Системная организация управления. функциональные системы и их взаимодействие

В основе теории организации лежит теория систем, так как термин «организация» в одном из своих лексических значений означает упорядоченную и организованную систему. Система – это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности; это совокупность взаимосвязанных действующих элементов. Признаки организации как системы: – множество составляющих ее элементов (подсистем); – единство главной цели для всех подсистем; – наличие связей между элементами; – целостность и единство подсистем; – наличие структуры и иерархичности в организации; – относительная самостоятельность подсистем; – наличие управления элементами системы (организации). Каждая организация должна обладать всеми признаками системы, отсутствие хотя бы одного неизбежно приводит организацию к ликвидации. Таким образом, системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности. Организация в теории интерпретируется как достижение структурированности, внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте. Система может включать большой перечень элементов, и ее целесообразно разделить на ряд подсистем (рис. 22).

Рис. 22. Структура системы Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема. Крупные подсистемы обычно называют системами. Современная наука стремится представить организацию как систему, состоящую из взаимосвязанных частей и переменных, и рассматривает ее как социальную систему, входящую в состав более широкой системы общества. Организация как социальная система имеет следующие отличительные черты: 1. Организация – целевая система. Она создается для достижения определенных целей. 2. Члены организации представляют собой общность людей, объединенных для достижения общей цели. 3. Организации свойственна иерархичность, которую можно представить в виде пирамидальности ее построения с единым центром. Организация – иерархически построенная система. Таким образом, организация представляет собой систему, в которой люди иерархически соединяются в общность для достижения цели. Итак, понятие «организация» и «система» весьма близки. Объясняется это тем, что организация есть частный случай системы. Люди объединяются для того, чтобы своей деятельностью удовлетворить потребность отдельного человека, коллектива или общества.

Классификация систем и их свойства

Существует несколько классификаций систем, но основной является их группировка в трех подсистемах: 1) Техническая подсистема включает любые работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Это технические устройства (машины, приборы) или технологические процессы, основанные на применении технических средств. Соответственно, процесс принятия решения заранее определен. 2) Биологическая подсистема включает флору и фауну, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы. Это организмы людей, животных. Эволюционные процессы происходят медленнее, чем в технических подсистемах, что и является причиной ограниченности набора решений. Процесс принятия решений чаще носит непредсказуемый характер.

Рис. 23. Классификация систем и их свойства 3) Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Эта подсистема объединяет людей и обладает наибольшим разнообразием функционирования. Набор решений также в значительной части отличается, что обусловливается быстротой изменения сознания человека. В социальной подсистеме нет выдающихся общепризнанных лидеров. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая – техническую. Социальные, биологические и технические системы могут быть: искусственными и естественными, открытыми и закрытыми, полностью и частично предсказуемыми (детерминированные и стохастические системы), жесткими и мягкими (рис. 23). Рассмотрим данную классификацию систем на примере социальных систем. Искусственные системы создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей, например семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз. Естественные системы создаются природой или обществом, например система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики. Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее, например коммерческие предприятия, средства массовой информации, органы местной власти. Закрытые системы характеризуются внутренними связями и создаются людьми или организациями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала или учредителей, например профсоюзы, политические партии, масонские общества. Полностью предсказуемые системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом, например система обучения студентов в институте, система регистрации ПБОЮЛ. Частично предсказуемые системы характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными, что обусловлено тем, что одни события могут происходить помимо воли (форс-мажорные обстоятельства), другие – из-за недостатка профессионализма персонала, третьи – из-за сложности задания или новизны информации, например венчурные компании, научно-исследовательские подразделения, игра в рулетку. Жесткие системы основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей и отлаженной технологии управления и производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия. Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям, поэтому слабую устойчивость, например система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, новые организации.

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х гг. явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Система, состоящая из определенной совокупности взаимосвязанных элементов (частей), отличается от набора тех же, но обособленных элементов тем, что:

· система целенаправленна на достижение определенных целей; в наборе элементов каждый из них может иметь свою цель, совокупность которых не будет тождественна целям системы;

· система имеет структуру, определяемую сетью связей между Элементами; набор элементов сети связей структуры не имеет;

· система способна к самоорганизации за счет синергизма свойств, присущих составляющим ее элементам; набор элементов такой способностью не обладает;

· система имеет свойства, которыми не обладает ни один из ее элементов, взятых в отдельности (например, свойством работоспособности обладает система, состоящая из двух частей организации: технологической подсистемы и социальной подсистемы. Ни одна из этих подсистем в отдельности этого свойства не имеет);

· система обладает взаимосвязанными свойствами целостности и обособленности; набор элементов обладает только свойством обособленности.

Таким образом, все организации являются системами, так как система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Поскольку люди, а именно персонал – являются компонентами организаций (социальные компоненты), то наряду с техникой (технические компоненты), которую используют для выполнения работы, они вместе образуют социотехнические системы. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы (рис. 1.2).

