Sistem upravljanja vremenom. Ciljevi, principi, pravila

Ova tehnika se može koristiti ne samo na poslu, već iu svakodnevnom životu, pokušajte naviknuti svoju djecu na nju od djetinjstva. Izmjereno - analizirano - planirano - izvršeno - analizirano. Nekoliko koraka u početnoj fazi i ponovljeno ponavljanje dovest će do izvršenja radnji automatski, nakon nekog vremena to će postati navika i izvodit će se na podsvjesnom nivou.

Upravljanje vremenom je zgodno

Općenito, to se može i treba prilagoditi sebi. Često je vrijeme za organizaciju potrebno samo u slučajevima kada to radimo jer moramo, jeste li primijetili? Čini se zanimljiva stvar, ali možda vam je malo dosadno, možda vam nije u redu raspoloženje ili raspoloženje, možda ste samo lijeni, onda morate uključiti unutrašnje mehanizme samodiscipline, prilagoditi motivaciju na željeni nivo i kontrolirajte svoje aktivnosti.

Sjećate li se kada ovo ne morate da radite? U dva slučaja: kada su lijenost i nerad potpuni, i kada smo toliko zaneseni poslom ili poslom da ne primjećujemo kako vrijeme prolazi. U takvim slučajevima kažu: "Nisam imao vremena da se osvrnem, ali radni dan je bio gotov."

Gdje je istina?

Istina je uvijek negdje u sredini, međutim, ako neke preporuke pomažu jednoj osobi da bude djelotvornija, onda mogu biti učinkovite za još barem nekoliko ljudi. Sada nećemo raspravljati o tome kako da organiziramo svoje vrijeme kada nas je nadvladala majčina lijenost, ili kada entuzijazam gori u našim dušama. Podijeliću s vama dvije jednostavne metode koje mogu biti efikasne za vas kada samo trebate raditi.

2 jednostavna načina da organizirate svoje vrijeme

prvi način:

Samo to uradi.

Drugi način:

Samo češće pravite pauze.

Da li se smeješ? Vidim vaše nerazumijevanje... Zapravo, prijatelji, metode su provjerene vremenom. Uvjeravam vas da će za neke od vas oni biti spas u pravo vrijeme. Bolje je praviti više pauza, možda nakon petnaestak minuta, možda nakon 10 ili 5 minuta, ali i u ovom slučaju ćete ići naprijed i neće stajati mirno. Nećete primetiti kako ćete se uključiti u posao i više vam neće trebati pauze.

O tehnikama

Ovo su vrlo jednostavni načini da organizirate svoje vrijeme. Znam da će korištenje stvari kao što su planiranje zadataka, podjela zadataka na važne i hitne, tehnika „Pomodoro“, vođenje dnevnika, korištenje i sl. značajno ubrzati naše aktivnosti, to je neosporno.

Ali ipak morate pronaći ono glavno što vaše tijelo sluša, a vaša svijest se ne opire previše. Pronađite nešto što će vam pomoći.

Hajde da podelimo naše poslove

Podsjetimo još jednom da se svi naši poslovi mogu podijeliti u 4 grupe:

• Hitno - Važno
• Važno - Nije hitno
• Hitno - Nije važno
• Nije hitno - Nije važno

Pronađite informacije o ovoj Eisenhower metodi i naučite kako je koristiti u svom planiranju. I prvo uradite najvažnije stvari: hitne i važne. Ova metoda mi je mnogo pomogla da se nosim sa ogromnim prometom predmeta, kojem nije bilo kraja i kraja u vrijeme dok sam radio kao šef filijale reklamne kompanije, a istovremeno sam radio na nekoliko oblasti jednaku važnost.

Ko koga kontroliše?

Postepeno je postalo jasno da me više ne kontroliše promet, već da ja vodim svoje poslove i uspješno organiziram svoje vrijeme. Savjeti Artema Farievicha o "majmunu" kojeg su mi menadžeri stalno stavljali na vrat pomogli su na vrijeme, naučio sam da im vratim njihovog "majmuna", morali su se sami dogovoriti s tim. Naučila sam da kažem „ne“ na vreme, da odbijem, a da ne uvredim drugu osobu, da pristojno završim razgovor ako shvatim da mi krade vreme.

Prijatelji, sve je ovo veoma interesantno, zapravo. Sada je ponekad čak i teško razumjeti šta je efikasnije u rješavanju i izvršavanju određenih zadataka. Važno je shvatiti da ćete imati vlastite metode koje će raditi za vas.

Kada shvatite da znate cijeniti svoje vrijeme i vrijeme drugih ljudi, postaje jasno da počinjete raditi više u isto vrijeme kao i prije. Postepeno savladavate umjetnost upravljanja vremenom, čiji je glavni zadatak organizacija vremena.

U pritvoru

Prijatelji, uvijek morate zapamtiti da ako preopterećenje počne, možete stati i duboko udahnuti i izdahnuti. Ovo je također odličan proizvod - pomaže! Uvek želimo ravnotežu: mentalnu, fizičku i materijalnu... Naš život direktno zavisi od kvaliteta našeg vremena koje posvećujemo poslu, porodici, prijateljima, putovanjima.

Kada znamo zašto radimo sami, a to smo svakako mi sami i najdraži ljudi u našim životima, bez ikakve sumnje će nam se kvalitet života poboljšati. I upravo zbog toga vrijedi živjeti, stvarati i postizati ravnotežu između zdravlja, bogatstva i sreće.

Mahnit tempo modernog života često dovodi do stalnog nedostatka vremena. "Sastanci, izvještaji, planiranje sastanaka, sastanci sa klijentima, pozivi, projekti, privatni život - vrtim se kao vjeverica u kotaču, ali ništa ne uspijevam", žale se neki. Dakle, koji je razlog da u istom vremenskom periodu neki ljudi postižu mnogo više od drugih? Odgovor je očigledan - u vremenski menadžment, u njegovom kompetentnom planiranju i racionalnoj upotrebi, što u konačnici rezultira većom produktivnošću.

Šta je upravljanje vremenom?

Vremenski menadžment(engleski time management - upravljanje vremenom) je proces organiziranja i planiranja vlastitog vremena, koji vam omogućava da efikasnije i produktivnije obavljate tekuće zadatke. Dobro upravljanje vremenom omogućava vam da radite pametnije, a ne napornije—tako da možete obaviti više stvari za manje vremena, bez obzira na obimnu listu obaveza. Nesposobnost da upravljate svojim vremenom ne samo da šteti vašoj produktivnosti, već i uzrokuje stres zbog stalnog propuštanja rokova.

Stručnjaci razlikuju dva tipa upravljanja vremenom: lični i korporativni. U širem smislu, upravljanje vremenom kao podvrsta je mehanizam za upravljanje vremenom kompanije. U korporativnom upravljanju vremenom glavni akcenat je na upravljanju radnim vremenom svih zaposlenih u kompaniji, a racionalno korištenje vremena svakog pojedinog zaposlenika rezultat je pravilne izgradnje korporativnog sistema.

Upravljanje vremenom u užem smislu je organizacija ličnog vremena svake osobe. To je relevantno u onim slučajevima i za one kategorije radnika koji imaju određenu slobodu izbora i imaju fleksibilan raspored. Kada je osoba prisiljena da samostalno donosi odluke i organizira proces svog rada, potrebno je ovladati tehnologijama za organiziranje osobnog vremena.

Čemu služi upravljanje vremenom?

Prednosti korištenja upravljanja vremenom su ogromne:

1. Povećava se produktivnost i radna efikasnost.
2. Profesionalna reputacija se poboljšava.
3. Smanjuje se nivo stresa (zadaci se izvršavaju na vrijeme).
4. Mogućnosti za napredovanje u karijeri se šire.
5. Odlične prilike za postizanje važnih životnih i karijernih ciljeva.
6. Ima više ličnog vremena za komunikaciju sa porodicom i prijateljima.

