Организация учета учебной литературы. Разработка информационной системы учета библиотечного фонда образовательного учреждения Система учета учебных фондов

Положение
о порядке учета библиотечного фонда учебников общеобразовательного учреждения

1. Общие положения

1.1. Порядок учета библиотечного фонда учебников осуществляется в соответствии с Инструкцией об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений, утвержденной приказом Министерства образования Российской Федерации от 24.08.2000 N 2488, Положением о порядке обеспечения учебной литературой образовательных учреждений, и настоящим Положением.

1.2. Библиотечный фонд учебников учитывается и хранится отдельно от основного библиотечного фонда библиотеки общеобразовательного учреждения.

1.3. Учет библиотечного фонда учебников отражает поступление учебников в фонд, выбытие из фонда, величину всего фонда учебников и служит основой для обеспечения сохранности фонда учебников и контроля за наличием и движением учебников.

1.4. Учет библиотечного фонда учебников осуществляется документами: "Книга суммарного учета", "Картотека учета учебников", "Тетрадь учета учебных материалов временного характера", автоматизированной программой учета фондов учебной литературы.

1.5. Учету подлежат все виды учебной литературы, включенные в библиотечный фонд.

2. Учет фонда учебной литературы

2.1. К учебному фонду относятся:

Все учебники;

Учебные пособия;

Математические таблицы;

Сборники упражнений и задач;

Практикумы;

Книги для чтения;

Хрестоматии.

2.2. Учет библиотечного фонда учебников должен способствовать его сохранности, правильному формированию и целевому использованию. Все операции по учету производятся библиотекарем, стоимостный учет ведется бухгалтерией МОУО или бухгалтерией учебного заведения. Сверку данных библиотеки и бухгалтерии необходимо производить ежегодно.

2.3. Учет учебников осуществляется в "Книге суммарного учета" (далее - КСУ)

КСУ ведется в трех частях:

1 часть. Поступление в фонд. После получения учебников записывается общее количество и их стоимость, с обязательным указанием номера и даты сопроводительного документа. Номер записи ежегодно начинается с N 1 и идет по порядку поступлений.

2 часть. Выбытие из фонда. Записываются номера актов на списание учебников с указанием даты утверждения акта и общего количества списанных учебников на общую сумму. Нумерация записей о выбывших изданиях из года в год продолжается.

3 часть. Итоги учета движения фондов. Записываются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество выбывших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество учебников, состоящих на 1 января последующего года, на сумму.

КСУ по учебникам хранится в библиотеке постоянно.

2.4. Индивидуальный (групповой) учет учебников осуществляется в картотеке учета учебников, на каталожных карточках стандартного размера.

На карточке указывается библиографическое описание учебника, сведения о количестве поступивших учебников с указанием цены, их регистрационный номер.

Если учебник поступает неоднократно и не имеет отличия, кроме года издания и цены, то все поступления заносятся на единую карточку. Если же в учебнике внесены дополнения и изменения, то на него заводится новая карточка.

Карточки расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов - по предметам и по алфавиту фамилий авторов или заглавий.

Карточки на списанные учебники из картотеки учета учебников изымаются сразу же после подписания акта о выбытии.

Чтобы регулировать последовательность регистрационного номера, рекомендуется вести "Журнал регистрации учетных карточек библиотечного фонда школьных учебников" по образцу: номер по порядку, название, количество, цена одного экземпляра, номер записи в КСУ.

2.5. Учету подлежат все виды учебников и учебных пособий. Рабочие тетради, дидактические материалы, таблицы, прописи и т.д. являются документами временного характера. Их учет производится в "Тетради учета документов временного характера".

2.6. Взамен утерянных или испорченных учебников принимаются такие же учебники.

Учебники, утерянные и принятые взамен, учитываются в "Тетради учета утерянных и замены учебников".

2.7. Учет выбытия учебников. Списание учебников проводится не реже одного раза в год. Списанные учебники сдаются в макулатуру.

