Pravila obnašanja v družbi, ki jih je določila država. Kaj je vedenje: koncept, vrste

Dnevnik poslovnih transakcij Ne glede na vrsto in način oblikovanja so vse poslovne transakcije brez izjeme vsebovane v dnevniku poslovnih transakcij, ki je priročno orodje za pregledovanje, urejanje in izpis le-teh. Odpreti revijo

1.2. Napake pri dokumentiranju poslovnih transakcij V skladu z 2. odst. 9 zakona o računovodstvu se lahko primarne knjigovodske listine sprejmejo v računovodstvo, če so sestavljene v obliki, ki je v albumih enotnih primarnih računovodskih obrazcev.

1.3. Napake, ki nastanejo pri prikazovanju poslovnih transakcij v računovodskih registrih Računovodski registri so namenjeni sistematizaciji in zbiranju informacij o poslovanju podjetja. Podatki, ki se odražajo v primarnih računovodskih dokumentih

4.4. Postopek ugotavljanja in odpravljanja napak, ugotovljenih pri prikazu transakcij za prikaz poslovnih transakcij za obračunavanje finančnih naložb Pri preverjanju pravilnosti prikazovanja transakcij za obračunavanje finančnih naložb je priporočljivo preveriti, ali

Začetna faza računovodstva je dokumentiranje vseh poslovnih transakcij s sestavo primarnih knjigovodskih listin. Mala podjetja za dokumentiranje poslovnih transakcij uporabljajo obrazce v albumih poenotenih oblik primarne računovodske dokumentacije, oddelčne obrazce, pa tudi neodvisno razvite obrazce, ki vsebujejo ustrezne obvezne podrobnosti, ki jih določa zvezni zakon o računovodstvu. Oblika takega dokumenta mora biti odobrena v odredbi o računovodskih usmeritvah. Evidence o opravljenih poslovnih transakcijah se vodijo v knjigovodskih registrih izključno dokumentarno.

Dokumentacija v računovodstvu se uporablja kot metoda primarne registracije in pravne registracije opazovanih predmetov, tj. način začetnega odražanja vpliva fait accompli gospodarsko življenje o stanju predmetov računovodskega nadzora. Na tej stopnji računovodskega dela, ki predstavlja začetno stopnjo sistemskega zaznavanja in evidentiranja posameznih transakcij (dejstev), morajo biti podatki v primarnih dokumentih zanesljivo prikazani in dokazljivi. Knjigovodska listina mora biti sestavljena ob sklenitvi posla, če to ni mogoče, pa mora biti sestavljena takoj po zaključku posla.

Dokumenti se med seboj razlikujejo tako po obliki kot po kazalnikih, ki določajo vsebino v njih evidentiranih transakcij. Glavni kazalci dokumentov, ki označujejo bistvo operacij, se imenujejo podrobnosti.

Podrobnosti so informacijski element, ki nosi samostojno vsebinsko obremenitev (vrsta gradiva, merska enota itd.). Podrobnosti delimo na kvalitativne podrobnosti (značilnosti) in vsebino (indikatorje). Kvalitativni (znaki) podrobnosti prikazujejo računovodske predmete (ime materiala itd.); podrobnosti vsebine - značilnosti obračunskega predmeta (razred, standardna velikost materiala itd.).

Pri združevanju knjigovodskih listin po namenu jih delimo na distribucijske, izvršilne (razbremenilne), knjigovodske listine in kombinirane.

Izvršilni dokumenti so dokumenti, ki vsebujejo odredbo ali navodilo za izvedbo katere koli poslovne transakcije. Sem spadajo različna naročila in pisna navodila vodje organizacije in vodij strukturnih oddelkov, pooblastila za prejem materialnih sredstev za organizacijo, čeki za prejem denarja od banke itd. Upravne listine služijo kot podlaga za opravljanje določenega poslovnega dejanja in ne vsebujejo potrditve dejstev o poslovnih transakcijah.

Izvršilne (razbremenilne) listine potrjujejo storjeno dejstvo. Takšni dokumenti vključujejo potrdila o prejemu blaga v skladišču, dobavnice, različna potrdila o prejemu dragocenosti itd. Izvršilne listine se sestavijo ob transakciji in so osnova knjigovodskih evidenc.

Knjigovodske listine nimajo samostojnega pomena. Sestavljeni so na podlagi upravnih in izvršilnih (razbremenilnih) listin in so tehnično sredstvo za sistematizacijo računovodskih evidenc.