Istovremeno, neuspeh da efikasno upravljate svojim vremenom može imati neke veoma neželjene posledice:

1. Kršeni rokovi za izvršenje zadataka.
2. Neefikasan radni tok.
3. Loš kvalitet rada.
4. Loša profesionalna reputacija i nedostatak razvoja u karijeri.
5. Viši nivoi stresa.

Faze upravljanja vremenom

Upravljanje vremenom uključuje nekoliko faza, uključujući:

1. Postavljanje ciljeva.
2. Planiranje i raspodjela vremena.
3. Delegiranje zadataka i upravljanje resursima.
4. Analiza potrošnje vremena.
5. Vrijeme snimanja.
6. Određivanje prioriteta.
7. Realizacija zadataka.
8. Praćenje ostvarenja ciljeva, realizacija planova, sumiranje rezultata.

Osnovna pravila upravljanja vremenom

1. Napravite listu zadataka

Prvo morate odlučiti o popisu svih zadataka koje treba obaviti. Navedite ne samo sve radne zadatke, već i lične. Napravite listu na osnovu zadataka koje treba obaviti tokom dana, sedmice, mjeseca, godine. Ne zaboravite na svoj privatni život, susrete s prijateljima, posjetu klinici, uključite vrijeme za samorazvoj na listu i ne zaboravite na odmor.

2. Vodite računa o vremenu

Nakon što ste sastavili listu zadataka, potrebno je da pored svakog zadatka napišete procijenjeno vrijeme (minute, sate, dani) potrebno za njegovo izvršenje. Ovo će vam kasnije dobro doći kada planirate svoju dnevnu rutinu.

3. Odredite prioritete

U pravilu uvijek ima mnogo zadataka i nemoguće je sve učiniti odjednom. Stoga je neophodno pravilno postaviti prioritete. Kriterijumi za određivanje prioriteta mogu biti različiti - oni uključuju lične motive i finansijsku nagradu. Možete koristiti Eisenhowerovu matricu kao vodič prilikom postavljanja prioriteta.

Matrica slučaja Eisenhower

Svi zadaci su podijeljeni u 4 grupe:

1. Hitno i važno - prvo i u potpunosti završeno (kritični zadaci).
2. Važni, ali ne hitni poslovi se obavljaju drugi. Rješenje ovakvih problema može se odgoditi na određeno vrijeme, ali i oni moraju biti potpuno riješeni.
3. Hitni, ali ne i važni su zadaci koji, iako hitni, nisu kritični. Preporučljivo je izvođenje ovakvih poslova povjeriti drugim osobama, a ako to nije moguće odgoditi, jer oni “jedu vrijeme” za rješavanje kritičnih problema.
4. Nisu hitni i nevažni poslovi koji nemaju načelni značaj i nemaju nikakve posljedice ako se ne završe. Takve stvari možete sigurno prekrižiti sa svoje liste.

4. Napravite plan akcije (zadataka)

Imajući pri ruci listu zadataka, njihov prioritet i vrijeme, možete kreirati raspored zadataka za dan, sedmicu, mjesec. Sada, umjesto da se brinete o tome „opet nisam imao vremena da uradim svu tu gomilu stvari“, shvatite da ste završili sve što ste realno mogli uraditi, uzimajući u obzir vrijeme koje postoji u vašem životu.

5. Filtriraj informacije

U savremenom svijetu protoka informacija, lako se izgubiti u vremenu. Stoga, naučite filtrirati svu informacijsku buku i koncentrišite se na obradu samo onih informacija koje su vam zaista potrebne.

6. Nemojte se širiti između zadataka

Dovedite zadatak koji ste započeli do kraja, nemojte ga ostaviti neriješenog. Stručnjaci iz oblasti upravljanja vremenom napominju da ponavljanje vraćanja na "dosadni zadatak" smanjuje produktivnost osobe za pet puta!

Takođe, nemojte preuzimati više zadataka odjednom (osim ako niste guru za više zadataka, naravno). To će potrajati više vremena nego da se svi poslovi izvršavaju odvojeno i može smanjiti kvalitetu njihovog završetka.

7. Eliminišite rasipnike vremena

Eliminišite sve što vam gubi vreme: gledanje društvenih mreža, televizijske emisije, nepotrebne pauze za kafu i razgovore sa kolegama ni o čemu, itd. Ako radite puno rutinskih poslova (na primjer, prikupljate i obrađujete podatke), pokušajte automatizirati ovaj proces što je više moguće.

8. Neka stvari budu organizovane

Očistite radnu površinu, organizirajte i organizirajte svoju dokumentaciju, organizirajte informacije na svom računalu, baze podataka kontakata itd. Sve ovo će vam znatno olakšati život pri traženju potrebnih informacija (dokumenata) i uštedjeti mnogo vremena.

9. Radite u određeno vrijeme

Svaka osoba ima svoje bioritme, odredite kada je vaša najveća aktivnost. Upravo u ovim satima treba da se obavljaju najteži poslovi, jer... Maksimalna koncentracija će vam omogućiti da takve probleme rješavate efikasnije i efikasnije.

10 . Ne zaboravite na odmor

Obavezno odvojite vrijeme za sebe: idite u teretanu, putujte, ne zaboravite na hobi, provedite veče sa porodicom. Odmorna osoba je učinkovita i na poslu!

Kako odgovoriti na sljedeća pitanja za intervju: Kako upravljate svojim vremenom? Kako planirate svoj radni dan? Koje tehnike i metode koristite u planiranju? Navedite primjere kako koristite vještine upravljanja vremenom da biste uspješno obavili zadatak.

Sve odgovore na ova pitanja saznaćete čitajući ovaj članak.

Šta je upravljanje vremenom?

Vremenski menadžment- ovo je skup znanja, vještina i sposobnosti, zahvaljujući kojima osoba zna kako postaviti prioritete, precizno planira svoje vrijeme, povećavajući time svoju ličnu produktivnost u organizaciji svog radnog vremena.

“Dok ne možete upravljati svojim vremenom, ne možete upravljati ničim drugim.”

1. Perfekcionizam
2. Odugovlačenje
3. Nedostatak znanja
4. Nedostatak potrebnih alata i resursa

1. Perfekcionizam otežava izvršavanje zadataka na vrijeme. Mnogi smatraju da je ova kvaliteta snaga, ali je stalna želja za savršenstvom i nezadovoljstvo postignutim rezultatima jedan od razloga neefikasnog korištenja vremena. Pronalaženjem mogućnosti da prihvatite “pravi” ishod umjesto “idealnog”, štedite značajna sredstva za druge stvari. Postoji izraz: „perfekcionizam je zlo“, naravno, sve je to prilično relativno i u svakoj pojedinačnoj situaciji ova karakteristika ličnosti se može drugačije ocijeniti, međutim, nesumnjivo u okviru upravljanja vremenom: perfekcionizam je ZLO!

2. Odugovlačenje- stalno odlaganje stvari za kasnije, nespremnost za obavljanje određenih dužnosti. Riječ “SUTRA” dominira vokabularom zaposlenih koji odugovlače. Steve Jobs je vrlo dobro rekao o takvim ljudima: „Siromašan, neuspješan, nesretan i nezdrav je onaj koji često koristi riječ „sutra“.

Ne mogu vas spasiti od perfekcionizma i odugovlačenja, moj cilj je dati znanje, pružiti najbolje tehnike i metode i upoznati vas sa resursima i alatima za ovladavanje vještinama upravljanja vremenom. Bilo da koristite primljene informacije ili ne - sve ovisi isključivo o vašoj želji. Međutim, nakon što pročitate ovaj članak, više nikada nećete biti isti.