На каждый вид списания ("Ветхие", "Устаревшие по содержанию", "Утерянные читателями", "Хищение") составляется акт в 2 экземплярах, который подписывается комиссией и утверждается директором школы. Один экземпляр акта подлежит хранению в библиотеке, другой передается под расписку в бухгалтерию, которая производит списание с баланса школы указанной в акте стоимости учебников.

Рекомендуемый срок использования учебников и учебных пособий в пределах 5 лет считается ориентировочным. Списанные учебники, находящиеся в хорошем состоянии, могут выдаваться учащимся для подготовки к экзаменам и передаваться для использования в кабинетах.

2.8. Учет выдачи учебников. Заведующая библиотекой выдает учебники учителям I-III классов, классным руководителям IV-XI классов или учителям по соответствующему предмету. Количество экземпляров выданных учебников отмечается в особой тетради или формулярах учащегося.

Как правило, учебники выдаются учащимся на год. Учебники, по которым обучение ведется несколько лет, могут быть выданы на несколько лет.

2.9. Каждое общеобразовательное учреждение ведет электронный каталог учебников с использованием АИБС "MARK-SQL".

Разработка информационной системы учета библиотечного фонда образовательного учреждения (1000 руб.)

ВВЕДЕНИЕ

Рассматривая понятие «библиотека» необходимо выделить ее основное предназначение как культурно-просветительного и научно-вспомогательного учреждения, которое способно организовать общественное пользование произведениями печати. Функционально библиотеки систематически осуществляют сбор, хранение, пропаганду и выдачу пользователям произведений печати, а также ведение информационно-библиографической работы. Это образование, информационно-культурное учреждение имеет в своем распоряжении организационный фонд документов и предоставляет его во временное пользование потребителям, а также реализует другие информационно-библиотечные услуги.

Деятельность библиотеки основана на обеспечении трех составляющих: приемка, хранение, поиск, выдача на определенное время имеющихся книг и иной методико-познавательной литературы.

Актуальность тематики курсовой работы обусловлена тем, что большинство библиотек, а в большинстве своем библиотек образовательных учреждений, придерживаются в учете традиционных методов и систем, процессов. Поэтому в настоящее время переход от бумажных коммуникаций к автоматическим, позволит значительно сократить время поиска необходимой литературы, оценить учебную и художественную литературу в наличии, ее современное состояние, обновления библиотечного фонда и др.

В современных условиях информационные технологии приобретают важную роль в жизни общества. Экономические информационные системы, которые связаны с предоставлением информации и ее обработкой для всех уровней управления экономическими объектами, в настоящее время приобретает наибольшую важность и значимость с позиции эффективности и приоритетности для общественной жизни.

В настоящее время не представляется возможным даже представить какую-либо организацию, которая не применяется в своей деятельности компьютерные технологии. Это объясняется прежде всего тем, что государственные контрольные структуры требуют предоставление отчетов в электронной форме, что тем самым обязывает ведение и систематизацию информации.

Целью настоящей курсовой работы является разработка информационной системы и ее моделирования для библиотеки образовательного учреждения, для улучшения эффективности выполнения процессов, которые происходят в библиотеке.

На основании поставленной цели в работе были решены ряд задач:

Изучить теоретические особенности и моделирование процессов организации при применении средств BPwin и Erwin ;

Спроектировать модель деятельности библиотеки образовательного учреждения;

Оценить эффективность информационной системы и возможность ее совершенствования.

В качестве объекта исследования в рамках курсовой работы выступает библиотечный фонд образовательного учреждения.

Предметом исследования в работе выступают процессы и информационные потоки, которые возникают в библиотеке образовательного учреждения.

В качестве источников при написании работы применялась научная и учебная литература по теме исследования, а также практический материал, статьи и монографии, ресурсы сети Интернет.

Практическая значимость работы основана на применении разработанной информационной системы для дальнейшей разработки и внедрение ее в библиотеках образовательных учреждений.

