Sistema di gestione del tempo. Obiettivi, principi, regole

Questa tecnica può essere utilizzata non solo al lavoro, ma anche nella vita di tutti i giorni; cerca di abituare i tuoi figli fin dall'infanzia. Misurato - analizzato - pianificato - eseguito - analizzato. Alcuni passaggi nella fase iniziale e ripetute ripetizioni porteranno all'esecuzione automatica delle azioni, dopo un po 'diventerà un'abitudine e verrà eseguita a livello subconscio.

La gestione del tempo è conveniente

In generale, può e deve essere personalizzato per te stesso. Spesso, organizzare il tempo è necessario solo nei casi in cui lo facciamo perché dobbiamo, hai notato? Sembra una cosa interessante, ma forse sei un po' annoiato, forse il tuo umore o il tuo benessere non è giusto, forse sei solo pigro, allora devi attivare i meccanismi interni dell'autodisciplina, regolare la motivazione al livello desiderato e controlla le tue attività.

Ti ricordi quando non devi farlo? In due casi: quando la pigrizia e l'ozio sono completi, e quando siamo così trascinati dal lavoro o dagli affari da non accorgerci di come passa il tempo. In questi casi dicono: “Non ho avuto il tempo di guardarmi indietro, ma la giornata lavorativa era finita”.

Dov'è la verità?

La verità è sempre nel mezzo, tuttavia, se alcune raccomandazioni aiutano una persona a essere più efficace, allora possono essere efficaci almeno per molte altre persone. Adesso non discuteremo di come organizzare il nostro tempo quando la pigrizia materna ci ha sopraffatto, o quando l'entusiasmo arde nelle nostre anime. Condividerò con te due semplici metodi che possono essere efficaci per te quando hai solo bisogno di lavorare.

2 semplici modi per organizzare il tuo tempo

Primo modo:

Fallo e basta.

Secondo modo:

Basta fare delle pause più spesso.

Stai sorridendo? Vedo il vostro malinteso... In effetti, amici, i metodi sono collaudati nel tempo. Vi assicuro che per alcuni di voi saranno un'ancora di salvezza al momento giusto. È meglio fare più pause, magari dopo quindici minuti, magari dopo 10 o 5 minuti, ma anche in questo caso andrai avanti e non starai fermo. Non ti accorgerai di come verrai coinvolto nel lavoro e non avrai più bisogno di pause.

A proposito delle tecniche

Questi sono modi molto semplici per organizzare il tuo tempo. So che usare cose come pianificare i compiti, dividere i compiti in importanti e urgenti, la tecnica del “Pomodoro”, tenere un diario, usare, ecc., comporterà una notevole accelerazione delle nostre attività, questo è indiscutibile.

Ma devi ancora trovare la cosa principale che il tuo corpo ascolta e la tua coscienza non resiste troppo. Trova qualcosa che ti possa aiutare.

Dividiamo i nostri affari

Ricordiamo ancora una volta che tutti i nostri affari possono essere divisi in 4 gruppi:

• Urgente - Importante
• Importante - Non urgente
• Urgente - Non importante
• Non urgente - Non importante

Trova informazioni su questo metodo Eisenhower e scopri come utilizzarlo nella tua pianificazione. E fare prima le cose più importanti: urgenti e importanti. Questo metodo mi ha aiutato molto a far fronte all'enorme turnover di casi, che non aveva fine e fine nel momento in cui lavoravo come capo di una filiale di un'azienda pubblicitaria, e allo stesso tempo lavoravo su diverse aree di pari importanza.

Chi controlla chi?

A poco a poco è diventato chiaro che non era più il fatturato a controllarmi, ma che gestivo i miei affari e organizzavo con successo il mio tempo. Il consiglio di Artem Farievich sulla "scimmia" che i manager mi mettono costantemente al collo mi ha aiutato in tempo; ho imparato a restituire loro la loro "scimmia", dovevano mettersi d'accordo con essa da soli. Ho imparato a dire “no” in modo tempestivo, a rifiutare senza offendere l’interlocutore, a concludere educatamente una conversazione se mi rendevo conto che mi stava rubando tempo.

Amici, tutto questo è molto interessante, in effetti. Ora, a volte, è addirittura difficile capire cosa sia più efficace nel risolvere e svolgere determinati compiti. È importante capire che avrai i tuoi metodi che funzioneranno per te.

Quando ti rendi conto che sai come valorizzare il tuo tempo e quello delle altre persone, diventa chiaro che inizi a fare di più nello stesso tempo di prima. Stai gradualmente padroneggiando l'arte della gestione del tempo, il cui compito principale è organizzazione del tempo.

In custodia

Amici, dovete sempre ricordare che se inizia il sovraccarico, potete fermarvi, fare un respiro profondo ed espirare. Anche questo è un ottimo prodotto: aiuta! Vogliamo sempre l'equilibrio: mentale, fisico e materiale... La nostra vita dipende direttamente dalla qualità del nostro tempo, che dedichiamo al lavoro, alla famiglia, agli amici e ai viaggi.

Quando sappiamo perché stiamo lavorando da soli, e questi siamo certamente noi stessi e le persone più care della nostra vita, senza alcun dubbio, la qualità della nostra vita migliorerà. Ed è proprio questo che rende degno di essere vissuto, creando e raggiungendo un equilibrio tra salute, ricchezza e felicità.

Il ritmo frenetico della vita moderna spesso porta ad una costante mancanza di tempo. "Riunioni, rapporti, pianificazione di riunioni, incontri con clienti, chiamate, progetti, vita personale: giro come uno scoiattolo su una ruota, ma non riesco a concludere nulla", si lamentano alcuni. Allora qual è la ragione per cui nello stesso periodo di tempo alcune persone realizzano molto più di altre? La risposta è ovvia: dentro gestione del tempo, nella sua pianificazione competente e nell'uso razionale, che alla fine si traduce in una maggiore produttività.

Cos'è la gestione del tempo?

Gestione del tempo(Gestione del tempo in inglese - gestione del tempo) è il processo di organizzazione e pianificazione del proprio tempo, che consente di completare le attività attuali in modo più efficiente e produttivo. Una buona gestione del tempo ti consente di lavorare in modo più intelligente anziché più intenso, in modo da poter fare più cose in meno tempo, indipendentemente da quanto sia estesa la tua lista di cose da fare. Non essere in grado di gestire il proprio tempo non solo danneggia la produttività, ma provoca anche stress a causa del costante mancato rispetto delle scadenze.

Gli esperti distinguono due tipi di gestione del tempo: personale e aziendale. In senso lato, la gestione del tempo come sottospecie è un meccanismo per gestire il tempo di un'azienda. Nella gestione del tempo aziendale l'enfasi principale è posta sulla gestione dell'orario di lavoro di tutti i dipendenti dell'azienda, e l'uso razionale del tempo da parte di ogni singolo dipendente è il risultato della corretta costruzione del sistema aziendale.

La gestione del tempo in senso stretto è l’organizzazione del tempo personale di ciascuno. È rilevante in quei casi e per quelle categorie di lavoratori che hanno una certa libertà di scelta e hanno orari flessibili. Quando una persona è costretta a prendere decisioni in modo indipendente e ad organizzare il processo del proprio lavoro, deve padroneggiare le tecnologie per organizzare il tempo personale.

A cosa serve la gestione del tempo?

I vantaggi derivanti dall’utilizzo della gestione del tempo sono enormi:

1. Aumenta la produttività e l’efficienza del lavoro.
2. La reputazione professionale migliora.
3. Il livello di stress diminuisce (le attività vengono completate in tempo).
4. Le opportunità di avanzamento di carriera si stanno espandendo.
5. Grandi opportunità per raggiungere importanti obiettivi di vita e di carriera.
6. C'è più tempo personale per comunicare con la famiglia e gli amici.