Prvo, predlažem da odredite svoje vještine upravljanja vremenom. Proći

Kognitivna disonanca leži u činjenici da s jedne strane ne možemo kontrolirati vrijeme kao takvo. Na kraju krajeva, vrijeme je koje ne možemo kontrolirati i čini se da je vrijeme ono koje kontrolira nas, a ne mi njime. Navikli smo da vrijeme doživljavamo kao nešto vječno i neograničeno. Čini se da ga uvijek ima puno. S druge strane, vrijeme je jedan od najvrednijih resursa koje svi imamo. Važno je shvatiti da vrijeme ima svoje granice, svaki dan je posuda određenog kapaciteta koju ispunjavate stvarima koje treba obaviti. Možete ga ispuniti beskorisnim stvarima, ili ga možete ispuniti stvarima koje rade za vaše zadatke i vode vas do vašeg konačnog cilja.

Možemo da kontrolišemo sebe, kako planiramo svoj dan i kako provodimo svoje radno vreme. Inteligentna, produktivna i ekonomična upotreba ovog resursa važan je dio procjene zaposlenika.

Vremenska efikasnost se može postići na dva načina:

1. Postignite značajne rezultate uštedom vremena. To znači da znate kako postići zadatak u minimalnom vremenu.
2. Efikasno planiranje radnog vremena će smanjiti broj i obim poslova koje obavljate.

U ovom članku sastavio sam sažetak šest najboljih tehnika upravljanja vremenom. Uz njihovu pomoć možete naučiti planirati i kontrolirati svoje prioritetne zadatke na dnevnoj bazi.

Kako naučiti upravljati svojim vremenom?

6 najboljih metoda upravljanja vremenom:

1. Pareto princip
2. Eisenhower Matrix
3. Mape uma
4. Franklinova piramida
5. ABCD metoda
6. Prvo pojedi žabu

1. Pareto princip

Pareto princip kaže da je mali dio uzroka, napora i ulaganja odgovoran za veliki dio rezultata. Ovaj princip je formulisao italijanski ekonomista Vilfredo Pareto 1897. godine i od tada je potvrđen kvantitativnim istraživanjima u različitim oblastima života:

20% truda daje 80% rezultata

Pareto princip u oblasti upravljanja vremenom može se formulisati na sledeći način: otprilike 20% truda i vremena dovoljno je da se dobije 80% rezultata.
Kako tačno određujete koji trud je dovoljno uložiti da biste dobili dobar rezultat? Zamislite da u knjizi tražite odgovore na pitanja koja vas zanimaju. Prema principu koji se razmatra, 80% informacija koje su vam potrebne pronaći ćete u 20% teksta. Ako tačno znate šta vas zanima, možete brzo prelistati knjigu i pažljivo pročitati samo pojedine stranice. Na ovaj način ćete uštedjeti 80% svog vremena.

2. Eisenhowerova matrica

Ovo je vjerovatno najpoznatiji koncept upravljanja vremenom danas, koji vam omogućava da odredite prioritete. Ova tehnika, čije se stvaranje pripisuje američkom generalu Dwightu Eisenhoweru, omogućava vam da sortirate stvari i po njihovoj hitnosti i po njihovoj važnosti. Svi znaju da se samo ograničen broj zadataka može završiti u jednom vremenskom periodu. Ponekad, bez ugrožavanja posla, samo jedan. I svaki put moramo odlučiti, KOJE TAČNO? Američki predsjednik Dwight Eisenhower organizirao je svoje poslove u nekoliko važnih kategorija kada je planirao svoje poslove.
U skladu sa takozvanom Eisenhowerom matricom, potrebno je svaki slučaj klasificirati u jedan od četiri tipa prikazanih na dijagramu.

Eisenhower Matrix

Važnost zadatka određuje se koliko rezultat njegove implementacije utiče na vaše poslovanje. A hitnost određuju dva faktora u isto vrijeme: prvo, koliko brzo ovaj zadatak mora biti završen, i drugo, da li je završetak ovog zadatka vezan za određeni datum i određeno vrijeme. Važnost i hitnost, razmatrani zajedno, utiču na postavljanje prioriteta.

Pogledajmo pobliže koji slučajevi se mogu svrstati u svaki od četiri tipa.

Tip I: "važno i hitno."
To su stvari koje će, ako se ne završe na vrijeme, dovesti do značajne štete za vaše poslovanje (na primjer, obnavljanje licenci, podnošenje poreznih izvještaja, itd.). Određeni dio ovakvih slučajeva će neminovno biti prisutan u životu svakog čovjeka. Međutim, uz prethodnu pripremu (Tip II je važan - „važno, ali ne hitno“) mnoge krize se mogu spriječiti (na primjer, proučavanjem zakona, razvijanjem dobrih odnosa s utjecajnim ljudima).

To također mogu biti projekti sa rokom ili hitni slučajevi. Na primjer, posjet liječniku zbog zdravstvenih problema, podnošenje članka u časopis u strogom roku ili popunjavanje izvještaja o rezultatima studije. Nemamo izbora ovdje. Posao ove grupe mora biti obavljen, tačka. U suprotnom će doći do ozbiljnih problema.

Tip II: "važno, ali ne hitno."
To su stvari koje su usmjerene na budućnost: obuka, proučavanje perspektivnih područja poslovnog razvoja, poboljšanje opreme, vraćanje zdravlja i performansi. Radnje koje vode do vašeg strateškog cilja. Na primjer, naučite strani jezik da biste prešli na posao u drugu, perspektivniju organizaciju. Također se radi o sprječavanju problema – održavanju dobrog fizičkog stanja. Nažalost, takve stvari često zanemarujemo i njihovo rješavanje stavljamo u drugi plan. Kao rezultat toga, jezik se nikad ne uči, prihodi ne rastu, već se smanjuju, zdravlje je ugroženo. Uostalom, ako stomatologu ne idete barem jednom godišnje, prije ili kasnije hitna posjeta njemu će postati neizbježna.

Tip III: "nije važno, ali hitno."
Mnoge od ovih stvari zapravo ne dodaju veliku vrijednost vašem životu. Radimo ih samo zato što nam se dešavaju (dug telefonski razgovor ili proučavanje reklame koja stiže poštom), ili iz navike (posjećivanje izložbi na kojima više nema ništa novo). To je samo ta ista svakodnevna rutina koja nam oduzima puno vremena i energije.

Tip IV: "nije važno i nije hitno."
Ovo su svakakvi načini da se “ubije vrijeme”: zloupotreba alkohola, “lagano čitanje”, gledanje filmova itd. Često pribjegavamo tome kada nemamo snage za produktivan rad (ne brkati se sa pravim odmorom i komunikacija sa voljenima i prijateljima - veoma važne stvari. Ovo je „moljac“ koji jede naše vreme.

Dok težite uspjehu svog poslovanja, prvo pokušavate ostvariti stvari koje ste identificirali kao “važne” – prvo “hitno” (tip I), a zatim “nehitno” (tip II). Preostalo vrijeme se može posvetiti pitanjima koja su „hitna, ali nisu važna“ (tip III).
Mora se naglasiti da većinu radnog vremena zaposlenika treba potrošiti na stvari „važne, ali ne hitne” (tip II). Tada će mnoge krizne situacije biti spriječene, a pojava novih prilika za razvoj poslovanja za vas više neće biti neočekivana.

Kada prvi put počnete da koristite ovaj sistem za određivanje prioriteta, verovatno ćete želeti da mnoge od ovih stavki kategorišete kao „važne“. Međutim, kako budete stekli iskustvo, počet ćete preciznije procjenjivati ​​važnost određene stvari. Trebat će neko vrijeme da naučite kako koristiti sistem određivanja prioriteta. Gdje ga mogu nabaviti? Najvjerovatnije ćete posao savladavanja tehnika upravljanja vremenom klasificirati kao „važan, ali ne hitan“.
Prema figurativnom izrazu Stephena Coveya (autora međunarodnog bestselera "Sedam navika visokoučinkovitih ljudi"), morate pronaći vremena da "naoštrite pilu", tada će priprema drva za ogrjev ići brže.

