Időgazdálkodási rendszer. Célok, elvek, szabályok

Ezt a technikát nemcsak a munkában, hanem a mindennapi életben is használhatja, gyermekkorától kezdve próbálja rászoktatni a gyerekeket. Mért - elemzett - tervezett - végrehajtott - elemzett. Néhány lépés a kezdeti szakaszban és az ismételt ismétlés a cselekvések automatikus végrehajtásához vezet, egy idő után ez szokássá válik, és tudatalatti szinten történik.

Az időgazdálkodás kényelmes

Általában személyre szabható és kell is. Sokszor csak azokban az esetekben kell szervezési idő, amikor muszáj, észrevetted? Érdekes dolognak tűnik, de lehet, hogy kicsit unatkozol, esetleg nem megfelelő a hangulatod, közérzeted, esetleg csak lusta vagy, akkor be kell kapcsolnod az önfegyelem belső mechanizmusait, igazítani kell a motivációt a kívánt szintre, és irányítsa tevékenységeit.

Emlékszel, amikor nem kell ezt tenned? Két esetben: amikor teljes a lustaság és a tétlenség, és amikor annyira elragad minket a munka vagy az üzlet, hogy észre sem vesszük, hogyan telik az idő. Ilyenkor azt mondják: "Nem volt időm visszanézni, de a munkanapnak vége volt."

Hol van az igazság?

Az igazság mindig valahol a közepén van, azonban ha egyes ajánlások egy embert hatékonyabbá tesznek, akkor legalább több ember számára hatékonyak lehetnek. Most nem fogunk arról beszélni, hogyan szervezzük meg az időnket, amikor az anyai lustaság úrrá lett rajtunk, vagy ha lelkesedés ég a lelkünkben. Megosztok veled két egyszerű módszert, amelyek hatékonyak lehetnek számodra, amikor csak dolgozni kell.

2 egyszerű módszer az idő szervezésére

Első út:

Csak csináld.

Második út:

Csak tarts gyakrabban szüneteket.

Mosolyogsz? Látom a félreértésedet... Valójában, barátaim, a módszerek már beváltak. Biztosíthatlak benneteket, hogy néhányotok számára mentőövet jelentenek a megfelelő időben. Jobb, ha több szünetet tartasz, talán tizenöt perc, esetleg 10 vagy 5 perc után, de még ebben az esetben is előre haladsz, és nem állsz meg. Nem fogja észrevenni, hogyan fog bele a munkába, és többé nem lesz szüksége szünetekre.

A technikákról

Ezek nagyon egyszerű módszerek az idő szervezésére. Tudom, hogy a feladatok tervezése, a feladatok fontosra és sürgősre bontása, a „Pomodoro” technika, a napló vezetése, használata stb. jelentősen felgyorsítja tevékenységünket, ez vitathatatlan.

De még mindig meg kell találnod a lényeget, amire a tested hallgat, és a tudatod nem ellenáll túlságosan. Találj valamit, ami segíteni fog neked.

Osszuk el a dolgainkat

Emlékezzünk még egyszer arra, hogy minden ügyünk 4 csoportra osztható:

• Sürgős – Fontos
• Fontos – Nem sürgős
• Sürgős – Nem fontos
• Nem sürgős – Nem fontos

Keressen információkat erről az Eisenhower-módszerről, és tanulja meg, hogyan használhatja azt a tervezés során. És először a legfontosabb dolgokat tegye meg: sürgős és fontos. Ez a módszer nagyban segített megbirkózni a hatalmas ügyforgalommal, aminek akkoriban nem volt vége és vége, amikor egy reklámcég fiókvezetőjeként dolgoztam, ugyanakkor több területen is dolgoztam egyenlő fontosságú.

Ki irányít kit?

Fokozatosan kiderült, hogy már nem a forgalom irányít, hanem az, hogy én intézem az ügyeimet, és sikeresen szervezem az időmet. Artem Farievich tanácsa a „majomról”, amelyet a menedzserek folyamatosan a nyakamba tettek, időben segítettek, megtanultam visszaadni nekik a saját „majmjukat”, nekik maguknak kellett megegyezniük vele. Megtanultam időben nemet mondani, visszautasítani anélkül, hogy megbántottam volna a másikat, udvariasan befejezni a beszélgetést, ha rájöttem, hogy ellopja az időmet.

Barátaim, ez az egész nagyon érdekes, sőt. Ma már néha még azt is nehéz megérteni, hogy mi a hatékonyabb bizonyos feladatok megoldásában, végrehajtásában. Fontos megérteni, hogy meglesznek a saját módszereid, amelyek működni fognak az Ön számára.

Amikor rájössz, hogy tudod, hogyan kell értékelni a saját és mások idejét, világossá válik, hogy ugyanabban az időben kezdesz többet elvégezni, mint korábban. Fokozatosan sajátítod el az időgazdálkodás művészetét, melynek fő feladata az az idő szervezése.

Őrizetben

Barátaim, mindig emlékezniük kell arra, hogy ha túlterhelés kezdődik, meg lehet állni, mély levegőt venni és kilélegezni. Ez is egy nagyszerű termék – segít! Mindig egyensúlyra vágyunk: lelki, fizikai és anyagi... Életünk közvetlenül függ a munkával, családdal, barátokkal és utazással eltöltött idő minőségétől.

Ha tudjuk, hogy miért dolgozunk egyedül, és ez minden bizonnyal mi magunk és életünk legkedvesebb emberei vagyunk, kétségtelenül javulni fog az életünk minősége. És pontosan ez az, amiért érdemes élni, egyensúlyt teremteni és elérni az egészség, a gazdagság és a boldogság között.

A modern élet rohamos tempója gyakran állandó időhiányhoz vezet. „Találkozások, jelentések, találkozók tervezése, találkozók az ügyfelekkel, hívások, projektek, magánélet – úgy forogok, mint a mókus a kerékben, de nem érek el semmit” – panaszkodnak egyesek. Tehát mi az oka annak, hogy ugyanazon idő alatt egyesek sokkal többet teljesítenek, mint mások? A válasz egyértelmű – be idő beosztás, hozzáértő tervezésében és ésszerű használatában, ami végső soron magasabb termelékenységet eredményez.

Mi az időgazdálkodás?

Idő beosztás(angolul time management - time management) a saját idő szervezésének és tervezésének folyamata, amely lehetővé teszi az aktuális feladatok hatékonyabb és produktívabb elvégzését. A jó időgazdálkodás lehetővé teszi, hogy okosabban dolgozzon, nem pedig keményebben – így kevesebb idő alatt több dolgot végezhet el, függetlenül attól, hogy milyen kiterjedt a teendők listája. Az, hogy nem tudja beosztani saját idejét, nemcsak a termelékenységét rontja, hanem stresszt is okoz az állandóan elmulasztott határidők miatt.

A szakértők kétféle időgazdálkodást különböztetnek meg: a személyes és a vállalati időgazdálkodást. Tágabb értelemben az időgazdálkodás, mint alfaj, a vállalat időgazdálkodásának mechanizmusa. A vállalati időgazdálkodásban a fő hangsúly az összes vállalati alkalmazott munkaidejével való gazdálkodáson van, és az egyes munkavállalók ésszerű időfelhasználása a vállalati rendszer helyes felépítésének eredménye.

A szűkebb értelemben vett időgazdálkodás minden ember személyes idejének megszervezése. Ez azokban az esetekben és a munkavállalók azon kategóriáira vonatkozik, akik bizonyos választási szabadsággal és rugalmas időbeosztással rendelkeznek. Amikor az ember arra kényszerül, hogy önállóan döntsön és megszervezze a munkája folyamatát, akkor el kell sajátítania a személyes időszervezési technológiákat.

Mire való az időgazdálkodás?

Az időgazdálkodás használatának óriási előnyei vannak:

1. Növekszik a termelékenység és a munka hatékonysága.
2. A szakmai hírnév javul.
3. A stressz szintje csökken (a feladatok időben elkészülnek).
4. Bővülnek a karrierlehetőségek.
5. Nagyszerű lehetőségek fontos élet- és karriercélok eléréséhez.
6. Több személyes idő jut a családdal és a barátokkal való kommunikációra.