Allo stesso tempo, la mancata gestione efficace del proprio tempo può avere conseguenze molto indesiderabili:

1. Scadenze violate per il completamento delle attività.
2. Flusso di lavoro inefficiente.
3. Scarsa qualità del lavoro.
4. Scarsa reputazione professionale e mancanza di crescita professionale.
5. Livelli di stress più elevati.

Fasi della gestione del tempo

La gestione del tempo comprende una serie di fasi, tra cui:

1. Definendo gli obiettivi.
2. Pianificazione e allocazione del tempo.
3. Delega di compiti e gestione delle risorse.
4. Analisi del consumo di tempo.
5. Tempo di registrazione.
6. Priorità.
7. Attuazione dei compiti.
8. Monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi, attuazione dei piani, sintesi dei risultati.

Regole di base della gestione del tempo

1. Crea un elenco di attività

Per prima cosa devi decidere un elenco di tutte le attività che devono essere completate. Elenca non solo tutte le attività lavorative, ma anche quelle personali. Crea un elenco in base alle attività che devono essere completate durante il giorno, la settimana, il mese, l'anno. Non dimenticare la tua vita personale, l'incontro con gli amici, la visita alla clinica, includi nella lista il tempo per lo sviluppo personale e non dimenticare le vacanze.

2. Prendi il cronometraggio

Dopo aver compilato un elenco di attività, è necessario scrivere accanto a ciascuna attività il tempo stimato (minuti, ore, giorni) necessario per completarla. Questo ti tornerà utile in seguito quando pianificherai la tua routine quotidiana.

3. Dare priorità

Di norma, i compiti sono sempre molti ed è impossibile fare tutto in una volta. Pertanto, è necessario stabilire correttamente le priorità. I criteri per stabilire le priorità possono essere diversi: includono motivazioni personali e ricompense finanziarie. È possibile utilizzare la matrice Eisenhower come guida quando si stabiliscono le priorità.

Matrice del caso Eisenhower

Tutte le attività sono divise in 4 gruppi:

1. Urgente e importante: completato prima e per intero (compiti critici).
2. Le attività importanti ma non urgenti vengono eseguite per seconde. La soluzione a tali problemi può essere rinviata per un certo tempo, ma è necessario anche risolverli completamente.
3. Urgenti ma non importanti sono compiti che, sebbene urgenti, non sono critici. È consigliabile delegare l'esecuzione di tali compiti ad altre persone e, se ciò non è possibile, rimandarlo, perché “consumano tempo” per risolvere problemi critici.
4. Non urgenti e non importanti sono compiti che in linea di principio non hanno alcun significato e non comportano alcuna conseguenza se non vengono completati. Puoi tranquillamente cancellare queste cose dalla tua lista.

4. Elaborare un piano d'azione (compiti)

Avendo a portata di mano un elenco di attività, la loro priorità e tempistica, è possibile creare una pianificazione delle attività per il giorno, la settimana, il mese. Ora, invece di preoccuparti del “di nuovo, non ho avuto il tempo di fare tutte quelle montagne di cose”, capisci di aver completato tutto ciò che potevi realisticamente fare, tenendo conto del tempo che esiste nella tua vita.

5. Filtra le informazioni

Nel mondo moderno dei flussi di informazioni, è facile perdersi nel tempo. Pertanto, impara a filtrare tutto il rumore delle informazioni e concentrati sull'elaborazione solo delle informazioni di cui hai veramente bisogno.

6. Non dividerti tra le attività

Porta a termine il compito che hai iniziato, non lasciarlo irrisolto. Gli esperti nel campo della gestione del tempo notano che tornare ripetutamente a un “compito noioso” riduce la produttività di una persona di cinque volte!

Inoltre, non intraprendere più attività contemporaneamente (a meno che tu non sia un guru del multitasking, ovviamente). Ciò richiederà più tempo rispetto al completamento di tutte le attività separatamente e potrebbe ridurre la qualità del loro completamento.

7. Eliminare le perdite di tempo

Elimina tutto ciò che ti fa perdere tempo: visione dei social network, programmi televisivi, pause caffè inutili e conversazioni con i colleghi sul nulla, ecc. Se svolgi molto lavoro di routine (ad esempio, raccolta ed elaborazione dati), prova ad automatizzare questo processo il più possibile.

8. Mantieni le cose organizzate

Pulisci il tuo desktop, organizza e organizza la tua documentazione, organizza le informazioni nel tuo PC, i database dei contatti, ecc. Tutto ciò ti renderà la vita molto più semplice durante la ricerca delle informazioni necessarie (documenti) e ti farà risparmiare molto tempo.

9. Lavora in orari specifici

Ogni persona ha i propri bioritmi, determina quando è la tua attività di picco. È durante queste ore che dovrebbero essere svolti i compiti più difficili, perché... La massima concentrazione ti consentirà di risolvere tali problemi in modo più efficace ed efficiente.

10 . Non dimenticare il riposo

Assicurati di prenderti del tempo per te stesso: vai in palestra, viaggia, non dimenticare un hobby, trascorri una serata con la tua famiglia. Una persona riposata è efficace anche al lavoro!

Come rispondere alle seguenti domande dell'intervista: Come gestisci il tuo tempo? Come pianifichi la tua giornata lavorativa? Quali tecniche e metodi utilizzate nella pianificazione? Fornisci esempi di come utilizzi le capacità di gestione del tempo per completare con successo un'attività.

Scoprirai tutte le risposte a queste domande leggendo questo articolo.

Cos'è la gestione del tempo?

Gestione del tempo- questo è un insieme di conoscenze, abilità e capacità, grazie alle quali una persona sa stabilire le priorità, pianifica accuratamente il proprio tempo, aumentando così la propria produttività personale nell'organizzazione del proprio orario di lavoro.

“Finché non riesci a gestire il tuo tempo, non puoi gestire nient’altro.” Peter Drucker

1. Perfezionismo
2. Indugio
3. Mancanza di conoscenza
4. Mancanza di strumenti e risorse necessari

1. Perfezionismo rende molto difficile completare le attività in tempo. Molte persone credono che questa qualità sia un punto di forza, ma è il costante desiderio di perfezione e l'insoddisfazione per i risultati ottenuti che è uno dei motivi dell'uso inefficace del tempo. Trovando opportunità per accettare il risultato “reale” invece di quello “ideale”, risparmierai risorse significative per altre cose. Esiste un'espressione: "il perfezionismo è il male", ovviamente tutto questo è abbastanza relativo e in ogni situazione individuale questa caratteristica della personalità può essere valutata in modo diverso, tuttavia, senza dubbio nell'ambito della gestione del tempo: il perfezionismo è il MALE!

2. Indugio- costante rinvio delle cose a dopo, riluttanza a svolgere determinati compiti. La parola “DOMANI” domina il vocabolario dei dipendenti che procrastinano. Steve Jobs ha detto molto bene di queste persone: “Il povero, il fallito, l’infelice e il malsano è colui che usa spesso la parola “domani”.

Non posso salvarti dal perfezionismo e dalla procrastinazione; il mio obiettivo è fornire conoscenza, fornire le migliori tecniche e metodi e presentarti risorse e strumenti per padroneggiare le capacità di gestione del tempo. Che tu utilizzi o meno le informazioni ricevute, tutto dipende esclusivamente dal tuo desiderio. Tuttavia, dopo aver letto questo articolo, non sarai più lo stesso.

