Upravljanje s časom: upravljanje s časom. Upravljanje s časom – najboljše tehnike upravljanja s časom

Upravljanje časa postaja vse bolj priljubljeno orodje za organizacijo osebnega, službenega in poslovnega časa. Vključuje številne tehnike in orodja, ki vam omogočajo, da nematerialni vir časa dela zase in dosežete popolno konkretne rezultate. Pravilna postavitev sistema TM bistveno poenostavi in ​​naredi učinkovitejši delovni proces, poleg tega pa sprosti pomemben vir časa, ki je bil prej porabljen neorganizirano in zato neučinkovito.

Potreba po obvladovanju osnov upravljanja s časom je očitna vsem ljudem, ki delajo z velikimi količinami informacij in komunicirajo z velikim številom ljudi. V to kategorijo ljudi seveda sodijo tudi računovodje, preko katerih poteka nenehen pretok informacij in ki si v morju papirjev in številk ne morejo privoščiti napak. Takoj je treba povedati, da upravljanje s časom nima veliko skupnega z definicijo »umetnosti narediti vse«, »narediti več stvari v enem najmanjši znesekčas." Naša vsakodnevna opravila so ponavadi neskončna in tisto, kar nimamo časa narediti danes, preložimo na jutri. Zato vas upravljanje s časom nauči najprej porabiti čas za glavno stvar, prednostno, in vas nauči učinkovito organizirati svoj čas v skladu s svojimi cilji.

Načrtujemo svoj delovni dan.

Po statističnih podatkih približno 95% ljudi živi v enodnevni rutini, ne da bi razmišljali o tem, kaj in kam vodijo njihove dejavnosti. Vsakdanja »rutina« je tako prevzeta, da ni energije, želje ali časa za razmišljanje o prihodnosti. Zato je preprosto potrebno organizirati svoj delovni dan in proces tako, da delo pusti energijo za počitek, osebne interese in druge stvari. Obstajajo številne preizkušene tehnike upravljanja s časom, ki vam omogočajo, da to storite brez posebnega truda in dajejo oprijemljive rezultate z minimalnimi naložbami.

Prva stvar, s katero morate začeti, je, da vse svoje dnevne naloge razdelite na kategorije. Obstajajo tri takšne kategorije: »težke« naloge, »prilagodljive« in »proračunske«. »Težke« naloge imajo točno določeno, togo časovno referenco. Te vrste nalog lahko vključujejo sestanke, konference, poslovne seje, različne razrede, kosila itd. V planerjih ob tovrstne naloge običajno postavimo čas. Na primer, 10.30 - sestanek s šefom, 13.00 - kosilo, 14.40 - klic stranki (prosil je za klic ob tem času), 19.20 - nogomet po drugem programu.

"Fleksibilne" naloge nimajo tako stroge časovne zaveze; lahko jih dokončate kadar koli vam ustreza. A to sploh ne pomeni, da nimajo roka ali da niso pomembne. Te vrste nalog imajo skoraj vedno rok in določeno stopnjo pomembnosti. Na primer, vaš šef vam je naročil, da pripravite poročilo za prejšnji teden v torek do kosila. Naloga nima strogega časovnega okvira v smislu, da jo lahko opravite v ponedeljek zjutraj, ponedeljek zvečer, zvečer ali celo v torek ob zajtrku. Večina naših dnevnih opravil sodi v to kategorijo, zato je še posebej pomembno, da znamo z njimi delati, jih organizirati v priročen sistem in postaviti prioritete.

Zadnja vrsta nalog – »budgeted« naloge – je vrsta »fleksibilnih«. Glavna razlika je v tem, da te naloge zahtevajo znaten časovni vir. Na primer, takšne "fleksibilne" naloge, kot so "prenos dokumentov v Marino", "pokličite podjetje Giga", "nakup izdelkov za sadno solato", ne zahtevajo veliko časa. s x stroški. Da pa boste napisali enako poročilo za svojega šefa ali pripravili predstavitev, boste verjetno potrebovali več časa. Priporočamo, da opravilo označite kot »proračunsko«, če traja eno uro ali več.

Torej, ko smo vse svoje naloge razvrstili v eno ali drugo kategorijo, jih moramo organizirati v priročen in razumljiv sistem. Če želite to narediti, vzamemo stran našega dnevnika (če uporabljate papirni planer) in jo razdelite na pol. Na levi vzdolž črte čez čas pišemo "težke" naloge, pa tudi v presledke med njimi - "v proračunu". Seveda bo čas za »proračunske« naloge nekoliko relativen, saj se načrti lahko spreminjajo in lahko pride do nepričakovanih okoliščin, a »težke« naloge se praviloma ne spreminjajo in tvorijo okostje dneva. In na desno si zapišemo »fleksibilne« naloge po prioriteti in jih opravimo med »težkimi« nalogami. Tako dobimo nekaj podobnega naslednji sliki:

Za večje udobje lahko v tej shemi uporabite barve, na primer za pomembno - rdečo, za manj pomembno - rumeno in za tisto, kar je neznosno - zeleno. Prav tako morate z barvo razlikovati med »težkimi« in »proračunskimi« nalogami. V tem primeru bo ta diagram videti takole:

Najboljša rešitev za delo s takšno shemo je, da vsak večer ali jutro pripravite tak načrt za jutri (še vedno je bolje zvečer). Zjutraj, ko se zbudite in veseli hitite v službo, bo že en pogled na planer dovolj, da boste razumeli sliko današnjega dne in ocenili obseg dela.

Ko govorimo o načrtovanju dneva, ne moremo omeniti "kontekstualnega" načrtovanja. Dejstvo je, da obstaja vrsta nalog, katerih izvedba je mogoča le v prisotnosti določenih kontekstov. Na primer, peljal se bom mimo vulkanizerske delavnice, da bi zamenjal gume, prišel bo šef in postavil ta tri vprašanja, stranka bo poklicala, da razjasni to in to točko (seveda ima lahko vsak svoj kontekst). Toda že dneve nisi videl šefa, stranka te ne pokliče, vulkanizer ne pride na pot in vedno znova moraš dan za dnem prepisovati naloge.

Za načrtovanje takšnih nalog obstaja preprosta rešitev. Ustvarite več strani v svojem dnevniku s konteksti, ki so značilni za vas. Vsak kontekst ima en list. In če se pojavijo okoliščine, ki jih potrebujete, samo poglejte tja in rešite težavo. Verjetno ste že videli in slišali kaj takega: človek sreča svojega šefa in reče nekaj takega: o, Ivan Ivanovič, dober dan! Nekaj ​​sem te hotel vprašati... To... Hmm, nekaj mi je ušlo iz glave.

Pri kontekstualnem načrtovanju te težave ne boste imeli.

Postavimo prednost.

Zdaj, ko ga imamo v rokah pripravljen načrt dan in številne »fleksibilne« naloge, je med njimi treba izpostaviti glavno. Obstaja klasična shema delitve nalog na pomembne/nepomembne in nujne/nenujne. Pomembna zadeva je lahko nujna ali pa čaka. Nujna zadeva je lahko pomembna ali nepomembna. Ker večina ljudi živi, ​​kot je navedeno zgoraj, v današnjem načinu, se nagibajo k temu, da najprej prevzamejo tisto, kar zahteva hitro izvedbo. Če moraš izbirati med dvema stvarema, se izbere najnujnejša, ne najpomembnejša. To še posebej velja v takem delovnem dnevu, ko ves dan nenehno prihajajo ukazi od zgoraj ali pa stranka nujno zahteva, da nekaj naredi. Ljudje ne vedo, kaj bi najprej naredili. Toda najprej morate narediti glavno stvar!

Obstajata dve preprosti načeli, ki pomagata, ko se ukvarjate z velikim številom nalog, poudariti glavno stvar in ne hiteti s "novo" nalogo. Prvič, načelo "zračne obrambe" - počakajte, da se konča - bo preklicano. Pogosto »nujne« naloge niso tako nujne, kot jih predstavljajo šefi ali stranke, in zlahka počakajo. Ni več natančnega recepta, kako ugotoviti, ali zadeva lahko počaka ali ne, to je treba razumeti glede na situacijo.