Ugyanakkor az idő hatékony beosztásának elmulasztása nagyon nemkívánatos következményekkel járhat:

1. Megszegték a feladatok teljesítésének határidejét.
2. Nem hatékony munkafolyamat.
3. Rossz minőségű munka.
4. Rossz szakmai hírnév és a karrier növekedésének hiánya.
5. Magasabb stresszszint.

Az időgazdálkodás szakaszai

Az időgazdálkodás több szakaszból áll, többek között:

1. Célokat kitüzni.
2. Tervezés és időbeosztás.
3. Feladatok delegálása és erőforrás-gazdálkodás.
4. Időfelhasználás elemzése.
5. Felvételi idő.
6. Fontossági sorrend.
7. Feladatok végrehajtása.
8. A célok elérésének nyomon követése, a tervek megvalósítása, az eredmények összesítése.

Az időgazdálkodás alapszabályai

1. Készítsen feladatlistát

Először el kell döntenie az összes elvégzendő feladat listájáról. Ne csak az összes munkafeladatot sorolja fel, hanem a személyes feladatokat is. Készítsen listát a nap, hét, hónap, év során elvégzendő feladatok alapján. Ne feledkezzen meg személyes életéről, a barátokkal való találkozásról, a klinika látogatásáról, vegyen fel időt az önfejlesztésre a listában, és ne feledkezzen meg a nyaralásról.

2. Vegye figyelembe az időmérőt

Miután összeállította a feladatlistát, minden feladat mellé fel kell írni az elvégzéséhez szükséges becsült időt (perc, óra, nap). Ez később jól fog jönni a napi rutin megtervezésekor.

3. A prioritások meghatározása

Általában mindig sok feladat van, és lehetetlen mindent egyszerre elvégezni. Ezért helyesen kell meghatározni a prioritásokat. A prioritások meghatározásának kritériumai eltérőek lehetnek - ezek magukban foglalják a személyes indítékokat és az anyagi jutalmat. Az Eisenhower mátrixot útmutatóként használhatja a prioritások beállításához.

Eisenhower Case Matrix

Minden feladat 4 csoportra van osztva:

1. Sürgős és fontos – először és teljes egészében teljesítve (kritikus feladatok).
2. Másodsorban a fontos, de nem sürgős feladatokat hajtják végre. Az ilyen problémák megoldása egy bizonyos ideig elhalasztható, de teljesen meg kell oldani.
3. Sürgős, de nem fontos feladatok, amelyek bár sürgősek, nem kritikusak. Az ilyen jellegű feladatok végrehajtását célszerű más személyekre átruházni, és ha ez nem lehetséges, akkor elhalasztani, mert „elhasználják az időt” a kritikus problémák megoldására.
4. Nem sürgős és nem fontosak azok a feladatok, amelyek elvi jelentőséggel nem bírnak, és nem járnak következményekkel, ha nem végeznek. Az ilyen dolgokat nyugodtan kihúzhatod a listádból.

4. Készítsen cselekvési tervet (feladatokat)

A kézben lévő feladatok listája, prioritásuk és időzítésük birtokában létrehozhat egy feladatütemezést a napra, hétre, hónapra. Most ahelyett, hogy azon aggódna, hogy „megint nem volt időm megtenni azt a rengeteg dolgot”, megérti, hogy mindent végrehajtott, amit reálisan elvégezhetett, figyelembe véve az életében rendelkezésre álló időt.

5. Információk szűrése

Az információáramlás modern világában könnyű elveszni az időben. Ezért tanulja meg kiszűrni az összes információs zajt, és csak a valóban szükséges információk feldolgozására koncentráljon.

6. Ne húzza szét magát a feladatok között

Végezze el a megkezdett feladatot, ne hagyja megoldatlanul. Az időgazdálkodás szakértői megjegyzik, hogy egy „unalmas feladathoz” való ismételt visszatérés ötszörösére csökkenti az ember termelékenységét!

Ezenkívül ne vállaljon több feladatot egyszerre (persze, ha nem egy multitasking guru). Ez több időt vesz igénybe, mint az összes feladat külön-külön történő elvégzése, és ronthatja azok elvégzésének minőségét.

7. Távolítsa el az időpazarlást

Távolítson el mindent, ami az idejét pazarolja: közösségi oldalak nézegetését, televíziós műsorokat, felesleges kávészüneteket és beszélgetéseket a kollégákkal a semmiről stb. Ha sok rutinmunkát végez (például adatokat gyűjt és dolgoz fel), próbálja meg a lehető legnagyobb mértékben automatizálni ezt a folyamatot.

8. Rendszerezd a dolgokat

Tisztítsa meg az asztalát, rendszerezze és rendszerezze a dokumentációt, rendszerezze az információkat a számítógépén, névjegyadatbázisokat stb. Mindez nagyban megkönnyíti az életét a szükséges információk (dokumentumok) felkutatása során, és rengeteg időt takarít meg.

9. Munka meghatározott időpontokban

Minden embernek megvan a saját bioritmusa, határozza meg, mikor van a csúcsaktivitása. Ezekben az órákban kell elvégezni a legnehezebb feladatokat, mert... A maximális koncentráció lehetővé teszi az ilyen problémák hatékonyabb és hatékonyabb megoldását.

10 . Ne feledkezz meg a pihenésről

Mindenképpen szánjon időt önmagára: menjen edzőterembe, utazzon, ne feledkezzen meg a hobbiról, töltsön el egy estét a családjával. A kipihent ember a munkában is eredményes!

Hogyan válaszolj a következő interjúkérdésekre: Hogyan gazdálkodsz az időddel? Hogyan tervezed a munkanapodat? Milyen technikákat, módszereket alkalmaz a tervezés során? Mondjon példákat arra, hogyan használja az időgazdálkodási készségeket egy feladat sikeres végrehajtásához.

Ezekre a kérdésekre minden választ megtudhat, ha elolvassa ezt a cikket.

Mi az időgazdálkodás?

Idő beosztás- ez egy olyan tudás, készségek és képességek összessége, amelyeknek köszönhetően az ember tudja, hogyan kell prioritásokat felállítani, pontosan megtervezi az idejét, ezáltal növelve személyes termelékenységét a munkaidejének megszervezésében.

„Amíg nem tudod beosztani az idődet, addig nem gazdálkodhatsz semmi mással.”

1. Perfekcionizmus
2. Halogatás
3. Ismeretek hiánya
4. A szükséges eszközök és források hiánya

1. Perfekcionizmus nagyon megnehezíti a feladatok időben történő elvégzését. Sokan azt hiszik, hogy ez a tulajdonság erősség, de az állandó tökéletességvágy és az elért eredménnyel való elégedetlenség az egyik oka az eredménytelen időfelhasználásnak. Azáltal, hogy lehetőséget talál az „ideális” helyett a „valódi” eredmény elfogadására, jelentős erőforrásokat takarít meg más dolgokra. Van egy kifejezés: „a perfekcionizmus gonosz”, persze mindez meglehetősen relatív, és minden egyes helyzetben másként értékelhető ez a személyiségjellemző, azonban kétségtelenül az időgazdálkodás keretein belül: a perfekcionizmus GONOSZ!

2. Halogatás- a feladatok folyamatos későbbre halasztása, bizonyos feladatok ellátásától való vonakodás. A „HOLNAP” szó uralja a halogatással foglalkozó alkalmazottak szókészletét. Steve Jobs nagyon jól mondta az ilyen emberekről: „A szegény, sikertelen, boldogtalan és egészségtelen az, aki gyakran használja a „holnap” szót.

Nem tudlak megmenteni a perfekcionizmustól és a halogatástól, az a célom, hogy tudást adjak, a legjobb technikákat és módszereket nyújtsam, valamint megismertessem az időgazdálkodási készségek elsajátításához szükséges erőforrásokkal és eszközökkel. Függetlenül attól, hogy felhasználja-e a kapott információkat vagy sem - minden kizárólag az Ön vágyától függ. A cikk elolvasása után azonban soha nem leszel ugyanaz.

Először is azt javaslom, hogy határozza meg időgazdálkodási képességeit. Pass

A kognitív disszonancia abban rejlik, hogy egyrészt nem tudjuk irányítani az időt, mint olyat. Végül is itt az idő, amit nem tudunk irányítani, és úgy tűnik, hogy az idő irányít minket, és nem mi irányítjuk. Megszoktuk, hogy az időt örökkévalónak és határtalannak érzékeljük. Mindig úgy tűnik, hogy sok van belőle. Másrészt az idő mindannyiunk egyik legértékesebb erőforrása. Fontos megérteni, hogy az időnek megvannak a maga határai, minden nap egy bizonyos kapacitású edény, amelyet megtöltünk tennivalókkal. Megtöltheti haszontalan dolgokkal, vagy megtöltheti olyan dolgokkal, amelyek megfelelnek a feladatainak és elvezetnek a végső célhoz.