Поскольку система - это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности признаками этой системы являются:

§ множество элементов и частей;

§ единство основной цели для всех элементов и частей;

§ наличие связей между элементами или частями;

§ целостность и единство элементов или частей;

§ структура и иерархичность;

§ относительная самостоятельность;

§ четкая выраженная управляемость.

Рис. 1.2. Системность организации

Система может быть большой и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема — набор элементов, представляющих автономную область внутри системы (например, экономическая, со­циальная, организационная, техническая подсистемы).

Крупные составляющие таких сложных систем как организация, человек или машина зачастую являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы - это важное понятие в управлении организацией. Посредством разделения организации на отделы намеренно создаются подсистемы внутри организации. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме:

§ бихевиористская (поведенческая) школа в основном занималась социальной подсистемой;

§ школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами.

Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации.

Свойствами систем являются:

· система имеет потребность в управлении;

· в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств своих элементов).

Системы имеют следующую классификацию:

· техническая подсистема, набор решений в которой ограничен и последствия решений обычно предопределены;

· биологическая подсистема, набор решений в которой также ограничен из-за медленного эволюционного развития. Тем не менее, последствия решений в этих подсистемах часто оказываются непредсказуемыми;

· социальная подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Набор решений в этой подсистеме характеризуется большим динамизмом как в количестве, так и в средствах, и методах реализации;

· искусственные системы создаются человеком для реализации заданных программ или целей;

· естественные системы создаются природой, человеком для реа­лизации целей мирового существования;

· открытые системы характеризуются открытым характером свя­зей с внешней средой и сильной зависимостью от нее;

· закрытые системы характеризуются преимущественно внутрен­ними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала;

· детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом:

· стохастические (вероятностные) системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней и (или) внутренней среды и выходными результатами;

· мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого - слабой устойчивостью;

· жесткие системы - это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей, орга­низации. Такие системы обладают большой устойчивостью к внеш­ним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия.

Детерминант – (от лат. determinans или determinantis) – определяющий.

Кроме вышеперечисленных систем системы могут быть просты­ми и сложными, активными и пассивными

Следует заметить, что техническая, биологическая и социальная подсистемы обладают различным уровнем неопределенности в результатах реализации решений. Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации. Таким образом, системный характер организации - это необходимое условие ее деятельности. Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений, а также наибольших затрат ресурсов и времени.

Если вознаграждение за труд несоизмеримо с усилиями, сис­тема начинает саморазрушаться, снижаются стимулы к выполне­нию рабочих заданий, и результаты труда (объем продукции, ее качество) также снижаются.

1. Определение и свойства системы. Классификация систем.

2. Системные свойства организации. Организация как система управления.

3. Системный анализ функционирования организации.

Один из наиболее распространенных взглядов на организацию - системный взгляд.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами. Машины, компьютеры, телевизоры - все это примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы.

Поскольку люди являются социальными компонентами, наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы.

 Истоки системного подхода

Александр Александрович Богданов в 1913-17-м годах написал книгу о тектологии или всеобщей организационной науке, в которой попытался предложить общую теорию иерархической структуры природы. Его попытка пришлась не ко времени. В 1928-м году Богданов умер, и его книга осталась лежать на библиотечных полках не востребованной.

Попытки продолжить размышления в этом направлении были предприняты на Западе более чем через 35 лет. Сначала Людвиг фон Берталанфи в своих публикациях в 1951-м и 1962-м годах, а затем Уильям Эшби в 1966-м году предложили принципы общей теории систем (Берталанфи Л., 1969). Об организации как о системе писали также Макс Вебер, Талкотт Парсонс и Рассел Акофф, Мильнер Борис З., Гвишиани Д.М., С. Роббинс.

Общая теория систем - это не столько научная теория в традиционном смысле слова, сколько комплекс методологических подходов к обширному классу объектов, объединенных названием "сложные системы" (Шрейдер Ю.А., Шаров А.А., 1982).

Сложность здесь означает не огромное количество составляющих систему компонентов, а сложную организацию изучаемого объекта, многообразие взаимодействий между ее компонентами.

Система тесно связана с понятиями системность, целостность, тотальность, организованность, закономерность.

Система (от греч.- целое, составленное из частей; соединение) - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство.

По Л.А. Блюменфельду, системой можно назвать такую совокупность элементов, в которой:

1. заданы связи, существующие между этими элементами;

2. каждый элемент внутри системы является неделимым;

3. с миром вне системы она взаимодействует как целое;

4. при эволюции во времени совокупность будет считаться одной системой, если между ее элементами можно провести однозначное соответствие.

Можно добавить также такие свойства системы как:

5. состоит из иерархии подсистем более низких уровней;

6. имеет вертикальные и горизонтальные связи между внутренними элементами и внешним окружением;

7. является подсистемой систем более высокого порядка;

8. сохраняет общую структуру при изменении внешних условий и внутреннего состояния;

9. наличие входных переменных;

10. наличие выходных переменных;

11. внутренняя последовательная или параллельная переработка информации.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход.