Drugo načelo je bolj radikalno, vendar je dober način, da si ohladite glavo pred perečimi zadevami: če nečesa ne morete narediti (brez škode za svoje delo, dobiček, stranko) - ne počnite.

Na splošno je vprašanje prioritet precej osebna stvar. Sami morate določiti vrsto kriterijev, na podlagi katerih boste določili pomembnost naloge. Na primer, naročilo šefa se vedno znajde na seznamu pomembnih, pisarniške zadeve - na seznamu neprednostnih itd. Na podlagi teh kriterijev lahko enostavno zgradite svojo shemo pomembnih/nepomembnih in nujnih/nenujnih nalog.

Kje začeti delovni dan.

Seveda je prva stvar, s katero morate začeti delovni dan, pregled vašega načrta. Načrt za dan lahko približno primerjamo z zemljevidom potovanja od točke A do točke B. Če nimate zemljevida območja, potem boste najverjetneje morali iti naključno. Kdor ne ve, kam gre, bo najverjetneje končal na napačnem mestu, zato vam bo vaš dnevni načrt pomagal priti točno tja, kamor želite. želeni rezultat. Nič hudega, da lahko pride do kakšnih sprememb v dnevnem urniku – približen zemljevid območja je še vedno boljši kot brez zemljevida.

Potem, ko se počutite nelagodno ob pogledu na seznam nalog za dan in količino dela, se morate vrniti v delovno razpoloženje. Obstaja ena za to psihološka tehnika, kot "sidro". “Sidro” je nekaj, kar vas privlači, prilagaja in ohranja v želenem stanju. Na primer, eno od tipičnih "sider" bi lahko bilo čiščenje mize. Ko je na mizi nered, za povrh kupi dokumentov, knjig in samolepilnih listkov, se delovno razpoloženje močno zmanjša. Skodelica kave lahko služi kot "sidro" klasične glasbe in tako naprej – to so zelo osebne preference: kava nekatere ljudi razpoloži za delo, druge pa za sprostitev. Ugotovite sami, zakaj želite delati, nato pa sledite seznamu svojih današnjih opravil, začenši z glavno stvarjo.

Naučimo se, da ničesar ne pozabimo.

Pomembno si je zapomniti, da en pogled na planer na začetku dneva ni dovolj, da bi ohranili vse informacije v glavi, zato morate načrt za dan pogledati večkrat na dan in tedenski načrt prijaviti se morate enkrat na dan, da se lahko nekaj iz vaših tedenskih nalog prenese v vaš dnevni načrt. Če je vaš planer pred vami, ne boste ničesar pozabili. In zapomnite si to: vsaka misel ali ideja mora imeti fizični izraz– mora biti zapisan na papirju, v računalniku ali v najslabšem primeru na zapestju.

Če uporabljate elektronski razporejevalnik, kot je Outlook, lahko v njem vedno nastavite »opomnik«, ki vas bo obvestil ob času, ki ste ga določili.

Glavno načelo, ki vam ne bo omogočilo, da ničesar pozabite, je, da vse zapišete in po možnosti v sistemu, ki vam ustreza (na primer "togo-fleksibilen" algoritem načrtovanja). Ne pozabite, da je "najostrejši spomin bolj neumen od najbolj topega svinčnika."

Kako se izogniti izrednim razmeram.

Obstajajo vrste ljudi, za katere so izredne razmere dober mobilizacijski dejavnik, a so v manjšini. Seveda so stiskalni roki in življenje v divjem ritmu naporni in povzročajo nestabilnost pri delu. Da bi se izognili takšnim situacijam, morate biti sposobni načrtovati kompetentno in realno. V nekaterih podjetjih je vsaki nalogi določen rok in rok. Rok – rok za dostavo izdelka in dokumentacije. Običajno tukaj govorimo ože predaja dela naročniku. Redline je rok, do katerega je treba delo oddati znotraj podjetja, da ga lahko ocenimo in po potrebi popravimo. Med tema dvema rokoma je prepuščeno določeno časovno obdobje, odvisno od konkretne naloge. Ta način načrtovanja vedno pušča rezervo časa za primer nepredvidene situacije in zato ima vsako podjetje manj možnosti, da pade v kategorijo »gorečih«.

Z uporabo vseh zgoraj naštetih tehnik in vzpostavitvijo lastnega sistema TM, ki vam ustreza, boste kmalu videli, da vaš čas zdaj porabite za glavno stvar, ne za nepomembno, da so roki vse krajši in zato pojavi se občutek samozavesti in stabilnosti. Naredi vse!

Na podlagi branja knjige Gleba Arhangelskega

"Time drive. Kako imeti čas za življenje in delo."

Do konca življenja nam je ostalo približno 200-400 tisoč ur, pravi voditelj ruski strokovnjak o upravljanju časa Gleba Arhangelskega, naša naloga pa je, da s tem časom upravljamo pametno. Časa ni treba najti samo za služenje denarja, ampak tudi za družino, prijatelje, sprostitev, branje knjig in tisoče drugih dejavnosti. Večina ljudi ne pomisli na to, da je čas za razliko od denarja neobnovljiv vir, in ga kar naprej nepremišljeno zapravljajo. Avtor v dostopni obliki bralca uvaja v skrivnosti upravljanja s časom oziroma osebnih tehnik upravljanja s časom. Prednosti knjige so priložnost za uporabo njegovih priporočil v praksi že danes, jasna struktura predstavitve, pa tudi številne avtorjeve reference na primere iz Ruska zgodovina in sodobnega poslovnega življenja. predlaga Arkhangelsky enostavne rešitve problem pomanjkanja časa, o katerem se mnogi bralci verjetno že dolgo ubadajo. Vendar je treba poudariti, da je večina priporočil, predstavljenih v knjigi, dobro poznana v poslovni literaturi.

Kaj je upravljanje s časom

Ko človek razume, koliko časa mu je ostalo za aktivno življenje, začne resno skrbeti, kako bi ta čas porabil čim bolj koristno. Ko se navadi premišljeno in skrbno načrtovati delovni dan, teden, mesec, pogosto ugotovi, da ima veliko več časa kot prej za počitek, »ustvarjalno lenarjenje« in umirjeno razmišljanje o čemerkoli. Upravljanje z osebnim časom ni nekakšno škrtanje in skopuh, kot bi nekateri mislili, ampak edinstvena priložnost sprostite čas ne samo za najpomembnejše, ampak tudi za najbolj prijetne stvari, da bi živeli v skladu z osebnimi vrednotami in prioritetami. Z drugimi besedami, upravljanje s časom je ena od poti do svobodnega in harmoničnega obstoja.

Samomotivacija

Psihologi dobro vedo, da lahko s pomočjo preprostih tehnik, ki najpogosteje delujejo na nezavedni del psihe, človeka naravnamo na učinkovito delo tudi takrat, ko ga delo ne zanima. Ena od teh tehnik je uporaba psiholoških "sider", to je namensko ustvarjanje potrebnih asociacij v umu. Na primer, če ste navajeni opravljati posle ob spremljavi določene melodije, vas poslušanje samo po sebi lahko poživi in ​​spravi v delovno razpoloženje. Včasih je takšno "sidro" skodelica močne kave, ki jo popijete ob prihodu v službo. S psihološkimi "sidri" je treba ravnati previdno, saj lahko asociacije, ki jih tvorijo, razpadejo.

Včasih se nam je težko lotiti posla, ko razumemo, da zadeva ni lahka in bo zahtevala veliko truda. V tem primeru uporabite "metodo švicarskega sira". Predstavljajte si, da je naloga, ki je pred vami, kos sira, od katerega lahko odgriznete majhne koščke, torej opravite najlažje ali najbolj prijetne faze dela. Čez nekaj časa boste opazili, da od glavnega dela ni ostalo skoraj nič. Ko zaključite eno ali drugo stopnjo, se nagradite - na primer odgriznite košček čokolade, potem ko napišete naslednjo stran poročila. Eden od priljubljenih načinov, kako se prisiliti, da začnete opravljati ne preveč prijetne naloge, je "pojesti žabo". Predstavljajte si, da je najbolj neprijeten del vašega dela mrzla, zoprna žaba, ki jo morate pojesti. Ko boste opravili težji del, se bo vse ostalo zdelo veliko lažje narediti.

