Sistem upravljanja s časom. Cilji, načela, pravila

To tehniko lahko uporabljate ne le pri delu, ampak tudi v vsakdanjem življenju; poskušajte svoje otroke navaditi nanjo že od otroštva. Izmerjeno - analizirano - načrtovano - izvedeno - analizirano. Nekaj ​​korakov na začetni stopnji in večkratno ponavljanje bo vodilo do samodejnega izvajanja dejanj, čez nekaj časa bo to postalo navada in se bo izvajalo na podzavestni ravni.

Upravljanje časa je priročno

Na splošno ga lahko in morate prilagoditi sebi. Pogosto je organizacija časa potrebna le v primerih, ko to počnemo, ker moramo, ste opazili? Zdi se zanimiva stvar, a morda vam je malo dolgčas, morda vaše razpoloženje ali počutje ni v redu, morda ste samo leni, potem morate vklopiti notranje mehanizme samodiscipline, prilagoditi motivacijo. na želeno raven in nadzorujte svoje dejavnosti.

Se spomnite, kdaj vam tega ni treba narediti? V dveh primerih: ko sta lenoba in brezdelje popolna in ko nas delo ali posel tako zaneseta, da ne opazimo, kako mineva čas. V takih primerih pravijo: "Nisem imel časa pogledati nazaj, a delovnega dne je bilo konec."

Kje je resnica?

Resnica je vedno nekje na sredini, a če nekatera priporočila pomagajo enemu človeku k večji učinkovitosti, potem so lahko učinkovita še vsaj za več ljudi. Zdaj ne bomo razpravljali o tem, kako si organizirati čas, ko nas je premagala mati lenoba ali ko v naših dušah gori navdušenje. Z vami bom delil dve preprosti metodi, ki sta lahko učinkoviti za vas, ko morate samo delati.

2 preprosta načina za organizacijo časa

Prvi način:

Samo naredi.

Drugi način:

Le pogosteje si vzemite odmore.

Se smejiš? Vidim vaše nerazumevanje... Pravzaprav, prijatelji, metode so preverjene s časom. Zagotavljam vam, da bodo za nekatere izmed vas ob pravem času rešilna bilka. Bolje je, da naredite več odmorov, morda po petnajst minut, morda po 10 ali 5 minut, a tudi v tem primeru boste šli naprej in ne obstali. Ne boste opazili, kako se boste vključili v delo in ne boste več potrebovali odmorov.

O tehnikah

To so zelo preprosti načini za organizacijo časa. Vem, da bo uporaba stvari, kot so načrtovanje nalog, delitev nalog na pomembne in nujne, tehnika »Pomodoro«, vodenje dnevnika, uporaba itd., močno pospešila naše aktivnosti, to je neizpodbitno.

Še vedno pa morate najti tisto glavno, da vaše telo posluša in se vaša zavest ne upira preveč. Poiščite nekaj, kar vam bo pomagalo.

Razdelimo si zadeve

Spomnimo se še enkrat, da lahko vse naše zadeve razdelimo v 4 skupine:

• Nujno – pomembno
• Pomembno – ni nujno
• Nujno - ni pomembno
• Ni nujno - Ni pomembno

Poiščite informacije o tej Eisenhowerjevi metodi in se naučite, kako jo uporabiti pri načrtovanju. In najprej naredite najpomembnejše: nujne in pomembne. Ta metoda mi je zelo pomagala pri obvladovanju velikega števila primerov, ki jim v času, ko sem delala kot vodja podružnice oglaševalskega podjetja, ni bilo konca in konca, hkrati pa sem delala na več področjih. enak pomen.

Kdo nadzoruje koga?

Postopoma je postalo jasno, da me ne obvladuje več menjava, ampak da urejam svoje posle in uspešno organiziram svoj čas. Nasvet Artema Farieviča o "opici", ki so mi jo menedžerji nenehno postavljali na vrat, je pravočasno pomagal; naučil sem se jim vrniti lastno "opico", z njo so se morali dogovoriti sami. Naučila sem se pravočasno reči »ne«, zavrniti, ne da bi sogovornika užalila, vljudno prekiniti pogovor, če ugotovim, da mi krade čas.

Prijatelji, vse to je pravzaprav zelo zanimivo. Zdaj je včasih celo težko razumeti, kaj je bolj učinkovito pri reševanju in izvajanju določenih nalog. Pomembno je razumeti, da boste imeli svoje metode, ki bodo delovale za vas.

Ko spoznaš, da znaš ceniti svoj čas in čas drugih ljudi, postane jasno, da začneš postoriti več v istem času kot prej. Postopoma osvajate umetnost upravljanja s časom, katere glavna naloga je organizacija časa.

V priporu

Prijatelji, vedno si morate zapomniti, da če se začne preobremenitev, se lahko ustavite in globoko vdihnete in izdihnete. Tudi to je odličen izdelek – pomaga! Vedno si želimo ravnovesja: duševnega, fizičnega, materialnega... Naše življenje je neposredno odvisno od kakovosti našega časa, ki ga namenjamo službi, družini, prijateljem in potovanjem.

Ko vemo, zakaj delamo sami, in to smo zagotovo mi sami in najdražji ljudje v našem življenju, se bo brez dvoma kakovost našega življenja izboljšala. In prav zaradi tega je vredno živeti, ustvarjati in dosegati ravnovesje med zdravjem, bogastvom in srečo.

Podivjani tempo sodobnega življenja pogosto vodi v nenehno pomanjkanje časa. "Sestanki, poročila, načrtovalni sestanki, sestanki s strankami, klici, projekti, osebno življenje - vrtim se kot veverica v kolesu, vendar ne dosežem ničesar," se pritožujejo nekateri. Kaj je torej razlog, da v istem časovnem obdobju nekateri ljudje dosežejo veliko več kot drugi? Odgovor je očiten - v Upravljanje časa, v njegovem kompetentnem načrtovanju in racionalni uporabi, kar na koncu povzroči večjo produktivnost.

Kaj je upravljanje s časom?

Upravljanje časa(angleško time management - upravljanje s časom) je proces organiziranja in načrtovanja lastnega časa, ki vam omogoča učinkovitejše in produktivnejše opravljanje tekočih nalog. Dobro upravljanje s časom vam omogoča, da delate pametneje in ne težje – tako da lahko opravite več stvari v krajšem času, ne glede na to, kako obsežen je vaš seznam opravil. Nezmožnost upravljanja s svojim časom ne le škoduje vaši produktivnosti, ampak povzroča tudi stres zaradi nenehnih zamujenih rokov.

Strokovnjaki razlikujejo dve vrsti upravljanja s časom: osebno in korporativno. V širšem smislu je upravljanje s časom kot podvrsta mehanizem za upravljanje s časom podjetja. Pri korporativnem upravljanju časa je glavni poudarek na obvladovanju delovnega časa vseh zaposlenih v podjetju, racionalna izraba časa vsakega posameznega zaposlenega pa je rezultat pravilne izgradnje korporativnega sistema.

Upravljanje časa v ožjem smislu je organizacija osebnega časa vsakega človeka. Pomembna je v tistih primerih in za tiste kategorije delavcev, ki imajo določeno svobodo izbire in imajo prilagodljiv urnik. Ko je človek prisiljen samostojno sprejemati odločitve in organizirati proces svojega dela, mora obvladati tehnologije za organizacijo osebnega časa.

Čemu je namenjeno upravljanje s časom?

Prednosti uporabe upravljanja s časom so ogromne:

1. Produktivnost in delovna učinkovitost se povečata.
2. Strokovni ugled se izboljša.
3. Raven stresa se zmanjša (naloge so opravljene pravočasno).
4. Možnosti za karierno napredovanje se širijo.
5. Odlične priložnosti za doseganje pomembnih življenjskih in kariernih ciljev.
6. Več je osebnega časa za komunikacijo z družino in prijatelji.