Существует много различных подходов к классификации систем. Например, классификация может основываться на сложности системы. Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые, и т. д. в зависимости от оснований классификации систем .

В классификации, приведенной ниже, целый ряд более сложных систем опущен, так как не представляет для нас интереса.

1. Морфологические системы. Это системы, которые описываются при помощи сети структурных взаимосвязей (например, типичная организационная схема).

2. Каскадные системы. Они показывают пути прохождения вещества и энергии в системе (например, схема информационных потоков в организации).

3. Системы типа действие - реакция объединяют указанные выше и показывают способ, которым структура привязана к процессу жизнедеятельности (например, наложение информационных потоков на организационную схему).

4. Управляющие системы (transducers)-системы типа 3, в которых основные компоненты контролируются человеком. Мы можем считать некоторую организацию управляющей, или кибернетической, системой, если контроль посредством обратной связи приводит к саморегулированию.

Другой способ классификации основывается на взаимодействии с внешней средой.

1. Изолированная система. Границы такой системы закрыты для экспорта и импорта вещества и энергии (или информации).

2. Закрытая система. Границы ее препятствуют экспорту и импорту вещества, но открыты для энергии (или информации). Часы - знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

3. Открытая система. Такая система обменивается и веществом, и энергией (информацией) с внешней средой. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Кроме того, мы рассматриваем системы или их окружение как статичное или динамичное в зависимости от скорости изменения их характеристик во времени. Адаптивная система может реагировать на изменения среды способом, соответствующим ее обычным действиям. Конечно, это относится к тем изменениям, которые происходят во внешней среде и не касаются внутренних проблем фирмы. Таким образом, мы говорим о релевантной среде, т. е. о событиях или объектах, не связанных с тем, что происходит внутри системы. Иногда употребляют термин “проблемное окружение”. Этот термин уже, чем релевантная окружающая среда, так как охватывает только деятельность покупателей, поставщиков, конкурентов и регламентирующих групп, например правительства.

Экономисты говорят об экономических системах, находящихся в состоянии равновесия, т. е. в состоянии покоя, или отсутствия деятельности. Возможно, к “живым” системам, где переменные скорее остаются в рамках заранее установленных ограничений, чем превращаются в постоянные, больше подходит термин “устойчивые”. О системе, которая функционирует в условиях высокой устойчивости, говорят, что она находится в стационарном состоянии (steady state condition).

Еще одно название адаптивных структур - органические . Оно связано с их возможностями адаптироваться к изменениям в окружающей среде подобно тому, как это делают живые организмы. Органическая структура строится на целях и допущениях, радикально отличающихся от тех, что лежат в основе бюрократии.

Английские ученые-бихевиористы Т. Бёрнс и Г.М. Сталкер провели сравнение органических и бюрократических структур, которые они называли механическими. Ими было отмечено, что в механической структуре проблемы и задачи, с которыми сталкивается организация в целом, разбиваются на множество мелких составляющих по отдельным специальностям. Каждый специалист решает свою задачу как обособленную от остальных. Технические методы и средства решения задач, права и обязанности каждого элемента системы точно определены. Взаимодействие в системе управления происходит, в основном, по вертикали. Производственная деятельность и поведение персонала регламентировано инструкциями и и решениями руководства. При управлении такой организацией, имеющей сложную иерархическую структуру, используется простая система контроля, где информация поступает снизу вверх.

Однако, когда возникают проблемы, которые нельзя разложить на отдельные элементы и распределить между специалистами в соответствии с определенной иерархической ролью, то в этом случае только органические системы позволят адаптироваться к нестабильным условиям. Здесь сотрудники должны будут решать свои задачи в свете задач организации в целом, значительная часть формальных характеристик и должностных обязанностей отпадает: они должны пересматриваться в ходе решения задач. Взаимодействие происходит как по вертикали, так и по горизонтали, как консультации коллег.

Анализируя зависимость успешного функционирования организации от ее структуры, Т.Бернс и Г.М. Сталкер пришли к заключению, что органические структуры больше всего подходят для фирм, которые действуют в быстро меняющейся обстановке, в то время как механистические наоборот - больше подходят для организаций, действующих в условиях, которые меняются довольно медленно. Поэтому адаптивные типы структур нельзя считать в любой ситуации более эффективными, чем механистические. Они представляют собой лишь две крайние точки в континууме таких форм и реальные структуры лежат между ними. Кроме того, бывает, что различные подразделения внутри одной и той же организации имеют разные структуры.

Два основных типа органических структур, используемых сегодня,- этопроектные и матричные организации.

2. В первых работах по общей теории систем главное внимание уделялось рассмотрению внутренних элементов и связей между ними, структурам и процессам, обеспечивающим достижение це­лей и получение результата. С позиций системного подхода орга­низация рассматривалась как «любое социально-экономическое образование, обладающее определенной свободой выбора форм де­ятельности и представляющее собой единую организационную структуру, элементы которой взаимосвязаны и совместно функци­онируют для достижения общих целей» (Цыгичко В. Н. Руководи­телю - о принятии решений. М., 1991, с. 9), а управление рас­сматривалось как «свойство системы, стремящейся сохранить свою структуру, упрочить свои внутренние связи» (Бир Ст. с. 322).