Druga različica te metode je "pojesti slona". Ko se bojite lotiti naloge, ker je tako velika, si jo predstavljajte kot slona, ​​ki ga razrežete na koščke, da bi ga lahko vsak dan pojedli. Vodite tabelo, v katero vpisujete pojedene "slone" in "žabe", ko prispejo. Za uspešno absorpcijo določene količine si dodelite majhno nagrado - na primer prijeten nakup. Predstavitev časa v obliki tabele je učinkovito sredstvo upravljanja s časom, ki vam pomaga ustvariti sliko o neizprosnem minevanju časa.

Upravljanje časa v pisarni

Eden od aksiomov upravljanja s časom je, da mora imeti vsak dan načrt. Ta načrt deluje kot nekakšna shema, ki pomaga zavesti vnaprej izračunati vsa dejanja. Vedno imejte pri sebi dnevnik, kamor si zvečer ali zjutraj zapišete načrt za prihodnji dan. Pri izračunu dnevnega »proračuna« svojega časa ne pozabite vanj vključiti nepredvidenih časovnih izdatkov, npr. prometni zastoji ali organizacijskih napak. Ne smemo pozabiti, da načrt ni dogma, temveč predhodna shema, ki jo je treba sproti prilagajati. Slabost načrtov je, da se lahko porušijo zaradi nepredvidenih malenkosti. Premislite o svojih dejanjih v tem primeru in se zavarujte pred presenečenji - na primer z zbiranjem maksimuma dodatne informacije o načrtovanih dogodkih.

Nekatere naloge, ki jih je treba opraviti, se ne bodo nanašale na določen dan, ampak bodo imele medsektorsko naravo. Na primer, da nekoga spomnite na nekaj, če pokliče, ali da operete svoj avto, če greste mimo avtopralnice. Seznam takšnih nalog je priročno dati na ločeno kartico, ki se uporablja kot zaznamek v dnevniku - "strateški karton". Izvedba načrtovanih tovrstnih dejanj je odvisna od pojava primernega trenutka. Da se spomnimo "kontekstne naloge" v pravi trenutek, ustvarite sistem »kotolečih« opomnikov, ki jih lahko napišete recimo na majhne samolepilne lističe in jih najprej pripnete na eno stran dnevnika, nato pa prenesete na naslednjo.

Ko načrtujete svoj dan, morate upoštevati še en pogoj učinkovito delo, o kateri malokdo razmišlja. To je počitek za okrevanje. Naključno preklapljanje pozornosti ne pomaga pri sprostitvi - počitek mora biti reden in načrtovan. Postavite si pravilo, da si vsako uro vzamete odmor za točno pet minut. Med »petminutnim počitkom« si skuhajte čaj, se pogovarjajte s prijateljem, brskajte po internetu ali pa se preprosto sprehodite po hodniku. Najboljši pogled kratek počitek med delovnim časom je spanje. Namesto da po kosilu prikimavate in se boleče poskušate zbrati, poiščite priložnost za vsaj pol ure spanja. To lahko storite v pisarni, prazni sejni sobi ali avtu. Kratek popoldanski spanec bo hitro osvežil vaše možgane – in pripravljeni se boste lotiti dela z novimi močmi.

Umetnost določanja prioritet

Sposobnost, da med nalogami najdeš najpomembnejše in se s tem najprej ukvarjaš, vse stranske pa odložiš za pozneje, je izjemnega pomena ne le za delo, ampak tudi za življenje nasploh. Najpogostejši razlog za neuspeh je naš naravna želja dobiti vse naenkrat. Izbira prioritete v tem trenutku opravila so bistvo upravljanja s časom. Da pa ne bi naredili napake pri izbiri prioritete, se ne smete zanašati na intuicijo, ampak oblikovati merila pomembnosti (vir naloge, prispevek k skupni rezultat, kompleksnost in tako naprej). Matrica kriterijev naj postane »sito«, skozi katerega boste vsak dan »presejali« naloge in cilje.

Ko človek začne resno razumeti, katere stvari so najpomembnejše in katere lahko počakajo, lahko pride do konfliktov z drugimi. Vsak verjame, da je treba najprej rešiti svoj problem ali vprašanje. Vaša naloga je

odvrzite goro majhnih, nepomembnih zadev, ki jemljejo dragoceni čas in energijo, hkrati pa ne kvarite odnosov s sodelavci. Za pomoč pri tem lahko prepoznamo naslednje tri tehnike:

Vljudna in prepričljiva zavrnitev. Nič ne prihrani časa in energije bolj kot sposobnost reči "ne". Naučite se nemudoma zavrniti stvari, ki niso v skladu z vašimi prednostnimi cilji. Da bi preprečili, da bi oseba, katere prošnja je bila zavrnjena, gojila zamero do vas, si izmislite verjeten razlog. Če okoliščine dopuščajo, poskusite predložiti logične argumente za svojo zavrnitev. Ali pa osebi dokažite, da v resnici to, za kar vas prosi, ni potrebno ali koristno zanjo.

. "Zdrava brezbrižnost." V nekaterih situacijah ne smete hiteti z dokončanjem naloge - jutri se bo lahko rešila sama, brez vašega sodelovanja. Preden se lotite kakršnega koli posla, se vprašajte, ali ga je sploh treba narediti in ali naj to počnete vi. Verjetno so okoli vas ljudje, ki komaj čakajo, da svoje delo preložijo na vaša ramena.

Delegiranje dela. Pred opravljanjem rutinskega (ali nekvalificiranega) dela premislite, ali ga lahko prepustite drugim zaposlenim ali poiščite pomoč pri ljudeh, ki nudijo strokovne storitve. Ko nalogo prenesete na podrejene, ne pozabite spremljati, kako jo opravljajo, in jih po potrebi na to opomnite. Ne zanašajte se na spomin, ampak si navodila zapišite na kartončke ali v rokovnik (papirnat ali elektronski). Povejte svojim sodelavcem in podrejenim, da nikoli ne pozabite, kaj ste zahtevali od drugih.

Kako premagati kaos

Eden glavnih razlogov za uhajanje dragocenega časa je prisotnost plasti informacijskih smeti okoli nas, skozi katere se moramo prebiti do res pomembnih informacij. Naučite se organizirati hiter dostop do potrebnih informacij in si ne obremenjujte glave z veliko nepotrebnimi informacijami. Ko imate preveč neprebranih dokumentov, neprebranih e-poštnih sporočil itd., uporabite metodo »omejenega kaosa«. Sestavljen je iz dejstva, da so vsi dohodni materiali postavljeni v skupni "pogon" (mapa, košara, elektronska mapa). Nato se izvede razvrščanje: iz množice dokumentov izberemo glavno vrsto materialov (ali tisto, ki jo je najlažje izolirati) in zanjo ustvarimo ločeno mapo (na primer »Pogodbe«, »Finančna poročila«). Nato izberemo naslednji niz dokumentacije - in tako naprej, dokler blokada ni odpravljena. Način prehajanja iz kaosa v red je veliko boljši kot prvotno sledenje določenim principom razvrščanja dokumentov, kar na koncu največkrat privede do podvajanja map in še večjega kaosa.

"Potapljači časa"

Eden glavnih virov informacijskih smeti v človekovem življenju so televizija in drugi mediji. množični mediji. Pozorno analizirajte svojo željo po rednem spremljanju informativnih oddaj. Ali res morate vedeti o vojaški akciji na Bližnjem vzhodu, ločitvi pop zvezde ali katerem koli drugem dogodku, s katerim ne vi osebno ne vaše podjetje nimate nobene zveze? Opustite navado, da zjutraj in zvečer prižgete televizijo in jo uporabite kot zvok v ozadju. Skrijte daljinski upravljalnik, da ne izzovete obsesivne želje po nenehnem menjavanju kanalov. Televizijo glejte selektivno in namensko: če je na programu program, ki vas zanima, ga posnemite na kakšen digitalni medij, da si ga lahko ogledate ob primernem času.