Knjigovodske listine so tudi listine, ki jih sestavi računovodja za pripravo in poenostavitev knjigovodskih evidenc za nadaljnjo uporabo v računovodskem procesu (obračuni, obračuni ipd.). Takšni dokumenti se uporabljajo samo v računovodstvu te organizacije. Vsebina in oblike teh dokumentov so odvisne od tehničnih sredstev, ki se uporabljajo pri računovodskem delu, bistva in seznama kazalnikov sintetičnega in analitičnega računovodstva.

Kombinirani dokumenti so tisti, ki združujejo značilnosti več vrst dokumentov - na primer značilnosti upravnih dokumentov za opravljanje poslovnih transakcij in izvršilnih dokumentov, ki potrjujejo dejstvo operacije, na primer zahteve za sprostitev materiala iz skladišča, delovni nalog. Blagajniški nalog je hkrati upravni, izvršilni in knjigovodski dokument. Uporaba kombiniranih listin je v računovodski praksi zelo pogosta.

Pri združevanju računovodskih dokumentov glede na obseg odraženih poslovnih transakcij (vrstni red oblikovanja) se razlikujejo med primarnimi in povzetki dokumentov.

Primarni dokumenti so tisti, ki dokumentirajo dejstva gospodarskega življenja v času njihovega nastanka. Ti dokumenti so na samem začetku tehnološko verigo računovodski proces. Tvorijo osnovo primarnega računovodstva, ker se dejstvo gospodarskega življenja zabeleži v primarni listini s predhodnim opazovanjem in merjenjem. Primarne vključujejo večina knjigovodske listine, ki dokumentirajo poslovne transakcije (na primer vhodni in odhodni blagajniški nalogi, prejemni akti, računi itd.).

Prečiščene listine beležijo podatke o dejstvih gospodarskega življenja iz več primarnih listin. Uporaba konsolidiranih dokumentov je povezana s potrebo po povzemanju podatkov iz primarnih dokumentov in pridobitvi agregiranih kazalnikov ali pridobitvi dodatnih informacij o poslovnih transakcijah, ki se evidentirajo, in jih odražajo v računovodstvu v ustreznih razdelkih. Primer zbirnega dokumenta so lahko blagajniška poročila (blagajniška poročila), ki povzemajo podatke o vhodnih in izhodnih blagajniških nalogih ter njim priloženih dokumentih; poročila o blagu, sestavljena na podlagi primarnih dokumentov o prejemu in izdatku materialnih sredstev itd.

Glede na način uporabe delimo dokumente na enkratne in kumulativne.

Enkratni dokumenti so tisti, ki se uporabljajo samo za enkratno registracijo in odraz poslovnih transakcij: denarni prejemki in izdatki, zahteve za sprostitev materiala iz skladišča. (Priloga 1)

Kumulativni dokumenti so dokumenti, ki se uporabljajo za večkratno registracijo in odraz homogenih poslovnih transakcij v določenem časovnem obdobju (za teden, desetletje, mesec): limitne kartice; kartice z mejnimi potrdili, ki se uporabljajo za formalizacijo oddaje materiala iz skladišča istemu prejemniku - delavnica, proizvodna lokacija; dvotedenska proizvodna poročila ipd. Uporaba kumulativnih dokumentov prispeva k občutnemu zmanjšanju dokumentacije.

Glede na kraj priprave delimo dokumente na zunanje in notranje.

Dokumenti, ki so sestavljeni zunaj meja organizacije, se štejejo za zunanje, tj. dokumenti, prejeti od drugih organizacij: računi - plačilni zahtevki dobaviteljev; bančni izpiski za TRR in devizne račune; sodni sklepi o izvršbi itd.

Interni dokumenti so dokumenti, ki se ne glede na njihov namen sestavljajo znotraj določene organizacije.

Za računovodstvo so sprejeti le pravilno izdelani dokumenti (enotni ali razviti znotraj organizacije).

Enotni so na predpisan način potrjeni tipski dokumenti, ki so namenjeni evidentiranju istoimenskih (homogenih) poslov v vseh poslovnih subjektih: prejemni in izdatki nalogi, akontacije, računi – zahtevki za plačilo ipd. So obvezni za uporabo za vse. organizacij, ne glede na njihovo lastninsko obliko in vrsto dejavnosti organizacij.