Hkrati pa ima lahko neuspeh pri učinkovitem upravljanju svojega časa nekatere zelo nezaželene posledice:

1. Kršeni roki za izvedbo nalog.
2. Neučinkovit potek dela.
3. Slaba kakovost dela.
4. Slab poklicni ugled in pomanjkanje karierne rasti.
5. Višja raven stresa.

Faze upravljanja s časom

Upravljanje časa vključuje več stopenj, vključno z:

1. Postavljanje ciljev.
2. Načrtovanje in razporeditev časa.
3. Delegiranje nalog in upravljanje virov.
4. Analiza porabe časa.
5. Čas snemanja.
6. Določanje prednosti.
7. Izvajanje nalog.
8. Spremljanje doseganja ciljev, uresničevanje načrtov, povzemanje rezultatov.

Osnovna pravila upravljanja s časom

1. Naredite seznam opravil

Najprej se morate odločiti za seznam vseh nalog, ki jih je treba opraviti. Navedite ne samo vse delovne naloge, ampak tudi osebne. Naredite seznam nalog, ki jih je treba opraviti čez dan, teden, mesec, leto. Ne pozabite na osebno življenje, srečanja s prijatelji, obisk klinike, vključite čas za samorazvoj na seznam in ne pozabite na dopust.

2. Vzemite merjenje časa

Ko ste sestavili seznam nalog, morate poleg vsake naloge napisati predviden čas (minute, ure, dneve), potreben za njeno izvedbo. To vam bo prav prišlo pozneje pri načrtovanju dnevne rutine.

3. Postavite prednost

Nalog je praviloma vedno veliko in nemogoče je narediti vse naenkrat. Zato je treba pravilno postaviti prioritete. Merila za določanje prioritet so lahko različna – to so osebni motivi in ​​finančna nagrada. Eisenhowerjevo matriko lahko uporabite kot vodilo pri določanju prioritet.

Matrica primera Eisenhower

Vse naloge so razdeljene v 4 skupine:

1. Nujno in pomembno - opravljeno prvo in v celoti (kritične naloge).
2. Pomembne, a ne nujne naloge se opravijo drugič. Rešitev takšnih težav je mogoče odložiti za določen čas, vendar jih je treba tudi v celoti rešiti.
3. Nujne, a nepomembne so naloge, ki niso kritične, čeprav so nujne. Izvajanje tovrstnih nalog je priporočljivo prenesti na druge osebe, če to ni mogoče, pa odložiti, ker »požirajo čas« za reševanje kritičnih problemov.
4. Nenujne in nepomembne so naloge, ki načeloma nimajo pomena in nimajo posledic, če niso opravljene. Takšne stvari lahko mirno prečrtate s svojega seznama.

4. Naredite akcijski načrt (naloge)

Če imate pri roki seznam opravil, njihovo prioriteto in čas, lahko ustvarite urnik opravil za dan, teden, mesec. Zdaj, namesto da bi vas skrbelo "spet nisem imel časa narediti vsega tega kupa stvari," razumete, da ste dokončali vse, kar bi realno lahko naredili, upoštevajoč čas, ki obstaja v vašem življenju.

5. Filtrirajte informacije

V sodobnem svetu informacijskih tokov se je zlahka izgubiti v času. Zato se naučite filtrirati ves informacijski šum in se osredotočite na obdelavo le tistih informacij, ki jih resnično potrebujete.

6. Ne razpršite se med nalogami

Nalogo, ki ste jo začeli, pripeljite do konca, ne pustite je nerešene. Strokovnjaki na področju upravljanja s časom ugotavljajo, da večkratno vračanje k »dolgočasni nalogi« zmanjša produktivnost osebe za petkrat!

Prav tako se ne lotite več nalog hkrati (seveda, če niste guru večopravilnosti). To bo vzelo več časa kot dokončanje vseh nalog posebej in lahko zmanjša kakovost njihovega dokončanja.

7. Odpravite zapravljalce časa

Izločite vse, kar vam zapravlja čas: ogledovanje socialnih omrežij, televizijskih oddaj, nepotrebne odmore za kavo in pogovore s sodelavci o ničemer itd. Če opravljate veliko rutinskega dela (na primer zbiranje in obdelava podatkov), poskusite ta proces čim bolj avtomatizirati.

8. Stvari imejte organizirane

Očistite svoje namizje, organizirajte in organizirajte svojo dokumentacijo, organizirajte informacije v vašem računalniku, podatkovne baze stikov itd. Vse to vam bo močno olajšalo življenje pri iskanju potrebnih informacij (dokumentov) in prihranilo veliko časa.

9. Delajte ob točno določenem času

Vsak človek ima svoj bioritem, določite, kdaj je vaša največja aktivnost. V teh urah je treba opraviti najtežje naloge, saj... Največja koncentracija vam bo omogočila učinkovitejše in uspešnejše reševanje takšnih težav.

10. Ne pozabite na počitek

Vzemite si čas zase: pojdite v telovadnico, potujte, ne pozabite na hobi, preživite večer z družino. Spočit človek je učinkovit tudi pri delu!

Kako odgovoriti na naslednja vprašanja za intervju: Kako razporejate svoj čas? Kako načrtujete svoj delovni dan? Katere tehnike in metode uporabljate pri načrtovanju? Navedite primere, kako uporabljate veščine upravljanja časa za uspešno dokončanje naloge.

Vse odgovore na ta vprašanja boste izvedeli z branjem tega članka.

Kaj je upravljanje s časom?

Upravljanje časa- to je nabor znanj, veščin in sposobnosti, zahvaljujoč katerim oseba zna določiti prioritete, natančno načrtuje svoj čas, s čimer poveča svojo osebno produktivnost pri organizaciji svojega delovnega časa.

"Dokler ne znaš upravljati s svojim časom, ne moreš upravljati z ničemer drugim."

1. Perfekcionizem
2. Odlašanje
3. Pomanjkanje znanja
4. Pomanjkanje potrebnih orodij in virov

1. Perfekcionizem zelo otežuje pravočasno dokončanje nalog. Marsikdo meni, da je ta lastnost močna, vendar je stalna želja po popolnosti in nezadovoljstvo z doseženimi rezultati eden od razlogov za neučinkovito porabo časa. Z iskanjem priložnosti, da sprejmete »pravi« rezultat namesto »idealnega«, prihranite precejšnja sredstva za druge stvari. Obstaja izraz: "perfekcionizem je zlo", seveda, vse to je precej relativno in v vsaki posamezni situaciji je to osebnostno lastnost mogoče oceniti drugače, vendar nedvomno v okviru upravljanja s časom: perfekcionizem je ZLO!

2. Odlašanje- nenehno odlaganje stvari na pozneje, nepripravljenost za opravljanje določenih dolžnosti. Beseda »JUTRI« prevladuje v besednjaku zaposlenih, ki odlašajo. Steve Jobs je zelo dobro rekel o takih ljudeh: »Revni, neuspešni, nesrečni in nezdravi so tisti, ki pogosto uporabljajo besedo »jutri«.

Ne morem vas rešiti perfekcionizma in odlašanja, moj cilj je podati znanje, zagotoviti najboljše tehnike in metode ter vam predstaviti vire in orodja za obvladovanje veščin upravljanja s časom. Ne glede na to, ali boste prejete informacije uporabili ali ne - vse je odvisno samo od vaše želje. Vendar po branju tega članka ne boste nikoli več isti.

Najprej predlagam, da določite svoje sposobnosti upravljanja s časom. Pass

Kognitivna disonanca je v tem, da po eni strani ne moremo nadzorovati časa kot takega. Konec koncev je čas, ki ga ne moremo nadzorovati in zdi se, da čas nadzoruje nas, in ne mi njega. Navajeni smo dojemati čas kot nekaj večnega in brezmejnega. Zdi se, kot da ga je vedno veliko. Po drugi strani pa je čas eden najdragocenejših virov, ki jih vsi imamo. Pomembno je razumeti, da ima čas svoje meje, vsak dan je posoda določene kapacitete, ki jo napolniš s stvarmi, ki jih moraš postoriti. Lahko ga napolnite z neuporabnimi stvarmi ali pa s stvarmi, ki ustrezajo vašim nalogam in vas vodijo do končnega cilja.