Za zmago v boju proti tovrstnemu »ponoru časa« je potreben sistematičen pristop. Poskusite natančno izmeriti, koliko časa vsak dan porabite za določene stvari. Na primer, nosite s seboj zvezek in več dni zaporedoma natančno zapisujte, kaj počnete in koliko časa je trajalo (z natančnostjo 5-10 minut). Označite kratka odvračanja pozornosti od dela, ki trajajo manj kot pet minut, in zvečer pomnožite število teh "kljukic" z 2-3 minutami, da vidite obseg teh majhnih časovnih uhajanj. Skrbno in potrpežljivo spremljanje osebnega časa vam omogoča, da z vso jasnostjo vidite, kakšne časovne rezerve imate na zalogi. Primerjajte čas, porabljen za prednostne in pomembne zadeve, s časom, ki ga vzamejo »ponori«. Ko boste imeli kvantitativne kazalnike, boste presenečeni, kako hitro se bo zmanjšala izguba časa na »ponorih«.

Z dnevnim merjenjem časa boste morda prvič natančno vedeli, koliko časa dejansko potrebujete, da pridete v službo in z nje. Pomislite, kako zapolniti to "mrtvo" vrzel z nečim koristnim - na primer z branjem knjig, poslušanjem zvočnih posnetkov ali učenjem tujih jezikov. Končno, ko potujete z javnim prevozom, se le sprostite in poskusite dobro počivati ​​- ne bo nič manj učinkovita uporabačas kot branje knjige.

Pri upravljanju časa je tako kot pri športu: če človek ne gre naprej, gre nazaj. Vsak dan si postavite cilj, da naredite vsaj majhen korak k prihranku osebnega časa. Spremenite nadzor nad časom in iskanje njegovih virov v enako redno, običajno dejavnost, kot je umivanje obraza in zob. Vzemite si pravilo, da se vsak dan ukvarjate z vsaj enim odlaganjem informacij (čiščenje namizja, razvrščanje dohodne e-pošte itd.). Poskusite nekaj tedensko nova tehnika upravljanje s časom - na primer spremljanje časa, porabljenega za tekoče zadeve, ali vzdrževanje organizatorja. Enkrat na tri mesece izvedite "disciplinski teden", med katerim se strogo držite vseh svojih načrtov, ne popuščajte si in se niti za minuto ne odvrnite od svojega dela.

Kultura upravljanja s časom

Čeprav vsi vemo, da je čas denar, je izguba denarja za nas veliko bolj boleča kot izguba časa. Individualna prizadevanja, da bi prihranili osebni čas, so pogosto udarjena ob zid kolektivne brezbrižnosti. Ideologija upravljanja s časom bi morala biti vgrajena v korporativno kulturo vsake današnje organizacije. Najlažji način, da prebudite interes vodstva podjetja za uresničevanje njegovih načel je

To je izračun finančne škode zaradi neproduktivno porabljenega časa v obsegu enega oddelka ali celotne organizacije. Naj vaše podrejene z zgledom njihovega šefa prepriča, da se morajo za čas boriti nič manj ostro kot za denar. Vodja mora v praksi pokazati, da ceni čas svojih podrejenih. Očitna prednost upravljanja s časom je, da skoraj ni človeka, ki bi privolil mirno opazovati, kako mu življenje nesmiselno teče. Najpogosteje je treba ljudem samo povedati, kaj naj naredijo, da prihranijo čas.

Gleb Arkhangelsky je strokovnjak na področju upravljanja s časom in začetnik ruskega gibanja TM. Vodja izobraževalne in svetovalne družbe "Organization of Time", katere stranke so največje ruske in zahodne korporacije, vladne agencije in številna srednje velika podjetja. Avtor več prodajnih uspešnic na temo upravljanja osebnega časa.

Čas je glavni vir vsakega človeka in naša usoda je v veliki meri odvisna od tega, kako ravnamo z vsako uro in minuto svojega življenja. Upravljanje s časom oziroma veda o upravljanju s časom ponuja najrazličnejše tehnike in prijeme, ki vam omogočajo, da prihranite dragoceni čas, ga bolj racionalno razporedite in s tem hitreje dosežete svoje cilje. Knjiga opisuje načine za učinkovito upravljanje s časom na osebni, timski in korporativni ravni ter metode in pravila za doseganje osebne učinkovitosti s samomotivacijo in določanjem prioritet. Znali boste preučiti koncepte, bistvo in naloge tehnik upravljanja s časom ter jih nato uporabiti v praksi.

knjiga:

Tehnika "sidranja".

Tehnika "sidranja".

Ta tehnika je znana že dolgo in se je uspela uveljaviti kot zanesljiva in preizkušena metoda. Temelji na ideji, da kateri koli materialni predmet(»sidro«) je povezano z določenim čustvenim stanjem in ga lahko povzroči. To je zelo pomembno, saj naši občutki vplivajo na naše misli in dejanja ter določajo naša dejanja. Zakaj je tako težko začeti? težka naloga ali izvajati globalni projekt ali samo začeti delovni dan? Tu igrajo pomembno vlogo naša čustva. Spomnite se, kako pogosto zjutraj, ko se zbudimo, na poti v službo ali šolo, v glavi brskamo po frazah, kot so te: »Nazaj v službo ... Nazaj v to zatohlo pisarno ... Spet bom videl sodelavca z s katerim smo se včeraj skregali... Spet bo pokvarjeno vse razpoloženje... Končno moramo začeti delati na projektni nalogi, a je tako velika in težka... Druga stranka, nezadovoljna zaradi motenj dobav, bo parati živce s svojimi zahtevami in pritoževanjem nadrejenim ... Šef se bo spet jezil, kričal kot vedno ... In potem je seja pred vrati, povzetek ni napisan ... bom ne odnehaj spet ... ne bom imel časa ..."

No, v kakšnem razpoloženju ste po takem jutru? mentalni tuš"boš prišel v službo? Kaj pa, če je še prometni zastoj, gneča na podzemni, v gneči odtrgan gumb? Živci so mi na robu, vendar moram začeti delati, vendar nimam več moči. In postopoma se vključiš v delovni proces, ki običajno traja do kosila: najprej le prideš k sebi, potem se umiriš med pogovorom s sodelavci, potem spiješ kavo, poskušaš zbrati misli, sledi drugi, ki jih strukturira ...

Zdaj pa si predstavljajte, kaj bi se zgodilo, če na podoben način se bo obnašal kot kirurg, poklican na nujno operacijo, pilot letala ali voditelj televizijskih poročil, ki govori v živo milijonskemu občinstvu. Predstavniki teh in mnogih drugih poklicev dolgo časa nimajo možnosti nihanja in se postopoma vlečejo v delovni proces. Igralec se mora znati vživeti v vlogo takoj, ko stopi na oder, in ne dve uri pred začetkom predstave in ne ob koncu drugega dejanja. Sodobni menedžer se mora tako kot dober igralec zbrati in osredotočiti v trenutku, ko se odprejo vrata sejne sobe in se sreča iz oči v oči z vodjo velikega podjetja, stranko ali kupcem, in ne tri ure pred začetkom. razprave in nikakor ne uro kasneje po predstavitvi ali poslovnem sestanku.

In če govorimo o strokovnosti, potem je sposobnost hitrega prilagajanja delovnemu razpoloženju pomemben in nepogrešljiv pogoj za pravega strokovnjaka, ne glede na to, na katerem področju dejavnosti dela. Predstavljajte si, kako enostavno in preprosto bi bilo začeti kakršen koli posel, če bi znali najti način, da hitro preklopimo svoja čustva in takoj preidemo v stanje virov – stanje čuječnosti za opravljanje dela, kar daje občutek veselja in užitka, moči in energije.