По мере усложнения связей организаций с внешней средой ак­цент в работах по системному представлению организаций перено­сится на выявление и описание ее неразрывной связи с внешним миром. В результате сформировались черты модели организации как открытой системы.

Системный подход к организации предусматривает рассмотрение как специфических отдельных элементов организации, так и тех новых свойств и качеств, которые присущи организованной совокупности этих элементов в целом. При этом каждый элемент должен рассматриваться в отношении ко всем другим; изменение в одном из элементов в большей или меньшей мере влияет на все остальные. Следовательно, данный подход к характеристике организации состоит также в выявлении взаимосвязей между элементами системы.

Системные свойства организации:

целостность (целое первично, части вторичны;

воздействие на любую часть влияет на все остальные и т.п.),

эмерджентность (наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей),

гомеостазис (восстановление нарушенного равновесия).

Важная особенность организации как системы - ее взаимоотношение с внешней средой (окружением), под которой понимается все то, что находится вне данной организации и оказывает на нее существенное влияние.

В отличие от внутренней среды, выражающей отношения внутренних составляющих системы, для характеристики связи организации требуется точно выделить входы и выходы системы, а также описание компонентов внешней среды, оказывающих существенное влияние на систему. При этом нужно иметь в виду, что внутренняя среда организации находится под сильным влиянием ее окружения. Внутри организации ей отдельные подсистемы могут иметь самостоятельные связи с теми или иными составляющими внешней среды. Организацию как систему характеризует направленность ей функционирования и ее развития. Она служит формой проявления причинно-следственных отношений развития и функционирования системы и выражается в стремлении: к достижению наиболее желательного регулятора деятельности. Сложность организаций обуславливает их многоцелевой характер. Сведение всего многообразия целей к единому измерителю не всегда состоятельно для решения конкретных практических задач. Поэтому приходится рассматривать раздельно крупные классы целей, обусловленных политическими, экономическими, техническими, социальными и другими факторами. Соответственно цели могут быть производственно-экономическими, научно-техническими, социальными и т.п.

Все эти типы целей неразрывно связаны между собой, однако в интересах рациональной организации управления можно только условно рассматривать их как более или менее обособленные.

Разделение организации как сложной системы на относительно самостоятельные подразделения требует постановки множества специфических целей перед каждым из таких подразделений. Эти цели, взаимно дополняя друг друга, могут иметь различную формулировку, но по социально-экономической сути они не являются противоречивыми.

Организация как система представляет собой также механизм для решения проблем, возникающих в связи с необходимостью достижения определенных целей. Это значит, что ее функции и внутренняя структура должны быть прямо и непосредственно увязаны со структурой целей. Если данная организация является элементом системы более высокого порядка, то она становится в той или иной степени управляемой и контролируемой подсистемой. Так, предприятие может быть подсистемой отделения, которое входит в качестве подсистемы в фирму. Само предприятие может быть системой более высокого порядка по отношению к составляющим его цехам и участкам, которые станут по отношению к нему подсистемами и т.д.

Отсюда цели организаций должны быть увязаны с целями вышестоящих систем. В этом смысле любую цель нижестоящего уровня нужно рассматривать как промежуточную, как средство достижения конечных целей вышестоящей системы. Таким образом, система целей организации образует иерархическую структуру - дерево целей, которое служит важнейшей основой формирования структуры управления.

Структура управления организации характеризуется составом и взаимосвязями подразделений аппарата управления, соотношением полномочий, ответственности и подчиненности между работниками.

Наконец, организации представляют собой самоорганизующиеся, саморегулирующиёся системы, настраивающиеся на достижение целей, которые определяют ее существование. Существование любой системы оправдано до тех пор, пока актуальны цели, во имя которых она создана. Во всякой саморегулирующейся системе можно различить две в известной мере самостоятельные части - подсистему управляющую и подсистему управляемую. Связь, коммуникации между ними осуществляются в виде команд от управляющей подсистемы к управляемой, а от управляемой к управляющей - в виде сообщений об исполнении команд.

Задача управляющей подсистемы - вырабатывать и реализовывать решения, которые обеспечили бы достижение целей, стоящих перед системой. Поскольку в сложной динамической системе состояние взаимосвязи элементов постоянно изменяется, управляющая подсистема должна четко реагировать на эти изменения. Однако и управляемая подсистема не является пассивной. Благодаря обратной связи она побуждает управляющую искать оптимальный вариант решений применительно к реально сложившейся обстановке.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

· вход основной системы (необходимые для обеспечения функционирования ресурсы: сырье, материалы, оборудование, информация, финансы, кадры, энергия и т.п);

· выход основной системы (результаты деятельности: продукция, товары и услуги);

· канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);

· блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Структура системы – совокупность компонентов системы, находящихся в определенной упорядоченности и сочетающих локальные цели для наилучшего достижения главной (глобальной) цели системы. Количество компонентов системы и их связей должно быть минимальным, но достаточным для выполнения главной цели системы.