Структурно курсовая работа состоит из введения, трех глав и заключения, а также представлен список используемой литературы и приложения.

1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1. Особенности организации библиотечной деятельности в образовательном учреждении

Библиотека образовательного учреждения представляет из себя структурное подразделение, которое организует сбор, хранение и пользование обучающихся произведениями печати и иными документами и методическим материалом. Библиотеки задействованы в систематическом сборе, хранении, пропаганде и выдаче пользователям печатной продукции, а также оказание информационно-библиотечных услуг, и относятся к общедоступному источнику знаний и основой для самообразования учащихся.

В качестве основного направления работы библиотеки является осуществление комплектования и организации книжного фонда, обслуживание пользователей, оказание дополнительных информационных услуг.

Комплектование фондов библиотеки осуществляется на основании систематического выявления (посредством просмотра библиографической литературы и источников) необходимых для образовательного учреждения изданий, согласно специализации и организации формы обучения, и их дальнейшее приобретение. Своевременность комплектации библиотеки образовательного учреждения и полнота фонда изданий позволяет повысить эффективность образовательного уровня обучающихся, увеличить посещаемость и уровень обслуживания посетителей.

С целью эффективной организации книжного фонда необходимо уделить внимание учету, расстановке, хранению и выдаче литературы посетителям. Правильная организация фонда облегчает пользователю поучить необходимую ему литературу и информацию, а библиотекарю позволяет более быстро выполнять требования читателей, а также обеспечивает сохранность фонда, его своевременный анализ и оперативность в оценке состояния библиотечного фонда, наличия того или иного издания.

Обслуживание читателей библиотеки осуществляется посредством различных способов:

Выдача учебной и художественной литературы в читальный зал или за пределы библиотеки;

Оказание помощи отдельным посетителям в подборе необходимо и актуальной литературы;

Раскрытие книжных фондов через систему библиотечных каталогов;

Составление информационно-библиографических пособий различной направленности;

Пропаганда и продвижение ценной литературы и пособий образовательного учреждения, его собственных изданий;

Репродуцирование текста по заказам посетителей и прочие услуги.

Библиотечная деятельность основана на осуществлении большого количества операций, учете множества книг и читателей, которые приводят к замедлению работы библиотекаря. Сложность в поиске той или иной книги, учебного издания приводит к сокращению времени работы библиотекаря, которая может базироваться только на компетентности сотрудника и его ориентировании в многообразии библиотечной продукции.

В библиотеке учебного заведения на каждого посетителя заводят карточку и ведется картотека по всем читателям. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и систематизации библиотечной статистики база должна содержать сведения, большая часть которых размещается в аннотированных каталожных карточках.

При поступлении в библиотеку изданий, которые разнообразны и многолики по своему составу, ему присваивается номер и размещаются в различные отделы относительно тематики и специализации учебного издания, художественной литературы, иного методико-информационного материала.

Помимо этого при поступлении книги необходимо учитывать следующие аспекты:

Номер поступившего издания;

Название издания;

Издательство, которое выпустило книгу;

Отдел, в который помещается книга;

Адрес издательства;

Название и расположение отделов библиотеки.

Каждая книга, которая хранится в библиотеку образовательного учреждения имеет следующие параметры:

Издание;

Год издания;

Жанр;

Ключевые позиции;

Количество страниц.

При этом каждое издание может быть представлена в библиотеке образовательного учреждения в нескольких экземплярах, а также иметь единичные экземпляры из-за своей дороговизны и ценности, и выдаются для изучения только в читальный зал библиотеки.

Помимо всего прочего в библиотеке ведется обязательная картотека читателей, в которые заносятся данные, такие как:

ФИО;

Номер паспорта, адрес прописки и фактического проживания (со слов посетителя);

Номер телефона.

Каждому читателю присваивается номер читательского билета и при выдаче экземпляра книги в карточку читателя помещается вкладыш книги и вносится запись о выдаче. Обязательным условием является внесение даты выдачи книги и даты предполагаемого возврата. При этом предоставляется возможность продления пребывания книги «на руках» по телефону или посетив библиотеку лично.

