.

Problēmas veids "D" apzīmē darbu, kuru var pilnībā izņemt no jūsu uzdevumu saraksta. Tas var būt uzdevums, kas iepriekš bija svarīgs, bet tagad vairs nav aktuāls gan jums, gan citiem. Bieži vien tas ir darbs, ko darāt dienu no dienas, vai nu aiz ieraduma, vai tāpēc, ka jūs to darāt ar prieku.

Pēc tam, kad esat pieteicies ABCD metode savā ikdienas darāmo darbu sarakstā esat pilnībā sakārtojis savu darbu un radījis priekšnoteikumus svarīgāku uzdevumu ātrākai izpildei.

Vissvarīgākais nosacījums, lai ABCD metode patiešām darbotos jūsu labā, ir ievērot šādu prasību: nekavējoties sāciet uzdevumu A-1 un pēc tam strādājiet pie tā, līdz tas ir pilnībā pabeigts. Izmantojiet savu gribasspēku, lai sāktu un turpinātu strādāt pie jums šobrīd vissvarīgākā uzdevuma. Paķer savu lielāko “vardi” un “apēd” to neapstājoties līdz pēdējam kumosam.
Spēja analizēt savu dienas darbu sarakstu un izcelt uzdevumu A-1 kalpos par sākumpunktu patiesi lielu panākumu gūšanai jūsu darbībā, paaugstinās jūsu pašcieņu, piepildīs ar pašcieņu un pašcieņu. lepnums par saviem sasniegumiem.
Kad jūs ieradīsities pilnībā koncentrēties uz savu vissvarīgāko uzdevumu, t.i., uzdevums A-1, citiem vārdiem sakot, apēst savu galveno “vardi”, jūs iemācīsities paveikt divreiz vai pat trīsreiz tik daudz, cik apkārtējie cilvēki. tu.

6. Vispirms apēd vardi

Pāreja no grūtas uz vieglu

Jūs droši vien esat dzirdējuši šo jautājumu: "Kā jūs ēst ziloni?" Atbilde, protams, ir "gabals pa gabalam". Kā tu apēstu savu lielāko un šķebinošāko “vardi”? Tādā pašā veidā: jūs to sadalītu konkrētās pakāpeniskās darbībās un sāktu no paša sākuma.

Sāciet savu darba dienu ar vissarežģītāko uzdevumu un pabeidziet to, cik ātri vien iespējams. Tas palīdzēs jums saprast, ka jums vēl ir daudz darāmā, un jūsu darba dienā ir ierobežots laiks. Vispirms izdarot visgrūtāko lietu, jūs jutīsit milzīgu gandarījuma sajūtu. Izmantojiet šo noteikumu katru dienu, un jūs redzēsiet, cik daudz enerģijas jūs saņemat un cik efektīvi paiet jūsu darba diena. Pastāvīgi atliekot kādu problemātisku uzdevumu uz dienas beigām, tas nozīmē, ka jūs joprojām domāsit par šo uzdevumu visu dienu, un tas neļaus jums koncentrēties uz citiem darbiem! Vispirms apēdiet vardi un tad turpiniet ēst ziloni pa gabalu!

Laika plānošanas rīki

Plānojiet savu katru dienu iepriekš.
Caur plānošanu mēs virzāmies
nākotne nonāk tagadnē un līdz ar to mums ir
iespēja kaut ko darīt
attiecībā uz viņu jau tagad

Alans Lakins

Galvenās "plānotāju" paaudzes
Mūsdienās zināmās darba laika organizēšanas tehnoloģijas un līdzekļus var iedalīt vairākās paaudzēs - atšķirības šeit ir informācijas fiksēšanas principos un izmantošanas tehnoloģijā.

Līdz 20. gadsimtam darba laika plānošana tika veikta, izmantojot primitīvas metodes: piezīmes, uzdevumu sarakstus u.c. Pagājušā gadsimta sākumā līdz ar uzņēmējdarbības attīstību plaši izplatījās jauni instrumenti, kas atviegloja vadītāja darbu. plānot laiku.
Ideja par mājsaimniecības kalendāra pielāgošanu biroja darbam radās 19. gadsimtā un materializējās galda kalendāra formā 1870. gadā. Katrai dienai tika atvēlēta viena kalendāra lapa, kurā norādīts datums, diena, mēnesis un gads. Brīva vieta piezīmēm ļāva veikt nepieciešamos pierakstus: sarunas, sanāksmes, izdevumus, sanāksmes. Jau gandrīz gadsimtu galda kalendārs ir bijis galvenais vadītāju laika plānošanas rīks.