Lahko nadzorujemo sebe, kako načrtujemo svoj dan in kako preživljamo delovni čas. Inteligentna, produktivna in gospodarna uporaba tega vira je pomemben del ocenjevanja zaposlenih.

Časovno učinkovitost lahko dosežemo na dva načina:

1. Dosezite pomembne rezultate s prihrankom časa. To pomeni, da znate nalogo doseči v minimalnem času.
2. Učinkovito načrtovanje delovnega časa bo zmanjšalo število in obseg opravil, ki jih opravljate.

V tem članku sem zbral povzetek šestih najboljših tehnik upravljanja s časom. Z njihovo pomočjo se lahko naučite vsakodnevno načrtovati in nadzorovati svoje prioritetne naloge.

Kako se naučiti upravljati svoj čas?

6 najboljših metod upravljanja s časom:

1. Paretovo načelo
2. Eisenhowerjeva matrica
3. Miselni zemljevidi
4. Franklinova piramida
5. metoda ABCD
6. Najprej pojej žabo

1. Paretovo načelo

Paretovo načelo pravi, da je majhen delež vzrokov, prizadevanj in naložb odgovoren za velik delež rezultatov. To načelo je leta 1897 oblikoval italijanski ekonomist Vilfredo Pareto, od takrat pa so ga potrdile kvantitativne raziskave na različnih področjih življenja:

20 % truda prinese 80 % rezultatov

Paretovo načelo na področju upravljanja s časom lahko formuliramo na naslednji način: približno 20 % truda in časa zadostuje za 80 % rezultata.
Kako natančno določite, koliko truda je dovolj vložiti, da dosežete dober rezultat? Predstavljajte si, da v knjigi iščete odgovore na vprašanja, ki vas zanimajo. Po obravnavanem principu boste v 20 % besedila našli 80 % informacij, ki jih potrebujete. Če natančno veste, kaj vas zanima, lahko hitro prelistate knjigo in natančno preberete le posamezne strani. Tako boste prihranili 80 % svojega časa.

2. Eisenhowerjeva matrica

To je danes verjetno najbolj znan koncept upravljanja s časom, ki omogoča določanje prioritet. Ta tehnika, katere ustvarjanje pripisujejo ameriškemu generalu Dwightu Eisenhowerju, vam omogoča, da razvrstite stvari tako po njihovi nujnosti kot po pomembnosti. Vsi razumejo, da je v enem časovnem obdobju mogoče opraviti le omejeno število nalog. Včasih, brez ogrožanja dela, samo enega. In vsakič znova se moramo odločiti, KATERO TOČNO? Ameriški predsednik Dwight Eisenhower je pri načrtovanju svojih zadev organiziral svoje posle v več pomembnih kategorij.
V skladu s tako imenovano Eisenhowerjevo matriko je treba vsak primer razvrstiti v enega od štirih tipov, navedenih v diagramu.

Eisenhowerjeva matrica

Pomembnost naloge je odvisna od tega, koliko rezultat njene izvedbe vpliva na vaše poslovanje. In nujnost določata dva dejavnika hkrati: prvič, kako hitro mora biti ta naloga opravljena, in drugič, ali je dokončanje te naloge vezano na točno določen datum in točno uro. Pomembnost in nujnost, obravnavana skupaj, vplivata na določanje prednostnih nalog.

Oglejmo si podrobneje, katere primere lahko razvrstimo v vsako od štirih vrst.

Tip I: "pomembno in nujno."
To so zadeve, ki bodo, če ne bodo pravočasno zaključene, povzročile veliko škodo vašemu poslovanju (na primer podaljšanje licenc, vložitev davčnih poročil itd.). Določen delež takih primerov bo neizogibno prisoten v življenju vsakega človeka. Z vnaprejšnjo pripravo (zadeve tipa II - »pomembne, a ne nujne«) pa je mogoče marsikatero krizo preprečiti (na primer s študijem prava, razvijanjem dobrih odnosov z vplivnimi ljudmi).

To so lahko tudi projekti z rokom ali nujne primere. Na primer obisk zdravnika zaradi zdravstvenih težav, oddaja članka v revijo do določenega roka ali dokončanje poročila o rezultatih študije. Tukaj nimamo izbire. Delo te skupine mora biti opravljeno, pika. V nasprotnem primeru bodo resne težave.

Tip II: "pomembno, vendar ne nujno."
To so stvari, ki so usmerjene v prihodnost: usposabljanje, preučevanje obetavnih področij poslovnega razvoja, izboljšanje opreme, obnavljanje zdravja in učinkovitosti. Dejanja, ki vodijo do vašega strateškega cilja. Na primer, naučite se tujega jezika, da bi se preselili na delo v drugo, bolj obetavno organizacijo. Gre tudi za preprečevanje težav – ohranjanje dobre telesne kondicije. Žal pa takšne zadeve pogosto zanemarjamo in njihovo reševanje postavljamo na stranski tir. Posledica tega je, da se jezika nikoli ne naučijo, dohodki ne rastejo, ampak se zmanjšujejo, zdravje je ogroženo. Te zadeve imajo zanimivo lastnost - če jih dolgo zanemarimo, postanejo pomembne - nujne. Konec koncev, če ne greste k zobozdravniku vsaj enkrat na leto, bo prej ali slej nujni obisk pri njem postal neizogiben.

Tip III: "ni pomembno, ampak nujno."
Mnoge od teh stvari dejansko ne dodajo veliko vrednosti vašemu življenju. Delamo jih samo zato, ker se nam zgodijo (dolg telefonski pogovor ali preučevanje reklame, ki pride po pošti), ali iz navade (obisk razstav, kjer ni več nič novega). To je pač ista vsakdanja rutina, ki nam vzame veliko časa in energije.

Tip IV: "ni pomembno in ni nujno."
To so najrazličnejši načini »ubijanja časa«: zloraba alkohola, »lahko branje«, gledanje filmov itd. K temu se pogosto zatečemo, ko nimamo več moči za produktivno delo (ne zamenjujte s pravim počitkom). in komunikacija z ljubljenimi in prijatelji - zelo pomembne zadeve).

Ko si prizadevate za uspeh svojega podjetja, najprej poskušate doseči stvari, ki ste jih prepoznali kot »pomembne« – najprej »nujne« (tip I) in nato »nenujne« (tip II). Preostali čas lahko namenite zadevam, ki so »nujne, a nepomembne« (tip III).
Pri tem je treba poudariti, da naj bi večji del delovnega časa delavec porabil za zadeve »pomembne, a ne nujne« (tip II). Takrat bodo preprečene številne krizne situacije in pojav novih priložnosti za poslovni razvoj za vas ne bo več nepričakovan.

Ko prvič začnete uporabljati ta sistem za določanje prednosti, boste verjetno želeli številne od teh elementov kategorizirati kot »pomembne«. Z nabiranjem izkušenj pa boste začeli bolj natančno ocenjevati pomembnost določene zadeve. Potrebovali boste nekaj časa, da se naučite uporabljati sistem za določanje prednosti. Kje ga lahko dobim? Najverjetneje boste delo pri obvladovanju tehnik upravljanja s časom uvrstili med »pomembno, a ne nujno«.
V figurativnem izrazu Stephena Coveyja (avtorja mednarodne uspešnice »Sedem navad zelo učinkovitih ljudi«) morate najti čas, da »nabrusite žago«, potem bo priprava drv potekala hitreje.