При возврате книги отмечается срок возврата во вкладыше, а при просрочке читатель получает предупреждение. При накоплении определенного количества предупреждение читателю ограничивается доступ к пользованию библиотекой.

При потере книги пользователь лишается права пользования библиотекой на определенный срок и выплачивает стоимость книги с учетом надбавки.

Обычно на практике применяется ограничения, связанные с тем, что не выдается книг более установленного лимита и на срок более установленного периода пользования.

Субъектами в библиотеки выступают пользователи (читатели, сотрудники образовательного учреждения и иные лица, заинтересованные в получении информации), которые имеют определенную заинтересованности в получении информации, книг и библиотечных услуг.

При работе библиотеки необходимо различать тип информации, которая бывает:

1. входная информация, которая содержит сведения:

О новых поступивших книгах;

О новых читателях, которые записываются в библиотеку;

О процессе выдачи книг (сотрудник, выдающий книгу, читатель, для которого выполняется данная операция, название книги, срок выдачи, срок, на который выдана книга).

2. выходная информация, которая содержит:

Статистику посещений библиотеки;

Данные о книгах, которые наиболее часто выдаются читателям.

При выдаче книг в качестве сведений фиксируются:

Название книги;

Дата выдачи;

ФИО читателя;

ФИО сотрудника, выдавшего книгу;

Срок, на который выдается книга.

Необходимо отметить, что при приемке книг на хранение каждой из них присваивается уникальный шифр - ISBN .

Помимо этого на основании применения библиотечно-библиографической классификации (ББК) издания распределяются по отраслям знаний в соответствии с их содержанием, в соответствии с которой используются цифробуквенные индексы ступенчатой структуры. Шифр ББК применяется с целью выделения хранимых изданий в каталоги и статистические отчеты.

В библиотеке формируется база данных, которая представляет собой совокупность данных обо всех процессах и потоках, которые происходят в библиотеке, построение хронологической последовательности посредством применения таблиц и списков данных. Основным назначением базы данных является хранение данных для дальнейшего целевого ее применения и формируется в виде специального списка, который в дальнейшем подвергается редактированию и изменению работниками библиотеки.

Работа с базой данных может быть проведена как самими сотрудниками библиотеки, так и лицами заинтересованным в получении необходимой информации.

При организации работы библиотекарем решают ряд задач:

Принимаются новые книги и регистрируют в библиотеке;

Относятся учебные издания к одной или нескольким областям знаний;

Проводится каталогизация книг, назначаются инвентарные номера;

Ведется учет выданных книг и возвращенных от читателя;

Проверяется соответствие внешнего состояния книги.

На основании проведенного изучения функционального предназначения библиотеки образовательного учреждения, можно сделать вывод, что работа библиотеки базируется на осуществлении информационно-образовательной, культурно-досуговой работе. Для учебного учреждения она играет роль в формировании собственного информационного и учебного материала для облегчения организации учебного процесса, доступности и эффективности учебных изданий для педагогического состава и обучающихся, возможность формирования собственной, уникальной методической и консультационной практики.

1.2. Нормативно-правовое регулирование библиотечной деятельности

Деятельность библиотек в Российской Федерации регламентирована законодательно, которые способствуют не только выполнению контрольных функций, но и обеспечивают создание правовой базы для формирования открытого информационного общества.

Актуальной задачей работников библиотек является реализация Федерального закона от 29.12.1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечной деле» (изм. от 02.07.2013), Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (изм. от 02.07.2013). При этом функционально обязанность каждого библиотечного общества основана на использовании этих законов в полной мере, защищать право каждого человека на получение необходимой информации.

Федеральный закон «О библиотечном деле» обеспечивает правовую базу для сохранения и развития библиотечного делав Российской Федерации, устанавливает принципы деятельности библиотек, гарантирует права человека, общественных объединений, народов и этнических общностей свободный доступ к информации, развитие каждого индивида, приобщение к ценностям культуры, а также культурную, научную и образовательную деятельность.