Parabola

Neki čovjek je u šumi vidio drvosječu, koji je s teškom mukom potpuno tupom sjekirom sjekao drvo. Čovek ga upita:
- Dragi, zašto ne naoštriš svoju sjekiru?
- Nemam vremena da oštrim sjekiru - moram seći! - zastenjao je drvosječa...

Stoga morate "dobrovoljno" izdvojiti određeno vrijeme za planiranje svojih aktivnosti, odbijajući raditi bilo koje manje važne stvari. Ako to možete učiniti, možete iskoristiti svoje nove vještine da sljedeći put oslobodite još više vremena i iskoristite ih da naučite više. Dakle, kroz vašu odlučnost da poboljšate svoju radnu efikasnost, postepeno ćete oslobađati vrijeme za razvoj vaše lične produktivnosti.

Kriterijumi za određivanje prioriteta
Obično, kada procjenjujemo važnost određenog zadatka, važnim smatramo prije svega one stvari koje je potrebno hitno (ili „juče“) uraditi. Akumulacija neispunjenih zadataka i obećanja stvara probleme vašoj kompaniji i stvara neprijatna osećanja kod vas lično. Upravo ovim „hitnim“ stvarima nastojimo prvo da se pozabavimo. Ali hitnost ne bi trebala biti jedini faktor pri pisanju liste obaveza i određivanju redoslijeda po kojem bi ih trebalo ispuniti.
Iskustvo je pokazalo da iako obavljanje (ili nečinjenje) mnogo hitnih stvari neće mnogo uticati na vaše poslovanje, postoje mnoge nehitne stvari koje mogu postaviti temelje za budući uspjeh. Stoga je, pored hitnosti, potrebno razmotriti koliko ova ili ona stvar utiče na uspjeh poslovanja, odnosno utvrditi i uzeti u obzir njen značaj.

3. Mape uma

Ovo je razvoj Tonyja Buzana - poznatog pisca, predavača i savjetnika o inteligenciji, psihologiji učenja i problemima mišljenja. Postoje i takvi prijevodi izraza "Mape uma" kao "Mentalne mape", "Mentalne mape", "Mape uma".

Mape uma je metoda koja vam omogućava da:

Efikasno strukturirati i obraditi informacije;
razmišljajte koristeći svoj kreativni i intelektualni potencijal.

Ovo je vrlo lijep alat za rješavanje problema kao što su prezentacije, donošenje odluka, planiranje vremena, pamćenje velikih količina informacija, brainstorming, samoanaliza, razvoj složenih projekata, osobni trening, razvoj itd.

Područja upotrebe:
1. Prezentacije:
za manje vremena dajete više informacija, dok vas bolje razumiju i pamte;
održavanje poslovnih sastanaka i pregovora.

2. Planiranje:
upravljanje vremenom: plan za dan, sedmicu, mjesec, godinu...;
razvoj kompleksnih projekata, novih poslova...

3. Brainstorming:
generisanje novih ideja, kreativnost;
kolektivno rješavanje složenih problema.

4. Donošenje odluka:
jasna vizija svih prednosti i nedostataka;
uravnoteženija i promišljenija odluka.

4. Franklinova piramida

Ovo je gotov sistem planiranja koji vam pomaže da pravilno upravljate svojim vremenom i postignete svoje ciljeve. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amerikanac. zalivena aktivista B. Franklin se odlikovao fantastičnom sposobnošću za rad i jedinstvenim osjećajem svrhe. Sa dvadeset godina napravio je plan da ostvari svoje ciljeve do kraja života. Kroz svoj život slijedio je ovaj plan, jasno planirajući svaki dan. Njegov plan za postizanje svojih ciljeva zove se “Franklinova piramida” i izgleda otprilike ovako:

1. Temelj piramide su glavne životne vrijednosti. Moglo bi se reći da je ovo odgovor na pitanje: “S kakvom ste misijom došli na ovaj svijet?” Šta želiš da dobiješ od života? Kakav trag na Zemlji želite ostaviti iza sebe? Postoji mišljenje da na planeti ne postoji ni 1% ljudi koji bi o tome ozbiljno razmišljali. Drugim riječima, ovo je vektor smjera ka vašem snu.

2. Na osnovu životnih vrijednosti, svako sebi postavlja globalni cilj. Ko želi postati u ovom životu, šta planira postići?

3. Master plan za postizanje ciljeva je fiksiranje specifičnih međuciljeva na putu ka postizanju globalnog cilja.

4. Plan za jednu tri, pet godina naziva se dugoročnim. Ovdje je važno odrediti tačne rokove.

5. Plan za mjesec, a zatim sedmicu je kratkoročni plan. Što je promišljeniji, što ga češće analizirate i prilagođavate, to će rad biti efikasniji.

6. Posljednja tačka u smislu postizanja ciljeva je plan za svaki dan.

5. ABCD metoda

ABCD metoda je efikasan način da odredite prioritete zadataka koje možete koristiti svaki dan. Ova metoda je jednostavna i toliko efikasna da vas, ako se redovno i kompetentno koristi, može uzdići u rang najproduktivnijih i najproduktivnijih ljudi u vašem području djelovanja.
Snaga metode je njena jednostavnost. Evo kako to funkcionira. Počinjete tako što ćete napraviti listu svega što morate da uradite tokom narednog dana. Misli na papiru.
Nakon toga stavite slovo A, B, C, D ili D ispred svake stavke na vašoj listi.

Tip problema "A" definira se kao stvar koja je od najveće važnosti u datoj fazi, nešto što morate učiniti ili riskirati ozbiljne posljedice. Zadatak tipa A može biti posjeta važnom klijentu ili pisanje izvještaja za vašeg šefa. Ovi zadaci predstavljaju prave, zrele "žabe" vašeg života.
Ako imate više od jednog "A" zadataka pred sobom, rangirate ih po prioritetu označavajući ih A-1, A-2, A-3, itd. Zadatak A-1 je najveća i najružnija "žaba" sve sa kojima se moraš nositi.

Tip problema "B" je definisan kao onaj koji treba da uradite. Ipak, posljedice su, u slučaju njegove primjene ili neusklađenosti, prilično blage. Takvi zadaci nisu ništa drugo do "punoglavci" u vašem životu. To znači da ako ne uradite odgovarajući posao, neko će biti nezadovoljan ili doveden u nepovoljan položaj, ali u svakom slučaju, nivo važnosti ovih zadataka nije približan nivou zadataka tipa „A“. Upućivanje poziva o manje hitnoj stvari ili prolaženje kroz zaostale poruke e-pošte može činiti suštinu zadatka tipa B.
Pravilo koje treba da se pridržavate je: nikada ne započinjite zadatak tipa B dok još uvek imate zadatak A nedovršen. Nikada nemojte dozvoliti da vas „punoglavci“ ometaju dok velika „žaba“ čeka svoju sudbinu da bude pojedena!

Tip problema "B" definiran kao nešto što bi bilo sjajno učiniti, ali od čega ne treba očekivati ​​nikakve posljedice bilo da to uradite ili ne. Zadatak tipa B može biti poziv prijatelja, šolja kafe, ručak sa kolegom ili obavljanje nekog ličnog posla tokom radnog vremena. Ovakvi „događaji“ nemaju apsolutno nikakav uticaj na vaš rad.

Tip problema "G" se vrednuje kao posao koji možete delegirati nekom drugom. Pravilo u ovom slučaju je da drugima delegirate sve što mogu, čime ćete sebi osloboditi vrijeme za obavljanje zadataka tipa A koje vi i samo vi možete obaviti.

Tip problema "D" predstavlja posao koji se može potpuno ukloniti sa vaše liste obaveza. Ovo može biti zadatak koji je ranije bio važan, ali sada više nije relevantan, kako za vas tako i za druge. Često je to posao koji radite iz dana u dan, bilo iz navike ili zato što vam je u tome zadovoljstvo.