Innanzitutto, ti suggerisco di determinare le tue capacità di gestione del tempo. Passaggio

La dissonanza cognitiva sta nel fatto che da un lato non possiamo controllare il tempo in quanto tale. Dopotutto, è il tempo che non possiamo controllare e sembra che sia il tempo a controllarci, e non siamo noi a controllarlo. Siamo abituati a percepire il tempo come qualcosa di eterno e illimitato. Sembra che ce ne sia sempre molto. D’altra parte, il tempo è una delle risorse più preziose che tutti abbiamo. È importante capire che il tempo ha i suoi confini, ogni giorno è un vaso di una certa capacità che riempi di cose da fare. Puoi riempirlo con cose inutili, oppure puoi riempirlo con cose che funzionano per i tuoi compiti e ti portano al tuo obiettivo finale.

Possiamo controllare noi stessi, come pianifichiamo la nostra giornata e come trascorriamo il nostro tempo lavorativo. L'uso intelligente, produttivo ed economico di questa risorsa è una parte importante della valutazione di un dipendente.

L’efficienza temporale può essere ottenuta in due modi:

1. Ottieni risultati significativi risparmiando tempo. Ciò significa che sai come portare a termine un compito in un tempo minimo.
2. Una pianificazione efficace dell'orario di lavoro ridurrà il numero e il volume delle attività svolte.

In questo articolo ho compilato un riassunto delle sei migliori tecniche di gestione del tempo. Con il loro aiuto, puoi imparare a pianificare e controllare quotidianamente le tue attività prioritarie.

Come imparare a gestire il proprio tempo?

6 migliori metodi di gestione del tempo:

1. Principio di Pareto
2. Matrice di Eisenhower
3. Mappe mentali
4. La Piramide di Franklin
5. Metodo ABCD
6. Mangia prima la rana

1. Principio di Pareto

Il principio di Pareto afferma che una piccola parte delle cause, degli sforzi e degli investimenti è responsabile di una grande parte dei risultati. Questo principio fu formulato dall'economista italiano Vilfredo Pareto nel 1897 e da allora è stato confermato dalla ricerca quantitativa in una varietà di ambiti della vita:

Il 20% dell’impegno produce l’80% dei risultati

Il principio di Pareto nel campo della gestione del tempo può essere formulato come segue: circa il 20% dello sforzo e del tempo sono sufficienti per ottenere l’80% del risultato.
Come determini esattamente quale sforzo è sufficiente compiere per ottenere un buon risultato? Immagina di cercare risposte a domande che ti interessano in un libro. Secondo il principio in esame, troverai l'80% delle informazioni di cui hai bisogno nel 20% del testo. Se sai esattamente cosa ti interessa, puoi sfogliare rapidamente il libro e leggere attentamente solo le singole pagine. In questo modo risparmierai l'80% del tuo tempo.

2. Matrice di Eisenhower

Questo è probabilmente il concetto di gestione del tempo più famoso oggi, che ti consente di stabilire le priorità. Questa tecnica, la cui creazione è attribuita al generale americano Dwight Eisenhower, consente di classificare le cose sia in base alla loro urgenza che alla loro importanza. Tutti comprendono che solo un numero limitato di attività può essere completato in un periodo di tempo. A volte, senza compromettere il lavoro, solo uno. E ogni volta dobbiamo decidere, QUALE ESATTAMENTE? Il presidente americano Dwight Eisenhower era solito organizzare i suoi affari in diverse categorie importanti quando pianificava i suoi affari.
Secondo la cosiddetta matrice Eisenhower è necessario classificare ciascun caso in una delle quattro tipologie indicate nel diagramma.

Matrice di Eisenhower

L'importanza di un'attività è determinata da quanto il risultato della sua implementazione influisce sulla tua attività. E l'urgenza è determinata da due fattori contemporaneamente: in primo luogo, quanto velocemente questa attività deve essere completata e, in secondo luogo, se il completamento di questa attività è legato a una data e un'ora specifiche. Sono l’importanza e l’urgenza, considerate insieme, che influenzano la definizione delle priorità.

Diamo uno sguardo più da vicino a quali casi possono essere classificati in ciascuno dei quattro tipi.

Tipo I: “importante e urgente”.
Si tratta di questioni che, se non completate in tempo, comporteranno danni significativi alla tua attività (ad esempio, rinnovo delle licenze, presentazione di dichiarazioni fiscali, ecc.). Una certa percentuale di tali casi sarà inevitabilmente presente nella vita di ogni persona. Tuttavia, con una preparazione anticipata (questioni di Tipo II - “importanti ma non urgenti”), molte crisi possono essere prevenute (ad esempio studiando la legge, sviluppando buoni rapporti con persone influenti).

Questi possono anche essere progetti con una scadenza o un'emergenza. Ad esempio, visitare un medico a causa di problemi di salute, inviare un articolo a una rivista entro una scadenza rigorosa o completare un rapporto sui risultati di uno studio. Non abbiamo scelta qui. Il lavoro di questo gruppo deve essere fatto, punto. Altrimenti ci saranno problemi seri.

Tipo II: “importante ma non urgente”.
Queste sono cose focalizzate sul futuro: formazione, studio di aree promettenti di sviluppo del business, miglioramento delle attrezzature, ripristino della salute e delle prestazioni. Azioni che portano al tuo obiettivo strategico. Ad esempio, impara una lingua straniera per trasferirti a lavorare in un'altra organizzazione più promettente. Si tratta anche di prevenire i problemi, mantenendosi in buona forma fisica. Sfortunatamente, spesso trascuriamo tali questioni e mettiamo la loro soluzione nel dimenticatoio. Di conseguenza, la lingua non viene mai appresa, i redditi non crescono, ma diminuiscono, la salute è in pericolo. Queste questioni hanno una caratteristica interessante: se vengono trascurate per molto tempo, diventano Importanti - Urgenti. Dopotutto, se non vai dal dentista almeno una volta all'anno, prima o poi una visita urgente da lui diventerà inevitabile.

Tipo III: “non importante, ma urgente”.
Molte di queste cose in realtà non aggiungono molto valore alla tua vita. Li facciamo solo perché ci capitano (una lunga conversazione telefonica o lo studio di una pubblicità che arriva per posta), o per abitudine (visitare mostre dove non c'è più nulla di nuovo). È proprio la stessa routine quotidiana che assorbe molto tempo ed energie.

Tipo IV: “non importante e non urgente”.
Questi sono tutti i tipi di modi per "ammazzare il tempo": abuso di alcol, "lettura leggera", visione di film, ecc. Spesso ricorriamo a questo quando non abbiamo più la forza per un lavoro produttivo (da non confondere con il vero riposo e comunicazione con i propri cari e amici - questioni molto importanti). Questa è una "falena" che mangia il nostro tempo.

Mentre ti sforzi per il successo della tua attività, provi prima a realizzare le cose che hai identificato come “importanti”: prima quelle “urgenti” (Tipo I) e poi quelle “non urgenti” (Tipo II). Il tempo rimanente può essere dedicato a questioni “urgenti ma non importanti” (tipo III).
Va sottolineato che la maggior parte del tempo di lavoro di un dipendente dovrebbe essere dedicato a questioni “importanti, ma non urgenti” (tipo II). Quindi molte situazioni di crisi saranno prevenute e l'emergere di nuove opportunità di sviluppo aziendale non sarà più inaspettato per te.

Quando inizi a utilizzare questo sistema per stabilire le priorità, probabilmente vorrai classificare molti di questi elementi come “importanti”. Tuttavia, man mano che acquisisci esperienza, inizierai a valutare in modo più accurato l'importanza di una particolare questione. Ci vorrà del tempo per imparare a utilizzare il sistema di definizione delle priorità. Dove lo posso prendere? Molto probabilmente classificherai il lavoro di padronanza delle tecniche di gestione del tempo come "importante, ma non urgente".
Nell'espressione figurata di Stephen Covey (autore del bestseller internazionale "Le sette abitudini di persone altamente efficaci"), è necessario trovare il tempo per "affilare la sega", quindi la preparazione della legna da ardere andrà più veloce.