Prispodoba

Neki moški je v gozdu videl drvarja, ki je z veliko težavo sekal drevo s povsem topo sekiro. Moški ga je vprašal:
- Dragi, zakaj ne nabrusiš svoje sekire?
- Nimam časa za brušenje sekire - moram sekati! - je zastokal drvar ...

Zato morate "prostovoljno" nameniti določen čas za načrtovanje svojih dejavnosti in zavračati manj pomembne stvari. Če vam to uspe, lahko s svojimi novimi veščinami naslednjič sprostite še več časa in se z njim naučite več. Tako boste s svojo odločenostjo, da izboljšate svojo delovno učinkovitost, postopoma sprostili čas za razvoj osebne produktivnosti.

Merila za določanje prednosti
Običajno pri ocenjevanju pomembnosti določene naloge štejemo za pomembne predvsem tiste stvari, ki jih je treba opraviti nujno (ali "včeraj"). Kopičenje neizpolnjenih nalog in obljub ustvarja težave vašemu podjetju in tudi vam osebno povzroča neprijetne občutke. Te »nujne« zadeve si prizadevamo najprej rešiti. Toda nujnost ne sme biti edini dejavnik pri pisanju seznama opravil in določanju vrstnega reda, v katerem jih je treba izpolniti.
Izkušnje so pokazale, da čeprav opravljanje (ali neopravljanje) številnih nujnih stvari ne bo veliko vplivalo na vaš posel, obstaja veliko nenujnih stvari, ki lahko postavijo temelj za prihodnji uspeh. Zato je treba poleg nujnosti upoštevati, koliko ta ali ona zadeva vpliva na uspešnost poslovanja, torej ugotoviti in upoštevati njeno pomembnost.

3. Miselni zemljevidi

To je razvoj Tonyja Buzana - znanega pisatelja, predavatelja in svetovalca o inteligenci, psihologiji učenja in problemih mišljenja. Obstajajo tudi prevodi besedne zveze "miselni zemljevidi" kot "miselni zemljevidi", "miselni zemljevidi", "miselni zemljevidi".

Miselni zemljevidi je metoda, ki vam omogoča:

Učinkovito strukturirajte in obdelujte informacije;
razmislite o uporabi svojega ustvarjalnega in intelektualnega potenciala.

To je zelo lepo orodje za reševanje problemov, kot so predstavitve, sprejemanje odločitev, načrtovanje časa, pomnjenje velikih količin informacij, možganska nevihta, samoanaliza, razvoj kompleksnih projektov, osebno usposabljanje, razvoj itd.

Področja uporabe:
1. Predstavitve:
v krajšem času podate več informacij, hkrati pa vas bolje razumejo in si zapomnijo;
vodenje poslovnih sestankov in pogajanj.

2. Načrtovanje:
upravljanje časa: načrt za dan, teden, mesec, leto...;
razvoj kompleksnih projektov, novih poslov...

3. Viharjenje možganov:
ustvarjanje novih idej, kreativnost;
kolektivno reševanje kompleksnih problemov.

4. Odločanje:
jasna vizija vseh prednosti in slabosti;
bolj uravnoteženo in premišljeno odločitev.

4. Franklinova piramida

To je že pripravljen sistem načrtovanja, ki vam pomaga pravilno upravljati svoj čas in doseči svoje cilje. Benjamin Franklin (1706-1790) - Američan. zaliti aktivistka B. Franklina sta odlikovala fantastična delovna sposobnost in edinstven občutek za namen. Pri dvajsetih letih je naredil načrt za uresničevanje svojih ciljev do konca življenja. Vse življenje je sledil temu načrtu in jasno načrtoval vsak dan. Njegov načrt za doseganje ciljev se imenuje "Franklinova piramida" in izgleda nekako takole:

1. Temelj piramide so glavne življenjske vrednote. Lahko bi rekli, da je to odgovor na vprašanje: "S kakšno nalogo ste prišli na ta svet?" Kaj želite imeti od življenja? Kakšen pečat na Zemlji želite pustiti za seboj? Obstaja mnenje, da na planetu ni niti 1% ljudi, ki bi o tem resno razmišljali. Z drugimi besedami, to je vektor smeri k vašim sanjam.

2. Na podlagi življenjskih vrednot si vsak zastavi globalni cilj. Kdo želi postati v tem življenju, kaj namerava doseči?

3. Glavni načrt za doseganje ciljev je fiksacija specifičnih vmesnih ciljev na poti do doseganja globalnega cilja.

4. Načrt za eno tri, pet let se imenuje dolgoročni. Pri tem je pomembno določiti točne roke.

5. Načrt za mesec in nato teden dni je kratkoročni načrt. Bolj kot je premišljen, pogosteje kot ga analizirate in prilagajate, učinkovitejše bo delo.

6. Zadnja točka pri doseganju ciljev je načrt za vsak dan.

5. Metoda ABCD

Metoda ABCD je učinkovit način za določanje prioritet nalog, ki jih lahko uporabljate vsak dan. Ta metoda je preprosta in tako učinkovita, da vas lahko ob redni in kompetentni uporabi povzdigne v rang najbolj produktivnih in produktivnih ljudi na vašem področju dejavnosti.
Prednost metode je njena preprostost. Evo, kako to deluje. Začnete tako, da naredite seznam vsega, kar morate narediti v prihajajočem dnevu. Pomislite na papir.
Nato postavite črko A, B, C, D ali D pred vsako postavko na seznamu.

Vrsta problema "A" je opredeljen kot stvar, ki je v dani fazi najpomembnejša, nekaj, kar morate storiti ali tvegate resne posledice. Naloga vrste A je lahko obisk pomembne stranke ali pisanje poročila za vašega šefa. Te naloge predstavljajo prave, zrele »žabe« vašega življenja.
Če imate pred seboj več kot eno nalogo »A«, jih razvrstite po prioriteti tako, da jih označite z A-1, A-2, A-3 itd. Naloga A-1 je največja in najgrša »žaba« s katerimi se moraš ukvarjati.

Vrsta problema "B" je opredeljen kot tisti, ki bi ga morali narediti. Kljub temu pa so posledice, v primeru njegovega izvajanja ali neupoštevanja, precej blage. Takšne naloge niso nič drugega kot »paglavci« v vašem življenju. To pomeni, da če ne boste opravili ustreznega dela, bo nekdo nezadovoljen ali postavljen v slabši položaj, v vsakem primeru pa stopnja pomembnosti teh nalog ni blizu ravni nalog tipa “A”. Klicanje o manj nujni zadevi ali pregledovanje kopice e-poštnih sporočil je lahko bistvo naloge tipa B.
Pravilo, ki se ga morate držati, je: nikoli ne začnite z nalogo tipa B, medtem ko imate nedokončano nalogo A. Nikoli ne dovolite, da vas "paglavci" odvrnejo, medtem ko velika "žaba" čaka na svojo usodo, da bo pojedena!

Vrsta problema "B" je definiran kot nekaj, kar bi bilo čudovito narediti, vendar od česar ne bi smeli pričakovati posledic, če to storite ali ne. Opravilo tipa B je lahko klic prijatelja, skodelica kave, kosilo s kolegom ali opravljanje osebnega posla med delovnim časom. Tovrstni »dogodki« nimajo prav nobenega vpliva na vaše delo.

Vrsta težave "G" je vrednoteno kot delo, ki ga lahko dodelite nekomu drugemu. Pravilo v tem primeru je, da na druge prenesete vse, kar lahko, in s tem sprostite čas zase za opravljanje nalog tipa A, ki jih lahko opravite vi in ​​samo vi.

Vrsta težave "D" predstavlja delo, ki ga je mogoče popolnoma odstraniti s seznama opravil. To je lahko naloga, ki je bila prej pomembna, zdaj pa ni več pomembna, tako za vas kot za druge. Pogosto je to delo, ki ga opravljate dan za dnem, bodisi iz navade bodisi zato, ker vam je to v veselje.