Poenotenje oblik primarne knjigovodske dokumentacije je velikega pomena za izboljšanje organiziranosti računovodstva, saj vzpostavlja in utrjuje enotne zahteve dokumentiranju gospodarskih dejavnosti organizacij. Enotne oblike primarne računovodske dokumentacije se lahko sestavijo na papirju ali računalniškem mediju. Vlada Ruske federacije je s sklepom z dne 8. julija 1997 št. 835 "O primarnih računovodskih dokumentih" Državnemu statističnemu odboru Ruske federacije zaupala naloge razvoja, odobritve in distribucije albumov enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije. in njihove elektronske različice. Dokumenti, sestavljeni z avtomatsko metodo, zahtevajo posebno potrditev prejetih podatkov, ki se doseže s tiskanjem kopij dokumentov na papirju in podpisovanjem uradnih podpisov, predvidenih v ustreznih obrazcih dokumentov. Pravno dokazilo dokumenta, ki se hrani, obdeluje in prenaša z uporabo avtomatiziranih informacijsko-telekomunikacijskih sistemov, se lahko potrdi tudi z elektronskim digitalnim (kodnim) podpisom po veljavnem postopku. V vseh drugih primerih, ko dokumenti, katerih oblika ni predstavljena v albumih poenotenih obrazcev, pridobijo pravne pravne dokaze ob prisotnosti obveznih podrobnosti, ki jih določa zvezni zakon "o računovodstvu".

Pri dokumentiranju poslovnih transakcij morajo biti listine sestavljene kakovostno in vsebovati zanesljive podatke o obsegu in časovnem okviru poslovnih transakcij. Za točnost podatkov odgovarjajo uradne osebe, ki so dokument podpisale.

Dokumenti morajo biti izpolnjeni jasno, jasno, s črnilom ali s tehničnimi sredstvi. Ne dovoljujejo brisanja ali nepooblaščenih načinov popravljanja zapisanih podatkov. Napake v dokumentih se popravijo tako, da se napačno besedilo ali številka prečrta z eno vrstico, tako da se lahko preberejo popravljeni podatki in zgoraj zapisani pravilni podatki. Popravek napake mora biti podpisan in s podpisom potrjen z navedbo datuma popravka. V številnih dokumentih (bančni, gotovinski) popravki niso dovoljeni. Njihovo registracijo ureja postopek za opravljanje gotovinskih transakcij v Ruski federaciji. odobrila Centralna banka Ruske federacije (CBRF). Tako je v računovodskih dokumentih za prejem in izdajo denarja znesek naveden ne le s številkami, ampak tudi z besedami, vnos pa se začne z velika začetnica da bi se izognili popisom. Ta postopek velja tudi za knjigovodske listine za sprostitev materialnih sredstev.

Poseben nadzor je vzpostavljen nad izdajo nekaterih knjigovodskih listin z izpolnjevanjem talonov čekov, potrdil o naročilu in izdajanjem kopij listin. Ta nadzor se izvaja z namenom preprečevanja nepravilnih in nezakonitih poslov ter po možnosti poneverb, tatvin in drugih zlorab uradnih oseb.

Da bi zagotovili, da istih dokumentov ni mogoče uporabiti dvakrat, so nekateri od njih predmet preklica, na primer blagajniški nalogi, pooblastila itd. Preklic se izvede z žigom ali napisom "Prejeto" ali "Plačano", ki označuje datum. Žig »Poplačano« preneha veljati vsem bančnim dokumentom, kakor tudi knjigovodskim listinam v zvezi z obračunom in izplačilom plač.

Računovodske listine, sestavljene na predpisan način, se prenesejo v računovodski oddelek za nadaljnjo obdelavo in odraz v računovodstvu opravljenih transakcij. Po uporabi se dokumenti prenesejo v hrambo v arhiv.

Proces gibanja knjigovodskih dokumentov od trenutka njihovega izpisa (sestava, nastanek), operativne uporabe, računovodske obdelave, evidentiranja v računovodskih registrih in do odlaganja v arhiv za shranjevanje se imenuje pretok dokumentov.

Organizacija pretoka dokumentov vključuje razvoj shem in urnikov za pretok računovodskih dokumentov. Urniki določajo seznam dokumentov, ki navaja, kdo katere dokumente sestavlja, komu in kam jih posreduje v nadzor, obdelavo in združevanje.

knjigovodska listina - To je pisno potrdilo, ki potrjuje dejstvo poslovnih transakcij, pravico do njihovega izvajanja ali ugotavlja finančno odgovornost zaposlenih za vrednosti, ki so jim zaupane. Poslovne transakcije se odražajo na papirju in strojno berljivih medijih (luknjane kartice, luknjani trakovi, magnetni trakovi itd.). Dokument je torej vsak nosilec informacije, s pomočjo katerega se opravi začetna registracija poslovnih transakcij.