Цель системы – конечное состояние системы, к которому она стремится в соответствии со структурной организацией.

Процесс системы – совокупность действий по преобразованию входящих ресурсов с целью обеспечения оптимального выхода.

Обратная связь – информация, подаваемая на вход из сферы потребления относительно количества и качества выхода.

Систему управления можно определить как подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей: ее функции заключаются в восприятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации.

Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управления и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют - какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

В настоящее время в составе организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;

2. техника управления;

3. функции управления;

4. методология управления.

Надо отметить, что систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т. е. как некий механизм (организация), так и с позиции динамики - как управленческую деятельность.

Подходы (методология) к управлению включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

Процесс управления , как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникации, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

· структуру управления организации, во многом определяющуюся по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет технику управления, процесс, методы, функции и схему организационных отношений с учетом профессионализма персонала;

· компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От нее напрямую зависит и число ошибок учета и планирования, и оперативность реагирования на определенное воздействие. На практике все более широкое понимание находит истина, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Концепция менеджмента по Э.М. Короткову основывается на следующих принципах:

а) принцип органичности (эффект целостности) заключается в том, что свойства любой системы зависят от свойств ее элементов, но при этом не определяются полностью этими свойствами. Свойства системы в целом не сводятся к свойствам ее элементов или сумме этих свойств. Система обладает собственными свойствами, не присущими ни одной из ее элементов. Это свойство очень заметно проявляется в таких понятиях, как эффективность и качество управления;

б) принцип генетической определенности , который требует при решении любой проблемы в процессе управления подходить с позиций ее происхождения, природы, анализировать ее истоки, и последствия. Менеджер чаще должен задавать себе вопросы "почему?" и "что же дальше?";

в) принцип пространственно-временного существования системы . Он не сводится к пониманию внешней среды как нередко полагают. Все связи, и внутренние и внешние, все элементы существуют в определенных пространственно-временных отношениях, которые влияют на их существование, проявление и функционирование. Это протяженности связей и место элементов системы в этих протяженностях. Проанализируйте структуру системы управления транснациональными корпорациями, изучите динамику коммуникаций при росте и развитии фирмы - и вы получите практическое подтверждение важности этого принципа;

г) принцип историчности или этапности, можно сказать, цикличности существования и развития системы. Этот принцип требует учета тенденций развития системы, предвидение подъемов и спадов в этом развитии, готовности к кризисным ситуациям и рискованным решениям, определения особенностей современного этапа существования системы, и не как отделенного от общей тенденции варианта, а как связующего звена предыдущего и последующих этапов;

д) принцип условности границ системы . Любая система имеет границу с внешней средой, но эта граница имеет условный характер. При этом целостность системы не исчезает. Просто она включается в другую систему, более высокого порядка или больших масштабов. Этот принцип можно назвать "принципом матрешки". В управлении он проявляется в потребности управлять не только внутренними процессами функционирования системы, но, насколько это возможно, и внешними процессами. Именно в таком смысле говорят, что маркетинг -это управление процессами продвижения товаров на рынке. Конечно, внешнее и внутреннее управление различны по методам управления, и по функциям, и по целям. Видеть их различие и связь -очень важная проблема в методологии практического управления;

е) принцип разделения системообразующих и системоразрушающих , их флуктуации, т. е. взаимопереходов, взаимодействия. В функционировании и развитии любой системы объективно существуют и те, и другие факторы. Нельзя построить эффективное управление без соответствующей оценки и понимания этих факторов;

ж) принцип соотносительности . Его содержание заключается в том, что для любой системы необходимо определенное соотношение ее элементов и частей. Это соотношение может меняться, в определенных пределах оно нормативно задано. В управлении большое значение имеют оценки социально-структурных соотношений, соотношений технических средств, видов информации, затрат времени и пр.;

и) принцип коммуникативности заключается в том, что объект управления - социально-экономическая система существует благодаря связям социально-информационного характера. Коммуникации между людьми в процессах их совместной деятельности определяет функционирование и развитие системы.

Принципы системного подхода должны занимать центральное место в методологии управления, служить связующим звеном методологии и организации управления.

Системный подход – комплексная методология процесса познания, анализа и синтеза, состоящая в том, что, во-первых, исследуемый объект оценивается как целое независимо от рассматриваемого аспекта (технического, экономического, административного), во-вторых, решение частных проблем подчиняется решению проблем, общих для всей системы, в-третьих, познание объекта не ограничивается исследованием лишь механизма функционирования, а расширяется до выявления внутренних закономерностей развития объекта, определения воспроизводственных пропорций и механизма его развития, в-четвертых, в процессе абстрагирования элементы системы, имеющие второстепенное значение в одних условиях, могут оказаться существенными в изменившихся обстоятельствах, в-пятых, процесс и процессор рассматриваются как взаимно обусловленные понятия, изменяющиеся во времени.