Законом урегулированы вопросы организации библиотечной деятельности в общих вопросах, относительно взаимоотношений с государством, гражданином, учреждениями, предприятиями и организациями в области библиотечного дела на основании установленных принципов и норм международного права.

Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует отношения, которые возникли:

При формировании и применении информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации;

При создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

При организации защиты информации, прав субъектов, учащихся в информационных процессах и информатизации.

Помимо этого применяется межгосударственный стандарт ГОСТ 7.20 - 2000 «Библиотечная статистика», которая утверждена Постановлением Госстандарта России от 19.04.2001 г. № 182-ст. Этим стандартом определены общие вопросы по формированию статистики и учету объектов библиотек. Настоящим стандартом установлены единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации, единицы учета обслуживания пользователей библиотек и органов НТИ.

Приводя данные законы и нормативные стандарты в практическую реализацию на местном уровне, возможно создание специальных правил и положений по обеспечению функционирования библиотек.

Созданные нормативно-правовые акты в библиотеке не должны противоречить основным законам Российской Федерации, и иным нормативным документам государственной власти всех уровней.

На основании проведенного исследования нормативно-правового регулирования можно отметить, что библиотечная деятельность в Российской Федерации регулируется и контролируется, как и другие направления и отрасли.

1.3. Формирование библиотечной статистики

Статистические данные позволяют обобщить в количественной форме все процессы, происходящие в библиотечной деле. Статистика позволяет оценить и исследовать количественную сторону явлений библиотечной деятельности при неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретным местах и времени. Она позволяет оценить количество книговыдач, пользователей библиотеки, объема фонда и часы работы.

При этом в качестве основных задач библиотечной статистики можно выделить:

Разработка системы показателей, которые позволяют понять масштабы и темпы работы библиотеки;

Пропорции развития библиотечной деятельности;

Создание методов расчета и взаимной увязки показателей;

Анализ факторов, которые обуславливают основные тенденции развития;

Обеспечение наблюдения и контроля над библиотечной деятельности в целях своевременного выявления проблем развития.

Формирование статистических данных по библиотеке основано на ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика». Данным стандартом установлены единые правила и требования к сбору и представлению статистических данных библиотеками. Он позволяет унифицировать статистическую отчетность на разных уровнях и устанавливает единые сроки, определения, единицы расчета, минимум статистических данных для библиотек.

В качестве основных статистических показателей необходимо выделить:

Учет читателей, который позволяет оценить количество человек, пользующихся документами библиотек и в качестве единицы учета применяется формуляр читателя.

Учет выдачи книг позволяет оценить количество документов, которые использовались читателями, их направленность. Учет выдачи изданий осуществляется по числу выданных экземпляров, которые зарегистрирована в формулярах читателей, листке читательского требования, книжном формуляре или иной документации, которая принята в библиотеке и базе данных.

Нужен полный текст этой работы? Напиши заявку [email protected]

Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) . Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.

Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.

Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.

Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.

На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.

В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» . Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).

Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики .

Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.

Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.

Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.

Электронный учет -- учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет -- это не самостоятельный вид, а способ ведения учета .

Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки

Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов.

Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.

Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:

1. создание штрихового кода;

2. нанесение штрихового кода на этикетку;

3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.

С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.

Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов.

Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"

Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.

Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.

Модель функционирования системы:

На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.

Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.

"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:

– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";

– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;

– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".

Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.

Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.

Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:

– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;

– позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;

– обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.

– служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов - важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.

Добрый день дорогие участники семинара!

Сейчас я вас познакомлю с темой: «Современные требования к ведению учета фонда учебников» это тема вам не новая каждый из вас работает с этим. И так начнем

Вот наша учебная литература поступила, к фонду учебной литературы как мы знаем относятся: все учебники; учебные пособия; орфографические словари; математические таблицы; сборники упражнений и задач; практикумы; книги для чтения; хрестоматии; рабочие тетради.