Ta metoda je tehnika "postavljanja sidra" ali "sidranja".

"Sidro"– vsak materialni predmet ali vsak dražljaj (vidna in slušna slika, gesta, drža, gibanje, barva, vonj), ki povzroča določena čustvena stanja.

Življenje vsakega človeka je bogato z različnimi dogodki in čustvi, ki jih spremljajo, zato ima vsak od nas svoja »sidra« (glasba, barva, beseda, gib, gesta itd.) za določena dejanja. Najpogosteje v našem življenju obstajajo zunanja "sidra": budilka zazvoni zjutraj - čas je, da vstanete; zelena luč na semaforju - lahko greš; zaprta pregrada pri železniški prehod– vlak se približuje. Praviloma je večina »sider« tako očitnih in razširjenih, da jih komaj opazimo, se nanje navadimo kot samoumevne, kljub temu pa aktivno vplivajo na spremembe našega čustvenega stanja.

»Sidra« so povsod v našem življenju. Sprostitev na plaži. Vzdušje na plaži vas pripravi v stanje sprostitve ... Večerja ob svečah je romantično razpoloženje. Praznična pojedina je stanje zabave ... Delovno mesto (nekdo ima računalnik, nekdo ima garažo) je delovno razpoloženje. Lepo pogrnjena miza je stanje apetita. Za knjigami v čitalnici je stanje zbrane pozornosti.

Kaj je lahko "sidro"? Vse, kar vidimo, slišimo, čutimo. Ker delo na računalniku vključuje gledanje v zaslon, je preprosto bolj priročno uporabljati zvok. Toda z enakim uspehom lahko obesite nekakšen obesek za ključe na monitor ali postavite kaktus poleg računalnika, tako da ga lahko vidite s kotičkom očesa. Vsak predmet, kateri koli zvok, kateri koli vonj lahko izberete kot "sidro".

A. Retunski. Ustvarjanje visoko zmogljive miselnosti

Obstajata dva načina za ustvarjanje "sider"

1. S ponavljajočimi se ponovitvami. Kadar obstajajo ponavljajoči se primeri, ki krepijo povezavo "sidro - asociacija - dejanje". Na primer, če vsako jutro po zvonjenju budilke vstanemo iz postelje, se ta zvok po več ponovitvah začne povezovati s potrebo po vstajanju. To metodo vzpostavitve "sidra" lahko uporabite zavestno, razvijate lastne verige "sidro - asociacija - dejanje". Še posebej, če ni čustvene vpletenosti v proces dejavnosti ali pa je prisotna, a precej šibka.

2. Na vrhuncu močnega čustvenega doživetja. Ko nas nekaj zanima, ko smo vključeni v proces, pride do zaznavanja, asimilacije in utrjevanja informacij veliko hitreje in lažje. Se spomnite, katere predmete v šoli ste se najlažje naučili in opravili na izpitu? Tisti, ki so vas najbolj zanimali. Katera dejstva so si hitreje in lažje zapomnili? Tiste, ki so vam bile zanimive, in tiste, ki so vas pustile ravnodušnega, so zahtevale večkratno ponavljanje in učenje na pamet. Čim šibkejša je čustvena vpletenost, tem več ponovitev je potrebnih.

Tisti, ki to želijo, iščejo načine.

Kdor noče - razlogi.

Ljudska modrost.

Ne glede na to, kako radi imamo svoje delo, so lahko nekatera naša opravila precej težka in ne vedno prijetna. Kako se »motivirati« za takšne stvari? Kako se kompetentno "vključiti" v dokončanje zapletene naloge, da bi za to porabili manj truda in energije?

V Rusiji je ta problem še posebej pereč. Vsi smo vzgojeni v pravljicah, v katerih se želeni rezultat pojavi "na ščukin ukaz". Ampak, žal, samo sreča običajno ni dovolj. Za uspeh potrebujete resno, dolgotrajno in trdo delo.

Vendar ni nujno, da je dolgotrajno in trdo delo dolgočasno in neokusno. Dodatno zanimanje in motivacijo lahko vnesete v najtežje, neprijetne in energetsko potratne naloge. Kako to storiti - preberite v tem poglavju.

“Sidra” za učinkovito vključevanje v delo

Kako se vključiti v delo, da ne bi izgubljali časa za ustvarjanje, razvrščanje malenkosti in ne bi našli moči, da bi prevzeli glavno stvar?

V psihologiji obstaja dober koncept "sidra". To je vsaka materialna povezava (glasba, barva, beseda, gibanje, ritual), ki je za nas povezana z določenim čustvenim stanjem. Če se je treba uglasiti z nalogo, »vklopimo« potrebno materialno sidro - in se uvedemo v ustrezno čustveno stanje.

Najpogosteje uporabljeno »sidro« v praksi je glasba. Poskusite jasno povezati različno glasbo različne vrste naloge. Na poti do težkih pogajanj - hard rock, ko se pripravljate na intelektualno delo - umirjena glasba brez besed, ko se pripravljate na sprostitev - nekaj najbolj ljubljenega in prijetnega itd.

Primeri »sider« udeležencev odprtih seminarjev.

Lastnik mreže bencinskih črpalk, Kijev. "Opravljam zapleteno intelektualno delo ob glasbi Joeja Dassina." Skupina je presenečena - takšna lirična glasba sploh ne ustreza vojaškemu tipu osebnosti tega poslovneža. »Pojasnil bom, zakaj: najbolje sem delal v študentskih letih v študentskem domu. Mlad, veliko moči, dva vzporedno visoko šolstvo in več dela... In bile so 4 kasete s trakovi za celoten hostel in vse 4 so bile od Joeja Dassina. Tako je ta glasba postala »sidro«, vključno z energetskimi viri, kot v moji mladosti.«

Komercialni direktor, Novosibirsk. "Vsako jutro "pokadim svoj planer." Ko sem nehala kaditi, sem zelo pogrešala vsakodnevno jutranje razpoloženje za delo, preden je bila prva jutranja cigareta. Takrat se je rodil ritual - približno 10 minut pijem kavo in razmišljam o današnji rutini, gledam svoj dnevnik. Občutek učinkovitega uglaševanja je enak kot prej, ko pokadite jutranjo cigareto.”

finančni direktor, Nižni Novgorod. »Ne maram čiščenja, temu se moram uglasiti. Zato, ko se pripravim na čiščenje hiše, vedno zavrtim film "Uživaj v kopanju!" - "Zakaj se je razvilo takšno "sidro"?" - »No, najbolj prijetno in veselo čiščenje je pred novim letom. Okrašeno božično drevo, mandarine, darila ... In ob tem običajno pokažejo "Enjoy Your Bath!"

Vsako tehnično, "grobo" delo je lahko dobro "sidro" za vključitev v nalogo. Kot pravijo umetniki, "preden naredite skico, nabrusite svinčnike." To pomeni, da se s pomočjo preproste tehnične zadeve prilagodite težko delo.

Primer "sidra" iz N. V. Gogolja, ki je v odgovoru na pritožbe prijatelja Vladimirja Solloguba "ne piše", odgovoril: "Ampak še vedno pišete ... vzemite dobro pero, dobro ga ostrite, položite list papirja predse in začnite takole: "Danes ne morem ničesar napisati." Napiši to večkrat zaporedoma in nenadoma ti bo prišlo na misel dobra ideja v glavo! Za njo je še ena, tretja, ker drugače nihče ne piše in redki so ljudje, ki jih preplavlja neprestani navdih, Vladimir Aleksandrovič!

Bodite previdni: če ste ustvarili "sidro" zase, je bolje, da ga uporabljate samo za predvideni namen, poskusite ga ne "vklopiti" v drugih okoliščinah. Če je na primer kava za vas »sidro«, da se odpravite v službo, in nenadoma na dopustu spijete skodelico kave, svoji podzavesti pošljete signal »zdaj imamo delo!« Počitek postane manj učinkovit. Mnogi menedžerji to intuitivno čutijo in delijo, na primer: "v službi - samo kava, na počitnicah - samo čaj." In ena od mojih strank je v službi pila samo črni čaj, na dopustu pa samo zeleni čaj. Prav tako med sproščanjem ne poslušajte glasbe, ki je vaše »sidro« za delo.