Системный анализ - это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факто­ров развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей произ­водственно-хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ позволяет выявить целесообраз­ность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной органи­зации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обуслов­лено следующими причинами:

Продолжительностью и трудоемкостью работу свя­занных с предпроектным обследованием;

Подбором материалов для проведения исследо­вания;

Выбор метода исследования;

Обоснованием экономической, технической и ор­ганизационной целесообразности;

Разработкой компьютерных программ.

Конечной целью системного анализа является разра­ботка и внедрение выбранной эталонной модели систе­мы управления.

В соответствии с главной целью необходимо выпол­нить следующие исследования системного характера:

1) выявить общие тенденции развития данного пред­приятия и его место и роль в современной рыночной экономике;

2) установить особенности функционирования пред­приятия и его отдельных подразделений;

3) выявить условия, обеспечивающие достижение по­ставленных целей;

4) определить условия, препятствующие достижению целей;

5) осуществить сбор необходимых данных для прове­дения анализа и разработки мероприятий по совершен­ствованию действующей системы управления;

6) использовать передовой опыт других предприятий;

7) изучить необходимые сведения для адаптации вы­бранной (синтезированной) эталонной модели к услови­ям рассматриваемого предприятия.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

1)роль и место данного предприятия в отрасли;

2) состояние производственно-хозяйственной деятель­ности предприятия;

3) производственная структура предприятия;

4) система управления и ее организационная структура;

5) особенности взаимодействия предприятия с по­ставщиками, потребителями и вышестоящими ор­ганизациями;

6) инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

7) формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирование целей конкретной систе­мы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выра­жен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состоя­ния в рассматриваемый период времени, а также со­стояния окружающей среды (геополитические, эконо­мические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для систем­ного анализа и разработки программы исследований.

Программа системного анализа в свою очередь вклю­чает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного ана­лиза может включать следующие разделы:

Анализ предприятия в целом;

Анализ типа производства и его технико-экономи­ческая характеристика;

Анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) - основные подразделения;

Анализ вспомогательных и обслуживающих подраз­делений;

Анализ системы управления предприятием;

Анализ форм связей документов, действующих на предприятии, марщруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой са­мостоятельное исследование и начинается с постанов­ки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной сис­темы управления.

В табл.1 показано, как могут быть увязаны кон­кретные цели и задачи анализа.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей сис­темного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно вы­явить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих це­лей. Рассмотрим это на конкретных примерах.

Таблица 1. Основные цели и задачи предприятия

На рис..1 приведен пример структуризации выбран­ных целей функционирования предприятия

Рис.1. Фрагмент дерева целей организации

Как видно из рис..1, для реализации цели 1 «Повы­шение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1.«Внедрение новой техники»;

1.2.«Совершенствование организации производства»;

1.3.«Совершенствование системы управления». Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их дос­тижению. Рассмотрим их в табл. 2 и 3.

Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сфор­мулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполни­теля. Это является залогом успешной реализации функ­циональной стратегии организации.

Таблица 2. Факторы, способствующие достижению целей

Таблица 2.3. Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления

В результате проведения системного анализа необхо­димо дать предложения по обоснованию целесообразно­сти рационализации системы управления. На основе та­ких предложений выполняются следующие работы:

1. Принимается решение о внедрении выбранной мо­дели системы управления;

2. Разрабатывается регламентирующая документация;

3. Разрабатывается конечная схема процесса управления;

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-20

Системные свойства организации

Рассматривая организацию с точ­ки зрения системного подхода, можно сказать, что основополагающим и системообразующим ее проявлением являются ее свойства и призна­ки. Отсюда вытекает ряд задач теории организации - выявление этих системных свойств и признаков организации, их классификация как системных образований, роль функции организации в системе управления и другие. Рассмотрим эти особенности.

Под системными признаками организации будем понимать предметно-практические характеристики любого целостного обра­зования, системы. Наиболее значимыми из них являются:

ü наличие составляющих элементов или частей, образующих внутреннюю структуру целого (к примеру, детали и узлы станков, компьютеров, отрасли промышленности или транс­ порта и т. д.);

ü наличие устойчивых взаимосвязей между элементами, которые упорядочивают их в целœесообразное единство, систему. В корне признака лежит соотношение частей и целого (на­пример, взаимосвязи между кафедрами, деканатами, учебно-методическими и другими подразделœениями вуза, объединяющие их в единую образовательную систему);

ü факт реального существования организации в объективной действительности как автономной системы в установленных границах ее функционирования (к примеру, планетарная система, предприятие, технологический процесс и т. д.).

Рассмотрим системные свойства организации, характерные для организаций любой сферы. Под свойством принято понимать кон­кретная количественная или качественная характеристика (пара­метр), отражающая специфическую особенность исследуемого предмета. Свойство должно подчеркивать либо сходство, либо отли­чие исследуемого предмета от других.