Kontrollálhatjuk magunkat, hogyan tervezzük meg a napunkat és hogyan töltjük a munkaidőnket. Ennek az erőforrásnak az intelligens, produktív és gazdaságos felhasználása fontos része a munkavállaló értékelésének.

Az időhatékonyság kétféleképpen érhető el:

1. Érthető eredményeket érhet el időmegtakarítással. Ez azt jelenti, hogy tudja, hogyan kell egy feladatot minimális idő alatt elérni.
2. A munkaidő hatékony tervezése csökkenti az elvégzett feladatok számát és mennyiségét.

Ebben a cikkben összegyűjtöttem a hat legjobb időgazdálkodási technikát. Segítségükkel megtanulhatja napi szinten megtervezni és irányítani kiemelt feladatait.

Hogyan tanuld meg beosztani az idődet?

6 legjobb időgazdálkodási módszer:

1. Pareto elv
2. Eisenhower Mátrix
3. Gondolattérképek
4. Franklin piramisa
5. ABCD módszer
6. Először edd meg a békát

1. Pareto-elv

A Pareto-elv kimondja, hogy az okok, erőfeszítések és befektetések kis hányada felelős az eredmények nagy részéért. Ezt az elvet Vilfredo Pareto olasz közgazdász fogalmazta meg 1897-ben, és azóta az élet különböző területein végzett kvantitatív kutatások is megerősítették:

Az erőfeszítés 20%-a hozza az eredmények 80%-át

A Pareto-elv az időgazdálkodás területén a következőképpen fogalmazható meg: hozzávetőlegesen 20%-os erőfeszítés és idő elegendő az eredmény 80%-ának eléréséhez.
Hogyan lehet pontosan meghatározni, hogy mennyi erőfeszítést kell fordítani a jó eredmény eléréséhez? Képzelje el, hogy Önt érdeklő kérdésekre keresi a választ egy könyvben. A vizsgált elv szerint a szöveg 20%-ában megtalálja a szükséges információk 80%-át. Ha pontosan tudja, mi érdekli, gyorsan átlapozhatja a könyvet, és csak az egyes oldalakat olvassa el figyelmesen. Ezzel az idő 80%-át takaríthatja meg.

2. Eisenhower Mátrix

Valószínűleg ez ma a leghíresebb időgazdálkodási koncepció, amely lehetővé teszi a prioritások meghatározását. Ez a technika, amelynek létrehozását Dwight Eisenhower amerikai tábornoknak tulajdonítják, lehetővé teszi, hogy a dolgokat sürgősségük és fontosságuk szerint rendezze. Mindenki tudja, hogy egy idő alatt csak korlátozott számú feladatot lehet elvégezni. Néha a munka veszélyeztetése nélkül csak egy. És minden alkalommal el kell döntenünk, HOGY PONTOSAN? Dwight Eisenhower amerikai elnök az ügyeit több fontos kategóriába sorolta, amikor megtervezte.
Az úgynevezett Eisenhower-mátrixnak megfelelően minden esetet a diagramon feltüntetett négy típus valamelyikébe kell besorolni.

Eisenhower Mátrix

Egy feladat fontosságát az határozza meg, hogy a megvalósítás eredménye mennyire befolyásolja vállalkozását. A sürgősséget pedig két tényező határozza meg egyszerre: egyrészt az, hogy milyen gyorsan kell elvégezni ezt a feladatot, másrészt az, hogy ennek a feladatnak az elvégzése egy adott dátumhoz és időponthoz van-e kötve. A fontosság és a sürgősség együttes mérlegelése befolyásolja a prioritások meghatározását.

Nézzük meg közelebbről, hogy a négy típus mindegyikébe milyen esetek sorolhatók be.

I. típus: „fontos és sürgős”.
Ezek olyan ügyek, amelyek, ha nem fejezik be időben, jelentős károkat okoznak az Ön vállalkozásában (például engedélyek megújítása, adóbevallások benyújtása stb.). Az ilyen esetek egy része elkerülhetetlenül jelen lesz minden ember életében. Előzetes felkészüléssel (a II. típusú számít - „fontos, de nem sürgős”) azonban számos válság megelőzhető (például a jog tanulmányozásával, jó kapcsolatok kialakításával befolyásos személyekkel).

Ezek lehetnek határidős vagy vészhelyzeti projektek is. Például egészségügyi problémák miatt orvoshoz fordulni, szigorú határidőre beadni egy cikket egy folyóiratba, vagy jelentést készíteni egy tanulmány eredményeiről. Itt nincs más választásunk. Ennek a csoportnak a munkáját el kell végezni, pont. Ellenkező esetben komoly problémák lesznek.

II. típus: „fontos, de nem sürgős”.
Ezek olyan dolgok, amelyek a jövőre összpontosítanak: képzés, az üzletfejlesztés ígéretes területeinek tanulmányozása, a berendezések fejlesztése, az egészség és a teljesítmény helyreállítása. Cselekvések, amelyek a stratégiai célhoz vezetnek. Például tanuljon meg egy idegen nyelvet, hogy egy másik, ígéretesebb szervezetbe költözhessen. A problémák megelőzéséről is szól – jó fizikai formában tartásról. Sajnos gyakran elhanyagoljuk az ilyen ügyeket, és a megoldásukat háttérbe szorítjuk. Emiatt soha nem tanulják meg a nyelvet, a jövedelmek nem nőnek, hanem csökkennek, veszélybe kerül az egészség. Hiszen ha évente legalább egyszer nem megy el a fogorvoshoz, előbb-utóbb elkerülhetetlenné válik a sürgős felkeresés.

III. típus: „nem fontos, de sürgős”.
Sok ilyen dolog valójában nem ad sok értéket az életedhez. Csak azért tesszük, mert megtörténnek velünk (hosszú telefonbeszélgetés vagy egy levélben érkező hirdetés tanulmányozása), vagy megszokásból (kiállítások látogatása, ahol már nincs újdonság). Ez ugyanaz a mindennapi rutin, amely sok időnket és energiánkat veszi fel.

IV. típus: „nem fontos és nem sürgős”.
Ez mindenféle módja az "idő megölésének": alkoholfogyasztás, "könnyed olvasás", filmnézés stb. Gyakran folyamodunk ehhez, amikor már nem marad erőnk a produktív munkához (nem tévesztendő össze a valódi pihenéssel). és a szeretteivel és barátaival való kommunikáció – nagyon fontos ügyek).

Miközben vállalkozása sikerére törekszik, először azokat a dolgokat próbálja megvalósítani, amelyeket „fontosnak” azonosított – először a „sürgős” (I. típus), majd a „nem sürgős” (II. típus) dolgokat. A fennmaradó időt a „sürgős, de nem fontos” (III. típusú) ügyekre fordíthatjuk.
Hangsúlyozni kell, hogy a munkavállaló munkaidejének nagy részét „fontos, de nem sürgős” ügyekkel kell tölteni (II. típus). Akkor sok krízishelyzet megelőzhető, és az új üzletfejlesztési lehetőségek felbukkanása már nem lesz váratlan számodra.

Amikor először használja ezt a rendszert a prioritások meghatározására, valószínűleg sok ilyen elemet szeretne „fontos” kategóriába sorolni. A tapasztalatszerzés során azonban elkezdi pontosabban felmérni egy adott ügy fontosságát. A prioritási rendszer használatának megtanulása eltart egy ideig. Hol szerezhetem be? Valószínűleg az időgazdálkodási technikák elsajátítását a „fontos, de nem sürgős” kategóriába sorolja.
Stephen Covey (a „A rendkívül hatékony emberek hét szokása” című nemzetközi bestseller szerzője) figuratív kifejezése szerint időt kell találni a „fűrész élezésére”, akkor gyorsabban megy a tűzifa előkészítése.