Nakon što ste se prijavili ABCD metoda na svoju listu dnevnih obaveza, potpuno ste organizirali svoj posao i postavili pozornicu za brže obavljanje važnijih zadataka.

Najvažniji uslov da bi ABCD metoda zaista funkcionirala za vas je da se pridržavate sljedećeg zahtjeva: započnite zadatak A-1 bez odlaganja, a zatim radite na njemu dok se potpuno ne završi. Iskoristite svoju snagu volje da započnete i nastavite raditi na najvažnijem zadatku za vas u ovom trenutku. Zgrabite svoju najveću "žabu" i "pojedite" je bez zaustavljanja do poslednjeg zalogaja.
Sposobnost da analizirate svoju listu obaveza za dan i istaknete zadatak A-1 poslužit će kao polazna tačka za postizanje zaista velikog uspjeha u vašim aktivnostima, povećat će vaše samopoštovanje, ispuniti vas samopoštovanjem i osjećajem ponos na vaša dostignuća.
Kada steknete naviku da se potpuno koncentrišete na svoj najvažniji zadatak, tj. zadatak A-1 - drugim riječima, na jedenje vaše glavne "žabe" - naučit ćete raditi dvaput, pa čak i utrostručiti, koliko i ljudi oko sebe ti.

6. Prvo pojedite žabu

Prelazak sa teškog na lako

Verovatno ste čuli ovo pitanje: "Kako biste pojeli slona?" Odgovor je, naravno, "komad po komad". Kako biste pojeli svoju najveću i najodvratniju "žabu"? Na isti način: podijelili biste to na specifične korake korak po korak i krenuli od prve.

Započnite svoj radni dan najtežim zadatkom i završite ga što je brže moguće. To će vam pomoći da shvatite da imate još puno posla, a da je vrijeme vašeg radnog dana ograničeno. Ako prvo uradite najtežu stvar, to će vam pružiti veliko zadovoljstvo. Koristite ovo pravilo svaki dan i videćete koliko energije dobijate i koliko efikasno prolazi vaš radni dan. Stalno odgađanje problematičnog zadatka do kraja dana znači da ćete i dalje cijeli dan razmišljati o njemu, a to će vas spriječiti da se fokusirate na druge zadatke! Prvo pojedite žabu, a zatim nastavite jesti slona dio po dio!

Alati za planiranje vremena

Planirajte svaki dan unaprijed.
Kroz planiranje se krećemo
budućnost u sadašnjost i time imamo
prilika da se nešto uradi
u vezi njega već sada

Alan Lakin

Glavne generacije "planera"
Danas poznate tehnologije i sredstva organizacije radnog vremena mogu se podijeliti u nekoliko generacija – razlike su ovdje u principima snimanja informacija i tehnologiji korištenja.

Sve do 20. stoljeća planiranje radnog vremena provodilo se primitivnim metodama: dopisima, listama obaveza i sl. Početkom prošlog stoljeća, uz razvoj poslovanja, raširili su se novi alati koji su olakšali menadžeru planirati vrijeme.
Ideja o prilagođavanju kućnog kalendara za kancelarijski rad nastala je u 19. veku i materijalizovana u obliku stolnog kalendara 1870. godine. Za svaki dan bila je dodijeljena jedna stranica kalendara na kojoj su bili naznačeni datum, dan, mjesec i godina. Slobodni prostor za beleške omogućio je vođenje potrebnih beleški: pregovore, sastanke, troškove, sastanke. Skoro jedno stoljeće, stolni kalendar je glavni alat za planiranje vremena za menadžere.

Rezultat poboljšanja stolnog kalendara bio je dnevnik i sedmični planer. Dnevnik je neprekinuti kalendar u obliku praktične bilježnice različitih formata. Dnevnik možete ponijeti sa sobom na sastanke i poslovna putovanja.
Nedeljnik se pokazao još pogodnijim za menadžera, u kojem je bilo moguće planirati radnu nedelju i dan, pratiti realizaciju evidentiranih zadataka, analizirati utrošeno vreme (od kada se pojavio raspored radnog dana po satu), više brzo potražite informacije (na kraju krajeva, sada je grupiran u 52 sedmice, a ne 365 dana). Osamdesetih godina tjedni kalendari su praktično zamijenili stolne kalendare i postali toliko rašireni da su postali element poslovnog stila poduzeća.

Dizajnerska ideja kombiniranja kalendara, notesa i telefonskog imenika u jednom praktičnom alatu uspješno se materijalizirala davne 1921. godine u obliku "organizatora" (od engleskog organizatora). Naknadno usavršavanje instrumenta izvršeno je promenom formata, dizajna, kvaliteta papira i spoljne dekoracije. Ovdje su uređaji za pohranu informacija i tehnička sredstva (kalendar, notes, adresar i telefonski imenik, držač za vizit karte, olovka, mikrokalkulator) spojeni u jedan alat. Istovremeno, nije postojala jasna klasifikacija i sistematizacija evidencije.

Čuveni „menadžer vremena“ nastao je u Danskoj 1975. godine. Implementirao je ideju ciljanog planiranja ličnih rezultata na osnovu standardnog klasifikatora funkcija („ključni zadaci“) i tehnologije za implementaciju globalnih događaja („zadaci slona“). Istovremeno, ispostavilo se da je upotreba „menadžera vremena“ prihvatljiva samo za ljude koji su po prirodi organizovani i disciplinovani, a takođe su zahtevali značajne finansijske troškove za obuku i sticanje.
Ipak, naziv ovog tipa „organizatora” – „menadžer vremena” – postao je oduvek poznat i danas označava opšti pristup aktivnom korišćenju vremena kao resursa upravljanja.

Razvoj naučnog i tehničkog napretka poslednjih decenija doveo je do stvaranja fundamentalno novih elektronskih alata za planiranje vremena sa tehnološke tačke gledišta: elektronski notebook, razni servisni programi za PC, mobilne telefone, pametne telefone itd.

Najbolje moderne tehnologije upravljanja vremenom:

1.Trello je besplatna web aplikacija za upravljanje projektima u malim grupama. Trello vam omogućava da budete produktivniji i da više sarađujete. Trello su ploče, liste i kartice koje vam omogućavaju da organizirate i odredite prioritete projekata na zabavan, fleksibilan način koji se lako mijenja.

2. Evernote - web servis i set softvera za kreiranje i pohranjivanje bilješki. Bilješka može biti dio formatiranog teksta, cijela web stranica, fotografija, audio datoteka ili rukom pisana bilješka. Bilješke također mogu sadržavati priloge drugih tipova datoteka. Bilješke se mogu sortirati u sveske, označiti, uređivati ​​i izvoziti.

Život ponekad postavlja veoma visok tempo, i mnogo toga pada na nas. I iako svi imaju istu količinu vremena u danu, ne koriste ga svi profitabilno. Neki ljudi imaju vremena za vježbanje, rad i posvete vrijeme samorazvoju i svojim voljenima. A neko može raditi cijeli dan i biti iznenađen kada otkrije da nije postigao ništa važno.

Zaista želimo da uradimo sve. Potražnja stvara ponudu: pojavile su se mnoge knjige o ličnoj efikasnosti, kursevima produktivnosti i treniranju sa obukom za uspeh i motivaciju. I dalje-sistemi upravljanja vremenom. stranica razumije šta je upravljanje vremenom, kada vam pomaže da sve obavite, a kada se ispostavi da je beskorisno i neefikasno.

Šta je upravljanje vremenom

Vremenski menadžment - To su načini upravljanja vremenom koji povećavaju efikasnost njegovog korištenja.

Postoji mnogo različitih sistema upravljanja vremenom: isti pristupi se koriste za punjenje osoblja i izračunavanje radnih sati, za lične potrebe-ostalo. Upravljanje vremenom pomaže ne samo u obavljanju radnih zadataka, već i da se dovoljno vremena posveti opuštanju, sportu i komunikaciji sa voljenima.