Galda kalendāra uzlabošanas rezultāts bija dienasgrāmata un nedēļas plānotājs. Dienasgrāmata ir brīvs, nepārtraukts kalendārs dažādu formātu ērta piezīmju bloka veidā. Dienasgrāmatu varētu ņemt līdzi uz sanāksmēm un komandējumiem.
Vēl ērtāks vadītājam izrādījās iknedēļas žurnāls, kurā varēja plānot darba nedēļu un dienu, uzraudzīt ierakstīto uzdevumu izpildi, analizēt pavadīto laiku (kopš parādījās darba dienas stundu sadalījums), vairāk ātri meklēt informāciju (galu galā tagad tā tika sagrupēta 52 nedēļās, nevis 365 dienās). 80. gados nedēļas kalendāri praktiski aizstāja galda kalendārus un kļuva tik plaši izplatīti, ka kļuva par uzņēmumu biznesa stila elementu.

Dizaina ideja apvienot kalendāru, bloknotu un tālruņu grāmatu vienā ērtā rīkā veiksmīgi īstenojās tālajā 1921. gadā “organizatora” formā (no angļu organizatora). Turpmākā instrumenta uzlabošana tika veikta, mainot formātu, dizainu, papīra kvalitāti un ārējo apdari. Šeit informācijas glabāšanas ierīces un tehniskie līdzekļi (kalendārs, bloknots, adrešu un tālruņu grāmata, vizītkaršu turētājs, pildspalva, mikrokalkulators) tika apvienoti vienā rīkā. Tajā pašā laikā nebija skaidras ierakstu klasifikācijas un sistematizācijas.

Slavenais “laika menedžeris” tika izveidots Dānijā 1975. gadā. Tā īstenoja ideju par mērķtiecīgu personīgo rezultātu plānošanu, pamatojoties uz standarta funkciju klasifikatoru (“galvenie uzdevumi”) un tehnoloģiju globālu notikumu īstenošanai (“ziloņu uzdevumi”). Tajā pašā laikā “laika menedžera” izmantošana izrādījās pieņemama tikai pēc dabas organizētiem un disciplinētiem cilvēkiem, kā arī prasīja ievērojamus finansiālus izdevumus apmācībai un apguvei.
Tomēr šāda veida “organizatora” nosaukums – “laika pārvaldītājs” ir kļuvis par sadzīves vārdu un mūsdienās apzīmē vispārēju pieeju aktīvai laika kā pārvaldības resursa izmantošanai.

Zinātniskā un tehniskā progresa attīstība pēdējo desmitgažu laikā ir novedusi pie principiāli jaunu elektronisko laika plānošanas rīku radīšanas no tehnoloģiskā viedokļa: elektroniskais piezīmjdators, dažādas servisa programmas personālajiem datoriem, mobilajiem telefoniem, viedtālruņiem u.c.

Labākās mūsdienu laika pārvaldības tehnoloģijas:

1.Trello ir bezmaksas tīmekļa lietojumprogramma projektu pārvaldībai mazās grupās. Trello ļauj jums būt produktīvam un vairāk sadarboties. Trello ir tāfeles, saraksti un kartītes, kas ļauj organizēt un noteikt projektu prioritātes jautrā, elastīgā un viegli maināmā veidā.

2. Evernote - tīmekļa pakalpojums un programmatūras komplekts piezīmju veidošanai un glabāšanai. Piezīme var būt formatēta teksta daļa, visa tīmekļa lapa, fotogrāfija, audio fails vai ar roku rakstīta piezīme. Piezīmēs var būt arī cita veida failu pielikumi. Piezīmes var kārtot piezīmju grāmatiņās, marķēt, rediģēt un eksportēt.

Dzīve dažreiz nosaka ļoti augstu tempu, un daudzas lietas krīt uz mums. Un, lai gan dienā visiem ir vienāds laiks, ne visi to izmanto izdevīgi. Dažiem cilvēkiem ir laiks vingrot, strādāt un veltīt laiku pašattīstībai un saviem mīļajiem. Un kāds var strādāt visu dienu un būt pārsteigts, atklājot, ka nav paveicis neko svarīgu.

Mēs patiešām vēlamies darīt visu. Pieprasījums rada piedāvājumu: ir parādījušās daudzas grāmatas par personīgo efektivitāti, produktivitātes kursi un apmācība ar apmācību panākumiem un motivācijai. Un tālāk-laika vadības sistēmas. vietne saprot, kas ir laika pārvaldība, kad tas palīdz paveikt visu un kad tas izrādās bezjēdzīgi un neefektīvi.