Представление организации как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих системных свойств, наблюдаемых в органи­зациях любой природы: целостность, эмерджентность, эквифинальность, гомеостазис.

Целостность характеризует способность организации к объе­динœению, связыванию элементов или частей в единое целое. Каж­дый элемент в целостном образовании занимает определœенное место и выполняет конкретную функцию, направленную на достижение общей цели организации. Свойство целостности проявляется во взаимосвязи и взаимодействии элементов системы. Организацию можно рассматривать как интегрированное целое, в котором каждый структурный элемент занимает строго определœен­ное место и выполняет конкретную функцию.

Свойство эмерджентносги подразумевает наличие качествен­но новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них.

Эквифинальность - свойство организации как системы, харак­теризующее ее внутреннюю предрасположенность к достижению не­которого предельного состояния, не зависящего от внешних условий.

Свойство гомеостазиса проявляется в том, что организация всœегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенси­руя возникающие под влиянием внешних факторов изменения. Ор­ганизация, находящаяся в равновесии в процессе развития, посто­янно утрачивает это качество и переживает новое состояние, назы­ваемое ʼʼкризисʼʼ, а преодолевая его, приходит к новому равновесию, но уже на другом уровне развития.

Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:

ü организация представляется как упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени.

ü организация может рассматриваться как сложный процесс, основой которого являются всœе изменения материальных объектов и информации.

ü в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономиче­ская, технологическая)

ü в организациях возникают организационные отношения (по поводу целœей, межличностные, властные, информационные)

ü в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические).

Основными отличиями организации от других систем Мил­лер считает наличие самостоятельных целœей системы и сложной управленческой подсистемы, которая представляется как много­уровневая и организованная по иерархическому признаку.

Системные свойства организации - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Системные свойства организации" 2017, 2018.

Неизвестный студент конца ХХ-го века

Введение

2. Организационная система: основные элементы и типы

3. Теория систем

Введение

По мере того, как развивается промышленная революция, рост
крупных организационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей
относительно того, как предприятия функционируют и как нужно ими управлять.
Сегодня имеется разработанная теория, которая дает направления для достижения
эффективного управления. Первую появившуюся теорию обычно называют классической
школой управления, также существуют школа социальных отношений, теория
системного подхода к организациям, теория вероятностей и др.

В своем докладе я хочу рассказать о теории системного подхода
к организациям, как идеи для достижения эффективного управления.

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который,
с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений
из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед
необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в
изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде
под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих
определенную целостность, некоторое единство.

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование
нового подхода в науке - системного подхода.

Системный подход как обще методический принцип используется в
различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой
(гносеология - раздел философии, изучающий формы и методы научного познания)
является общая теория систем, начало которой положил австралийский биолог
Л.Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал
изучать организмы как определённые системы, обобщив свой взгляд в книге
"Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный
подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание"
(1967) он перенёс общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной
жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою теорию систем в
общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске
структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из
которых, можно вывести общесистемные закономерности.

Определим черты системного подхода :

С учётом сказанного определим понятие системного подхода :

Системный подход - это подход к исследованию объекта
(проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы,
внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на
исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя
из общего предназначения объекта.

Можно также сказать, что системный подход - это такое
направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе
которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной
социально-экономической системы.

Обратимся к истории.

До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители,
министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией,
опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие
решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать
пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой
объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в
управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам.
Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого
решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации
полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно
после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на
ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что
"дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но
решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только
ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот
(изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер
вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он
фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам
неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и
оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта
заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом,
когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС
часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации.
Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и
должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как
   единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере,
   двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня -
   элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере
   любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет
   собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна
   подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их
   взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило,
   процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных
   элементов, сколько свойствами самой структуры.
4. Множественность, позволяющая использовать множество
   кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных
   элементов и системы в целом.

2. Организационная система: основные элементы и типы

Любая организация рассматривается как
организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное
количество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». В
истории были различные попытки идентифицировать это понятие.

Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть
определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество
индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе
определённых процедур и правил.

Исходя из данного ранее определения системы, определим
организационную систему.

Организационная система - это определённая совокупность
внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и
объектами организационного управления) выступают:

Эти элементы являются основными объектами организационного
управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и
интеграции человеческой деятельности.

Цели и задачи . Организационная цель - есть идеальный проект
будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и
их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация-
инструмент для достижения целей.

Организационная структура . Структура - это способ объединения
элементов системы. Организационная структура - есть способ соединения различных
частей организации в определённую целостность (основными видами организационной
структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т.
д.). Когда проектируем и поддерживаем эти структуры, мы управляем.

Специализация и разделение труда . Это тоже объект
управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на
составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

Организационная власть - это право, способность (знания + навыки)
и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и
реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для
реализации власти. Власть - есть взаимодействие. Функцию координации и
интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать
не может. Организационная власть - не только субъект, но и объект управления.