Особо хочется обратить внимание на формы учета библиотечного фонда учебников.

Учетные формы:

Книга учета библиотечного фонда школьных учебников

(Книга суммарного учета учебного фонда)

Журнал учета учебников

Картотека учебников

Журнал выдачи учебников

Заказ на учебники (за три года)

Инвентаризационная ведомость (за три года)

Книга суммарного учета состоит из 3 частей (обратите внимания у вас должна быть отдельная книга с ум уч)

1часть. Поступление в фонд. После получения учебников записывается общее количество и их стоимость, с обязательным указанием номера и даты сопроводительного документа. Номер записи ежегодно начинается с № 1 и идёт по порядку поступлений.

3 часть. Итоги учёта движения фондов. Записываются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество выбывших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество учебников, состоящих на 1 января последующего года, на сумму

Журнал учета учебников

Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования

Карточки с библиографическим описанием изданий учебников расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов – по алфавиту фамилий авторов или заглавий. Количество выданных учебников отмечается на оборотной стороне учетных карточек. Для контроля за сохранностью учетных карточек они регистрируются в «Журнале регистраций учетных карточек библиотечного фонда учебников организаций образования».

Порядковый номер при записи в « Журнал регистрации учетных карточек» присваивается и карточке. И на все экземпляры учебников, записанных в данной карточке, присваивается этот номер с пометкой в скобках порядкового номера экземпляра,151 (1), 151 (2), 151 (3) и т.д.

. Учёту подлежат все виды учебников и учебных пособий. Рабочие тетради, дидактические материалы, таблицы, прописи и т.д. и являются документами временного характера. Их учёт производится в «Тетради учёта документов временного характера».

Взамен утерянных или испорченных учебников принимаются другие учебники, необходимые школе, или взимается номинальная стоимость учебника, если он использовался не более одного года (оформляется квитанция). Учебники, утерянные и принятые взамен, учитываются в «Тетради учёта утерянных и замены учебников».

Списание учебников проводится не реже одного раза в год. На каждый вид списания («Ветхие», «Устаревшие по содержанию», «Утерянные читателями», «Хищение») составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается комиссией и утверждается директором школы. Один

экземпляр акта хранится в библиотеке, другой передаётся под расписку в бухгалтерию школы, которая производит списание с баланса школы

указанной в акте стоимости учебников.

2.10. Учебники, находящиеся в хорошем состоянии, после списания могут выдаваться учащимся для подготовки к экзаменам или в учебные кабинеты.

Выбытие учебников из библиотечного фонда
Срок использования учебника не менее четырёх лет.

Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:

Выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной и более страниц, склеивание страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки);

Выбытие по причине устарелости по содержанию производится в соответствии с изменениями в «Федеральных перечнях учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию на учебный год, утверждённого Министерством образования и науки Российской Федерации»;

Выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый школе, если срок использования учебника не превышает четырёх лет. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре года, списываются без возмещения убытка.

Порядок учёта выдачи учебников

Выдача учебников осуществляется библиотечным работником в конце или перед началом учебного года.

Инвентаризация фонда учебников

Наличие компьютера в библиотеке дает нам возможность изготовления и распечатки необходимых нормативных документов, а также использовать информационные системы в работе школьных библиотек. На сегодняшний день для библиотекарей созданы две программы – ИРБИС и MARG - SQL .

ИРБИС - Интегрированная Развивающаяся Библиотечная Информационная Система.

Авторы и дилеры ИРБИС представляют свое детище как современную, удобную систему, совместимую с другими корпоративными библиотечными системами. Система ИРБИС позволяет облегчить, традиционную рутинную работу библиотекарей: автоматизировать основные библиотечные процессы. ИРБИС включает все типовые библиотечные технологии: комплектование, систематизация, каталогизация, читательский поиск, книговыдача и администрирование.

В учреждениях образования должен быть сформирован полный пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность школьных библиотек.