Kas ir laika vadība

Laika organizēšana - Tie ir laika pārvaldības veidi, kas palielina tā izmantošanas efektivitāti.

Ir daudz dažādu laika pārvaldības sistēmu: tās pašas pieejas tiek izmantotas personāla noslogošanai un darba stundu aprēķināšanai personiskajām vajadzībām-cits. Laika plānošana palīdz ne tikai izpildīt darba uzdevumus, bet arī veltīt pietiekami daudz laika atpūtai, sportam un saziņai ar mīļajiem.

Kad laika vadība ir bezjēdzīga

Laika plānošana ir svarīga tiem, kam ir iespēja patstāvīgi pārvaldīt savu laiku. Ja strādājat pēc stingra grafika, kuru nekādā veidā nevar mainīt,Būs iespējams plānot tikai nedēļas nogales. Bet ir arī citas situācijas, kurās laika plānošana ir bezjēdzīga.

Laika organizēšana - šī nav burvju tablete, kas palīdzēs pārvaldīt visu. Jo tiešām laika vadība-Runa nav par to, ka jādara viss. Tas nozīmē sekot līdzi svarīgajam un atturēties no nesvarīgā.- atteikties.

Laika vadība ir nav motivācijas līdzeklis.Laika plānošana nepadarīs jūs produktīvāku un jūsu motivācija nenokritīs no debesīm, ja jums ir dziļi riebīgs tas, ko jūs darāt. Svarīgākā-pārliecinieties, vai tiešām vēlaties darīt šīs lietas. Varbūt jums ir jāmaina sava profesionālā joma, nevis jācenšas darīt vairāk un labāk.

Laika plānošana negarantē panākumus.Daži treneri jūs pārliecina, ka jums vienkārši jāapgūst viņu tehnika-un uzreiz kļūsi bagāts, atrisināsi problēmas ģimenē un sāksi sportot. Bet tas nedarbojas tā. Laika organizēšana-tikai rīks, kas bez jūsu pūlēm ir bezjēdzīgs. Tas ir tāpat kā pirkt pildspalvu, ko izmantoja izcils rakstnieks, lai pierakstītu idejas, un cerēt, ka šīs idejas tagad nonāks pie jums.

Laika plānošanas metodes nav universālas, tās nav piemērotas visiem.Jebkura autora tehnika-tā ir tikai tās radītāja pieredze. Bet mēs esam individuāli, tāpēc ne vienmēr var pielietot visas metodes. Ja tehnika nedarbojas, nepiespiediet sevi-vienkārši meklē citu. Vēl labāk-pieskati sevi. Jūs vislabāk zināt sevi un to, kā jums ir visērtāk strādāt. Daži cilvēki ir produktīvi no rīta, citi vakarā vai pat naktī.

Laika vadība neliek jums tikt pāri sev. Celies 5 no rīta vai guļ 4 stundas un jūtos slikti-Tā nav laika pārvaldība. Tāpat nepārsteidziet sevi, ja nevarat uzreiz efektīvi atrisināt problēmas. Dodiet sev atļauju kļūdīties. Dažas metodes nedarbosies-pamēģini citus. Tātad tas ir iespējams.

Kā pārvaldīt laiku

Laika pārvaldībā ir dažādas metodes un rīki. Tie palīdz dažādos posmos: plānošanā, prioritāšu noteikšanā, rezultātu novērtēšanā.

Plāns: uzstādiet mērķus un uzdevumus

Plānošana - svarīga laika pārvaldības un efektivitātes sastāvdaļa. Jūs varat plānot vai nu vakarā nākamo dienu, vai dienas sākumā. Plānojot ir svarīgi nodalīt mērķus un uzdevumus. Mērķis-vispārējs un globāls. Mērķi ir sadalīti mazos un īpašos uzdevumos. Piemēram, mērķis-iesniegt ceturkšņa pārskatus. Mēs to sadalām mazos specifiskos uzdevumos: apkopojam datus par 3 mēnešiem, apkopojam tos tabulā, veidojam dinamikas grafikus, veidojam prezentāciju.

Izveidojiet uzdevumu sarakstus dienai un ilgākam periodam-nedēļu vai mēnesi. Katram uzdevumam ir jānosaka termiņš, līdz kuram tas jāpaveic. Šim nolūkam varat izmantot papīra vai elektroniskos plānotājus. Dienas plānotājs, piezīmju dēlis vai plānošanas lietotnes palīdzēs.-piemēram, Trello vai Wunderlist.