Parabola

Un uomo vide un taglialegna nella foresta, che con grande difficoltà abbatteva un albero con un'ascia completamente smussata. L'uomo gli chiese:
- Caro, perché non affili la tua ascia?
- Non ho tempo per affilare un'ascia - devo tagliare! - gemette il taglialegna...

Pertanto, è necessario dedicare “volontariamente” una certa quantità di tempo alla pianificazione delle proprie attività, rifiutandosi di fare cose meno importanti. Se riesci a farlo, puoi usare le tue nuove abilità per liberare ancora più tempo la prossima volta e usarle per imparare di più. Quindi, attraverso la tua determinazione a migliorare la tua efficienza lavorativa, libererai gradualmente tempo per sviluppare la tua produttività personale.

Criteri per stabilire le priorità
Di solito, quando valutiamo l'importanza di un particolare compito, consideriamo importanti, prima di tutto, quelle cose che devono essere fatte con urgenza (o “ieri”). L'accumulo di compiti e promesse non mantenute crea problemi alla vostra azienda e crea anche sensazioni spiacevoli a voi personalmente. Sono queste le questioni “urgenti” che cerchiamo di affrontare per prime. Ma l’urgenza non dovrebbe essere l’unico fattore quando si scrive una lista di cose da fare e si determina l’ordine in cui dovrebbero essere completate.
L'esperienza ha dimostrato che, sebbene fare (o non fare) molte cose urgenti non avrà un grande impatto sulla tua attività, ci sono molte cose non urgenti che possono gettare le basi per il successo futuro. Pertanto, oltre all'urgenza, è necessario considerare quanto questa o quella questione influenzi il successo dell'impresa, cioè determinarne e tenerne conto.

3. Mappe mentali

Questo è lo sviluppo di Tony Buzan, un famoso scrittore, docente e consulente sull'intelligenza, la psicologia dell'apprendimento e i problemi del pensiero. Esistono anche traduzioni della frase "mappe mentali" come "mappe mentali", "mappe mentali", "mappe mentali".

Mappe mentaliè un metodo che ti permette di:

Strutturare ed elaborare efficacemente le informazioni;
pensa usando il tuo potenziale creativo e intellettuale.

Questo è uno strumento molto bello per risolvere problemi come fare presentazioni, prendere decisioni, pianificare il proprio tempo, memorizzare grandi quantità di informazioni, brainstorming, autoanalisi, sviluppare progetti complessi, formazione personale, sviluppo, ecc.

Aree di utilizzo:
1. Presentazioni:
in meno tempo dai più informazioni, mentre vieni compreso e ricordato meglio;
tenere riunioni e trattative d'affari.

2. Pianificazione:
gestione del tempo: pianificare il giorno, la settimana, il mese, l'anno...;
sviluppo di progetti complessi, nuovi business...

3. Brainstorming:
generazione di nuove idee, creatività;
soluzione collettiva di problemi complessi.

4. Processo decisionale:
una visione chiara di tutti i pro e i contro;
una decisione più equilibrata e ponderata.

4. Piramide di Franklin

Questo è un sistema di pianificazione già pronto che ti aiuta a gestire correttamente il tuo tempo e a raggiungere i tuoi obiettivi. Benjamin Franklin (1706-1790) - americano. annaffiato attivista B. Franklin si distingueva per una fantastica capacità di lavoro e un senso di scopo unico. All'età di vent'anni, fece un piano per raggiungere i suoi obiettivi per il resto della sua vita. Per tutta la vita ha seguito questo piano, pianificando chiaramente ogni giorno. Il suo piano per raggiungere i suoi obiettivi si chiama “Piramide Franklin” e assomiglia a questo:

1. Il fondamento della piramide sono i principali valori della vita. Si potrebbe dire che questa è la risposta alla domanda: “Con quale missione sei venuto al mondo?” Cosa vuoi ottenere dalla vita? Quale segno sulla Terra vuoi lasciare dietro di te? Si ritiene che non ci sia nemmeno l'1% delle persone che vivono sul pianeta che ci penserebbero seriamente. In altre parole, questo è un vettore di direzione verso il tuo sogno.

2. Basandosi sui valori della vita, ognuno si pone un obiettivo globale. Chi vuole diventare in questa vita, cosa intende ottenere?

3. Un piano generale per il raggiungimento degli obiettivi è la fissazione di obiettivi intermedi specifici sulla strada per raggiungere un obiettivo globale.

4. Un piano per tre, cinque anni è chiamato a lungo termine. Qui è importante determinare le scadenze esatte.

5. Un piano per un mese e poi per una settimana è un piano a breve termine. Più è ponderato, più spesso lo analizzi e lo aggiusti, più efficace sarà il lavoro.

6. L'ultimo punto in termini di raggiungimento degli obiettivi è un piano per ogni giorno.

5. Metodo ABCD

Il metodo ABCD è un modo efficace per dare priorità alle attività che puoi svolgere ogni giorno. Questo metodo è semplice e così efficace che, se utilizzato regolarmente e con competenza, può elevarti al rango delle persone più produttive e produttive nel tuo campo di attività.
La forza del metodo è la sua semplicità. Ecco come funziona. Inizi facendo un elenco di tutto ciò che devi fare durante il giorno successivo. Pensa su carta.
Successivamente, metti la lettera A, B, C, D o D davanti a ciascun elemento della tua lista.

Problema di tipo "A"è definita come la cosa più importante in un dato momento, qualcosa che devi fare per non rischiare gravi conseguenze. Un'attività di tipo A potrebbe essere visitare un cliente importante o scrivere un rapporto per il tuo capo. Questi compiti rappresentano le “rane” vere e mature della tua vita.
Se hai più di un compito “A” davanti a te, li classifichi in ordine di priorità etichettandoli A-1, A-2, A-3, ecc. Il compito A-1 è la “rana” più grande e più brutta di tutto quello che devi affrontare.

Problema di tipo "B"è definito come quello che dovresti fare. Tuttavia, le conseguenze, in caso di attuazione o di mancato rispetto, sono piuttosto lievi. Tali compiti non sono altro che “girini” nella tua vita. Ciò significa che se non si svolge il lavoro adeguato, qualcuno sarà insoddisfatto o messo in una posizione di svantaggio, ma in ogni caso il livello di importanza di questi compiti non si avvicina al livello dei compiti di tipo “A”. Effettuare una chiamata per una questione meno urgente o esaminare un arretrato di e-mail potrebbe costituire l'essenza di un'attività di tipo B.
La regola da seguire è: non iniziare mai un'attività di tipo B mentre hai ancora un'attività A lasciata incompiuta. Non lasciare mai che i “girini” ti distraggano mentre la grande “rana” attende il suo destino di essere mangiata!

Problema di tipo "B"è definito come qualcosa che sarebbe meraviglioso da fare, ma da cui non ci si dovrebbe aspettare alcuna conseguenza, sia che lo si faccia o meno. Un'attività di tipo B potrebbe essere chiamare un amico, prendere una tazza di caffè, pranzare con un collega o svolgere affari personali durante l'orario di lavoro. Questo tipo di “eventi” non hanno assolutamente alcun impatto sul tuo lavoro.

Tipo di problema "G"è valutato come lavoro che puoi assegnare a qualcun altro. La regola in questo caso è che dovresti delegare agli altri tutto ciò che possono, liberando così tempo per svolgere le attività di tipo A che tu e solo tu puoi completare.

Tipo di problema "D" rappresenta un lavoro che può essere completamente rimosso dalla tua lista di cose da fare. Questo potrebbe essere un compito che prima era importante, ma ora non è più rilevante, sia per te che per gli altri. Spesso si tratta di un lavoro che svolgi giorno dopo giorno, per abitudine o perché provi piacere nel farlo.