Kada je upravljanje vremenom beskorisno

Upravljanje vremenom je važno za one koji imaju sposobnost da samostalno upravljaju svojim vremenom. Ako radite po strogom rasporedu koji se ni na koji način ne može promijeniti,Biće moguće planirati samo vikende. Ali postoje i druge situacije u kojima je upravljanje vremenom beskorisno.

Vremenski menadžment - ovo nije čarobna pilula koja će pomoći upravljati svime. Jer stvarno upravljanje vremenom-Ne radi se o tome da morate učiniti sve. Radi se o održavanju koraka sa onim što je važno i držanju podalje od onoga što je nevažno.- odbiti.

Upravljanje vremenom je nije sredstvo motivacije.Upravljanje vremenom vas neće učiniti produktivnijim i motivacija neće pasti s neba ako ste duboko zgroženi onim što radite. Najvažniji-budite sigurni da zaista želite da radite ove stvari. Možda trebate promijeniti svoju profesionalnu oblast, umjesto da pokušavate učiniti više i bolje.

Upravljanje vremenom ne garantuje uspeh.Neki treneri vas uvjeravaju da samo trebate naučiti njihovu tehniku-i odmah ćete se obogatiti, rešiti probleme u porodici i početi da se bavite sportom. Ali to ne funkcionira na taj način. Vremenski menadžment-samo alat koji je beskorisan bez vašeg truda. To je kao da kupujete olovku kojom je veliki pisac zapisivao ideje i nadati se da će vam te ideje sada doći.

Tehnike upravljanja vremenom nisu univerzalne, nisu pogodne za svakoga.Bilo koja autorska tehnika-ovo je samo iskustvo njegovog tvorca. Ali mi smo individualni, pa se ne mogu uvijek primijeniti sve metode. Ako tehnika ne radi, nemojte se prisiljavati-samo potraži drugu. Još bolje-pazi na sebe. Vi najbolje poznajete sebe i kako vam je najugodnije raditi. Neki ljudi su produktivni ujutro, drugi uveče ili čak noću.

Upravljanje vremenom vas ne tjera da prebolite sebe. Ustati u 5 ujutro ili spavati 4 sata i osjećati se loše-Ovo nije upravljanje vremenom. Takođe, nemojte se tući ako probleme ne možete efikasno riješiti odmah. Dozvolite sebi da pravite greške. Neke metode neće raditi-probaj druge. Tako da je moguće.

Kako upravljati vremenom

Postoje različite tehnike i alati u upravljanju vremenom. Oni pomažu u različitim fazama: planiranje, određivanje prioriteta, evaluacija rezultata.

Plan: postavite ciljeve i ciljeve

Planiranje - važan dio upravljanja vremenom i efikasnosti. Možete planirati ili uveče za naredni dan ili na početku dana. Prilikom planiranja važno je razdvojiti ciljeve i ciljeve. Target-opšte i globalno. Ciljevi su raščlanjeni na male i specifične zadatke. Na primjer, gol-dostavljaju tromjesečne izvještaje. Rastavljamo ga na male specifične zadatke: prikupljamo podatke za 3 mjeseca, sumiramo ih u tabelu, kreiramo grafikone dinamike, napravimo prezentaciju.

Kreirajte liste zadataka za dan i duže periode-sedmicu ili mjesec. Za svaki zadatak morate odrediti rok do kojeg mora biti završen. Za to možete koristiti papirne ili elektronske planere. Dnevni planer, lepljiva tabla ili aplikacije za planiranje će učiniti trik.-na primjer Trello ili Wunderlist.

Ovako izgleda tabla zadataka u Trellu-Ovo je elektronski analog ploče sa ljepljivim bilješkama. Liste i kartice možete organizirati na bilo koji način koji vama odgovara.

Također možete podijeliti zadatak na korake i označiti kada završite svaki od njih. Osim toga, morate odrediti rok za zadatak i pokušati ga ne pomicati. Uvijek uzmite dovoljno vremena: potrebna su vam 3 dana-lezi 4. Stvari uvijek ne idu kako planiramo.

Postavite svoje prioritete

Možete zapisati na desetine zadataka. Treba im dati prioritet, a neki se mogu čak i potpuno napustiti.

Postoje dva popularna načina određivanja prioriteta: ABC i Eisenhowerova matrica.

ABC metoda

Uzmite listu zadataka i svakom dodijelite nivo prioriteta sa slovima A, B, C (neki ljudi koriste i slova D i E).

• A - važni i hitni zadaci, najveći prioritet za završetak. To su one stvari čiji neuspjeh ili kašnjenje može imati neugodne ili ozbiljne posljedice. Na primjer, ispravljanje greške zbog koje je web stranica prestala raditi, posebno ako preduzeće gubi novac zbog kašnjenja.
• B - važni, ali nehitni zadaci ili oni čiji neizvršavanje neće dovesti do ozbiljnih posljedica. Primjer je implementacija razvoja koji će pomoći povećanju prodaje. Ovo je važno, ali ako ga malo pomjerite, malo je vjerovatno da će se dogoditi nešto nepopravljivo.
• C - zadaci koje bi bilo lijepo obaviti: provesti veče sa prijateljima ili organizirati večeru za svoju ženu.

Do nivoa D uključuju zadatke koji se mogu delegirati podređenima, i E- koje bi trebalo potpuno napustiti.

Eisenhower Matrix

Metoda je dobila ime po svom tvorcu-Američki predsjednik Dwight Eisenhower. Imao je puno zadataka, pa ih je dao po prioritetima, rasporedivši ih u kategorije:

• hitno, važno;
• važno, nehitno;
• hitno, nevažno;
• nebitno, nije hitno.

List je podijeljen na 4 kvadrata u koje se uklapaju zadaci.

Eisenhowerova matrica: 4 kvadrata različite hitnosti i važnosti. Neki papirni planeri dolaze već poredani u kvadrate poput ovih.

Prvo uradite hitne i važne stvari. Oni imaju direktan značaj za vas i budućnost, ne mogu se nikome delegirati. Važne, ali nehitne poslove možete mirno i udobno obavljati sami ili delegirati podređenima i sarađivati ​​s njima tokom njihove realizacije. Pokušajte prenijeti hitne i nevažne stvari na druge. Trebali biste potpuno napustiti ono što nije hitno i nevažno.

Najpogodnije je odrediti prioritet zadataka odmah kada ih dodate u planer,-na ovaj način ništa nepotrebno neće ući u njega.

Završite zadatke

Rasporedite zadatke i odredite im prioritete-samo pola posla. Sada ih moramo dovršiti. Štaviše, obično sve ne ide po planu: stižu novi zadaci, odugovlačimo, ne vodimo računa o nekim nijansama, koje u konačnici pomjeraju rokove zadatka, a istovremeno pomjeramo sljedeće zadatke. Nećete moći sve planirati, ali ipak možete uzeti u obzir neke stvari kako biste smetnje sveli na minimum.

Ne pokušavajte riješiti nekoliko problema istovremeno

mozak - ne multitasking kompjuter. Ne ubrzavamo proces ako pokušavamo sve raditi u isto vrijeme, već smo raštrkani između zadataka. Ometamo se, propuštamo važne stvari, usporavamo, pod stresom smo, stalno prelazimo između zadataka i svaki put iznova ulazimo u njih.

Uklonite sve što vas sprečava da se koncentrišete na zadatak

Zatvorite društvene mreže i instant messengere, isključite zvuk na telefonu, počistite svoje radno mjesto. Ako radite od kuće, odaberite vrijeme i mjesto kada vas članovi porodice neće ometati. U suprotnom ćete raspršiti pažnju ili čak početi da odugovlačite.