Šādi Trello izskatās uzdevumu panelis-Šis ir tāfeles ar līmlapiņām elektronisks analogs. Sarakstus un kartītes var sakārtot jebkurā jums piemērotā veidā.

Varat arī sadalīt uzdevumu soļos un atzīmēt, kad esat pabeidzis katru no tiem. Turklāt jums ir jānosaka uzdevuma izpildes termiņš un jācenšas to nepārvietot. Vienmēr veltiet daudz laika: jums ir vajadzīgas 3 dienas-nolikt 4. Lietas vienmēr nenotiek tā, kā mēs plānojam.

Nosakiet savas prioritātes

Jūs varat pierakstīt desmitiem uzdevumu. Tiem ir jānosaka prioritāte, un daži no tiem var pat tikt pilnībā atteikties.

Ir divi populāri veidi, kā noteikt prioritātes: ABC un Eizenhauera matrica.

ABC metode

Izveidojiet uzdevumu sarakstu un katram piešķiriet prioritātes līmeni ar burtiem A, B, C (daži izmanto arī burtus D un E).

• A - svarīgi un steidzami uzdevumi, kuru izpildei ir augstākā prioritāte. Tās ir tās lietas, kuru neveiksme vai kavēšanās var radīt nepatīkamas vai nopietnas sekas. Piemēram, labojot kļūdu, kuras dēļ vietne pārtrauca darboties, it īpaši, ja uzņēmums zaudē naudu kavēšanās dēļ.
• B - svarīgi, bet nesteidzami uzdevumi vai tie, kuru neizpilde neradīs nopietnas sekas. Piemērs ir tādas attīstības ieviešana, kas palīdzēs palielināt pārdošanas apjomu. Tas ir svarīgi, taču, ja to nedaudz pakustināsit, maz ticams, ka notiks kaut kas nelabojams.
• C - uzdevumi, kurus būtu jauki izpildīt: pavadīt vakaru ar draugiem vai sarīkot vakariņas savai sievai.

Līdz D līmenim ietver uzdevumus, kurus var deleģēt padotajiem, un E- no kā būtu jāatsakās pavisam.

Eizenhauera matrica

Metode ir nosaukta tās radītāja vārdā-ASV prezidents Dvaits Eizenhauers. Viņam bija daudz uzdevumu, tāpēc viņš tos noteica par prioritāti, sadalot tos kategorijās:

• steidzams, svarīgs;
• svarīgs, nav steidzams;
• steidzams, nesvarīgs;
• mazsvarīgi, nevis steidzami.

Lapa ir sadalīta 4 kvadrātos, kuros iederas uzdevumi.

Eizenhauera matrica: 4 kvadrāti ar dažādu steidzamību un nozīmi. Daži papīra plānotāji jau ir izklāti tādos kvadrātos kā šie.

Vispirms dariet steidzamas un svarīgas lietas. Viņiem ir tieša nozīme jums un nākotnei, tos nevar deleģēt nevienam. Svarīgus, bet nesteidzamus darbus var mierīgi un ērti veikt pats vai deleģēt padotajiem un sadarboties ar viņiem to izpildes laikā. Centieties steidzamas un nesvarīgas lietas nodot citiem. Jums vajadzētu pilnībā atteikties no nesteidzamā un nesvarīgā.

Visērtāk ir noteikt uzdevumu prioritātes uzreiz, kad tos pievienojat plānotājam,-tādā veidā nekas lieks tajā nenokļūs.

Pabeigt uzdevumus

Plānojiet uzdevumus un piešķiriet tiem prioritāti-tikai puse darba. Tagad mums tie jāpabeidz. Turklāt parasti viss nenotiek pēc plāna: birst jauni uzdevumi, mēs vilcināmies, neņemam vērā dažas nianses, kas galu galā pārbīda uzdevuma izpildes termiņus un tajā pašā laikā pārceļ nākamos uzdevumus. Jūs nevarēsit visu plānot, taču jūs joprojām varat ņemt vērā dažas lietas, lai samazinātu traucējumus līdz minimumam.

Nemēģiniet veikt vairākus uzdevumus

Smadzenes - nevis daudzuzdevumu dators. Mēs nepaātrinām procesu, ja cenšamies visu darīt vienlaikus, bet esam izkaisīti starp uzdevumiem. Mēs izklaidējamies, palaižam garām svarīgas lietas, palēninām tempu, esam stresā, pastāvīgi pārslēdzamies starp uzdevumiem un katru reizi iedziļināmies tajos no jauna.