Dopo aver fatto domanda Metodo ABCD alla tua lista di cose da fare quotidiana, hai organizzato completamente il tuo lavoro e preparato il terreno per completare più rapidamente le attività più importanti.

La condizione più importante affinché il metodo ABCD funzioni davvero per te è rispettare il seguente requisito: avviare l'attività A-1 senza indugio e poi lavorarci sopra fino al suo completo completamento. Usa la tua forza di volontà per iniziare e continuare a lavorare sul compito più importante per te in questo momento. Prendi la tua “rana” più grande e “mangiala” senza fermarti fino all'ultimo boccone.
La capacità di analizzare la tua lista di cose da fare per la giornata ed evidenziare il compito A-1 servirà come punto di partenza per ottenere un successo davvero grande nelle tue attività, aumenterà la tua autostima, ti riempirà di rispetto per te stesso e senso di orgoglioso dei tuoi risultati.
Quando prendi l'abitudine di concentrarti completamente sul tuo compito più importante, cioè sul compito A-1 - in altre parole, mangiare la tua "rana" principale - imparerai a fare il doppio, o addirittura il triplo, delle persone intorno Voi.

6. Mangia prima la rana

Transizione da difficile a facile

Probabilmente hai sentito questa domanda: "Come mangeresti un elefante?" La risposta, ovviamente, è “pezzo per pezzo”. Come mangeresti la tua “rana” più grande e cattiva? Allo stesso modo: lo suddivideresti in azioni specifiche passo dopo passo e inizieresti dal primo.

Inizia la tua giornata lavorativa con il compito più difficile e completalo il più velocemente possibile. Ti aiuterà a capire che hai ancora molto da fare e che il tempo della tua giornata lavorativa è limitato. Fare prima la cosa più difficile ti darà un enorme senso di soddisfazione. Usa questa regola ogni giorno e vedrai quanta energia ottieni e quanto è efficiente la tua giornata lavorativa. Rimandare costantemente un compito problematico fino alla fine della giornata significa che penserai a questo compito tutto il giorno e questo ti impedirà di concentrarti su altri compiti! Mangia prima la rana e poi procedi a mangiare l'elefante pezzo per pezzo!

Strumenti di pianificazione del tempo

Pianifica ogni tua giornata in anticipo.
Attraverso la pianificazione ci muoviamo
il futuro nel presente e così abbiamo
opportunità di fare qualcosa
riguardo a lui già adesso

Alan Lakin

Principali generazioni di “pianificatori”
Le tecnologie e i mezzi di organizzazione dell'orario di lavoro conosciuti oggi possono essere suddivisi in diverse generazioni: le differenze qui risiedono nei principi di registrazione delle informazioni e nella tecnologia di utilizzo.

Fino al XX secolo, la pianificazione dell'orario di lavoro veniva effettuata utilizzando metodi primitivi: promemoria, liste di cose da fare, ecc. All'inizio del secolo scorso, insieme allo sviluppo del business, si sono diffusi nuovi strumenti che hanno reso più facile per un manager per pianificare il tempo.
L'idea di adattare un calendario domestico per il lavoro d'ufficio nacque nel XIX secolo e si concretizzò sotto forma di calendario da tavolo nel 1870. Per ogni giorno è stata assegnata una pagina del calendario, sulla quale erano indicati la data, il giorno, il mese e l'anno. Avere spazio libero per gli appunti ha permesso di prendere gli appunti necessari: trattative, riunioni, spese, riunioni. Da quasi un secolo il calendario da tavolo rappresenta il principale strumento di pianificazione del tempo dei manager.

Il risultato del miglioramento del calendario da tavolo è stato l'agenda e il pianificatore settimanale. Un diario è un calendario continuo a fogli sciolti sotto forma di un comodo blocco note di diversi formati. Potresti portare il diario con te alle riunioni e ai viaggi di lavoro.
Ancora più conveniente per il manager si è rivelato il diario settimanale, in cui è stato possibile pianificare la settimana e il giorno lavorativo, monitorare l'attuazione delle attività registrate, analizzare il tempo trascorso (poiché è apparsa una ripartizione oraria della giornata lavorativa), altro ancora cercare rapidamente le informazioni (dopo tutto, ora erano raggruppate in 52 settimane e non in 365 giorni). Negli anni '80 i calendari settimanali hanno praticamente sostituito i calendari da tavolo e sono diventati così diffusi da diventare un elemento dello stile aziendale delle imprese.

L'idea progettuale di unire calendario, blocco note e rubrica telefonica in un unico comodo strumento si materializzò con successo nel 1921 sotto forma di "organizzatore" (dall'inglese organizer). Successivi miglioramenti allo strumento furono apportati modificando il formato, il disegno, la qualità della carta e la decorazione esterna. Qui i dispositivi di memorizzazione delle informazioni e i mezzi tecnici (calendario, blocco note, rubrica di indirizzi e telefono, porta biglietti da visita, penna, microcalcolatrice) sono stati combinati in un unico strumento. Allo stesso tempo, non esisteva una chiara classificazione e sistematizzazione dei record.

Il famoso “time manager” è stato creato in Danimarca nel 1975. Ha implementato l'idea di una pianificazione mirata dei risultati personali sulla base di un classificatore standard di funzioni ("compiti chiave") e di una tecnologia per l'implementazione di eventi globali ("compiti dell'elefante"). Allo stesso tempo, l'utilizzo di un “time manager” si è rivelato accettabile solo per persone organizzate e disciplinate per natura, e richiedeva anche notevoli spese finanziarie per la formazione e l'acquisizione.
Tuttavia, il nome di questo tipo di “organizzatore” – “time manager” – è diventato una parola familiare e oggi denota un approccio generale all’uso attivo del tempo come risorsa gestionale.

Lo sviluppo del progresso scientifico e tecnico negli ultimi decenni ha portato alla creazione di strumenti elettronici di pianificazione temporale fondamentalmente nuovi dal punto di vista tecnologico: un quaderno elettronico, vari programmi di servizio per PC, telefoni cellulari, smartphone, ecc.

Le migliori tecnologie moderne di gestione del tempo:

1.Trello è un'applicazione web gratuita per la gestione di progetti in piccoli gruppi. Trello ti consente di essere produttivo e più collaborativo. Trello è un insieme di bacheche, elenchi e schede che ti consentono di organizzare e dare priorità ai progetti in modo divertente, flessibile e facile da modificare.

2. Evernote: un servizio web e un set di software per la creazione e l'archiviazione di note. La nota può essere un pezzo di testo formattato, un'intera pagina web, una fotografia, un file audio o una nota scritta a mano. Le note possono contenere anche allegati di altri tipi di file. Le note possono essere ordinate in taccuini, etichettate, modificate ed esportate.

La vita a volte ha un ritmo molto elevato e molte cose ci ricadono addosso. E sebbene tutti abbiano la stessa quantità di tempo in una giornata, non tutti lo utilizzano in modo proficuo. Alcune persone hanno tempo per esercitarsi, lavorare e dedicare tempo allo sviluppo personale e ai propri cari. E qualcuno può lavorare tutto il giorno ed essere sorpreso di scoprire di non aver realizzato nulla di importante.

Vogliamo davvero fare tutto. La domanda crea offerta: sono apparsi molti libri sull'efficacia personale, corsi sulla produttività e coaching con formazione per il successo e la motivazione. E inoltre-sistemi di gestione del tempo. il sito capisce cos'è la gestione del tempo, quando ti aiuta a portare a termine tutto e quando risulta essere inutile e inefficace.

Cos'è la gestione del tempo

Gestione del tempo - Sono modi di gestire il tempo che aumentano l’efficienza del suo utilizzo.