Potem ko ste se prijavili metoda ABCD na svoj dnevni seznam opravil, ste popolnoma organizirali svoje delo in pripravili temelje za hitrejše opravljanje pomembnejših nalog.

Najpomembnejši pogoj, da metoda ABCD pri vas res deluje, je izpolnjevanje naslednje zahteve: brez odlašanja začnite nalogo A-1 in jo nato delajte, dokler ni v celoti dokončana. Uporabite svojo moč volje, da začnete in nadaljujete delo na za vas trenutno najpomembnejši nalogi. Zgrabi svojo največjo "žabo" in jo "pojej", ne da bi se ustavil, do zadnjega grižljaja.
Sposobnost analiziranja dnevnega seznama opravil in osvetlitve naloge A-1 bo služila kot izhodišče za doseganje resnično velikega uspeha pri vaših dejavnostih, povečala vam bo samospoštovanje, vas napolnila s samospoštovanjem in občutkom ponos na svoje dosežke.
Ko se boste navadili popolnoma osredotočiti na svojo najpomembnejšo nalogo, tj. nalogo A-1 - z drugimi besedami, na to, da boste pojedli svojo glavno "žabo", se boste naučili narediti dvakrat ali celo trikrat toliko kot ljudje okoli ti.

6. Najprej pojej žabo

Prehod iz težkega v enostavno

Verjetno ste že slišali to vprašanje: "Kako bi pojedel slona?" Odgovor je seveda "kos za kosom". Kako bi pojedel svojo največjo in najbolj zoprno "žabo"? Na enak način: razdelili bi ga na posebna dejanja po korakih in začeli od prvega.

Začnite svoj delovni dan z najtežjo nalogo in jo dokončajte čim hitreje. Pomagal vam bo spoznati, da imate še veliko dela, čas v vašem delovnem dnevu pa je omejen. Če najprej naredite najtežje, boste občutili veliko zadovoljstvo. Uporabite to pravilo vsak dan in videli boste, koliko energije dobite in kako učinkovito poteka vaš delovni dan. Nenehno odlaganje problematične naloge na konec dneva pomeni, da boste še vedno ves dan razmišljali o tej nalogi, zaradi česar se ne boste mogli osredotočiti na druge naloge! Najprej pojej žabo in nato pojej slona kos za kosom!

Orodja za načrtovanje časa

Načrtujte vsak dan vnaprej.
Z načrtovanjem se premikamo
prihodnost v sedanjost in s tem imamo
možnost narediti nekaj
glede njega že sedaj

Alan Lakin

Glavne generacije "planerjev"
Danes znane tehnologije in sredstva za organizacijo delovnega časa lahko razdelimo na več generacij - razlike so v principih beleženja informacij in tehnologiji uporabe.

Do 20. stoletja je načrtovanje delovnega časa potekalo s primitivnimi metodami: zapiski, seznami opravkov itd. V začetku prejšnjega stoletja so se skupaj z razvojem poslovanja razširila nova orodja, ki so vodji olajšala delo. načrtovati čas.
Zamisel o prilagoditvi gospodinjskega koledarja pisarniškemu delu je nastala v 19. stoletju in se leta 1870 materializirala v obliki namiznega koledarja. Za vsak dan je bila dodeljena ena stran koledarja, na kateri so bili navedeni datum, dan, mesec in leto. Prosti prostor za zapiske je omogočil, da si naredite potrebne zapiske: pogajanja, sestanki, stroški, sestanki. Že skoraj stoletje je bil namizni koledar glavno orodje za načrtovanje časa menedžerjev.

Rezultat izboljšave namiznega koledarja sta bila dnevnik in tedenski planer. Rokovnik je neprekinjeni koledar na prostih listih v obliki priročnega beležka različnih formatov. Dnevnik lahko vzamete s seboj na sestanke in službena potovanja.
Še bolj priročen za vodjo se je izkazal tedenski dnevnik, v katerem je bilo mogoče načrtovati delovni teden in dan, spremljati izvajanje evidentiranih nalog, analizirati porabljen čas (odkar se je pojavila urna razčlenitev delovnega dne), več hitro iskanje informacij (navsezadnje je bilo zdaj združeno v 52 tednov in ne v 365 dni). V 80. letih so tedenski koledarji tako rekoč nadomestili namizne koledarje in se tako razširili, da so postali element poslovnega stila podjetij.

Oblikovalska zamisel o združitvi koledarja, beležke in telefonskega imenika v enem priročnem orodju se je uspešno materializirala leta 1921 v obliki "organizatorja" (iz angleškega organizatorja). Poznejše izboljšave instrumenta so bile izvedene s spremembo formata, dizajna, kakovosti papirja in zunanje dekoracije. Tu so bile naprave za shranjevanje informacij in tehnična sredstva (koledar, beležka, adresar in telefonski imenik, držalo za vizitke, pisalo, mikrokalkulator) združeni v enem orodju. Hkrati ni bilo jasne klasifikacije in sistematizacije evidenc.

Slavni »time manager« je bil ustanovljen na Danskem leta 1975. Izvaja zamisel o ciljnem načrtovanju osebnih rezultatov na podlagi standardnega klasifikatorja funkcij (»ključne naloge«) in tehnologije za izvajanje globalnih dogodkov (»slonje naloge«). Hkrati se je izkazalo, da je uporaba "časovnega upravitelja" sprejemljiva le za ljudi, ki so bili po naravi organizirani in disciplinirani, zahtevali pa so tudi znatne finančne stroške za usposabljanje in pridobivanje.
Kljub temu se je ime te vrste »organizatorja« – »time manager« – uveljavilo in danes označuje splošen pristop k aktivni uporabi časa kot vira upravljanja.

Razvoj znanstvenega in tehničnega napredka v zadnjih desetletjih je privedel do ustvarjanja bistveno novih elektronskih orodij za načrtovanje časa s tehnološkega vidika: elektronske beležnice, različnih servisnih programov za osebne računalnike, mobilne telefone, pametne telefone itd.

Najboljše sodobne tehnologije za upravljanje časa:

1.Trello je brezplačna spletna aplikacija za vodenje projektov v majhnih skupinah. Trello vam omogoča večjo produktivnost in sodelovanje. Trello je zbirka tabel, seznamov in kartic, ki vam pomagajo organizirati in prednostno razvrstiti projekte na zabaven, prilagodljiv način, ki ga je enostavno spremeniti.

2. Evernote - spletna storitev in nabor programske opreme za ustvarjanje in shranjevanje zapiskov. Opomba je lahko kos oblikovanega besedila, celotna spletna stran, fotografija, zvočna datoteka ali ročno napisana opomba. Opombe lahko vsebujejo tudi priloge drugih vrst datotek. Zapiske je mogoče razvrstiti v zvezke, označiti, urediti in izvoziti.

Življenje včasih postavi zelo visok tempo in marsikaj pade na nas. In čeprav imajo vsi enako količino časa v dnevu, ga vsi ne izkoristijo z dobičkom. Nekateri ljudje imajo čas za vadbo, delo in čas posvetijo samorazvoju in svojim bližnjim. In nekdo lahko dela ves dan in presenečen ugotovi, da ni dosegel ničesar pomembnega.

Resnično želimo narediti vse. Povpraševanje ustvarja ponudbo: pojavilo se je veliko knjig o osebni učinkovitosti, tečajih produktivnosti in coachingu z usposabljanjem za uspeh in motivacijo. In še naprej-sistemi za upravljanje časa. spletno mesto razume, kaj je upravljanje s časom, kdaj vam pomaga narediti vse in kdaj se izkaže za neuporabno in neučinkovito.

Kaj je upravljanje s časom

Upravljanje časa - To so načini upravljanja s časom, ki povečujejo učinkovitost njegove uporabe.