Noņemiet visu, kas neļauj jums koncentrēties uz uzdevumu

Aizveriet sociālos tīklus un tūlītējos ziņojumus, izslēdziet tālruņa skaņu, uzkopiet savu darba vietu. Ja strādājat no mājām, izvēlieties laiku un vietu, kad jūs netraucēs ģimenes locekļi. Pretējā gadījumā jūs izkliedēsiet savu uzmanību vai pat sāksiet vilcināties.

Nesteidzieties ar jauniem uzdevumiem uzreiz

Pirmkārt, piešķiriet tiem prioritāti. Ja ievietosiet jaunu uzdevumu, jums nebūs laika pabeigt plānoto-un starp tiem var būt arī svarīgi. Parasti nekas nenotiks, ja vienosies ar kolēģiem, ka rīt paveiksi jauno uzdevumu. Nav daudz uzdevumu, kas jums jāsteidzas veikt uzreiz.

Iemācieties atteikties

Ne visus uzdevumus un projektus ir vērts uzņemties. Dažreiz viņi mēģina mūs vainot par kaut ko tādu, ko mums nemaz nevajadzētu darīt. DažkārtVienkārši nav jēgas uzņemties jaunu projektu, ja jums nav tam laika un jūs nevēlaties atteikties no citiem. Pat ja tavs labākais draugs tevi asarīgi lūdz. Ikvienam ir tiesības uz"Nē " , atceries šo.

Strādājiet sev vispiemērotākajā veidā

Mēs visi tiešām savādāks. Mums ir dažādi temperamenti, mūsu dzīvē notiek dažādi notikumi, mēs esam aktīvi dažādos laikos un dažādos veidos. Piemēram, ja jums ir grūti ilgstoši koncentrēties uz kādu uzdevumu-izmēģini tehniku"Tomāts" . Tas ir nosaukts pēc tomāta formas virtuves taimera, kas skaita 25 minūtes. Iestatiet taimeri uz 25 minūtēm un veiciet darbu tikai šajā laikā. Pēc tam 5 vai 10 minūšu pārtraukums.

Un, ja jums ir iespēja mainīt savu darba grafiku atbilstoši jums-nepadodies no tā.

Novērtējiet rezultātu

Pabeidza uzdevumu-analizēt, kas bija labs un kasNē. Iespējams, daži laika pārvaldības rīki jums nav piemēroti. Tehnika"Tomāts" nepadarīs jūs produktīvu, ja vēlaties strādāt pusotru līdz divas stundas un pēc tam paņemt labu pārtraukumu.

Pievērsiet uzmanību tam, kas traucēja izpildīt uzdevumu: noguris, apjucis no e-pasta vai dziedāt līdzi savam iecienītākajam izpildītājam. Nākamreiz mēģiniet novērst kairinātājus.

Atpūties

Svarīga laika pārvaldības sastāvdaļa-atpūta. Plānojiet īsas pauzes dienas laikā, nosakiet laiku, pēc kura darbu neveiksiet. Mēģiniet brīvdienās daudz atpūsties un neņemt darbu mājās. Neviens nevar būt produktīvs 24/7. Mums ir jāatpūšas un jāpapildina savi resursi. Iekļaujiet savā grafikā vingrinājumus, laiku kopā ar mīļajiem un pietiekamu miegu.

Ņemiet vērā arī to, ka pēc ārkārtas situācijas jums būs nepieciešams vairāk laika, lai atgūtu.

Neaizmirstiet to, kas ir svarīgi

Papildus darba uzdevumiem, projektiem un karjerai dzīvē ir daudz vairāk pārsteidzošu un skaistu lietu. Vai tiešām ir jāuzņemas prestiža uzņēmuma astotais projekts vai jāpelna nauda jaunākajam auto, ja tas atņem laiku ar bērniem un mīļajiem? Neaizmirstiet, ka ne visu mēra pēc naudas un panākumiem. Plānojiet tā, lai vēlāk nenožēlotu, ka palaidāt garām kaut ko sev ļoti svarīgu.

Sabiedrības straujās attīstības un liela informācijas apjoma ikdienas saņemšanas apstākļos cilvēkam ir nepieciešams arvien vairāk laika, lai pilnībā izmantotu sniegtos resursus. Dzīves tempa paātrināšanās noved pie tā, ka cilvēkiem ir vai nu kaut kas jāupurē savu galveno mērķu labā, vai arī jāorganizē sava darbība visracionālāk un efektīvāk, samazinot laika izmaksas. Laika pārvaldība var viņiem palīdzēt ar to kā sava veida virzienu vai laika pārvaldības tehnoloģiju, kas ļauj pareizi izmantot šo visvērtīgāko resursu.