Knjigovodske listine dokumentirajo vse poslovne transakcije v zaporedju, v katerem so bile opravljene. S tem je zagotovljeno kontinuirano, kontinuirano obračunavanje vseh obračunskih predmetov; pravno utemeljitev knjigovodskih knjižb, opravljenih na podlagi listin, ki imajo dokazno vrednost; uporaba dokumentov za tekoči nadzor in operativno vodenje gospodarskih dejavnosti organizacij; nadzor nad varnostjo premoženja, saj dokumenti potrjujejo finančno odgovornost zaposlenih za dragocenosti, ki so jim zaupane; krepitev pravne države, saj so dokumenti glavni vir informacij za naknadno spremljanje pravilnosti, ustreznosti in zakonitosti vsakega poslovnega posla pri dokumentarnih revizijah.

Obrazci in podrobnosti dokumentov. Oblika dokumenta je določena z naborom indikatorjev (podrobnosti) in njihovo lokacijo v dokumentih. Ime indikatorjev in njihovo število v dokumentih sta odvisna predvsem od vsebine poslovne transakcije, ki se odraža. Nekatere podrobnosti so osnovne (obvezne) za vsak dokument. Določajo vsebino odraženih transakcij in dajejo dokumentu dokazno vrednost. Takšne podrobnosti vključujejo ime dokumenta, datum priprave; ime organizacije, v imenu katere je bil dokument sestavljen; vsebina poslovnega posla; kazalniki poslovanja (v fizičnem in denarnem smislu); imena delovnih mest oseb, odgovornih za izvedbo poslovnega posla in pravilnost njegove izvedbe; osebni podpisi teh oseb. Seznam položajev oseb, ki imajo pravico do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov, odobri vodja organizacije v soglasju z glavnim računovodjo.

Glede na naravo operacije in tehnologijo obdelave podatkov so lahko v primarni dokumenti vključeni dodatni podatki.

Primarne listine morajo biti sestavljene v času transakcije, če to ni mogoče, pa takoj po zaključku transakcije.

Odgovornost za pravočasno in kakovostno izdelavo dokumentov, njihov prenos v določenem roku za razmislek v računovodstvu in zanesljivost podatkov v dokumentih je na osebah, ki so te dokumente ustvarile in podpisale.

Pravočasno in zanesljivo ustvarjanje primarnih dokumentov, njihov prenos v določenem vrstnem redu in pogoji za odraz v računovodstvu se izvajajo v skladu s časovnim načrtom pretoka dokumentov, ki ga odobri organizacija.

Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v obliki, ki je v albumih enotnih (standardnih) obrazcev primarne računovodske dokumentacije.

Od 1. januarja 1999 organizacije uporabljajo obrazce primarnih računovodskih dokumentov, ki jih vsebuje Album novih poenotenih oblik primarne računovodske dokumentacije, odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 30. oktobra 1997 št. 71a.

Enotne oblike primarnih dokumentov je treba uporabljati v organizaciji brez sprememb. Obrazce primarnih dokumentov, ki niso predvideni v albumih enotnih primarnih dokumentov, organizacija razvije neodvisno. Vsebovati pa morajo vse zahtevane podatke.

Skupaj z združevanjem pomembno ima standardizacijo dokumentov, tj. določitev enakih standardnih velikosti za standardne oblike dokumentov.

Postopek za pripravo in obdelavo dokumentov. Dokumenti morajo biti sestavljeni na predpisanem obrazcu z vsemi izpolnjenimi podatki. Če nekatere podrobnosti niso izpolnjene, potem prosti prostor prečrtano.

Vpisi v dokumente se izvajajo s črnilom, s kemičnim svinčnikom ali na pisalnih in računskih strojih. V denarnih dokumentih je znesek naveden s številkami in besedami. Dokumenti morajo biti pripravljeni lično, besedilo in številke morajo biti napisani jasno in čitljivo. Če je v besedilu ali številkah napaka, jo je treba prečrtati (da se prečrtano prebere) in zgoraj zapisati pravilno besedilo ali znesek. Nato se pravilno besedilo ali znesek ponovi na robu dokumenta in potrdi s podpisom osebe, ki sestavlja dokument. Besedilo klavzule je naslednje:

Napisano za popravo napake................................................. ....... ......... verjemi

(novo besedilo ali znesek)

Datum Podpis

V nekaterih dokumentih, na primer v blagajniških prejemkih in izdatkih, popravki niso dovoljeni.