Példázat

Egy ember látott az erdőben egy favágót, aki nagy nehezen egy teljesen tompa fejszével vágott ki egy fát. A férfi megkérdezte tőle:
- Kedves, miért nem élezed meg a fejszéd?
- Nincs időm fejszét élezni - vágnom kell! - nyögte a favágó...

Ezért „önként” kell szánnia egy bizonyos időt a tevékenységeinek megtervezésére, megtagadva a kevésbé fontos dolgokat. Ha ezt megteheti, új készségeit felhasználva még több időt szabadíthat fel legközelebb, és többet tanulhat belőle. Tehát a munka hatékonyságának javítása iránti eltökéltsége révén fokozatosan felszabadítja az időt személyes termelékenységének fejlesztésére.

A rangsorolás kritériumai
Általában egy-egy feladat fontosságának megítélésekor elsősorban azokat a dolgokat tartjuk fontosnak, amelyeket sürgősen (vagy „tegnap”) kell elvégezni. A teljesítetlen feladatok és ígéretek felhalmozódása problémákat okoz cégének, és személyesen is kellemetlen érzéseket kelt. Ezekkel a „sürgős” ügyekkel igyekszünk először foglalkozni. De nem a sürgősség lehet az egyetlen tényező a teendőlista írásakor és a teljesítési sorrend meghatározásakor.
A tapasztalat azt mutatja, hogy bár sok sürgős dolog elvégzése (vagy elmulasztása) nem lesz nagy hatással a vállalkozására, számos nem sürgős dolog megalapozhatja a jövőbeli sikereket. Ezért a sürgősség mellett mérlegelni kell, hogy ez vagy az az ügy mennyire befolyásolja a vállalkozás sikerét, vagyis meg kell határozni és figyelembe kell venni annak fontosságát.

3. Gondolattérképek

Ez Tony Buzan fejlesztése – az intelligencia, a tanulás pszichológiája és a gondolkodás problémáival foglalkozó híres író, előadó és tanácsadó. Az „elmetérképek” kifejezésnek vannak olyan fordításai is, mint „mentális térképek”, „mentális térképek”, „elmetérképek”.

Gondolattérképek egy olyan módszer, amely lehetővé teszi, hogy:

Hatékonyan strukturálja és dolgozza fel az információkat;
gondolkodj kreatív és intellektuális potenciálod felhasználásával.

Ez egy nagyon szép eszköz olyan problémák megoldására, mint prezentációk tartása, döntések meghozatala, időtervezés, nagy mennyiségű információ memorizálása, ötletelés, önelemzés, komplex projektek kidolgozása, személyes tréning, fejlesztés stb.

Felhasználási területek:
1. Előadások:
rövidebb idő alatt több információt ad, miközben jobban megértik és emlékeznek rád;
üzleti találkozók és tárgyalások tartása.

2. Tervezés:
időgazdálkodás: terv a napra, hétre, hónapra, évre...;
komplex projektek fejlesztése, új vállalkozások...

3. Ötletbörze:
új ötletek generálása, kreativitás;
komplex problémák kollektív megoldása.

4. Döntéshozatal:
világos elképzelés az összes előnyről és hátrányról;
kiegyensúlyozottabb és átgondoltabb döntés.

4. Franklin piramisa

Ez egy kész tervezési rendszer, amely segít az idő helyes beosztásában és a céljai elérésében. Benjamin Franklin (1706-1790) - amerikai. öntözött aktivista B. Franklint fantasztikus munkaképesség és egyedi céltudatosság jellemezte. Húszévesen tervet szőtt, hogy élete végéig elérje céljait. Egész életében ezt a tervet követte, egyértelműen megtervezte minden napját. Céljai elérésére irányuló tervét „Franklin-piramisnak” hívják, és valahogy így néz ki:

1. A piramis alapja a fő életértékek. Mondhatnánk, ez a válasz arra a kérdésre: „Milyen küldetéssel jöttél erre a világra?” Mit szeretnél kihozni az életből? Milyen nyomot akarsz magad után hagyni a Földön? Van olyan vélemény, hogy a bolygónkon élők 1%-a sem él, aki ezt komolyan gondolná. Más szóval, ez egy irány vektora az álma felé.

2. Az életértékek alapján mindenki globális célt tűz ki maga elé. Ki akar lenni ebben az életben, mit tervez elérni?

3. A célok elérését szolgáló mesterterv konkrét köztes célok rögzítése a globális cél elérése felé vezető úton.

4. Az egy három, öt évre szóló tervet hosszú távúnak nevezzük. Itt fontos a pontos határidők meghatározása.

5. Egy hónapra, majd egy hétre szóló terv rövid távú terv. Minél átgondoltabb, minél gyakrabban elemzi és módosítja, annál hatékonyabb lesz a munka.

6. A célok elérése szempontjából az utolsó pont egy terv minden napra.

5. ABCD módszer

Az ABCD módszer hatékony módja a mindennapi feladatok rangsorolásának. Ez a módszer egyszerű és annyira hatékony, hogy rendszeres és hozzáértő alkalmazása esetén a tevékenységi területén a legproduktívabb és legtermékenyebb emberek közé emelheti.
A módszer erőssége az egyszerűségben rejlik. Íme, hogyan működik. Kezdje azzal, hogy listát kell készítenie mindarról, amit az elkövetkező napon meg kell tennie. Gondolkozz papíron.
Ezt követően a lista minden eleme elé tegye az A, B, C, D vagy D betűt.

"A" típusú problémaúgy definiálható, mint az adott időpontban a legfontosabb dolog, amit meg kell tennie, vagy súlyos következményekkel járhat. Az A típusú feladat lehet, hogy meglátogat egy fontos ügyfelet, vagy jelentést ír a főnökének. Ezek a feladatok az életed igazi, érett „békáit” jelentik.
Ha egynél több „A” feladat áll előtted, azokat prioritásba sorolod úgy, hogy A-1, A-2, A-3 stb. címkével látod el őket. Az A-1 feladat a legnagyobb és legrondább „béka” mindegyikkel meg kell küzdened.

"B" típusú problémaúgy van meghatározva, mint amit tennie kell. Ennek ellenére a következmények annak végrehajtása vagy be nem tartása esetén meglehetősen enyhék. Az ilyen feladatok nem mások, mint „ebihalak” az életedben. Ez azt jelenti, hogy ha nem végzi el a megfelelő munkát, akkor valaki elégedetlen lesz, vagy hátrányba kerül, de mindenesetre ezeknek a feladatoknak a fontossági szintje meg sem közelíti az „A” típusú feladatok szintjét. Egy kevésbé sürgős ügyben történő hívás kezdeményezése vagy az e-mailek lemaradása lehet a B típusú feladat lényege.
A következő szabályt kell követnie: soha ne kezdjen el B típusú feladatot, amíg még van egy befejezetlen A feladat. Soha ne hagyd, hogy az ebihalak elvonják a figyelmedet, miközben a nagy "béka" arra vár, hogy megegyék!

"B" típusú problémaúgy definiálható, mint amit nagyszerű lenne megtenni, de amitől semmilyen következménye nem várható, akár megteszi, akár nem. A B típusú feladat lehet egy barát felhívása, egy csésze kávé fogyasztása, egy kollégával való ebédelés vagy személyes ügyek intézése munkaidőben. Az ilyen „események” egyáltalán nem befolyásolják a munkáját.

"G" típusú probléma olyan munkaként értékelik, amelyet átruházhat valaki másra. Ebben az esetben az a szabály, hogy mindent át kell ruháznia másokra, ami tőlük telhető, így időt szabadíthat fel magának az A típusú feladatok elvégzésére, amelyeket Ön és csakis te tudsz elvégezni.

"D" típusú probléma olyan munkát jelent, amely teljesen eltávolítható a teendők listájáról. Ez egy olyan feladat lehet, amely korábban fontos volt, de most már nem aktuális, sem Ön, sem mások számára. Ez gyakran olyan munka, amelyet nap mint nap végzel, akár megszokásból, akár azért, mert örömét leli benne.

Miután jelentkeztél ABCD módszer a napi tennivalók listájához, teljesen megszervezte munkáját, és megalapozta a fontosabb feladatok gyorsabb elvégzését.