Haotiskā darbību struktūra, nesakārtotība operāciju grafikā un pārdomāta rīcības plāna trūkums noved pie tā, ka cilvēkam nav laika nokārtot visas nepieciešamās lietas. Rezultātā rodas spriedze, nervozitāte, enerģijas un laika tērēšana, kas negatīvi ietekmē cilvēku dzīves rezultātus.

Laika pārvaldība ir vērsta uz jūsu darbību un darbību sakārtošanu, kā arī to īstenošanas grafika sastādīšanu, lai pēc iespējas pilnīgāk un ar minimālu laiku sasniegtu savus mērķus.

Laika vadības vēsture

Jau senos laikos cilvēki centās strukturēt savu darbības režīmu tā, lai īsā laikā veiktu nepieciešamās darbības un tajā pašā laikā panāktu maksimālu efektu. Tomēr laika vadībai netika pievērsta pietiekama uzmanība, jo tā nebija īsti nepieciešama.

Interesants fakts: Romiešu filozofs Seneka vispirms domāja, ka racionāla laika izmantošana var palielināt cilvēka produktivitāti. Laika pārvaldības jēdziens vēsturiskā izpratnē sākotnēji piederēja filozofiskai kustībai, un pēc tam kļuva par atsevišķu studiju jomu, kurai bija ne tikai teorētisks pamats, bet arī praktiska zināšanu bāze.

Attīstoties zinātnes un tehnikas progresam un paātrinājoties dzīves ritmam sabiedrībā, parādās jauns domu virziens - laika vadība - zinātne par laika vadību. Šī jēdziena veidošanās aizsākās 20. gadsimta otrajā pusē. (70-80), kad gan pasaules sabiedrības zinātnieki, gan mūsu tautieši sāka nopietni pētīt šo jautājumu.

21. gadsimtā laika plānošanas teoriju un praksi plaši izmanto dažādas cilvēku kategorijas un grupas. Tajos ietilpst uzņēmumu darbinieki, ārštata darbinieki, mājsaimnieces un cilvēki, kas nodarbojas ar brīvu radošumu, tas ir, gandrīz katram cilvēkam vajadzētu detalizēti izpētīt laika pārvaldības noteikumus un metodes, lai palielinātu produktivitāti darbā un mājās.

Laika vadības mērķis un uzdevumi

Laika menedžmenta galvenais mērķis, balstoties uz šīs koncepcijas būtību, ir laika plānošana un pozitīvākā rezultāta sasniegšana. Atbilstoši izvirzītajam mērķim laika vadība risina šādus uzdevumus:

1. operāciju un darbību sakārtošana personas prioritārā secībā;
2. mērķu sakārtošana pēc svarīguma;
3. pienākumu un atbildības sadali starp grupas vai komandas locekļiem;
4. operāciju veikšanas grafika sastādīšana kā efektīvākais laika plānošanas veids (skat.?);
5. racionālākā uzvedības modeļa veidošana, izmantojot pagaidu resursus;
6. palielināt darba ražīgumu un līdz ar to arī tā efektivitāti un lietderību;
7. meklējot slēptās laika rezerves, kuras var izmantot efektīvāk.

Uzskaitītie uzdevumi atspoguļo paplašinātas darbības jomas, un tāpēc katru bloku var sadalīt daudzos mazākos apakšuzdevumos. Kādi tieši tie būs, tas ir katra paša ziņā. Galvenais ir tas, ka viņiem visiem ir jāpakļaujas galvenajam mērķim.

Risinot šīs problēmas, katrs cilvēks var iemācīties kompetenti pārvaldīt savu laiku, izmantojot to pēc iespējas efektīvāk. Šī aktivitāte ļauj apgūt paškontroli un analīzi, patstāvīgu dažādu paņēmienu un prakšu apguvi, personīgā laika organizēšanu darbam un atpūtai.

Tāpat kā jebkura cita zināšanu joma, arī laika plānošana balstās uz noteiktiem speciālistu izstrādātiem principiem, kas pieņemti par izmantošanas pamatu. Ir nepieciešams izcelt šādus laika pārvaldības principus:

1. Plānošana

Efektīva laika pārvaldība ir iespējama tikai tad, ja tas ir skaidri sadalīts konkrētos periodos jebkuru darbību veikšanai. Tajā pašā laikā ērtībai var izmantot dažādas plānošanas metodes – rakstīt piezīmju grāmatiņā vai organizatorā, īpašās telefona vai datora aplikācijās. Vizuālā plānošana ļauj vizuāli novērtēt sastādīto grafiku, kas palīdz to detalizētāk analizēt, lai nodrošinātu efektivitāti.