"Sidra" so uporabna za nastavitev ne le za delo, ampak tudi za počitek. Primer glasbenega "sidra" iz osebna izkušnja. Na dopustu, sprehodu v naravi, poslušam vedno isto glasbo - Bachove Kirnberger Chorales. Med delovnim časom je dovolj, da zaprem oči, prižgem enega od teh koralov - in se spomnim vonja od sonca ogretega borovega gozda, predstavljam si zlata debla in zelene krošnje, začutim svoje lagodne korake, ko ni treba hitite kamorkoli ... Glasbeno »sidro« vključuje vse spomine in čustva, povezana z najboljšimi trenutki sprostitve, in vam omogoča popolno obnovitev energije za nove dosežke.

Nihanje pri opravljanju zapletenih nalog

"Sidra" olajšajo prehod iz počitka v delo. Naslednje vprašanje: kako se vključiti v dokončanje naloge, če je precej kompleksna in energetsko potratna? Konec koncev, bolj zapletena kot je naloga, ki jo izvajamo, višja stopnja »vpletenosti« in vključenosti je potrebna za delo na njej.

"Metoda švicarskega sira" vam bo pomagala porabiti manj časa in truda za gradnjo. Poskusite dokončati nalogo ne v logičnem vrstnem redu, ampak v poljubnem, "grizite" od različni kraji majhni koščki - najbolj preprosti, prijetni itd. Na primer, ko pripravljate poročilo, lahko najprej izberete ilustracije, napišete nekaj najbolj preprostih in razumljivih odstavkov za vas itd. Čez nekaj časa nastane toliko lukenj v vašem »sir«, ki ga bo dokončanje povsem enostavno.

"Jutri bom pripravil naslovno stran svoje doktorske disertacije." Tako je v vprašalniku zapisal eden od udeležencev odprtega usposabljanja v Novosibirsku povratne informacije, ki je odgovoril na vprašanje »Tri preprosti koraki, kar bom naredil v prihodnjih dneh.” Dober primer kako v največji in težka zadeva lahko najdete preprost začetek.

Še en način za porabo manj energije pri delu kompleksne naloge - "vmesno veselje" Delo razdelite na več stopenj in si dodelite majhno nagrado za dokončanje vsake stopnje. Na primer, »za vsaki 2 napisani strani ugriznite košček čokolade«, »preberite naslednji vic v današnji številki itd. Te nagrade in kazni so lahko zelo majhne, ​​vendar je pomembno, da so takojšnje. Praviloma »majhne radosti« za vsak korak motivirajo bolje kot zavedanje prihodnjih dolgoročnih rezultatov. Takšne majhne nagrade za vas bodo naredile najtežje delo bolj prijetno in ga opravile v krajšem času.

Uničenje majhnih neprijetnih stvari

V našem življenju so stvari, ki zahtevajo morda zelo malo časa, a so neprijetne. Pokličite neprijazno stranko; končno pokličite vodovodarja; prosite svojega šefa za povišanje plače itd. V upravljanju časa se takim nalogam reče "žabe".

"Žabe" se pogosto odložijo za dolgo časa in grozijo, da se bodo razvile v velike težave. Škoda: naloga, ki je zahtevala 5 minut, je bila odložena več tednov in je zato prerasla v težavo, ki bo zahtevala večurno reševanje.

Španci imajo pregovor: "Vsako jutro pojej žabo." Dejansko, ko ste dan začeli z eno "žabo", ves dan hodite naokoli veseli in veseli. Ne spomnite se preostalih "žab" - ostale so naslednje dni. In obratno, če "žabe" zjutraj ne pojeste, bo ves dan lebdela nekje na obzorju in vam zastrupljala življenje. Kot piše neki učenec šole TM: »Mislil sem, da imam črede 'žab', zelene preproge okoli sebe ... In ko sem uvedel 'dnevno žabje pravilo', so vse izginile v dveh tednih.«

Lahko je lažje rešiti velik, neprijeten problem, če ga razdelite na veliko število majhnih "žab". Eden izmed članov skupnosti TM pravi: »Moral sem rešiti precej neprijeten davčni problem. Po eni strani težava ni nujna, lahko jo odložite, po drugi strani pa bo na koncu veliko hujše. Nato sem problem razdelil na podnaloge, a ne preprosto, ampak do najmanjših podrobnosti, do najpreprostejših, enostavno izvedljivih korakov. Nekaj ​​takega: 1. Kupite kuverto. 2. V imeniku poiščite naslov davčnega urada. 3. Označite ovojnico. Itd. Izkazalo se je približno 150 točk. Potem sem si postavil pravilo: vsako jutro prečrtaj poljubnih 5 točk. Tako je bila večmesečno odlašana težava rešena dokaj hitro.”

"Deglobalizacija" glavne naloge

Manj kot je rok za nalogo in večji kot je, težje se je praviloma prisiliti, da jo opravite. To še posebej velja za zelo velike naloge ali "slone" v terminologiji upravljanja s časom. Na primer:

Pisanje diplomske naloge;

Izdelava poslovnega načrta za razvoj regije;

Prenova doma;

Študij tuji jezik;

Izboljšanje vašega telesna pripravljenost.

Naša glavna težava pri delu s »sloni« je nagnjenost Rusov k globalizaciji in povečevanju nalog.

»...Globalizacija problema in s tem njegovo uničenje je prva in, kar je najpomembnejše, skoraj nezavedna reakcija ruski človek. Veščina, kultura, ritual.

Moj nadrejeni me je nekoč naučil te tehnike. Takrat smo se ukvarjali z uvajanjem računalniškega vodenja v kemični proizvodnji. Naletel sem na amoniak: procesi so nevarni, računalniki so šibki. In odločil sem se, da bom s to zadevo za zdaj odložil. To sem rekel na sestanku: pravijo, da je prezgodaj, jaz sem proti. Nihče me ni razumel, odločili so se: tukaj je mlada retrogradka.

In moj nadrejeni me je, spomnim se, odpeljal na stran in imel celo predavanje: »Prav imaš, vendar si naredil narobe. Treba je bilo reči nasprotno: ja, tovariši, to je čudovito. Računalniki odpirajo ogromne možnosti. Kmalu jim bodo zaupali ne le nadzor, temveč tudi optimizacijo, informiranje in upravljanje. Takoj se odločimo, da začnemo pripravljati ta gigantski program ... Zdaj, če bi toliko povečali problem, bi bili vsi za in vzrok bi umrl sam od sebe ... " (Jurij Lužkov, " ruski zakoni Parkinsonova bolezen)

Edini način premagajte to strast do globalizacije in še vedno »pojejte slona« - narežite ga na majhne merljive »zrezke« in vsak dan pojejte en tak zrezek. Hkrati pa je pomembno, da "slona" narežete na takšne "zrezke", ki vas vsak resnično približa temu, da bi "slona" pojedli.

Na primer angleščina. »Brezki«: naučite se toliko besed na teden, oglejte si toliko filmov v tem jeziku, preživite toliko ur v klepetu z maternimi govorci na spletnih forumih. Toda ne "študirajte slovnice" - lahko jo študirate neskončno, ne da bi sploh izboljšali svoje znanje jezika.

Drug primer: prejemanje vozniško dovoljenje. Učinkoviti “biftki”: “reši toliko kart”; "potovati toliko ur." Ampak ne "učite se pravil" prometa«- lahko jih preučujete ad infinitum in v tem dejanju ni »približevanja slonu«. Navsezadnje je za opravljanje teoretičnega izpita dovolj samo reševanje kart, a da bi se orientirali na cesti, se morate resnično spomniti ne vseh pravil ceste, temveč 3-4 ključna načela (kot je "motenje na desno«) in več osnovnih prometnih znakov.