Esistono molti sistemi diversi di gestione del tempo: gli stessi approcci vengono utilizzati per caricare il personale e calcolare le ore di lavoro, per esigenze personali-altro. La gestione del tempo aiuta non solo a completare le attività lavorative, ma anche a dedicare abbastanza tempo al relax, allo sport e alla comunicazione con i propri cari.

Quando la gestione del tempo è inutile

La gestione del tempo è importante per coloro che hanno la capacità di gestire il proprio tempo in modo indipendente. Se lavori secondo un programma rigoroso che non può essere modificato in alcun modo,Sarà possibile programmare solo i fine settimana. Ma ci sono altre situazioni in cui la gestione del tempo è inutile.

Gestione del tempo - questa non è una pillola magica che aiuterà gestire tutto. Perché davvero la gestione del tempo-Non si tratta di dover fare tutto. Si tratta di tenere il passo con ciò che è importante e tenersi lontani da ciò che non è importante.- rifiutare.

La gestione del tempo lo è non un mezzo di motivazione.La gestione del tempo non ti renderà più produttivo e la tua motivazione non cadrà dal cielo se sei profondamente disgustato da ciò che stai facendo. Il più importante-assicurati di voler davvero fare queste cose. Forse hai bisogno di cambiare il tuo campo professionale, piuttosto che cercare di fare di più e meglio.

La gestione del tempo non garantisce il successo.Alcuni allenatori ti convincono che devi solo imparare la loro tecnica-e diventerai immediatamente ricco, risolverai i problemi della tua famiglia e inizierai a fare sport. Ma non funziona così. Gestione del tempo-solo uno strumento inutile senza i tuoi sforzi. È come comprare una penna che un grande scrittore usava per scrivere le idee e sperare che quelle idee ora arrivino a te.

Le tecniche di gestione del tempo non sono universali, non sono adatte a tutti.La tecnica di qualsiasi autore-questa è solo l'esperienza del suo creatore. Ma siamo individuali, quindi non tutti i metodi possono sempre essere applicati. Se la tecnica non funziona, non forzarti-basta cercarne un altro. Anche meglio-Prenditi cura di te stesso. Conosci meglio te stesso e come ti senti più a tuo agio a lavorare. Alcune persone sono produttive al mattino, altre la sera o addirittura la notte.

La gestione del tempo non ti obbliga a superare te stesso. Alzarsi alle 5 del mattino o dormire per 4 ore e sentirsi male-Questa non è gestione del tempo. Inoltre, non abbatterti se non riesci a risolvere i problemi in modo efficace e immediato. Datti il ​​permesso di commettere errori. Alcuni metodi non funzioneranno-provarne altri. Quindi è possibile.

Come gestire il tempo

Esistono diverse tecniche e strumenti nella gestione del tempo. Aiutano in diverse fasi: pianificazione, definizione delle priorità, valutazione dei risultati.

Pianificare: stabilire traguardi e obiettivi

Pianificazione - una parte importante della gestione del tempo e dell’efficienza. Puoi pianificare la sera per il giorno successivo o all'inizio della giornata. Quando si pianifica, è importante separare scopi e obiettivi. Bersaglio-generale e globale. Gli obiettivi sono suddivisi in compiti piccoli e specifici. Ad esempio, obiettivo-presentare relazioni trimestrali. Lo scomponiamo in piccoli compiti specifici: raccogliamo dati per 3 mesi, li riassumiamo in una tabella, creiamo grafici dinamici, facciamo una presentazione.

Crea elenchi di attività per il giorno e periodi più lunghi-una settimana o un mese. Per ogni attività è necessario determinare una scadenza entro la quale deve essere completata. A questo scopo è possibile utilizzare agende cartacee o elettroniche. Un'agenda giornaliera, una bacheca adesiva o un'app di pianificazione faranno al caso tuo.-ad esempio Trello o Wunderlist.

Ecco come appare una bacheca delle attività in Trello-Questo è un analogo elettronico di una lavagna con foglietti adesivi. Elenchi e carte possono essere organizzati nel modo che preferisci.

Puoi anche suddividere un'attività in passaggi e contrassegnare quando li completi. Inoltre, è necessario determinare una scadenza per l'attività e cercare di non spostarla. Prenditi sempre tutto il tempo necessario: ti servono 3 giorni-sdraiarsi 4. Le cose non vanno sempre come pianifichiamo.

Stabilisci le tue priorità

Puoi scrivere dozzine di attività. È necessario dare loro la priorità e alcuni potrebbero addirittura essere abbandonati del tutto.

Esistono due modi popolari per stabilire le priorità: ABC e Matrice di Eisenhower.

Metodo ABC

Prendi un elenco di attività e assegna a ciascuna un livello di priorità con le lettere A, B, C (alcune persone usano anche le lettere D ed E).

• A - compiti importanti e urgenti, massima priorità da completare. Queste sono quelle cose il cui fallimento o ritardo può avere conseguenze spiacevoli o gravi. Ad esempio, correggere un errore che ha causato l'interruzione del funzionamento del sito Web, soprattutto se l'azienda sta perdendo denaro a causa del ritardo.
• B - compiti importanti ma non urgenti o il cui mancato completamento non porterà a conseguenze gravi. Un esempio è implementare uno sviluppo che aiuterà ad aumentare le vendite. Questo è importante, ma se lo sposti un po’, difficilmente accadrà qualcosa di irreparabile.
• C - compiti che sarebbe bello portare a termine: passare una serata con gli amici o organizzare la cena per tua moglie.

Al livello D includere compiti che possono essere delegati ai subordinati e E- che dovrebbe essere abbandonato del tutto.

Matrice di Eisenhower

Il metodo prende il nome dal suo creatore-Il presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower. Aveva molti compiti, quindi ha dato loro la priorità, distribuendoli in categorie:

• urgente, importante;
• importante, non urgente;
• urgente, non importante;
• non importante, non urgente.

Il foglio è diviso in 4 quadrati, nei quali rientrano i compiti.

Matrice di Eisenhower: 4 quadrati con diversa urgenza e importanza. Alcuni pianificatori di carta sono già allineati in quadrati come questi.

Fai prima le cose urgenti e importanti. Hanno un significato diretto per te e per il futuro, non possono essere delegati a nessuno. I compiti importanti ma non urgenti possono essere svolti con calma e comodità da soli o delegati ai subordinati e collaborato con loro durante la loro attuazione. Cerca di trasmettere agli altri cose urgenti e non importanti. Dovresti abbandonare completamente ciò che non è urgente e non importante.

È più conveniente dare priorità alle attività immediatamente quando le aggiungi allo scheduler,-in questo modo non entrerà nulla di superfluo.

Compiti completi

Pianifica le attività e stabilisci loro la priorità-solo metà del lavoro. Ora dobbiamo completarli. Inoltre, di solito tutto non va secondo i piani: si riversano nuovi compiti, procrastiniamo, non teniamo conto di alcune sfumature che alla fine spostano le scadenze del compito e allo stesso tempo spostano i compiti successivi. Non sarai in grado di pianificare tutto, ma puoi comunque tenere in considerazione alcune cose per ridurre al minimo le interferenze.

Non provare a fare più cose contemporaneamente

Cervello - non un computer multitasking. Non acceleriamo il processo se proviamo a fare tutto allo stesso tempo, ma siamo sparsi tra i compiti. Ci distraiamo, perdiamo cose importanti, rallentiamo, ci stressiamo, passiamo costantemente da un compito all'altro e li approfondiamo ogni volta.

Rimuovi tutto ciò che ti impedisce di concentrarti sul compito

Chiudi i social network e la messaggistica istantanea, disattiva l'audio del telefono, ripulisci il tuo posto di lavoro. Se lavori da casa, scegli un orario e un luogo in cui non sarai interrotto dai membri della famiglia. Altrimenti disperderai la tua attenzione o addirittura inizierai a procrastinare.