Svarīgs: Daži cilvēki, lai arī sastāda dienas plānu, to nepieraksta, bet patur visus punktus savā galvā. Šī plānošanas metode ir neefektīva, jo galu galā jūs varat palaist garām dažus punktus vai sajaukt plāna punktus, kā rezultātā var tikt izmantoti neracionāli laika resursi.

1. Uzdevumu izpildes grūtības noteikšana

Sastādot plānu, jāņem vērā tas, ka daži uzdevumi un darbības ir sarežģītāki, kas prasa maksimālu koncentrēšanos vai lielu laika patēriņu. Tie jāveic vispirms un vēlams dienas pirmajā pusē, jo šajā periodā cilvēkam ir vairāk spēka, viņš ir koncentrēts un viņa produktivitāte ir daudz augstāka.

Pēc sarežģītu uzdevumu veikšanas jūs jau varat iesaistīties vienkāršākās darbībās, kuras var veikt pusautomātiskā, pazīstamā režīmā. Ja jūs veidojat grafiku pretējā formā, tas ir, vispirms darāt vieglas lietas un pēc tam sarežģītas, tad ar lielu varbūtības pakāpi cilvēks nevarēs veikt smagu darbu, jo viņam vienkārši nebūs spēka;

1. Sarežģītu procesu sadalīšana vienkāršos

Ja plānošanas laikā parādās īpaši sarežģīti priekšmeti, kas prasa lielu resursu patēriņu, vislabāk tos sadalīt mazākos. Šajā gadījumā šķietami neiespējams mērķis tiks sasniegts, kad tiks sasniegts vienkāršu apakšmērķu kopums;

1. Slēpto laika rezervju atrašana

Bieži vien cilvēki nepamana, ka dažus laika periodus varētu izmantot produktīvāk, bet tā vietā viņi to tērē bezjēdzīgām lietām. Mūsdienu sabiedrības posts ir sociālie tīkli un internets, kuros ir tik daudz informācijas (noderīgas un ne tik noderīgas), ka reizēm cilvēks nepamana, kā var pavadīt vairākas stundas pēc kārtas pie datora vai telefona.

Šo laiku ļoti labi varētu izmantot efektīvāk. Ir nepieciešams pašam identificēt tās darbības, kas ir neefektīvas un nevajadzīgas, un jāsāk samazināt tām veltīto laiku. Tā vietā jūs varat izdomāt sev aktivitātes, kas patiešām sniegtu kādu pozitīvu rezultātu.

Turklāt jūs varat efektīvi apvienot divas darbības, ja tās netraucē viena otrai. Piemēram, ja cilvēks gaida rindā, viņš vienlaikus var izlasīt informatīvi zinātnisku rakstu par savu profesiju vai sākt veidot nākamās dienas plānu;

1. Motivācija

Motivēts cilvēks veic darbības ar daudz lielāku produktivitāti. Iekšējā motivācija ir sava veida svira vai katalizators, pateicoties kuram izpaužas augstāka neatlaidība, koncentrēšanās un koncentrēšanās uz gala rezultāta iegūšanu (sk.).

Motivācija var izpausties konkrētā formā, un visbiežāk tas ir finansiāls rezultāts, tas ir, naudas saņemšana par padarīto darbu. Lai sevi motivētu, var domāt, kādiem labumiem tiks tērēta nauda.

Turklāt motivācija var būt arī tīri emocionāla, kad cilvēks saņem psiholoģisku vai fizisku gandarījumu no savu darbību rezultāta (sk.).

Efektīva laika pārvaldība ietver noteiktu uzvedības noteikumu ievērošanu, kas ir šādi:

• izmantot dažādus līdzekļus un paņēmienus sava laika plānošanai;
• uzturēt savu darba vietu tīru, lai netērētu laiku dokumentu meklēšanai;
• nepētīt informāciju, kas nav nepieciešama konkrēta uzdevuma veikšanai;
• netērējiet laiku, bezjēdzīgi pārlūkojot sociālos tīklus;
• nedari vairākas lietas vienlaikus, koncentrējies uz vienu lietu;
• iemācieties atteikt cilvēkiem, ja viņi lūdz jūs darīt darbu, kas jums nav vajadzīgs (sk.);
• nosakiet periodus, kuros jums ir visaugstākā garīgā un fiziskā aktivitāte - šajā laikā veiciet smagu darbu;
• Atrodiet laiku atpūtai un iemācieties atslābināties pilnībā, nevis lēkmēs un sākumos.