Obstaja veliko različnih sistemov upravljanja s časom: enaki pristopi se uporabljajo za obremenitev osebja in izračun delovnih ur za osebne potrebe-drugo. Upravljanje s časom pomaga ne le slediti delovnim nalogam, ampak tudi posvetiti dovolj časa sprostitvi, športu in komunikaciji z ljubljenimi.

Ko je upravljanje s časom neuporabno

Upravljanje s časom je pomembno za tiste, ki imajo sposobnost samostojnega upravljanja s svojim časom. Če delate po strogem urniku, ki ga na noben način ne morete spremeniti,Možno bo načrtovati samo vikende. Toda obstajajo tudi druge situacije, v katerih je upravljanje časa neuporabno.

Upravljanje časa - to ni čarobna tableta, ki bi pomagala upravljati vse. Ker resnično upravljanje s časom-Ne gre za to, da bi morali narediti vse. Gre za ohranjanje koraka s pomembnim in izogibanje nepomembnemu.- zavrniti.

Upravljanje časa je ni sredstvo motivacije.Upravljanje s časom vas ne bo naredilo bolj produktivne in motivacija vam ne bo padla z neba, če se nad tem, kar počnete, globoko gnusite. Najpomembnejše-poskrbite, da res želite početi te stvari. Morda morate spremeniti svoje poklicno področje, namesto da poskušate narediti več in bolje.

Urejanje časa ne zagotavlja uspeha.Nekateri trenerji te prepričujejo, da se moraš le naučiti njihove tehnike-in takoj boš obogatel, rešil probleme v družini in se začel ukvarjati s športom. Ampak ne gre tako. Upravljanje časa-le orodje, ki je brez vašega truda neuporabno. To je tako, kot da bi kupili pero, s katerim je veliki pisatelj zapisoval ideje, in upali, da se vam bodo te zamisli zdaj porodile.

Tehnike upravljanja časa niso univerzalne, niso primerne za vsakogar.Vsaka avtorska tehnika-to je le izkušnja njegovega ustvarjalca. Vendar smo individualni, zato vseh metod ni mogoče uporabiti vedno. Če tehnika ne deluje, potem se ne silite-samo poišči drugega. Še bolje-pazi nase. Sami sebe najbolje poznate in kako vam je najbolj udobno delati. Nekateri ljudje so produktivni zjutraj, drugi zvečer ali celo ponoči.

Urejanje časa vas ne sili, da bi premagali samega sebe. Vstajanje ob 5. uri zjutraj ali spanje 4 ure in slabo počutje-To ni upravljanje s časom. Prav tako se ne pretepajte, če težav ne morete takoj učinkovito rešiti. Dovolite si delati napake. Nekatere metode ne bodo delovale-poskusi druge. Torej je možno.

Kako upravljati s časom

Pri upravljanju časa obstajajo različne tehnike in orodja. Pomagajo na različnih stopnjah: načrtovanju, določanju prioritet, ocenjevanju rezultatov.

Načrtujte: postavite cilje in cilje

Načrtovanje - pomemben del upravljanja s časom in učinkovitosti. Načrtujete lahko zvečer za naslednji dan ali na začetku dneva. Pri načrtovanju je pomembno ločiti cilje in cilje. Tarča-splošno in globalno. Cilji so razdeljeni na majhne in specifične naloge. Na primer cilj-oddati četrtletna poročila. Razčlenimo ga na majhne specifične naloge: zbiramo podatke za 3 mesece, jih strnemo v tabelo, izdelamo dinamične grafe, naredimo predstavitev.

Ustvarite sezname opravil za dan in daljša obdobja-teden ali mesec. Za vsako nalogo morate določiti rok, do katerega mora biti opravljena. Za to lahko uporabite papirnate ali elektronske planerje. Dnevni planer, tabla za beležke ali aplikacije za načrtovanje vam bodo pomagale.-na primer Trello ali Wunderlist.

Tako je videti tabla z opravili v Trellu-To je elektronski analog table z lepljivimi lističi. Sezname in kartice lahko organizirate poljubno.

Nalogo lahko tudi razdelite na korake in označite, kdaj ste vsakega dokončali. Poleg tega morate določiti rok za nalogo in ga poskušati ne premakniti. Vedno si vzemite dovolj časa: potrebujete 3 dni-lezite 4. Stvari vedno ne gredo po načrtih.

Postavite si prioritete

Zapišete si lahko na desetine nalog. Treba jim je dati prednost, nekatere pa morda celo povsem opustiti.

Obstajata dva priljubljena načina za določanje prednosti: ABC in Eisenhowerjeva matrika.

ABC metoda

Vzemite seznam opravil in vsakemu dodelite prednostno stopnjo s črkami A, B, C (nekateri uporabljajo tudi črki D in E).

• A - pomembne in nujne naloge, najvišja prioriteta za dokončanje. To so tiste stvari, katerih neuspeh ali zamuda ima lahko neprijetne ali resne posledice. Na primer, odpravljanje napake, zaradi katere je spletna stran prenehala delovati, še posebej, če podjetje izgublja denar zaradi zamude.
• B - pomembne, a nenujne naloge ali tiste, katerih neizpolnitev ne bo povzročila resnih posledic. Primer je uvedba razvoja, ki bo pomagal povečati prodajo. To je pomembno, a če ga malo premaknete, je malo verjetno, da se bo zgodilo kaj nepopravljivega.
• C - naloge, ki bi jih bilo lepo opraviti: preživite večer s prijatelji ali pripravite večerjo za svojo ženo.

Do stopnje D vključujejo naloge, ki jih je mogoče prenesti na podrejene, in E- ki jih je treba popolnoma opustiti.

Eisenhowerjeva matrica

Metoda je poimenovana po svojem ustvarjalcu-Ameriški predsednik Dwight Eisenhower. Imel je veliko nalog, zato jih je razvrstil po prioritetah in jih razdelil v kategorije:

• nujno, pomembno;
• pomembno, nenujno;
• nujno, nepomembno;
• nepomembno, ni nujno.

List je razdeljen na 4 kvadrate, v katere sodijo naloge.

Eisenhowerjeva matrica: 4 kvadrati z različno nujnostjo in pomembnostjo. Nekateri papirnati planerji so že obloženi v takšne kvadratke.

Najprej opravite nujne in pomembne stvari. Imajo neposreden pomen za vas in prihodnost, ne morete jih prenesti na nikogar. Pomembne, a nenujne naloge lahko mirno in udobno opravite sami ali pa jih prenesete na podrejene in z njimi sodelujete pri njihovem izvajanju. Poskusite nujne in nepomembne stvari preložiti na druge. Popolnoma opustite nenujno in nepomembno.

Najprimerneje je, da opravilom dodelite prednost takoj, ko jih dodate v razporejevalnik,-tako vanj ne bo prišlo nič nepotrebnega.

Dokončajte naloge

Načrtujte naloge in jih razporedite po prioritetah-samo polovica dela. Zdaj jih moramo dokončati. Poleg tega običajno ne gre vse po načrtih: nove naloge dežujejo, odlašamo, ne upoštevamo nekaterih nians, ki na koncu premaknejo roke naloge, hkrati pa premaknejo naslednje naloge. Ne boste mogli načrtovati vsega, vendar lahko vseeno upoštevate nekatere stvari, da bo motenje čim manjše.

Ne poskušajte opravljati več nalog hkrati

možgani - ni večopravilni računalnik. Procesa ne pospešimo, če poskušamo narediti vse hkrati, ampak smo razpršeni med nalogami. Zamotimo se, zamudimo pomembne stvari, upočasnimo se, smo pod stresom, nenehno preklapljamo med nalogami in se vsakič znova poglobimo vanje.

Odstranite vse, kar vam preprečuje, da bi se osredotočili na nalogo

Zaprite socialna omrežja in hitre messengerje, izklopite zvok na telefonu, pospravite svoje delovno mesto. Če delate od doma, izberite čas in kraj, ko vas ne bodo motili družinski člani. V nasprotnem primeru boste razpršili svojo pozornost ali celo začeli odlašati.