Non affrettarti subito verso nuovi compiti

Innanzitutto, dai loro la priorità. Se inserisci una nuova attività, non avrai tempo per completare quella pianificata-e tra questi ce ne possono essere di importanti. Di norma, non accadrà nulla se sei d'accordo con i tuoi colleghi che domani completerai il nuovo compito. Non ci sono molti compiti che devi affrettare a svolgere subito.

Impara a rifiutare

Non vale la pena intraprendere tutti i compiti e i progetti. A volte cercano di incolparci per qualcosa che non dovremmo fare affatto. A volteSemplicemente non ha senso intraprendere un nuovo progetto se non hai tempo per farlo e non vuoi rinunciare ad altri. Anche se il tuo migliore amico ti implora in lacrime. Tutti hanno il diritto di farlo"NO " , ricorda questo.

Lavora nel modo più adatto a te

Noi tutti davvero diverso. Abbiamo temperamenti diversi, nella nostra vita accadono eventi diversi, siamo attivi in ​​momenti e modi diversi. Ad esempio, se trovi difficile concentrarti su un compito per molto tempo-provare la tecnica"Pomodoro " . Prende il nome dal timer da cucina a forma di pomodoro che conta alla rovescia 25 minuti. Imposta un timer per 25 minuti e lavora solo durante questo periodo. Poi una pausa di 5 o 10 minuti.

E se hai l'opportunità di modificare il tuo programma di lavoro in base alle tue esigenze-non arrenderti.

Valutare il risultato

Completato il compito-analizzare cosa era buono e cosaNO. Forse alcuni strumenti di gestione del tempo non sono adatti a te. Tecnica"Pomodoro " non ti renderà produttivo se preferisci lavorare per un'ora e mezza o due ore e poi prenderti una bella pausa.

Presta attenzione a ciò che ha interferito con il completamento dell'attività: stanco, distratto dalle e-mail o cantando con il tuo artista preferito. La prossima volta prova a eliminare le sostanze irritanti.

Riposati

Una componente importante della gestione del tempo-riposo. Pianifica brevi pause durante il giorno, determina l'orario dopo il quale non lavorerai. Cerca di riposarti molto nei fine settimana e di non portare il lavoro a casa. Nessuno può essere produttivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Abbiamo bisogno di riposare e ricostituire le nostre risorse. Includi esercizio fisico, tempo con i tuoi cari e sonno adeguato nel tuo programma.

Tieni inoltre presente che dopo un'emergenza avrai bisogno di più tempo per riprenderti.

Non dimenticare ciò che è importante

Oltre alle attività lavorative, ai progetti e alla carriera, ci sono molte altre cose sorprendenti e belle nella vita. È davvero necessario intraprendere l'ottavo progetto per un'azienda prestigiosa o guadagnare soldi per l'ultima macchina se questo ti priva del tempo con i tuoi figli e i tuoi cari? Non dimenticare che non tutto si misura in denaro e successo. Pianifica in modo da non pentirti in seguito di aver perso qualcosa di molto importante per te.

Nel contesto del rapido sviluppo della società e della ricezione quotidiana di una grande quantità di informazioni, una persona ha bisogno sempre più tempo per utilizzare appieno le risorse fornite. L'accelerazione del ritmo della vita porta al fatto che le persone devono sacrificare qualcosa per il bene dei loro obiettivi principali, oppure organizzare le proprie attività nel modo più razionale ed efficace, riducendo i costi in termini di tempo. La gestione del tempo può aiutarli in questo come una sorta di direzione o tecnologia di gestione del tempo che consente loro di utilizzare questa risorsa molto preziosa nel modo giusto.

La struttura caotica delle attività, il disordine nel programma delle operazioni e la mancanza di un piano d'azione ben ponderato portano al fatto che una persona non ha il tempo di completare tutte le cose necessarie. Di conseguenza sorgono tensione, nervosismo, spreco di energia e tempo, che influiscono negativamente sui risultati della vita delle persone.

La gestione del tempo ha lo scopo di razionalizzare le tue azioni e operazioni, nonché di costruire un programma per la loro attuazione al fine di raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più completo possibile e in un tempo minimo.

La storia della gestione del tempo

Anche nei tempi antichi, le persone cercavano di strutturare il proprio regime di attività in modo tale da completare le attività necessarie in breve tempo e allo stesso tempo ottenere il massimo effetto. Tuttavia, alla gestione del tempo non è stata prestata sufficiente attenzione perché non era realmente necessaria.

Fatto interessante: Il filosofo romano Seneca pensò per primo che l’uso razionale del tempo potesse aumentare la produttività umana. Il concetto di gestione del tempo in senso storico inizialmente apparteneva a un movimento filosofico, per poi diventare un'area di studio separata, avendo non solo una base teorica, ma anche una base di conoscenza pratica.

Con lo sviluppo del progresso scientifico e tecnologico e l'accelerazione del ritmo della vita nella società, appare una nuova direzione di pensiero: gestione del tempo: la scienza della gestione del tempo. La formazione di questo concetto risale alla seconda metà del XX secolo. (70-80), quando sia gli scienziati della comunità mondiale che i nostri compatrioti iniziarono a studiare seriamente questo problema.

Nel 21° secolo, la teoria e la pratica della gestione del tempo sono ampiamente utilizzate da diverse categorie e gruppi di persone. Questi includono dipendenti di imprese, liberi professionisti, casalinghe e persone impegnate nella libera creatività, ovvero quasi ogni persona dovrebbe studiare in dettaglio le regole e i metodi di gestione del tempo per aumentare la produttività sul lavoro e a casa.

Lo scopo e gli obiettivi della gestione del tempo

L'obiettivo principale della gestione del tempo, basato sull'essenza di questo concetto, è la gestione del tempo e il raggiungimento del risultato più positivo. In conformità con l'obiettivo prefissato, la gestione del tempo risolve i seguenti compiti:

1. collocare operazioni e azioni in ordine di priorità per una persona;
2. classificare gli obiettivi per importanza;
3. distribuzione dei compiti e delle responsabilità tra i membri di un gruppo o squadra;
4. costruire un programma per l'esecuzione delle operazioni come il modo più efficace di pianificare il tempo (vedi?);
5. costruire il modello di comportamento più razionale quando si utilizza una risorsa temporanea;
6. aumentare la produttività del lavoro e, di conseguenza, la sua efficienza ed efficacia;
7. alla ricerca di riserve nascoste di tempo che possano essere utilizzate in modo più efficiente.

Le attività elencate rappresentano aree di attività ampliate e quindi ogni blocco può essere suddiviso in molte sottoattività più piccole. Quali saranno esattamente spetta a ciascuno decidere individualmente. La cosa principale è che tutti devono obbedire all'obiettivo principale.

Risolvendo questi problemi, ogni persona può imparare a gestire con competenza il proprio tempo, utilizzandolo nel modo più efficiente possibile. Questa attività consente di apprendere l'autocontrollo e l'analisi, lo studio indipendente di varie tecniche e pratiche e l'organizzazione del tempo personale per il lavoro e il riposo.

Come ogni altra area della conoscenza, la gestione del tempo si basa su alcuni principi sviluppati da specialisti e accettati come base per l'uso. È necessario evidenziare i seguenti principi di gestione del tempo:

1. Pianificazione

Una gestione efficace del tempo è possibile solo se è chiaramente suddivisa in periodi specifici per l'esecuzione di qualsiasi azione. Allo stesso tempo, per comodità, puoi utilizzare vari metodi di pianificazione: scrivere in un blocco note o in un organizer, in applicazioni speciali sul tuo telefono o computer. La pianificazione visiva consente di fornire una valutazione visiva del programma compilato, che aiuta ad analizzarlo in modo più dettagliato per verificarne l'efficacia.