Osebne nagrade in kazni

Ni dovolj kompetentno strukturirati neprijetne zadeve in jih razdeliti na "zrezke". Priporočljivo je, da si ustvarite dodatno motivacijo za ritmično in redno uživanje teh "zrezkov".

Prva, najenostavnejša metoda je »metoda korenčka in palice«, ki je že dolgo znana človeštvu. Tukaj je nekaj primerov.

Korporativno usposabljanje na NewsOutdoorRussia. Eden od udeležencev pravi: »Imam precej intenziven program treningov: bazen, fitnes itd. Če se temu držim, potem si ob koncu meseca dovolim nakupovati za določen znesek. Če tega ne izpolnim, si dovolim nakupovati za drug znesek, veliko manj. Je korenček in palica hkrati.”

Na korporativnem seminarju v OJSC Sibirtelecom sta se dva udeleženca dogovorila, da bosta skupaj kupila nagrado in spremljala svoj osebni čas. Izbran je bil razsodnik, ki bo ugotovil, kdo je natančneje izvajal merjenje časa. Zmagovalec bo prejel nagrado.

več težji način- začnite kvantificirati svoje rezultate. Na primer, dnevno zabeležite število stvari, ki ste se jih naučili. angleške besede, število opravljenih počepov in sklec itd.

Izmerite lahko ne le rezultate, ampak tudi količino časa, porabljenega na primer za »slonovo nalogo«. V vsakem primeru, če merite rezultate ali čas, morate ta kvantitativni indikator vsak dan zabeležiti na graf.

Oseba je zasnovana tako, da že sama fiksacija kvantitativnega kazalnika že potisne k ukrepanju v pravo smer. Samo začnite upoštevati čas, porabljen za neprijetno nalogo - in začela se bo reševati hitreje.

Nazadnje, včasih je koristno, da se postavite na »smrtni teren«. Starodavni kitajski generali rekli so: "Da bi zagotovili zmago, postavite vojake na območje smrti - zažgite ladje." Na primer, javno obljubite, kot je francoski predsednik Charles de Gaulle, ki je šel v sprejemno sobo in javno objavil: "Od danes naprej jaz, general de Gaulle, preneham kaditi."

»Teren smrti« je lahko zlasti časovna stiska - stanje hudega pomanjkanja časa. Nekateri ljudje psihološki tipi intuitivno čutijo, da so pod časovnim pritiskom bolj učinkoviti, in se umetno pripeljejo v takšno situacijo. S tem ni nič narobe, a za zmanjšanje tveganj in izboljšanje kakovosti rezultata priporočam, da velike časovne pritiske nadomestite z več majhnimi. Na primer, ne uporabite velikega "terena smrti" v obliki roka za dostavo izdelka stranki, ampak majhnega v obliki projektnega sestanka z generalnim direktorjem.

V poročilu na prvi konferenci TM leta 2003 v Moskvi je Nikolaj Pavlenko, poslovodni partner podjetja Georg Consulting, dejal: »Naše podjetje ima dve vrsti rokov. Prvi je rok, »death line«, rok za dostavo izdelka kupcu. Drugi je redline, »rdeča črta«, rok za dostavo izdelka znotraj podjetja. Med "rdečo črto" in "črto smrti" mora biti rezerva. Za kršitev rdeče črte so predvidene kazni. Na ta način motiviramo zaposlenega, ne da bi pri tem ogrozili svojo zavezanost stranki.«

Dnevna tabela opravil

Preprost način, da združite vse svoje »slone« in »žabe« in se dnevno motivirate za dokončanje potrebnih nalog, je ustvariti tabelo rednih nalog. Videti je nekako takole:

Pri pomišljajih ni nič posebej strašljivega, a takoj, ko jih bo v katerem koli stolpcu preveč, vas bo sprožil alarm in vas prisilil, da storite, kar je treba.

To tabelo obesite na vidno mesto nad vašo mizo ali prilepite v svoj dnevnik. Pomembno je, da večkrat na dan pade v oči. Na primer, visi mi tabela dnevnih opravil znotraj garderobna vrata z oblačili. Tako mizo vidim vsaj dvakrat na dan - ko se zjutraj oblačim in zvečer slačim obleko.

Ob tej tabeli je koristno zapisati nekaj »vmesnih radosti«. Na primer, naštejte nenujne nakupe, ki so vam prijetni, in se dogovorite sami s seboj: »za vsakih naslednjih 15 kljukic v kateri koli škatli kupim naslednjega. dobra stvar" Presenečeni boste, kako hitreje se premika vaše dolgoročno poslovanje.

Na post-usposabljanju pri Wimm-Bill-Dannu je eden od udeležencev povedal: »Za svojega sina sem ustvaril tabelo dnevnih nalog. Zelo mu je bilo všeč, zdaj me sreča zvečer in je vesel: "Danes mi je uspelo ne le na sprehod in gledanje televizije, ampak tudi narediti vse domače naloge in opravila!"

Pripni koledar

Najlažji način za samomotivacijo je izumil član skupnosti TM Dmitry Litvak. Ime "pinarik koledar" izhaja iz besede "kick". Videti je takole:

Pripni koledar

Pretekla leta so prikazana nad koledarjem, prihodnja leta pa spodaj. Vzameš svinčnik in modro, z občutkom, z redom eno za drugo prečrtaš preživeta leta. Lahko - z liričnimi spomini. Nato prečrtajte dneve in mesece, ki ste jih živeli na enak način. tekoče leto. Pinarik je pripravljen za uživanje.

Vsako jutro, ko začnete delati, prečrtajte polovico dneva. Zvečer - druga polovica. Žebljiček imejte na vidnem mestu in pogosto glejte vanjo. Na ta način materializiraš čas in čutiš, kako mine vsak dan. Verjemite, učinek je ogromen. Vložek časa - 15 minut za začetek pinarja, nato pa - 30 sekund zjutraj, 30 sekund zvečer za prečrtanje dni.

Drugi korak ustvarjanja osebnega sistema TM

Naučite se tehnik za prilagajanje zapletenim in neprijetnim nalogam, da zmanjšate količino časa, ki ga porabite za delo z njimi. Kratka priporočila:

Uporabite "sidra", da se prilagodite različnim nalogam in sprostitvi;

Pri zamahu uporabite »metodo švicarskega sira«;

Vsak dan pojejte vsaj eno žabo;

Razdelite »slone« na »zrezke«, ki vas približajo doseganju »slona«;

Nagradite se z »vmesnimi radostmi«;

Ustvarite tabelo dnevnih opravil s seznamom nagrad za uspešnost;

Poskusite pripeti koledar.

Poletja je konec in s prihodom jesenskega dežja je na naša ramena padlo breme novega šolskega in delovnega leta. Življenje od nas zahteva produktivno delo, duša hrepeni po samouresničitvi in ​​sprostitvi, vse težje pa postaja »moram« in »hočem« umestiti v naš vsakdan. Kot sem napisal Gleb Arhangelski v svoji knjigi Time Drive izgubljenega časa, za razliko od izgubljenega denarja, ni mogoče vrniti. Čas je nenadomestljiv in pomembno je, da njegove zaloge, ki se vedno manjšajo, porabimo zavestno in pametno. Sposobnost pravilnega upravljanja s tako dragocenim virom je mogoče pridobiti s spoznavanjem tehnologije upravljanja s časom, čemur je članek tudi namenjen.

Dobesedni prevod »upravljanja časa« iz angleščine je »upravljanje časa«. Ta pojav je zelo star in sega 2000 let nazaj v čas rimskega stoičnega filozofa Lucij Anej Seneka razmišljal o tem problemu. Vodil je pisno evidenco časa in ga delil na koristno porabljen in neuporaben, s čimer je postavil temelje za nastanek koncepta »osebne učinkovitosti«. V 15. stoletju italijanski znanstvenik in pisatelj Leon Batista Alberti določil pravilo, ki ga je upošteval, da bi donosno upravljal vir časa: vsako jutro je sestavil seznam nalog in jih postavil v padajočem vrstnem redu po pomembnosti. V 80. letih 20. stoletja je sposobnost upravljanja s časom postala zelo pomembna in teorija se je začela prenašati v prakso.