Организационная культура - присущая организации система традиций,
верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми.
Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо.
Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

Организационные границы - это материальные и
нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации
от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен
обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру
- значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами - значит
вовремя их очерчивать.

Организационные системы можно разделить на закрытые и
открытые:

Закрытая организационная система - это та система,
которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешней
средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример - натуральное хозяйство.

Открытая организационная система имеет связи с внешней
средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней
средой.

Таким образом, организация как система представляет собой
совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее
единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой
системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей
среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования
т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с
помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и
услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.

3. Теория систем

Напомню, что теория систем была разработана Людвигом фон
Берталанфи в XX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и
функционированием систем - самостоятельных хозяйственных подразделений, которые
образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями.
Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и может
изучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие - система, которая превращает набор
вкладываемых в производство ресурсов - затрат (сырье, машины, люди) - в товары и
услуги. Она функционирует внутри более крупной системы - внешнеполитической,
экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает
в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также
взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части
системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является
системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и
связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка
являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы
банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в
конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности
банка в целом.

Основные понятия и характеристики общей теории систем:

Характеристики открытых организационных систем

г) для коммерческой организации главным критерием
негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном
временном интервале.

Обратная связь. Под обратной связью понимается
информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой
для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности.
Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или
реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс
её развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису и краху
организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации,
интерпретирующие её, систематизирующие потоки информации, обладают
колоссальной властью.

Открытым организационным системам присущ динамический
гомеостаз . Все живые организмы проявляют тенденцию к внутреннему
равновесию и балансу. Процесс поддержания самой организацией сбалансированного
состояния и называется динамическим гомеостазом.

Открытые организационные системы характеризуются
дифференциацией - тенденцией к росту, специализации и разделению функций
между различными компонентами, которые формируют данную систему.
Дифференциация - это ответ системы на изменение внешней среды.

Эквифинальность. Открытые организационные системы
способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей
различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и
быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может
быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными
скоростями.

Приведу пример: рассмотрим банк с точки зрения теории систем.

Исследование банка с точки зрения теории систем началось бы с
уточнения целей, чтобы помочь понять характер решений, которые необходимо
принять, чтобы этих целей достичь. Нужно было бы исследовать внешнюю среду,
чтобы осознать способы взаимодействия банка со своим более широким окружением.

Затем исследователь обратился бы к внутренней среде. Чтобы
попытаться понять главные подсистемы банка, взаимодействие и связи с системой в
целом, аналитик проанализировал бы пути принятия решений, самую важную
информацию, необходимую для их принятия, а также каналы связи, через которые эта
информация передается.

Принятие решений, система информации, каналы связи особенно
важны для системного аналитика, потому что, если они функционируют плохо, банк
будет в трудном положении. В каждой сфере системный подход обусловил появление
новых полезных понятий и технических приемов.

Принятие решений

Системы информации

Каналы коммуникации

Принятие решений

В области принятия решений системное мышление способствовало
классификации различного типа решений. Были разработаны понятия определенности,
риска и неопределенности. Были внедрены логические подходы к принятию сложных
решений (многие из которых имели математическую основу), что оказало большую
помощь менеджерам в улучшении процесса и качества принятия решений.

Системы информации

Характер информации, находящейся в распоряжении принимающего
решения, имеет важное влияние на качество самого решения, и неудивительно, что
этому вопросу уделялось большое внимание. Те, кто разрабатывают системы
управленческой информации, пытаются дать соответствующую информацию
соответствующему лицу в соответствующее время. Чтобы осуществить это, им нужно
знать, какое решение будет приниматься, когда информация будет предоставлена, а
также как скоро эта информация дойдет (если скорость является важным элементом
принятия решений). Предоставление соответствующей информации, которое улучшало
бы качество решений (и устраняло бы ненужную информацию, просто увеличивающую
издержки) - весьма существенное обстоятельство.

Каналы коммуникации

Каналы коммуникации в организации являются важными элементами
в процессе принятия решений, поскольку они передают требуемую информацию.
Аналитики систем дали много полезных примеров глубокого понимания процесса
взаимосвязи между организациями. Значительные успехи были достигнуты в изучении
и решении проблем «шума» и помех в средствах связи, проблем перехода из одной
системы или подсистемы с другую.

4. Значение системного подхода в управлении

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры
могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом,
если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального
директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое
равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей
организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю
систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход
помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет
средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением,
так как:

Системное мышление не только способствовало развитию новых
представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось
интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и
важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических
средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений,
использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом,
системный подход позволяет нам комплексно оценить любую
производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на
уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в
пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и
выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать
процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление
все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно
позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не
реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень
сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда
влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри
предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно,
слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных
данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет
сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с
точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое
логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее,
системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.