A legfontosabb feltétele annak, hogy az ABCD módszer valóban működjön Önnél, hogy megfeleljen a következő követelménynek: késedelem nélkül kezdje el az A-1 feladatot, majd dolgozzon rajta, amíg teljesen be nem fejeződik. Használja akaraterejét, hogy elkezdje és folytassa az Ön számára pillanatnyilag legfontosabb feladatot. Fogja meg a legnagyobb „békáját”, és „egye meg” megállás nélkül az utolsó falatig.
Az a képesség, hogy elemezze az aznapi tennivalók listáját, és kiemelje az A-1 feladatot, kiindulópontként szolgál majd ahhoz, hogy valóban nagy sikereket érjen el tevékenységében, növeli önbecsülését, önbecsüléssel és önérzettel tölt el. büszke az eredményeire.
Amikor megszokja, hogy teljes mértékben a legfontosabb feladatára, azaz az A-1 feladatra koncentráljon – más szóval a fő „békájának” megevésére –, akkor megtanul kétszer vagy akár háromszor annyit csinálni, mint a környező emberek. te.

6. Először edd meg a békát

Átmenet nehézről könnyűre

Biztosan hallottad már ezt a kérdést: "Hogyan ennél meg egy elefántot?" A válasz természetesen „darabról darabra”. Hogyan ennéd meg a legnagyobb és legrosszabb „békádat”? Ugyanígy: konkrét lépésenkénti cselekvésekre bontaná, és a legelsőtől kezdené.

Kezdje a munkanapját a legnehezebb feladattal, és végezze el, amilyen gyorsan csak tudja. Segít felismerni, hogy még sok a tennivalód, és a munkaidő korlátozott. Ha először a legnehezebb dolgot csinálod meg, hatalmas elégedettség érzése lesz. Használja ezt a szabályt minden nap, és látni fogja, mennyi energiát kap, és milyen hatékonyan telik a munkanapja. Ha egy problémás feladatot folyamatosan a nap végére halogatsz, az azt jelenti, hogy továbbra is ezen a feladaton fogsz gondolkodni egész nap, és ez megakadályozza, hogy más feladatokra koncentrálj! Először edd meg a békát, majd folytasd darabonként az elefánt elfogyasztását!

Időtervezési eszközök

Tervezze meg minden napját előre.
Tervezés útján költözünk
a jövő a jelenbe, és ezáltal mi
lehetőség valamit tenni
már most is vele kapcsolatban

Alan Lakin

A „tervezők” fő generációi
A munkaidő-szervezés ma ismert technológiái, eszközei több generációra oszthatók - a különbségek itt az információrögzítés elveiben és a felhasználás technológiájában vannak.

A 20. századig a munkaidő-tervezés primitív módszerekkel zajlott: feljegyzések, teendők listája stb. A múlt század elején az üzletág fejlődésével párhuzamosan olyan új eszközök is elterjedtek, amelyek megkönnyítették a vezető munkáját. időt tervezni.
A háztartási naptár irodai munkához való adaptálásának ötlete a 19. században merült fel, és asztali naptár formájában 1870-ben valósult meg. Minden naphoz a naptár egy-egy oldala került kiosztásra, amelyen a dátum, nap, hónap és év szerepelt. A jegyzetek szabad helye lehetővé tette a szükséges jegyzetek elkészítését: tárgyalások, értekezletek, kiadások, értekezletek. Csaknem egy évszázada az asztali naptár a vezetők fő időtervezési eszköze.

Az asztali naptár fejlesztésének eredménye a napló és a heti tervező lett. A napló egy laza levelű, folyamatos naptár, kényelmes jegyzettömb formájában, különböző formátumokban. A naplót magával viheti találkozókra és üzleti utakra.
A menedzser számára még kényelmesebbnek bizonyult a heti napló, amelyben meg lehetett tervezni a munkahetet és a napot, nyomon követni a rögzített feladatok végrehajtását, elemezni az eltöltött időt (mivel megjelent a munkanap óránkénti bontása), stb. gyorsan kereshet információt (elvégre most 52 hétbe volt csoportosítva, nem 365 napba). A 80-as években a heti naptárak gyakorlatilag felváltották az asztali naptárakat, és annyira elterjedtek, hogy a vállalkozások üzleti stílusának elemévé váltak.

A naptár, a jegyzettömb és a telefonkönyv egyetlen kényelmes eszközben történő kombinálásának tervezési ötlete 1921-ben sikeresen megvalósult „szervező” formájában (az angol szervezőtől). A hangszer utólagos fejlesztése formátum, dizájn, papírminőség és külső dekoráció változtatásával történt. Itt egy eszközben egyesítették az információtároló eszközöket és a technikai eszközöket (naptár, jegyzettömb, cím- és telefonkönyv, névjegykártyatartó, toll, mikroszámológép). Ugyanakkor az iratok egyértelmű osztályozása és rendszerezése nem volt.

A híres „időmenedzsert” 1975-ben hozták létre Dániában. Megvalósította a személyes eredmények célzott tervezésének ötletét, amely a funkciók szabványos osztályozóján („kulcsfeladatok”) és a globális események megvalósítására szolgáló technológián („elefánt feladatok”) alapul. Ugyanakkor az „időmenedzser” alkalmazása csak a természettől fogva szervezett és fegyelmezett emberek számára bizonyult elfogadhatónak, és jelentős anyagi ráfordítást is igényelt a képzéshez és az elsajátításhoz.
Ennek ellenére az ilyen típusú „szervező” elnevezés – „időmenedzser” – közhasználatú szóvá vált, és ma az idő, mint menedzsment erőforrás aktív felhasználásának általános megközelítését jelöli.

A tudományos-technikai fejlődés az elmúlt évtizedekben technológiai szempontból alapvetően új elektronikus időtervezési eszközök létrehozásához vezetett: elektronikus notebook, különféle szervizprogramok PC-khez, mobiltelefonokhoz, okostelefonokhoz stb.

A legjobb modern időgazdálkodási technológiák:

1.Trello egy ingyenes webalkalmazás projektek kezelésére kis csoportokban. A Trello lehetővé teszi, hogy produktívabb és együttműködőbb legyen. A Trello táblák, listák és kártyák gyűjteménye, amelyek segítségével szórakoztató, rugalmas és könnyen megváltoztatható módon szervezheti és rangsorolhatja a projekteket.

2. Evernote – webszolgáltatás és szoftverkészlet jegyzetek készítésére és tárolására. A jegyzet lehet egy formázott szövegrész, egy teljes weboldal, egy fénykép, egy hangfájl vagy egy kézzel írott jegyzet. A jegyzetek más fájltípusú mellékleteket is tartalmazhatnak. A jegyzetek jegyzetfüzetekbe rendezhetők, címkézhetők, szerkeszthetők és exportálhatók.

Az élet néha nagyon nagy tempót szab, és sok minden ránk esik. És bár mindenkinek ugyanannyi ideje van egy napban, nem mindenki használja ki nyereségesen. Vannak, akiknek van idejük gyakorolni, dolgozni, és időt szánnak önfejlesztésre és szeretteikre. És lehet, hogy valaki egész nap dolgozik, és meglepődve tapasztalja, hogy nem ért el semmi fontosat.

Nagyon szeretnénk mindent megtenni. A kereslet kínálatot teremt: sok könyv jelent meg a személyes hatékonyságról, termelékenységi kurzusok és coaching a siker és a motiváció képzésével. És tovább-időgazdálkodási rendszerek. az oldal megérti, hogy mi az időgazdálkodás, mikor segít mindent elintézni, és mikor derül ki, hogy haszontalan és nem hatékony.

Mi az időgazdálkodás

Idő beosztás - Ezek az időgazdálkodás olyan módjai, amelyek növelik annak felhasználásának hatékonyságát.

Sok különböző időgazdálkodási rendszer létezik: ugyanazokat a megközelítéseket alkalmazzák a személyzet betöltésére és a munkaórák kiszámítására, személyes igényekre-Egyéb. Az időgazdálkodás nemcsak a munkafeladatok elvégzésében segít, hanem abban is, hogy elegendő időt fordítsunk a kikapcsolódásra, a sportolásra és a szeretteivel való kommunikációra.

Amikor az időgazdálkodás haszontalan

Az időgazdálkodás fontos azok számára, akik képesek önállóan beosztani az idejüket. Ha szigorú beosztás szerint dolgozik, amelyen semmilyen módon nem lehet változtatni,Csak hétvégéket lehet majd tervezni. De vannak más helyzetek is, amikor az időgazdálkodás haszontalan.