Nemojte žuriti s novim zadacima odmah

Prvo, odredite im prioritet. Ako ubacite novi zadatak, nećete imati vremena da završite planirani-a među njima može biti i važnih. U pravilu se ništa neće dogoditi ako se sa kolegama dogovorite da ćete novi zadatak završiti sutra. Nema mnogo zadataka s kojima morate požuriti da ih obavite odmah.

Nauči da odbiješ

Nisu svi zadaci i projekti vrijedni preuzimanja. Ponekad pokušavaju da nas okrive za nešto što nikako ne bi trebalo da radimo. PonekadJednostavno nema smisla hvatati se za novi projekat ako nemate vremena za njega i ne želite odustati od drugih. Čak i ako te tvoj najbolji prijatelj u suzama moli. Svako ima pravo na to"ne" , zapamtite ovo.

Radite onako kako vam najviše odgovara

Svi mi zaista drugačije. Imamo različite temperamente, različiti događaji se dešavaju u našim životima, aktivni smo u različito vrijeme i na različite načine. Na primjer, ako vam je teško dugo se koncentrirati na zadatak-probaj tehniku"paradajz" . Ime je dobio po kuhinjskom tajmeru u obliku paradajza koji odbrojava 25 minuta. Postavite tajmer na 25 minuta i radite samo za to vrijeme. Zatim pauza od 5 ili 10 minuta.

I ako imate priliku da promijenite raspored rada kako vam odgovara-ne odustaj od toga.

Procijenite rezultat

Dovršio zadatak-analizirati šta je bilo dobro, a štabr. Možda neki alati za upravljanje vremenom nisu prikladni za vas. Tehnika"paradajz" neće vas učiniti produktivnim ako biste radije radili sat i po do dva sata, a zatim napravili dobru pauzu.

Obratite pažnju na ono što je ometalo izvršenje zadatka: umorni, ometani e-poštom ili pjevanje uz svog omiljenog izvođača. Sljedeći put pokušajte ukloniti nadražujuće tvari.

Odmoriti se

Važna komponenta upravljanja vremenom-odmor. Planirajte kratke pauze tokom dana, odredite vrijeme nakon kojeg nećete raditi. Pokušajte da se dosta odmarate vikendom i ne nosite posao kući. Niko ne može biti produktivan 24/7. Moramo se odmoriti i obnoviti naše resurse. Uključite vježbanje, vrijeme s voljenim osobama i adekvatan san u svoj raspored.

Također imajte na umu da će vam nakon hitnog slučaja trebati više vremena za oporavak.

Ne zaboravite šta je važno

Pored radnih zadataka, projekata i karijera, ima još mnogo nevjerovatnih i lijepih stvari u životu. Da li je zaista potrebno prihvatiti se osmog projekta za prestižnu kompaniju ili zaraditi novac za najnoviji automobil ako vam uskraćuje vrijeme sa svojom djecom i voljenima? Ne zaboravite da se ne mjeri sve novcem i uspjehom. Planirajte tako da kasnije ne požalite što ste propustili nešto veoma važno za sebe.

U kontekstu brzog razvoja društva i svakodnevnog primanja velike količine informacija, čovjeku je potrebno sve više vremena da u potpunosti iskoristi pružene resurse. Ubrzanje tempa života dovodi do činjenice da ljudi moraju ili žrtvovati nešto zarad svojih glavnih ciljeva, ili organizirati svoje aktivnosti na najracionalniji i najefikasniji način, smanjujući vremenske troškove. Upravljanje vremenom im može pomoći u tome kao svojevrsni smjer ili tehnologija upravljanja vremenom koja im omogućava da ovaj najvredniji resurs iskoriste na pravi način.

Haotična struktura aktivnosti, nered u rasporedu operacija i nedostatak dobro osmišljenog akcionog plana dovode do toga da osoba nema vremena da završi sve potrebne stvari. Kao rezultat, javlja se napetost, nervoza, gubljenje energije i vremena, što negativno utiče na rezultate života ljudi.

Upravljanje vremenom ima za cilj racionalizaciju vaših akcija i operacija, kao i izgradnju rasporeda za njihovu implementaciju kako biste ostvarili svoje ciljeve što potpunije i sa minimalnim vremenom.

Istorija upravljanja vremenom

Ljudi su još u davna vremena pokušavali strukturirati svoj režim aktivnosti na način da obave potrebne aktivnosti u kratkom vremenu i istovremeno postignu maksimalan učinak. Međutim, upravljanju vremenom nije posvećeno dovoljno pažnje jer to nije bilo potrebno.

Zanimljiva činjenica: Rimski filozof Seneka prvi je mislio da racionalna upotreba vremena može povećati ljudsku produktivnost. Koncept upravljanja vremenom u istorijskom smislu u početku je pripadao filozofskom pokretu, a zatim je postao zasebno područje proučavanja, koje ima ne samo teorijsku osnovu, već i praktičnu bazu znanja.

Razvojem naučnog i tehnološkog napretka i ubrzanjem tempa života u društvu, pojavljuje se novi smjer razmišljanja - upravljanje vremenom - nauka o upravljanju vremenom. Formiranje ovog koncepta datira iz druge polovine 20. veka. (70-80), kada su i naučnici svjetske zajednice i naši sunarodnici počeli ozbiljno proučavati ovo pitanje.

U 21. veku teoriju i praksu upravljanja vremenom naširoko koriste različite kategorije i grupe ljudi. To uključuje zaposlenike u preduzećima, slobodnjake, domaćice i ljude koji se bave slobodnom kreativnošću, odnosno gotovo svaka osoba treba detaljno proučiti pravila i metode upravljanja vremenom kako bi povećala produktivnost na poslu i kod kuće.

Svrha i ciljevi upravljanja vremenom

Osnovni cilj upravljanja vremenom, zasnovan na suštini ovog koncepta, je upravljanje vremenom i postizanje što pozitivnijeg rezultata. U skladu sa postavljenim ciljem, upravljanje vremenom rješava sljedeće zadatke:

1. raspoređivanje operacija i radnji po prioritetu za osobu;
2. rangiranje ciljeva po važnosti;
3. raspodjela dužnosti i odgovornosti među članovima grupe ili tima;
4. izrada rasporeda za izvođenje operacija kao najefikasnijeg načina planiranja vremena (vidite?);
5. izgradnja najracionalnijeg modela ponašanja pri korišćenju privremenog resursa;
6. povećanje produktivnosti rada, a kao posljedica i njegove efikasnosti i efektivnosti;
7. traženje skrivenih rezervi vremena koje se mogu efikasnije iskoristiti.

Navedeni zadaci predstavljaju proširena područja aktivnosti, pa se stoga svaki blok može podijeliti na mnogo manjih podzadataka. Šta će oni tačno biti, svaka osoba odlučuje pojedinačno. Glavno je da se svi moraju povinovati glavnom cilju.

Rješavanjem ovih problema svaka osoba može naučiti kako da kompetentno upravlja svojim vremenom, koristeći ga što efikasnije. Ova aktivnost vam omogućava da naučite samokontrolu i analizu, samostalno proučavanje različitih tehnika i praksi i organizaciju ličnog vremena za rad i odmor.

Kao i svaka druga oblast znanja, upravljanje vremenom se zasniva na određenim principima koje su razvili stručnjaci i prihvaćeni kao osnova za upotrebu. Potrebno je istaknuti sljedeće principe upravljanja vremenom:

1. Planiranje

Učinkovito upravljanje vremenom moguće je samo ako je jasno podijeljeno na određene periode za obavljanje bilo kakvih radnji. Istovremeno, radi praktičnosti, možete koristiti različite metode planiranja - pisati u notes ili organizator, u posebne aplikacije na telefonu ili računaru. Vizuelno planiranje vam omogućava da date vizuelnu procenu sastavljenog rasporeda, što pomaže da se detaljnije analizira radi efikasnosti.