Importante: Alcune persone, anche se fanno un programma per la giornata, non lo scrivono, ma tengono tutti i punti nella loro testa. Questo metodo di pianificazione è inefficace poiché, alla fine, potresti perdere alcuni punti o confondere i punti del piano, il che può comportare un uso irrazionale delle risorse di tempo.

1. Determinare la difficoltà di completare le attività

Quando si elabora un piano, è necessario tenere conto del fatto che alcuni compiti e operazioni sono più complessi e richiedono la massima concentrazione o una grande quantità di tempo. Dovrebbero essere eseguiti per primi e preferibilmente nella prima metà della giornata, poiché durante questo periodo una persona ha più forza, è concentrata e la sua produttività è molto più elevata.

Dopo aver completato compiti complessi, puoi già impegnarti in operazioni più semplici che possono essere eseguite in una modalità semiautomatica e familiare. Se costruisci un programma nella forma opposta, cioè fai prima le cose facili e poi quelle difficili, allora con un alto grado di probabilità una persona non sarà in grado di fare un duro lavoro, poiché semplicemente non avrà più la forza;

1. Dividere i processi complessi in processi semplici

Se in fase di pianificazione compaiono voci particolarmente complesse che richiedono l'impiego di una grande quantità di risorse, è meglio suddividerle in voci più piccole. In questo caso, un obiettivo apparentemente impossibile verrà raggiunto quando verranno raggiunti una serie di semplici sotto-obiettivi;

1. Trovare riserve di tempo nascoste

Spesso le persone non si accorgono che alcuni periodi di tempo potrebbero essere utilizzati in modo più produttivo, ma lo spendono invece in cose inutili. Il flagello della società moderna sono i social network e Internet, in cui ci sono così tante informazioni (utili e non così utili) che a volte una persona non si accorge di come può trascorrere diverse ore di seguito su un computer o un telefono.

Questa volta potrebbe benissimo essere utilizzata in modo più efficace. È necessario identificare da soli quelle operazioni che sono inefficaci e non necessarie e iniziare a ridurre il tempo dedicato ad esse. Invece, puoi inventare attività per te stesso che darebbero davvero dei risultati positivi.

Inoltre, puoi combinare efficacemente due attività se non interferiscono tra loro. Ad esempio, se una persona è in fila, può contemporaneamente leggere un articolo scientifico informativo sulla sua professione o iniziare a fare un programma per il giorno successivo;

1. Motivazione

Una persona motivata svolge attività con una produttività molto maggiore. La motivazione interna è una sorta di leva o catalizzatore, grazie al quale si manifesta un grado più elevato di perseveranza, concentrazione e attenzione all'ottenimento del risultato finale (vedi).

La motivazione può essere espressa in una forma specifica e molto spesso si tratta di un risultato finanziario, ovvero della ricezione di denaro per il lavoro svolto. Per motivarti, puoi pensare a quali benefici verranno spesi i soldi.

Inoltre, la motivazione può essere anche puramente emotiva, quando una persona riceve soddisfazione psicologica o fisica dal risultato delle sue attività (vedi).

Una gestione efficace del tempo implica il rispetto di alcune regole di comportamento, che sono le seguenti:

• utilizzare vari mezzi e tecniche per pianificare il proprio tempo;
• mantenere pulito il posto di lavoro per non perdere tempo nella ricerca di documenti;
• non studiare informazioni che non sono necessarie per svolgere un compito specifico;
• non perdere tempo navigando inutilmente sui social network;
• non fare più cose contemporaneamente, concentrati su una cosa;
• impara a rifiutare le persone se ti chiedono di fare un lavoro di cui non hai bisogno (vedi);
• determina i periodi durante i quali hai la massima attività mentale e fisica - fai lavori difficili in questo momento;
• Trova il tempo per rilassarti e impara a rilassarti completamente, non a singhiozzo.

Le regole di gestione del tempo mirano a definire in generale le tattiche per organizzare il processo di lavoro. Il loro utilizzo è necessario per aumentare efficacemente la produttività di una persona e formulare la linea del suo comportamento durante il processo lavorativo.

Metodi di gestione del tempo

La gestione del tempo è una guida all'azione finalizzata alla gestione del tempo e contiene metodi specifici per svolgere questa attività. Tra questi, i metodi più comunemente utilizzati sono:

• Metodo per creare un programma di lavoro basato sui bioritmi: "nottambulo" o "allodola". Presume che ogni persona appartenga a uno dei due tipi di bioritmi, la cui attività si manifesta in diversi momenti della giornata. È necessario formulare un piano di lavoro e un programma in modo tale che i compiti più complessi e dispendiosi in termini di tempo vengano completati durante un periodo di maggiore attività corporea.

Fatto interessante: Leonardo da Vinci non utilizzava le tradizionali pratiche sonno-veglia. Invece, ha lavorato per quattro ore di fila, seguite da pause di 15 minuti per dormire. Durante il sonno, il corpo ha acquisito forza e l'attività cerebrale è aumentata.

• Metodo del primo passo si basa sul fatto che avviare un'impresa difficile è sempre difficile, ma per farlo basta fare il primo passo. Un ulteriore avanzamento sarà più facile, poiché è sempre difficile per una persona iniziare. Affinché il primo passo abbia successo, è opportuno creare uno specifico template in base al quale poter effettuare operazioni simili;
• Metodo limite, aiutando a prendere decisioni in caso di incertezza. Se una persona non sa quale decisione prendere in una situazione particolare, si pone una certa limitazione: ad esempio, in 10 minuti, sceglie tra due opzioni o, se non prende una decisione, intraprende questa particolare azione;
• Metodo di registrazione complesso presuppone che tutti gli appunti debbano essere presi in un taccuino o organizzatore e non su molti pezzi di carta sparsi. In questo modo sarà sempre più semplice trovare le informazioni di cui hai bisogno, e queste non andranno mai perse, essendo allegate tutte le informazioni necessarie;
• Metodo di registrazione grafica suggerisce che a volte è più semplice e conveniente visualizzare le informazioni utilizzando un diagramma o un grafico. In questo modo sarà più comprensibile e più facile da ricordare e verrà dedicato molto meno tempo alla registrazione.

Svantaggi della gestione del tempo

La pianificazione della gestione del tempo dà sempre risultati tangibili, ma allo stesso tempo presenta anche una serie di svantaggi. Questi dovrebbero includere punti come:

1. Circostanze di forza maggiore potrebbero interrompere il programma. Ma se i compiti sono pianificati, devono ancora essere risolti e quindi inizia una nuova ricerca di tempo libero. La violazione del programma stabilito può portare a nervosismo e irritabilità e, di conseguenza, a un deterioramento del benessere di una persona;
2. Liberare il tempo libero implica utilizzarlo per svolgere nuovi compiti, e quindi una persona si sovraccarica deliberatamente di lavoro. In una situazione di aumento del volume delle operazioni e di aumento della produttività, può verificarsi un aumento della fatica che può diventare cronica;
3. Avere un programma chiaro è positivo, ma può sembrare che ogni giorno sia il Giorno della Marmotta. Ogni giorno una persona ha bisogno di fare tante cose diverse, dopodiché tutto ricomincerà da capo.

I 5 migliori libri sulla gestione del tempo

1. Lavora meno, fai di più - K. Gleason
2. Gestione estrema del tempo - N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
3. L'arte di stare al passo - A. Lakein
4. Guida nel tempo. Come avere tempo per vivere e lavorare - G. Arkhangelsky
5. Gestione rigorosa del tempo. Prendi il controllo della tua vita - Dan S. Kennedy