Idő beosztás - ez nem egy varázstabletta, ami segít mindent kezelni. Mert tényleg az időgazdálkodás-Nem arról van szó, hogy mindent meg kell csinálni. Arról van szó, hogy lépést tartsunk azzal, ami fontos, és távol tartsuk magunkat a lényegtelentől.- megtagadja.

Az időgazdálkodás az nem motivációs eszköz.Az időgazdálkodás nem tesz produktívabbá, és a motivációd sem esik le az égből, ha mélységesen undorodsz attól, amit csinálsz. A legfontosabb-győződjön meg róla, hogy valóban meg akarja tenni ezeket a dolgokat. Talán változtatnia kell a szakmai területen, ahelyett, hogy többet és jobbat próbálna tenni.

Az időbeosztás nem garantálja a sikert.Egyes edzők meggyőznek arról, hogy csak meg kell tanulnod a technikájukat-és azonnal meggazdagodsz, megoldod a problémákat a családban, és elkezdesz sportolni. De ez nem így működik. Idő beosztás-csak egy eszköz, amely az Ön erőfeszítései nélkül haszontalan. Ez olyan, mintha venne egy tollat, amelyre egy nagyszerű író ötleteket írt le, és reméli, hogy ezek az ötletek most eljutnak Önhöz.

Az időgazdálkodási technikák nem univerzálisak, nem mindenki számára megfelelőek.Bármilyen szerzői technika-ez csak a teremtőjének tapasztalata. De egyéniek vagyunk, így nem mindig lehet minden módszert alkalmazni. Ha a technika nem működik, akkor ne erőltesse magát-csak keress másikat. Még jobb-vigyázz magadra. Ön ismeri magát a legjobban, és azt, hogy hogyan érzi magát a legkényelmesebben a munkában. Vannak, akik reggel, mások este vagy akár éjszaka is produktívak.

Az időgazdálkodás nem kényszerít arra, hogy túllépj magadon. Reggel 5-kor kelni vagy 4 órát alszik, és rosszul érzem magam-Ez nem időgazdálkodás. Továbbá ne verje meg magát, ha nem tudja azonnal hatékonyan megoldani a problémákat. Engedd meg magadnak, hogy hibázz. Egyes módszerek nem működnek-próbálj ki másokat. Tehát lehetséges.

Hogyan kezeljük az időt

Az időgazdálkodásban különböző technikák és eszközök léteznek. Különböző szakaszokban segítenek: tervezésben, rangsorolásban, eredmények értékelésében.

Terv: tűzz ki célokat és célokat

Tervezés - az időgazdálkodás és a hatékonyság fontos része. Este tervezhetsz másnapra vagy a nap elejére. A tervezés során fontos a célok és a célkitűzések elkülönítése. Cél-általános és globális. A célok kis és konkrét feladatokra vannak lebontva. Például a cél-negyedéves jelentéseket nyújt be. Apró konkrét feladatokra bontjuk: 3 hónapon át adatokat gyűjtünk, táblázatba foglaljuk, dinamikai grafikonokat készítünk, prezentációt készítünk.

Hozzon létre feladatlistákat napi és hosszabb időszakokra-egy hét vagy egy hónap. Minden feladatnál meg kell határozni azt a határidőt, ameddig el kell végezni. Ehhez használhat papír vagy elektronikus tervezőket. Egy napi tervező, cetlitábla vagy tervezőalkalmazások megcsinálják a trükköt.-például a Trello vagy a Wunderlist.

Így néz ki egy feladattábla a Trellóban-Ez egy cetlivel ellátott tábla elektronikus analógja. A listák és a kártyák az Ön számára megfelelő módon rendezhetők.

A feladatokat lépésekre is lebonthatja, és megjelölheti, amikor mindegyiket befejezte. Ezenkívül meg kell határoznia a feladat határidejét, és meg kell próbálnia nem mozgatni. Mindig szánjon sok időt: 3 napra van szüksége-lefekszik 4. A dolgok mindig nem úgy alakulnak, ahogy eltervezzük.

Állítsa be a prioritásait

Több tucat feladatot írhat le. Ezeknek prioritást kell adni, és egyeseket akár teljesen elhagyhatnak is.

Két népszerű módja van a rangsorolásnak: az ABC és az Eisenhower Mátrix.

ABC módszer

Készítsen egy listát a feladatokról, és mindegyikhez rendeljen egy prioritási szintet A, B, C betűkkel (néhányan D és E betűket is használnak).

• A - fontos és sürgős feladatok, amelyek elvégzése a legmagasabb prioritású. Ezek azok a dolgok, amelyek kudarca vagy késedelme kellemetlen vagy súlyos következményekkel járhat. Például egy olyan hiba kijavítása, amely miatt a webhely leállt, különösen akkor, ha a vállalkozás pénzt veszít a késés miatt.
• B - fontos, de nem sürgős feladatok, vagy azok, amelyek elmulasztása nem vezet súlyos következményekhez. Példa erre egy olyan fejlesztés megvalósítása, amely segít növelni az eladásokat. Ez fontos, de ha egy kicsit megmozgatod, nem valószínű, hogy valami helyrehozhatatlan történik.
• C - feladatok, amelyeket jó lenne elvégezni: töltsön el egy estét a barátokkal vagy szervezzen vacsorát a felesége számára.

D szintre beosztottakra átruházható feladatokat tartalmaznak, ill E- amit teljesen el kellene hagyni.

Eisenhower Mátrix

A módszert alkotójáról nevezték el-Dwight Eisenhower amerikai elnök. Rengeteg feladata volt, ezért fontossági sorrendbe állította őket, kategóriákba bontva:

• sürgős, fontos;
• fontos, nem sürgős;
• sürgős, lényegtelen;
• lényegtelen, nem sürgős.

A lap 4 négyzetre van osztva, melybe a feladatok beleférnek.

Eisenhower Mátrix: 4 négyzet különböző sürgősséggel és fontossággal. Egyes papírtervezők már ilyen négyzetekbe sorakoznak.

Először tegyél meg sürgős és fontos dolgokat. Közvetlen jelentőséggel bírnak Ön és a jövő számára, nem delegálhatók senkire. A fontos, de nem sürgős feladatokat nyugodtan és kényelmesen elvégezheti saját maga, vagy delegálhatja a beosztottakra és együttműködhet velük a végrehajtás során. A sürgős és lényegtelen dolgokat próbáld átadni másoknak. Teljesen el kell hagynia a nem sürgős és lényegtelen dolgokat.

A legkényelmesebb a feladatok azonnali rangsorolása, amikor hozzáadja őket az ütemezőhöz,-így semmi felesleges nem kerül bele.

Végezze el a feladatokat

Ütemezze be a feladatokat és rangsorolja őket-csak a munka fele. Most be kell fejeznünk őket. Sőt, általában nem minden a tervek szerint alakul: özönlenek az új feladatok, halogatjuk, nem veszünk figyelembe néhány árnyalatot, ami végső soron eltolja a feladat határidejét, és egyben a következő feladatokat is elmozdítja. Nem fogsz tudni mindent megtervezni, de néhány dolgot mégis figyelembe vehetsz, hogy minimálisra csökkentsd a beavatkozást.

Ne próbáljon egyszerre több problémát megoldani

Agy - nem egy multitasking számítógép. Nem gyorsítjuk fel a folyamatot, ha mindent egyszerre próbálunk megcsinálni, hanem szétszórva vagyunk a feladatok között. Eltereljük a figyelmünket, lemaradunk a fontos dolgokról, lelassulunk, stresszesek vagyunk, folyamatosan váltunk a feladatok között, és minden alkalommal újra elmélyülünk bennük.

Távolítson el mindent, ami megakadályozza, hogy a feladatra koncentráljon

Zárja be a közösségi hálózatokat és az azonnali üzenetküldőket, kapcsolja ki a hangot a telefonján, takarítsa ki a munkahelyét. Ha otthonról dolgozik, válasszon olyan időpontot és helyet, amikor nem zavarják meg a családtagok. Ellenkező esetben szétszórja a figyelmét, vagy akár halogatni is kezdi.

Ne rohanjon azonnal új feladatokba

Először is rangsorolja őket. Ha beszúr egy új feladatot, akkor nem lesz ideje befejezni a tervezettet-és köztük lehetnek fontosak. Általában semmi sem fog történni, ha megegyezik kollégáival, hogy holnap elvégzi az új feladatot. Nincs sok olyan feladat, amit azonnal sietned kell.