Dokumente, ki jih prejme računovodstvo, je treba preveriti. Najprej preverijo obrazec, med katerim ugotovijo potrebno število izpolnjenih podatkov, prisotnost in pravilnost podpisov, jasnost in čitljivost izpolnjevanja dokumenta. Nato se izvede aritmetično preverjanje, da se ugotovi pravilnost izračunov v dokumentu. Po tem se dokumenti preverijo glede na njihovo vsebino, ugotovi se zakonitost in smotrnost poslovnih transakcij.

Dokumenti, ki jih računovodstvo preveri in sprejme, so predmet računovodske obdelave, ki vključuje njihovo cenitev, grupiranje in označevanje (asignacija).

Cena (davek) dokumentov je denarna vrednost materialnih sredstev, navedenih v dokumentu.

Združevanje v skupine - To je izbiranje homogenih dokumentov v svežnje, kar omogoča beleženje s splošnimi rezultati. Na podlagi skupin primarnih dokumentov se pogosto sestavljajo zbirni dokumenti.

Označevanje (pripis na račun) - To je določitev in evidentiranje ustreznih računov za vsako poslovno transakcijo, ki se odraža v dokumentih.

Po označevanju se podatki iz listin o poslovnem prometu evidentirajo na sintetičnih in analitičnih kontih, uporabljene listine pa se arhivirajo. Imenuje se pot, ki jo prehodijo dokumenti od trenutka, ko so izločeni, do trenutka, ko so odloženi v arhiv dokumentpromet.

Pred oddajo dokumentov v arhiv jih je treba ustrezno pripraviti: homogene primarne dokumente oblikujemo v datoteke, ki običajno vsebujejo do 250 listov, debeline največ 4 cm.

Pri oblikovanju datotek je treba upoštevati naslednje pogoje: dokumenti trajne in začasne hrambe so ločeno združeni v datoteke; originali so ločeni od kopij, letni načrti in poročila pa od četrtletnih in mesečnih; En izvod vsakega dokumenta mora biti vključen v spis.

Vsak dokument, vložen v datoteko, mora biti sestavljen v skladu z zahtevami državnih standardov in drugih predpisov.

Dokumenti istega obdobja so združeni v zadevo - mesec, četrtletje, koledarsko leto - razen prenosljivih zadev (na primer osebne datoteke, ki niso zaprte ob koncu koledarskega leta). Če so v spisu dokumenti za več mesecev, se dokumenti mesečno ločijo z listi papirja z navedbo meseca.

Priloge k dokumentom so ne glede na datum njihove potrditve ali priprave priložene dokumentom, na katere se nanašajo.

Obstajajo določena pravila za združevanje primerov po vrsti in kronologiji. Listine, predpisi, navodila, potrjena z upravnimi dokumenti, so njihove priloge in so združeni skupaj z navedenimi dokumenti; naročila za temeljne dejavnosti so združena ločeno od naročil za kadre; originalni izvodi naročil za glavne dejavnosti so sistematizirani in vloženi v mape s prilogami po vrstnem redu njihovih številk. Dokumenti za naloge za osnovno dejavnost so združeni in arhivirani ločeno.

Naročila po osebje so razvrščeni v datoteke v skladu z določenimi roki hrambe. Dokumenti, ki so podlaga za izdajo odredbe o osebju, se vložijo v osebne mape zaposlenih ali tvorijo samostojno datoteko prilog teh odredb.

Planski in poročevalski dokumenti se hranijo v datotekah leta, na katerega se po vsebini nanašajo, ne glede na čas njihove priprave ali datum prejema.

Na primer, poročilo iz leta 2002, napisano v letu 2003, je treba dodeliti letu 2002.

Dokumenti v poročilih morajo biti postavljeni v določenem zaporedju. Na primer, dokumenti v poročilu o finančnih dejavnostih organizacije, ki ga sestavljajo bilanca stanja, pojasnilo in priloge k njej, so razvrščeni v naslednjem vrstnem redu: pojasnilo k poročilu, bilanca stanja in nato priloge.