Ne hitite takoj v nove naloge

Najprej jim dajte prednost. Če vstavite novo nalogo, ne boste imeli časa dokončati načrtovanega-in med njimi so lahko pomembni. Praviloma se nič ne zgodi, če se s sodelavci dogovorite, da boste novo nalogo opravili jutri. Ni veliko nalog, ki bi jih morali takoj opraviti.

Nauči se zavrniti

Vseh nalog in projektov ni vredno prevzeti. Včasih nam poskušajo očitati nekaj, česar sploh ne bi smeli. včasihEnostavno se nima smisla lotiti novega projekta, če zanj nimaš časa in se ne želiš odpovedati drugim. Tudi če vas najboljši prijatelj v solzah roti. Vsakdo ima pravico do"ne" , Zapomni si to.

Delajte tako, kot vam najbolj ustreza

Mi vsi res drugačen. Imamo različne temperamente, v življenju se nam dogajajo različni dogodki, aktivni smo ob različnih časih in na različne načine. Na primer, če se dolgo časa težko osredotočite na nalogo-preizkusite tehniko"paradižnik" . Ime je dobila po kuhinjskem časovniku v obliki paradižnika, ki odšteva 25 minut. Nastavite časovnik na 25 minut in v tem času opravljajte samo delo. Nato odmor 5 ali 10 minut.

In če imate možnost, spremenite svoj delovni urnik, da vam ustreza-ne obupaj nad tem.

Ocenite rezultat

Nalogo dokončal-analizirati, kaj je bilo dobro in kajšt. Morda nekatera orodja za upravljanje časa niso primerna za vas. Tehnika"paradižnik" ne boste produktivni, če boste raje delali uro in pol do dve uri in si nato privoščili dober odmor.

Bodite pozorni na to, kaj vas je oviralo pri dokončanju naloge: utrujenost, raztresenost zaradi elektronske pošte ali petje vašemu najljubšemu izvajalcu. Naslednjič poskusite odstraniti dražilne snovi.

počivaj

Pomembna komponenta upravljanja s časom-počitek. Čez dan načrtujte kratke odmore, določite čas, po katerem ne boste delali. Poskusite si privoščiti dovolj počitka med vikendi in ne nosite dela domov. Nihče ne more biti produktiven 24/7. Moramo se spočiti in obnoviti svoje vire. V svoj urnik vključite telovadbo, čas z najdražjimi in zadosten spanec.

Upoštevajte tudi, da boste po nujnem primeru potrebovali več časa za okrevanje.

Ne pozabi, kaj je pomembno

Poleg delovnih nalog, projektov in karier je v življenju še veliko neverjetnih in lepih stvari. Ali se je res treba lotiti osmega projekta za prestižno podjetje ali zaslužiti za najnovejši avto, če vam prikrajša čas z otroki in najdražjimi? Ne pozabite, da se vse ne meri z denarjem in uspehom. Načrtujte tako, da pozneje ne boste obžalovali, da ste zamudili nekaj zelo pomembnega zase.

V razmerah hitrega razvoja družbe in vsakodnevnega prejemanja velike količine informacij potrebuje človek vse več časa, da v celoti izkoristi zagotovljene vire. Pospeševanje tempa življenja vodi v dejstvo, da morajo ljudje žrtvovati nekaj za svoje glavne cilje ali organizirati svoje dejavnosti na najbolj racionalen in učinkovit način, kar zmanjša stroške časa. Pri tem jim lahko pomaga upravljanje s časom kot nekakšna usmeritev oziroma tehnologija upravljanja s časom, ki jim omogoča pravilno uporabo tega najdragocenejšega vira.

Kaotična struktura dejavnosti, neurejenost urnika delovanja in pomanjkanje dobro premišljenega akcijskega načrta vodijo do dejstva, da oseba nima časa opraviti vseh potrebnih stvari. Posledica tega je napetost, živčnost, izguba energije in časa, kar negativno vpliva na rezultate življenja ljudi.

Upravljanje s časom je namenjeno racionalizaciji vaših dejanj in operacij ter oblikovanju urnika njihovega izvajanja, da bi dosegli svoje cilje v čim večji meri in z minimalnim časom.

Zgodovina upravljanja s časom

Že v starih časih so ljudje poskušali strukturirati svoj režim dejavnosti tako, da bi opravili potrebne dejavnosti v kratkem času in hkrati dosegli največji učinek. Upravljanju časa pa ni bilo posvečeno dovolj pozornosti, ker ni bilo res potrebno.

Zanimivost: Rimski filozof Seneka je prvi pomislil, da lahko racionalna raba časa poveča človeško produktivnost. Koncept upravljanja s časom v zgodovinskem smislu je sprva pripadal filozofskemu gibanju, nato pa je postal ločeno področje študija, ki ni imelo le teoretične podlage, temveč tudi praktično bazo znanja.

Z razvojem znanstvenega in tehnološkega napredka ter pospeševanjem tempa življenja v družbi se pojavi nova smer razmišljanja – time management – ​​veda o upravljanju časa. Oblikovanje tega koncepta sega v drugo polovico 20. stoletja. (70-80), ko so tako znanstveniki svetovne skupnosti kot naši rojaki začeli resno preučevati to vprašanje.

V 21. stoletju teorijo in prakso upravljanja s časom široko uporabljajo različne kategorije in skupine ljudi. Sem spadajo zaposleni v podjetjih, samostojni podjetniki, gospodinje in ljudje, ki se ukvarjajo s svobodno ustvarjalnostjo, to pomeni, da bi moral skoraj vsak človek podrobno preučiti pravila in metode upravljanja s časom za povečanje produktivnosti na delovnem mestu in doma.

Namen in cilji upravljanja s časom

Glavni cilj upravljanja s časom, ki temelji na bistvu tega koncepta, je upravljanje s časom in doseganje čim bolj pozitivnega rezultata. V skladu z zastavljenim ciljem upravljanje časa rešuje naslednje naloge:

1. razvrščanje operacij in dejanj po prednostnem vrstnem redu za osebo;
2. razvrščanje ciljev po pomembnosti;
3. porazdelitev dolžnosti in odgovornosti med člani skupine ali ekipe;
4. izdelava urnika za izvajanje operacij kot najučinkovitejši način načrtovanja časa (glej?);
5. izgradnja najbolj racionalnega modela vedenja pri uporabi začasnega vira;
6. povečanje produktivnosti dela in posledično njegove učinkovitosti in uspešnosti;
7. iskanje skritih zalog časa, ki bi jih lahko učinkoviteje porabili.

Navedena opravila predstavljajo povečana področja delovanja, zato lahko vsak blok razdelimo na več manjših podopravil. Kakšne točno bodo, se odloči vsak sam. Glavna stvar je, da morajo vsi slediti glavnemu cilju.

Z reševanjem teh težav se lahko vsaka oseba nauči kompetentno upravljati svoj čas in ga porabiti čim bolj učinkovito. Ta dejavnost vam omogoča učenje samokontrole in analize, samostojnega študija različnih tehnik in praks ter organizacije osebnega časa za delo in počitek.

Kot vsako drugo področje znanja tudi upravljanje s časom temelji na določenih načelih, ki so jih razvili strokovnjaki in so sprejeta kot osnova za uporabo. Izpostaviti je treba naslednja načela upravljanja s časom:

1. Načrtovanje

Učinkovito upravljanje s časom je možno le, če je ta jasno razdeljen na določena obdobja za izvajanje kakršnih koli dejanj. Hkrati lahko za udobje uporabite različne metode načrtovanja - zapišite v beležnico ali organizator, v posebne aplikacije v telefonu ali računalniku. Vizualno načrtovanje vam omogoča vizualno oceno sestavljenega urnika, kar vam pomaga podrobneje analizirati učinkovitost.