Tanulj meg visszautasítani

Nem minden feladatot és projektet érdemes elvállalni. Néha megpróbálnak minket hibáztatni valamiért, amit egyáltalán nem szabad megtennünk. NéhaEgyszerűen nincs értelme új projektet vállalni, ha nincs rá időd, és nem akarsz lemondani másokról. Még akkor is, ha a legjobb barátod könnyek között könyörög. Mindenkinek joga van hozzá"Nem " , Emlékezz erre.

Dolgozz úgy, ahogy neked a legjobb

Mindannyian tényleg más. Különböző vérmérsékletűek vagyunk, különböző események történnek az életünkben, különböző időpontokban és módon vagyunk aktívak. Például, ha nehezen tud sokáig koncentrálni egy feladatra-próbáld ki a technikát"Paradicsom " . Nevét a paradicsom alakú konyhai időzítőről kapta, amely 25 percet számol vissza. Állítson be egy időzítőt 25 percre, és csak ez idő alatt végezzen munkát. Ezután 5 vagy 10 perc szünet.

És ha lehetősége van arra, hogy az Ön számára megfelelő munkarendet módosítsa-ne add fel róla.

Értékelje az eredményt

Elvégezte a feladatot-elemezni, hogy mi volt jó és miNem. Lehet, hogy bizonyos időgazdálkodási eszközök nem megfelelőek az Ön számára. Technika"Paradicsom " nem lesz produktív, ha inkább másfél-két órát dolgozol, majd egy jó kis szünetet tartasz.

Ügyeljen arra, hogy mi akadályozta meg a feladat elvégzését: fáradt, e-mailben elterelte a figyelmét vagy kedvenc előadójának éneklése. Legközelebb próbálja meg eltüntetni az irritáló anyagokat.

Pihenj

Az időgazdálkodás fontos eleme-pihenés. Tervezzen rövid szüneteket a nap folyamán, határozza meg azt az időt, amely után nem fog dolgozni. Próbáljon sokat pihenni hétvégén, és ne vigye haza a munkát. Senki sem lehet 24/7 produktív. Pihennünk kell, és feltöltenünk kell erőforrásainkat. Igényeljen napirendjébe a testmozgást, a szeretteivel töltött időt és a megfelelő alvást.

Ne feledje azt is, hogy vészhelyzet után több időre lesz szüksége a felépüléshez.

Ne felejtsd el, ami fontos

A munkahelyi feladatokon, projekteken és karriereken kívül még sok csodálatos és szebb dolog van az életben. Valóban el kell fogadnia egy rangos cég nyolcadik projektjét, vagy pénzt kell keresnie a legújabb autóért, ha megfosztja a gyermekei és szerettei közötti időt? Ne felejtsd el, hogy nem mindent pénzen és sikeren mérnek. Tervezz úgy, hogy később ne bánd meg, hogy kihagytál valami nagyon fontosat magadnak.

A társadalom rohamos fejlődésével és a nagy mennyiségű információ napi beérkezésével összefüggésben az embernek egyre több időre van szüksége a biztosított erőforrások maradéktalan felhasználásához. Az élettempó felgyorsulása oda vezet, hogy az embereknek vagy fel kell áldozniuk valamit fő céljaik érdekében, vagy a legracionálisabb és leghatékonyabb módon kell megszervezniük tevékenységeiket, csökkentve az időköltséget. Az időgazdálkodás egyfajta irányvonalként vagy időgazdálkodási technológiaként segíthet nekik ebben, amely lehetővé teszi számukra, hogy ezt a legértékesebb erőforrást a megfelelő módon használják fel.

A tevékenységek kaotikus felépítése, a műveletek ütemezésének zavara és az átgondolt cselekvési terv hiánya ahhoz a tényhez vezet, hogy az embernek nincs ideje minden szükséges dolgot elvégezni. Ennek eredményeként feszültség, idegesség, energia- és időpazarlás keletkezik, ami negatívan befolyásolja az emberek életének eredményeit.

Az időgazdálkodás célja a cselekvések és műveletek racionalizálása, valamint ezek végrehajtásának ütemezése annak érdekében, hogy céljait a lehető legteljesebb mértékben és minimális idő alatt elérje.

Az időgazdálkodás története

Már az ókorban is igyekeztek az emberek tevékenységi rendszerüket úgy felépíteni, hogy a szükséges tevékenységeket rövid időn belül elvégezzék, és egyben maximális hatást érjenek el. Az időgazdálkodásra azonban nem fordítottak kellő figyelmet, mert nem igazán volt rá szükség.

Érdekes tény: Seneca római filozófus gondolta először, hogy az idő ésszerű felhasználása növelheti az emberi termelékenységet. A történeti értelemben vett időgazdálkodás fogalma kezdetben egy filozófiai irányzathoz tartozott, majd külön kutatási területté vált, amely nemcsak elméleti, hanem gyakorlati tudásbázissal is rendelkezik.

A tudományos és technológiai fejlődés fejlődésével és a társadalomban az élet ütemének felgyorsulásával a gondolkodás új iránya jelenik meg - időgazdálkodás – az időgazdálkodás tudománya. Ennek a fogalomnak a kialakulása a 20. század második felére nyúlik vissza. (70-80), amikor a világközösség tudósai és honfitársaink is komolyan foglalkozni kezdtek ezzel a kérdéssel.

A 21. században az időgazdálkodás elméletét és gyakorlatát széles körben alkalmazzák különböző kategóriák és embercsoportok. Ide tartoznak a vállalkozások alkalmazottai, a szabadúszók, a háziasszonyok és a szabad kreativitással foglalkozó emberek, vagyis szinte mindenkinek részletesen tanulmányoznia kell az időgazdálkodás szabályait és módszereit a munkahelyi és otthoni termelékenység növelése érdekében.

Az időgazdálkodás célja és céljai

Az időgazdálkodás fő célja ennek a koncepciónak a lényege alapján az időgazdálkodás és a legpozitívabb eredmény elérése. A kitűzött célnak megfelelően az időgazdálkodás a következő feladatokat oldja meg:

1. műveletek és cselekvések fontossági sorrendbe helyezése egy személy számára;
2. a célok rangsorolása fontosság szerint;
3. a feladatok és felelősségek megosztása egy csoport vagy csapat tagjai között;
4. a műveletek végrehajtásának ütemezése, mint az időtervezés leghatékonyabb módja (lásd?);
5. a legracionálisabb viselkedési modell felépítése ideiglenes erőforrás használatakor;
6. a munka termelékenységének, és ennek következtében annak hatékonyságának és eredményességének növelése;
7. hatékonyabban felhasználható rejtett időtartalékok felkutatása.

A felsorolt ​​feladatok kibővített tevékenységi területeket képviselnek, ezért minden blokk sok kisebb részfeladatra osztható. Hogy pontosan milyenek lesznek, azt mindenki maga dönti el. A lényeg az, hogy mindegyiküknek engedelmeskednie kell a fő célnak.

E problémák megoldásával mindenki megtanulhatja, hogyan gazdálkodjon hozzáértően az idejével, és azt a lehető leghatékonyabban használja fel. Ez a tevékenység lehetővé teszi az önkontroll és elemzés elsajátítását, a különböző technikák és gyakorlatok önálló tanulmányozását, valamint a munkára és pihenésre szánt személyes idő megszervezését.

Mint minden más tudásterület, az időgazdálkodás is bizonyos szakemberek által kidolgozott és felhasználási alapként elfogadott elveken alapul. Szükséges kiemelni az alábbi időgazdálkodási elveket:

1. Tervezés

Hatékony időgazdálkodás csak akkor lehetséges, ha az egyértelműen meghatározott időszakokra van felosztva bármely művelet végrehajtására. Ugyanakkor a kényelem érdekében különféle tervezési módszereket használhat - írjon jegyzettömbbe vagy szervezőbe, a telefon vagy a számítógép speciális alkalmazásaiba. A vizuális tervezés lehetővé teszi, hogy vizuális értékelést adjon az összeállított ütemtervről, ami segít annak részletesebb elemzésében a hatékonyság érdekében.