Bitan: Neki ljudi, iako prave plan za dan, ne zapisuju ga, već drže sve tačke u glavi. Ova metoda planiranja je neefikasna, jer u konačnici možete propustiti neke točke ili zbuniti točke plana, što može rezultirati neracionalnim korištenjem vremenskih resursa.

1. Određivanje težine izvršavanja zadataka

Prilikom izrade plana potrebno je uzeti u obzir činjenicu da su neki zadaci i operacije složeniji, zahtijevaju maksimalnu koncentraciju ili veliku količinu vremena. Treba ih izvoditi prvo, a po mogućnosti u prvoj polovini dana, jer u tom periodu osoba ima više snage, koncentrisana je i produktivnost je mnogo veća.

Nakon što završite složene zadatke, već se možete uključiti u jednostavnije operacije koje se mogu izvoditi u poluautomatskom, poznatom načinu rada. Ako gradite raspored u suprotnom obliku, odnosno prvo radite lake stvari, a zatim teške, onda s velikim stepenom vjerovatnoće osoba neće moći raditi težak posao, jer jednostavno neće imati snage;

1. Podjela složenih procesa na jednostavne

Ako se prilikom planiranja pojave posebno složene stavke koje zahtijevaju utrošak velikih sredstava, najbolje ih je podijeliti na manje. U ovom slučaju, naizgled nemoguć cilj će se postići kada se postigne skup jednostavnih podciljeva;

1. Pronalaženje skrivenih rezervi vremena

Ljudi često ne primjećuju da se neki periodi vremena mogu iskoristiti produktivnije, već ga troše na beskorisne stvari. Pošast modernog društva su društvene mreže i internet u kojima ima toliko informacija (korisnih i ne toliko korisnih) da čovjek ponekad ne primijeti kako može provesti nekoliko sati zaredom na kompjuteru ili telefonu.

Ovo vrijeme bi se moglo efikasnije iskoristiti. Potrebno je sami identificirati one operacije koje su neučinkovite i nepotrebne, te početi smanjivati ​​vrijeme utrošeno na njih. Umjesto toga, možete sami smisliti aktivnosti koje bi zaista dale neke pozitivne rezultate.

Osim toga, možete efikasno kombinovati dvije aktivnosti ako ne ometaju jedna drugu. Na primjer, ako osoba čeka u redu, može istovremeno pročitati informativni naučni članak o svojoj struci ili početi praviti plan za sljedeći dan;

1. Motivacija

Motivisana osoba obavlja aktivnosti sa mnogo većom produktivnošću. Unutrašnja motivacija je svojevrsna poluga ili katalizator, zahvaljujući kojoj se očituje veći stepen istrajnosti, koncentracije i usmjerenosti na postizanje konačnog rezultata (vidi).

Motivacija se može izraziti u određenom obliku, a najčešće je to finansijski rezultat, odnosno primanje novca za obavljeni posao. Da biste se motivirali, možete razmišljati o tome na koje će dobrobiti novac biti potrošen.

Osim toga, motivacija može biti i čisto emocionalna, kada osoba dobije psihičko ili fizičko zadovoljstvo rezultatom svojih aktivnosti (vidi).

Učinkovito upravljanje vremenom podrazumijeva pridržavanje određenih pravila ponašanja, a to su:

• koristite razna sredstva i tehnike za planiranje svog vremena;
• održavajte svoje radno mjesto čistim kako ne biste gubili vrijeme na traženje dokumenata;
• ne proučavaju informacije koje nisu potrebne za obavljanje određenog zadatka;
• ne gubite vrijeme beskorisno pregledavajući društvene mreže;
• ne radite više stvari u isto vrijeme, koncentrišite se na jednu stvar;
• naučite odbijati ljude ako od vas traže da radite posao koji vam nije potreban (vidi);
• odredite periode tokom kojih imate najveću mentalnu i fizičku aktivnost - radite težak posao u ovom trenutku;
• Nađite vremena za opuštanje i naučite se potpuno opustiti, a ne u napadima.

Pravila upravljanja vremenom imaju za cilj općenito definiranje taktike organizacije radnog procesa. Njihova upotreba je neophodna kako bi se efektivno povećala produktivnost osobe i formulisala linija njegovog ponašanja tokom radnog procesa.

Metode upravljanja vremenom

Upravljanje vremenom je vodič za djelovanje usmjereno na upravljanje vremenom i sadrži specifične metode za obavljanje ove aktivnosti. Među njima, najčešće korištene metode su:

• Metoda kreiranja rasporeda rada na osnovu bioritma - "noćna sova" ili "šava". On pretpostavlja da svaka osoba pripada jednom od dva tipa bioritma, čija se aktivnost manifestira u različito doba dana. Potrebno je formulisati plan i raspored rada na način da se najsloženiji i najzahtjevniji poslovi obavljaju u periodu povećane tjelesne aktivnosti.

Zanimljiva činjenica: Leonardo da Vinci nije koristio tradicionalne prakse spavanja i buđenja. Umjesto toga, radio je četiri sata uzastopno, nakon čega su uslijedile 15-minutne pauze za spavanje. Tokom sna tijelo dobija snagu, a moždana aktivnost se povećava.

• Metoda prvog koraka zasniva se na činjenici da je pokretanje teškog biznisa uvijek teško, ali da biste to učinili potrebno je samo napraviti prvi korak. Dalje napredovanje će biti lakše, jer je čovjeku uvijek teško započeti. Da bi prvi korak bio uspješan, potrebno je kreirati poseban šablon prema kojem se mogu izvoditi slične operacije;
• Limit metoda, pomaže u donošenju odluka u slučaju neizvjesnosti. Ako osoba ne zna koju odluku da donese u određenoj situaciji, ona sebi postavlja određeno ograničenje - na primjer, za 10 minuta bira između dvije opcije ili, ako ne donese odluku, poduzmi ovu konkretnu akciju;
• Kompleksna metoda snimanja pretpostavlja da sve bilješke moraju biti napravljene u jednoj svesci ili organizatoru, a ne na mnogo razbacanih komada papira. Na ovaj način ćete uvijek lakše pronaći informacije koje su vam potrebne, a one se nikada neće izgubiti, prikačene uz sve potrebne informacije;
• Metoda grafičkog snimanja sugerira da je ponekad lakše i praktičnije prikazati informacije pomoću grafikona ili grafikona. Tako će biti razumljiviji i lakši za pamćenje, a mnogo manje vremena će se trošiti na snimanje.

Nedostaci upravljanja vremenom

Planiranje upravljanja vremenom uvijek daje opipljive rezultate, ali u isto vrijeme ima i niz nedostataka. One bi trebale uključivati ​​takve tačke kao što su:

1. Okolnosti više sile mogu poremetiti raspored. Ali, ako su zadaci planirani, još ih treba riješiti, a onda počinje nova potraga za slobodnim vremenom. Kršenje utvrđenog rasporeda može dovesti do nervoze i razdražljivosti i, kao rezultat, pogoršanja dobrobiti osobe;
2. Oslobađanje slobodnog vremena podrazumijeva njegovo korištenje za obavljanje novih zadataka, pa se osoba namjerno preopterećuje poslom. U situaciji povećanja obima operacija i povećanja produktivnosti, može doći do povećanja umora koji može postati kroničan;
3. Imati jasan raspored je dobro, ali može se osjećati kao da je svaki dan dan mrmota. Svakog dana čovjek treba da radi mnogo različitih stvari, nakon čega će sve početi iznova.

TOP 5 knjiga o upravljanju vremenom

1. Radite manje, radite više - K. Gleason
2. Ekstremno upravljanje vremenom - N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
3. Umetnost držanja koraka - A. Lakein
4. Vremenska vožnja. Kako imati vremena za život i rad - G. Arkhangelsky
5. Strogo upravljanje vremenom. Preuzmite kontrolu nad svojim životom - Dan S. Kennedy