Pomembno: Nekateri ljudje, čeprav naredijo načrt za dan, ga ne zapišejo, ampak vse točke hranijo v glavi. Ta metoda načrtovanja je neučinkovita, saj lahko na koncu zamudite nekatere točke ali zamenjate točke načrta, kar lahko povzroči neracionalno porabo časovnih virov.

1. Ugotavljanje težavnosti izpolnjevanja nalog

Pri pripravi načrta je treba upoštevati dejstvo, da so nekatere naloge in operacije bolj zapletene, zahtevajo največjo koncentracijo ali veliko časa. Izvajati jih je treba najprej in po možnosti v prvi polovici dneva, saj ima v tem obdobju človek več moči, je koncentriran in njegova produktivnost je veliko večja.

Po opravljenih zapletenih nalogah se že lahko lotite enostavnejših operacij, ki jih lahko izvajate v polavtomatskem, znanem načinu. Če sestavite urnik v nasprotni obliki, to je, da najprej naredite lahke stvari in nato težke, potem oseba z veliko verjetnostjo ne bo mogla opravljati težkega dela, saj preprosto ne bo imel več moči;

1. Delitev kompleksnih procesov na preproste

Če se med načrtovanjem pojavijo posebej zapletene postavke, ki zahtevajo porabo velike količine sredstev, jih je najbolje razdeliti na manjše. V tem primeru bo na videz nemogoč cilj dosežen, ko bo dosežen niz preprostih podciljev;

1. Iskanje skritih zalog časa

Pogosto ljudje ne opazijo, da bi lahko nekatera obdobja izkoristili bolj produktivno, ampak jih porabijo za nekoristne stvari. Bič sodobne družbe so družbena omrežja in internet, v katerih je toliko informacij (uporabnih in manj koristnih), da človek včasih ne opazi, kako lahko več ur zapored preživi za računalnikom ali telefonom.

Ta čas bi lahko zelo učinkovito izkoristili. Sami morate prepoznati tiste operacije, ki so neučinkovite in nepotrebne, in začeti zmanjševati čas, porabljen zanje. Namesto tega si lahko sami izmislite dejavnosti, ki bi resnično dale nekaj pozitivnih rezultatov.

Poleg tega lahko učinkovito združite dve dejavnosti, če se med seboj ne motita. Na primer, če oseba čaka v vrsti, lahko hkrati prebere informativni znanstveni članek o svojem poklicu ali začne delati načrt za naslednji dan;

1. Motivacija

Motivirana oseba opravlja dejavnosti z veliko večjo produktivnostjo. Notranja motivacija je nekakšen vzvod ali katalizator, zahvaljujoč kateremu se kaže višja stopnja vztrajnosti, koncentracije in osredotočenosti na doseganje končnega rezultata (glej).

Motivacija se lahko izrazi v določeni obliki, največkrat pa je to finančni rezultat, torej prejem denarja za opravljeno delo. Da bi se motivirali, si lahko omislite, za katere koristi bo porabljen denar.

Poleg tega je motivacija lahko tudi čisto čustvena, ko oseba prejme psihološko ali fizično zadovoljstvo zaradi rezultatov svojih dejavnosti (glej).

Učinkovito upravljanje s časom vključuje upoštevanje določenih pravil obnašanja, ki so naslednja:

• uporabljati različna sredstva in tehnike za načrtovanje svojega časa;
• naj bo vaše delovno mesto čisto, da ne izgubljate časa z iskanjem dokumentov;
• ne preučujte informacij, ki niso potrebne za opravljanje določene naloge;
• ne zapravljajte časa za nekoristno brskanje po družbenih omrežjih;
• ne delajte več stvari hkrati, osredotočite se na eno stvar;
• naučite se zavrniti ljudi, če vas prosijo za delo, ki ga ne potrebujete (glejte);
• določite obdobja, v katerih imate največjo duševno in telesno aktivnost - v tem času opravljajte težko delo;
• Poiščite čas za sprostitev in se naučite popolnoma sprostiti, ne v napadih.

Pravila upravljanja s časom so namenjena splošnemu določanju taktike organizacije delovnega procesa. Njihova uporaba je potrebna za učinkovito povečanje produktivnosti osebe in oblikovanje linije njegovega vedenja med delovnim procesom.

Metode upravljanja časa

Upravljanje s časom je vodnik za ukrepanje za upravljanje s časom in vsebuje posebne metode za izvajanje te dejavnosti. Med njimi so najpogosteje uporabljene metode:

• Metoda ustvarjanja delovnega urnika na podlagi bioritmov - "nočna sova" ali "škrjanec". Predpostavlja, da vsaka oseba pripada eni od dveh vrst bioritmov, katerih aktivnost se kaže v različnih obdobjih dneva. Načrt in urnik dela je treba oblikovati tako, da se najbolj zapletena in zamudna opravila opravijo v obdobju povečane telesne aktivnosti.

Zanimivost: Leonardo da Vinci ni uporabljal tradicionalnih praks spanja in budnosti. Namesto tega je delal štiri ure neprekinjeno, sledili so mu 15-minutni odmori za spanje. Med spanjem je telo pridobilo moč in aktivnost možganov se je povečala.

• Metoda prvega koraka temelji na dejstvu, da je začeti težko podjetje vedno težko, a da bi to naredili, morate le narediti prvi korak. Nadaljnje napredovanje bo lažje, saj je človeku vedno težko začeti. Da bi bil prvi korak uspešen, je treba ustvariti posebno predlogo, po kateri se lahko izvajajo podobne operacije;
• Metoda meje, pomoč pri sprejemanju odločitev v primeru negotovosti. Če oseba ne ve, kakšno odločitev sprejeti v določeni situaciji, si postavi določeno omejitev - na primer v 10 minutah izbira med dvema možnostma ali, če se ne odloči, naredi to posebno dejanje;
• Kompleksna metoda snemanja predvideva, da morajo biti vsi zapiski narejeni v enem zvezku ali organizatorju in ne na številnih raztresenih kosih papirja. Tako boste vedno lažje našli potrebne informacije in se nikoli ne bodo izgubile, saj so priložene vsem potrebnim informacijam;
• Metoda grafičnega zapisa nakazuje, da je včasih lažje in bolj priročno prikazati informacije z diagramom ali grafom. Tako bo bolj razumljivo in lažje zapomniti, za snemanje pa bo porabljeno veliko manj časa.

Slabosti upravljanja s časom

Načrtovanje upravljanja s časom vedno daje oprijemljive rezultate, hkrati pa ima tudi vrsto slabosti. Te morajo vključevati točke, kot so:

1. Višja sila lahko zmoti urnik. Če pa so naloge načrtovane, jih je treba še rešiti, potem pa se začne novo iskanje prostega časa. Kršitev sestavljenega urnika lahko povzroči živčnost in razdražljivost ter posledično poslabšanje dobrega počutja osebe;
2. Sproščanje prostega časa vključuje njegovo uporabo za opravljanje novih nalog, zato se človek namenoma preobremeni z delom. V razmerah povečanja obsega poslovanja in povečanja produktivnosti lahko pride do povečane utrujenosti, ki lahko postane kronična;
3. Imeti jasen urnik je dobro, vendar se lahko zdi, kot da je vsak dan dan mrmota. Človek mora vsak dan narediti veliko različnih stvari, potem pa se bo vse začelo znova.

TOP 5 knjig o upravljanju časa

1. Delajte manj, naredite več - K. Gleason
2. Ekstremno upravljanje časa - N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
3. Umetnost ohranjanja koraka - A. Lakein
4. Časovna vožnja. Kako imeti čas za življenje in delo - G. Arkhangelsky
5. Tesno upravljanje s časom. Prevzemite nadzor nad svojim življenjem - Dan S. Kennedy