Fontos: Vannak, akik, bár tervet készítenek a napra, nem írják le, hanem minden pontot a fejükben tartanak. Ez a tervezési módszer nem hatékony, mivel végső soron kihagyhat néhány pontot, vagy összekeverheti a terv pontjait, ami az időforrások irracionális felhasználását eredményezheti.

1. A feladatok elvégzésének nehézségének meghatározása

A terv elkészítésekor figyelembe kell venni azt a tényt, hogy egyes feladatok, műveletek összetettebbek, maximális koncentrációt vagy nagy időt igényelnek. Ezeket először és lehetőleg a nap első felében kell elvégezni, mivel ebben az időszakban az embernek több ereje van, koncentrált és sokkal magasabb a termelékenysége.

Az összetett feladatok elvégzése után már egyszerűbb, félautomata, megszokott módban végrehajtható műveletekbe is bele lehet kapcsolódni. Ha ellentétes formában építi fel az ütemtervet, azaz először könnyű dolgokat, majd nehéz dolgokat csinál, akkor nagy valószínűséggel az ember nem lesz képes kemény munkát végezni, mivel egyszerűen nem lesz ereje;

1. Az összetett folyamatok egyszerűekre bontása

Ha a tervezés során különösen összetett tételek jelennek meg, amelyek nagy mennyiségű erőforrást igényelnek, a legjobb, ha ezeket kisebb részekre osztja. Ebben az esetben egy lehetetlennek tűnő cél megvalósul, ha egy sor egyszerű részcélt elérünk;

1. Rejtett időtartalékok megtalálása

Az emberek gyakran nem veszik észre, hogy bizonyos időszakokat hatékonyabban is ki lehetne használni, ehelyett haszontalan dolgokra fordítják. A modern társadalom csapása a közösségi hálózatok és az internet, amelyekben annyi információ van (hasznos és nem annyira hasznos), hogy néha az ember nem veszi észre, hogyan tud több órát egymás után számítógépen vagy telefonon tölteni.

Ezt az időt sokkal hatékonyabban is fel lehetne használni. Azonosítania kell azokat a műveleteket, amelyek nem hatékonyak és szükségtelenek, és csökkenteni kell az ezekre fordított időt. Ehelyett kitalálhatsz magadnak olyan tevékenységeket, amelyek valóban pozitív eredményeket hoznának.

Ezenkívül hatékonyan kombinálhat két tevékenységet, ha nem zavarják egymást. Például, ha valaki sorban áll, egyszerre elolvashat egy ismeretterjesztő tudományos cikket a szakmájáról, vagy nekiláthat másnapi tervet készíteni;

1. Motiváció

A motivált személy sokkal nagyobb termelékenységgel végez tevékenységeket. A belső motiváció egyfajta kar vagy katalizátor, aminek köszönhetően nagyobb fokú kitartás, koncentráció, a végeredmény elérésére való összpontosítás nyilvánul meg (lásd).

A motiváció kifejezhető meghatározott formában, és leggyakrabban anyagi eredmény, vagyis az elvégzett munkáért kapott pénz. A motiváció érdekében végiggondolhatja, hogy a pénzt milyen juttatásokra költi majd.

Emellett a motiváció lehet pusztán érzelmi is, amikor az ember pszichológiai vagy fizikai elégedettséget kap tevékenységei eredményeként (lásd).

A hatékony időgazdálkodás bizonyos viselkedési szabályok betartását jelenti, amelyek a következők:

• használjon különféle eszközöket és technikákat az idő megtervezéséhez;
• tartsa tisztán munkahelyét, hogy ne veszítsen időt a dokumentumok keresésére;
• ne tanulmányozzon olyan információkat, amelyek nem szükségesek egy adott feladat elvégzéséhez;
• ne vesztegesse az időt a közösségi hálózatok haszontalan böngészésével;
• ne csinálj több dolgot egyszerre, koncentrálj egy dologra;
• tanuld meg visszautasítani az embereket, ha olyan munkára kérnek fel, amelyre nincs szükséged (lásd);
• határozza meg azokat az időszakokat, amelyek során a legmagasabb szellemi és fizikai aktivitással rendelkezik - ebben az időben végezzen nehéz munkát;
• Szánjon időt a kikapcsolódásra, és tanuljon meg teljesen ellazulni, ne a rohamokban és az indulásban.

Az időgazdálkodási szabályok célja a munkafolyamat megszervezésének taktikájának általános meghatározása. Használatuk szükséges ahhoz, hogy hatékonyan növeljük az ember termelékenységét, és megfogalmazzuk viselkedésének vonalát a munkafolyamat során.

Időgazdálkodási módszerek

Az időgazdálkodás egy útmutató az időgazdálkodást célzó cselekvéshez, és konkrét módszereket tartalmaz e tevékenység végrehajtására. Ezek közül a leggyakrabban használt módszerek a következők:

• A bioritmusokon alapuló munkaterv létrehozásának módja - „éjszakai bagoly” vagy „lark”. Feltételezi, hogy minden ember kétféle bioritmus egyikéhez tartozik, amelyek tevékenysége a nap különböző szakaszaiban nyilvánul meg. Úgy kell munkatervet és ütemezést kialakítani, hogy a legbonyolultabb és legidőigényesebb feladatokat a fokozott testaktivitás időszakában végezzék el.

Érdekes tény: Leonardo da Vinci nem használt hagyományos alvás-ébrenlét gyakorlatokat. Ehelyett négy órát dolgozott egyfolytában, amit 15 perces alvási szünet követett. Alvás közben a test erőre kapott, és az agyi aktivitás fokozódott.

• Első lépés módszer azon a tényen alapul, hogy egy nehéz vállalkozás elindítása mindig nehéz, de ehhez meg kell tennie az első lépést. A további előrelépés könnyebb lesz, mivel az embernek mindig nehéz elkezdeni. Ahhoz, hogy az első lépés sikeres legyen, létre kell hozni egy konkrét sablont, amely szerint hasonló műveleteket lehet végrehajtani;
• Limit módszer, segíti a döntéshozatalt bizonytalanság esetén. Ha az ember nem tudja, hogy egy adott helyzetben milyen döntést hozzon, bizonyos korlátot szab magának – például 10 perc alatt válasszon két lehetőség közül, vagy ha nem hoz döntést, tegye meg ezt a konkrét lépést;
• Komplex rögzítési módszer azt feltételezi, hogy minden feljegyzést egy jegyzetfüzetbe vagy rendszerezőbe kell készíteni, nem pedig sok szétszórt papírra. Így mindig könnyebb lesz megtalálni a keresett információt, és soha nem fog elveszni, mivel minden szükséges információhoz hozzá van kötve;
• Grafikus rögzítési módszer azt sugallja, hogy néha könnyebb és kényelmesebb az információkat diagram vagy grafikon segítségével megjeleníteni. Így érthetőbb és könnyebben megjegyezhető lesz, és sokkal kevesebb idő jut a felvételre.

Az időgazdálkodás hátrányai

Az időgazdálkodás tervezése mindig kézzelfogható eredményt ad, ugyanakkor számos hátránya is van. Ezeknek olyan pontokat kell tartalmazniuk, mint:

1. A vis maior körülmények megzavarhatják a menetrendet. De ha feladatok vannak megtervezve, akkor még meg kell őket oldani, és akkor kezdődik a szabadidő új keresése. A megállapított ütemterv megsértése idegességhez és ingerlékenységhez vezethet, és ennek eredményeként az ember jólétének romlásához vezethet;
2. A szabadidő felszabadítása azt jelenti, hogy azt új feladatok elvégzésére kell felhasználni, ezért az ember szándékosan túlterheli magát munkával. A műveletek mennyiségének növekedése és a termelékenység növekedése esetén fokozódhat a fáradtság, amely krónikussá válhat;
3. A világos menetrend jó, de úgy érezheti, hogy minden nap a Mormota napja. Az embernek minden nap sok különböző dolgot kell csinálnia, ami után minden kezdődik elölről.

TOP 5 könyv az időgazdálkodásról

1. Dolgozz kevesebbet, dolgozz többet - K. Gleason
2. Extrém időgazdálkodás - N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
3. A lépéstartás művészete – A. Lakein
4. Időhajtás. Hogyan legyen ideje élni és dolgozni - G. Arkhangelsky
5. Szoros időgazdálkodás. Vegye át az irányítást az élete felett – Dan S. Kennedy