Poglejmo si osnovna načela upravljanja s časom.

Načelo1.

Pravilno organizirajte počitnice.

Navajeni smo, da je treba pred delom s katero koli elektronsko napravo le-to napolniti. Boljše kot je polnjenje, dlje in bolje bo pripomoček deloval. Enako je z osebo. Naše telo potrebuje tudi polnjenje, da lahko deluje brez zahtevana količina Energijo je zelo težko porabiti, še težje pa je to storiti produktivno. Nočni spanec, kot svetujejo zdravniki, naj traja vsaj 8 ur na dan, dobro bi bilo nastaviti »pametno budilko«. Počitek med delovnim dnem mora biti ritmičen. Če je mogoče, si vzemite odmor vsako uro, vendar se ne zamotite spontano. Bolj kot se počitek razlikuje od delovnega procesa, bolje je. Če je vaša aktivnost povezana z delom na računalniku, namesto brskanja po spletu raje sprehodite, naredite lažjo telovadbo ali vsaj pojdite k oknu in zalijte rožice.

"Tovariš, zapomni si preprosto pravilo: delaj sede, počivaj stoje," je zapisal Vladimir Majakovski.

Ne pozabite uživati ​​na počitnicah, zabavati se, občutiti.

Načelo2.

Organizirajte svoje delovnem mestu .

Preden se lotite katere koli naloge, pripravite prostor za njeno izvedbo in ustvarite vzdušje. Tej dejavnosti namenite vsaj pet minut pred začetkom. Z mize odstranite vse nepotrebno, pustite le tisto, kar pogosto uporabljate za službene namene. Osebne stvari, kot so fotografije, okrasne figure ali rože, pritegnejo veliko naše pozornosti in tako motijo ​​koncentracijo. Zaprite vse zavihke, ki niso povezani s primerom, zapustite družbena omrežja. Nič vas ne sme odvrniti od dokončanja zastavljene naloge: pod tem pogojem se bo produktivnost povečala. Če je vaše delovno mesto že v brezhibnem stanju in ni treba izvajati zgornjih korakov, bo dovolj, da preprosto ošilite svinčnik ali poravnate mapo s papirji, da ustvarite delovno razpoloženje.

Načelo3.

Uporabite sidra.

Ta koncept pomeni nekaj, kar vzbuja asociacije na določeno vrsto dejavnosti in pomaga k boljšemu prilagajanju temu. Torej, preden se lotite reševanja zapletenih matematičnih nalog, se lahko natrenirajte poslušati določeno melodijo in preden se začnete sproščati, popijete skodelico zelenega čaja. Telo se bo kmalu navadilo na takšne vzorce in prehajanje iz ene vrste aktivnosti v drugo bo potekalo lažje in hitreje. Vendar ne pozabite, da ne morete piti istega čaja ali poslušati iste melodije v drugih situacijah. Nekatera »sidra« morajo pripadati določenim vrstam dejavnosti.

Načelo4.

Načrtujte vnaprej.

Na začetku leta, meseca, tedna naredite seznam opravkov. Hkrati si čim bolj natančno zapišite svoje cilje, postavite roke, veliki cilji opišite korak za korakom. To je še posebej močno pri delu s sanjami in velikimi cilji. Preden greste spat, naredite načrt za naslednji dan. Nekaj ​​minut, porabljenih za načrtovanje, bo prihranilo veliko časa za dokončanje zastavljenih nalog. Ko se tekom dneva pojavi nova naloga, jo dodajte na seznam in jo, ko je opravljena, prečrtajte. To bo dvignilo vaše razpoloženje, vam dalo občutek popolnosti in služilo kot dobra motivacija.

Pomembno je načrtovati v "nežnem načinu"; načrt mora biti prilagodljiv. Pustite nekaj časa med opravili, vedno domnevajte, da boste morda zamudili ali napačno izračunali čas, potreben za dokončanje katerega koli dela. V upanju na najboljše predpostavite najslabše, tako se boste izognili morebitnim težavam.

Načelo5.

Ko delate načrt, določite prioritete.

To vam lahko pomaga Matrica primera Eisenhower. Njegov ustanovitelj je, kot že ime pove, 34. predsednik ZDA Dwight David Eisenhower. Bistvo metode je razdelitev vseh primerov v 4 skupine: pomembni nujni, pomembni nenujni, nepomembni nujni, nepomembni nenujni. Za sestavljanje matrike bomo morali narisati dve pravokotni osi, kot v evklidskem koordinatnem sistemu, s čimer bomo list razdelili na 4 kvadrante. Vsak od kvadrantov bo vseboval eno od skupin primerov.

Določite prioritete z uporabo ta metoda veliko lažje, kot če uporabljate le svoje možgane in virtualne sezname.

Načelo6.

Paretov zakon ali princip20/80".

20% vloženega truda in časa daje 80% rezultata, preostalih 80% stroškov pa le 20% rezultata. Od desetih stvari na vašem dnevnem seznamu bosta dve pomembnejši od ostalih. Znajte prepoznati teh pomembnih 20%, to je skrivnost uspeha.

Načelo7.

Slona narežemo na zrezke.

Slon je v našem primeru veliko energetsko potratno opravilo, ki se ga ne želimo lotiti. Biftek je majhna podnaloga. Na primer pisno znanstveno delo izpostavite več faz, kot je recimo priprava naslovna stran, izdelava bibliografije in načrta dela.

Načelo8.

Obstaja en pregovor: Če morate pojesti živo žabo, je ne glejte predolgo.

ameriški pisatelj Brian Tracy, priznan kot eden najboljših svetovnih svetovalcev na področju upravljanja s časom, v svoji knjigi svetuje, da vsako jutro pojeste eno žabo. S to besedo avtor označuje neprijetne, pomembne in težke naloge in poziva, da se jih lotite na samem začetku delovnega dne, potem ko ste dan prej pripravili vse za njihovo izvedbo. Obstaja še ena razlaga. Gleb Arhangelskižabe imenuje stvari, ki niso težke in ne vzamejo veliko časa, a niso preveč prijetne. Na primer težak pogovor s šefom o zamudi v službo dan prej ali klic na izobraževalni del. Za takšne stvari porabimo približno 5-10 minut, a če se jih ne bomo hitro lotili, nas bo ves dan preganjalo boleče spoznanje, da moramo še odstraniti breme s svojih ramen. Vsako jutro naredite nekaj neprijetnega, olajšalo vam bo življenje.

Načelo9.

Korenček in palica.

Naučite se upoštevati pravila upravljanja s časom po znani metodi "korenčka in palice". Ko pojeste »žabo« ali pojeste sočen »zrezek«, se nagradite. Vzemite si petminutni odmor za čaj ali preberite novo poglavje v knjigi, na splošno naredite nekaj, kar vas veseli. Tudi pri izkazovanju šibkosti, lenobe pri odločitvi neprijetno opravilo prikrajšajte se za takšno veselje. Ta metoda bo znatno razvila samokontrolo.

Načelo10.

Ne izgubljajte časa na poti.

Mnogi med nami preživimo več ur na dan na cesti. Dragoceni nenadomestljivi čas je izgubljen in nam ne prinaša skoraj nobene koristi. Enako se dogaja s časom, ki ga preživimo na primer v vrsti na kliniki ali med čakanjem na let na letališču. Dobro izkoristite te ure. Berite, če ne vozite, poslušajte zvočne knjige, posvetite svoj čas samorazvoju in samoizpopolnjevanju.

Ta načela so nabor orodij za obvladovanje umetnosti upravljanja s svojim časom.

Drži se teh preprosta pravila, boste ta dragoceni vir začeli uporabljati bolj premišljeno in dosegli največjo produktivnost svojega dela znotraj minimalni pogoji in pustimo čas za sprostitev in hobije, ki vedno ne sodijo v naš natrpan urnik.