Laika plānošanas noteikumi ir vērsti uz to, lai vispārīgi definētu darba procesa organizēšanas taktiku. To izmantošana ir nepieciešama, lai efektīvi paaugstinātu cilvēka produktivitāti un formulētu viņa uzvedības līniju darba procesā.

Laika pārvaldības metodes

Laika pārvaldība ir rokasgrāmata darbībai, kuras mērķis ir pārvaldīt laiku, un tajā ir ietvertas īpašas metodes šīs darbības veikšanai. Starp tiem visbiežāk izmantotās metodes ir:

• Metode, kā izveidot darba grafiku, pamatojoties uz bioritmiem - "nakts pūce" vai "cīrulis". Viņš pieļauj, ka katrs cilvēks pieder vienam no diviem bioritmu veidiem, kuru darbība izpaužas dažādos diennakts laikos. Darba plāns un grafiks ir jāsastāda tā, lai paaugstinātas ķermeņa aktivitātes periodā tiktu izpildīti sarežģītākie un laikietilpīgākie uzdevumi.

Interesants fakts: Leonardo da Vinči neizmantoja tradicionālās miega un nomoda prakses. Tā vietā viņš strādāja četras stundas pēc kārtas, kam sekoja 15 minūšu pārtraukumi, lai gulētu. Miega laikā ķermenis ieguva spēku un palielinājās smadzeņu darbība.

• Pirmā soļa metode ir balstīts uz faktu, ka sarežģīta biznesa uzsākšana vienmēr ir sarežģīta, taču, lai to izdarītu, jums vienkārši jāsper pirmais solis. Turpmāka virzība būs vieglāka, jo cilvēkam vienmēr ir grūti sākt. Lai pirmais solis būtu veiksmīgs, jāizveido konkrēta veidne, pēc kuras var veikt līdzīgas darbības;
• Ierobežojuma metode, palīdzot pieņemt lēmumus neskaidrību gadījumā. Ja cilvēks nezina, kādu lēmumu pieņemt konkrētajā situācijā, viņš nosaka sev zināmu ierobežojumu – piemēram, 10 minūšu laikā izvēlēties no diviem variantiem vai, ja viņš nepieņem lēmumu, veikt šo konkrēto darbību;
• Sarežģīta ierakstīšanas metode pieņem, ka visas piezīmes ir jāveic vienā piezīmju grāmatiņā vai organizatorā, nevis uz daudzām izkaisītām papīra lapiņām. Tādā veidā vienmēr būs vieglāk atrast nepieciešamo informāciju, un tā nekad nepazudīs, pieķeroties visai nepieciešamajai informācijai;
• Grafiskā ieraksta metode liecina, ka dažreiz ir vieglāk un ērtāk attēlot informāciju, izmantojot diagrammu vai grafiku. Tādā veidā tas būs saprotamāks un vieglāk iegaumējams, un ierakstīšanai tiks veltīts daudz mazāk laika.

Laika pārvaldības trūkumi

Laika vadības plānošana vienmēr dod taustāmus rezultātus, taču tajā pašā laikā tai ir arī virkne mīnusu. Tajos jāiekļauj tādi punkti kā:

1. Nepārvaramas varas apstākļi var traucēt grafiku. Bet, ja uzdevumi ir plānoti, tie vēl jāatrisina, un tad sākas jauni brīvā laika meklējumi. Noteiktā grafika pārkāpšana var izraisīt nervozitāti un aizkaitināmību, kā rezultātā pasliktināties cilvēka labklājībai;
2. Brīvā laika atbrīvošana ir saistīta ar tā izmantošanu jaunu uzdevumu veikšanai, un tāpēc cilvēks apzināti pārslogo sevi ar darbu. Situācijā, kad palielinās operāciju apjoms un palielinās produktivitāte, var palielināties nogurums, kas var kļūt hronisks;
3. Skaidrs grafiks ir labi, taču var šķist, ka katra diena ir Murkšķa diena. Katru dienu cilvēkam ir jādara daudz un dažādas lietas, pēc kurām viss sāksies no jauna.

TOP 5 grāmatas par laika plānošanu

1. Strādājiet mazāk, paveiciet vairāk - K. Glīsons
2. Ekstrēmā laika menedžments - N.Mročkovskis, A.Tolkačovs
3. Māksla turēt līdzi - A. Leikins
4. Laika brauciens. Kā ir laiks dzīvot un strādāt - G. Arhangeļskis
5. Stingra laika vadība. Pārņem kontroli pār savu dzīvi – Dens S. Kenedijs