Osebni računi zaposlenih v organizaciji za plače so združeni v samostojne datoteke in se v njih nahajajo po abecednem vrstnem redu priimkov. Zapisniki sej sveta delovnega kolektiva ali sestankov delničarjev organizacije so razvrščeni po kronologiji in številčnem vrstnem redu. Dokumenti, pripravljeni za seje, so uvrščeni po zapisniku v zaporedju obravnave vprašanj.

Korespondenca je razvrščena po koledarsko leto in je sistematiziran po kronološkem vrstnem redu: odgovorni dokument je postavljen za dokumentom zahteve. Pregledi, beležke, akti, potrdila in drugi dokumenti, ki odražajo glavno vsebino dejavnosti podjetja, so združeni v eno datoteko, če se nanašajo na isto vprašanje.

Mape z dokumenti so vezane. Na naslovni strani je navedeno ime organizacije, ime in serijo

številka v spisu od začetka leta, poročevalsko obdobje (leto, mesec), številka izpiska, skupno število listov v spisu, rok hrambe spisa.

Roki hrambe posameznih primarnih dokumentov, izkazov, poročil in drugega gradiva so določeni s Seznamom standardnih dokumentov, ki nastajajo pri dejavnostih podjetja, z navedbo rokov hrambe gradiva, ki ga odobri Glavna arhivska uprava pri Svetu ministrov Republike Slovenije. ZSSR 15. avgusta 1988, ob upoštevanju sprememb sklepa Državne davčne službe Rusije in Rosarhiva iz "O spremembi rokov shranjevanja računovodskih dokumentov" 27.06.96.

Dokumenti z rokom hrambe 1 leto v skladu s tem seznamom vključujejo potrdila stanj za medsebojne obračune; za dokumente z rokom trajanja 3 leta - četrtletne bilance stanja in poročila organizacij s pojasnili, zapisniki sej komisij za obravnavo in potrditev četrtletnih bilanc stanja in poročil, pomožne knjige in kartoteke sistemskega in nesistemskega računovodstva , kontrolne knjige, dnevniki in izkazi, šahovski dnevniki, blagajniške knjige, knjige in kartoteke odgovornih oseb, prometni in zbirni izpiski na kontih analitične in sintetične bilance stanja, denarni izvorni dokumenti in številni drugi dokumenti; za dokumente z rokom uporabnosti 5 let - Splošne knjige in dnevniki ter akti dokumentarnih revizij finančnih in gospodarskih dejavnosti organizacij ter gradiva zanje; za dokumente z rokom trajanja 10 let - letne bilance stanja in poročila organizacij s pojasnili, prenosne in ločitvene bilance stanja, likvidacijske bilance stanja s prilogami in pojasnili, zapisniki sej komisij za obravnavo in potrditev letnih bilanc stanja. in poročila, popisi, izjave o ujemanju, zapisniki sestankov inventarne komisije za pregled izjav o ujemanju in drugo gradivo o popisu zgradb in objektov, knjige in kartoteke o računovodstvu zgradb in objektov. Potni listi zgradb, objektov in opreme se hranijo, dokler se navedene vrednosti ne odpišejo iz bilance stanja. Osebne račune delavcev in uslužbencev je treba voditi (75 - B) let, kjer je B starost oseb ob prenehanju osebnega računa. Če osebnih računov ni, je treba plačne liste hraniti 75 let. Po prenehanju dejavnosti organizacije se dokumenti, povezani z obračunom in izplačilom plač zaposlenim, obvezno predložijo državnemu arhivu.

Zaseg primarnih dokumentov organizacija je dovoljena samo preiskovalnim organom, predpreiskovalnim organom in tožilstvu, sodiščem, davčnim inšpektoratom in davčni policiji na podlagi njihovih

resolucije v skladu z veljavno zakonodajo Ruske federacije. Zaseg dokumentov se dokumentira v protokolu, katerega kopija se proti prejemu izroči vodji organizacije ali glavnemu računovodji.

Z dovoljenjem in v navzočnosti predstavnikov organov, ki izvajajo zaseg dokumentov, lahko glavni računovodja ali drug uradnik naredi kopije zaseženih dokumentov z navedbo podlage in datuma zasega.

V primeru izgube ali uničenja primarnih dokumentov vodja organizacije imenuje komisijo za preiskavo vzrokov njihovega izginotja ali smrti. Rezultati dela komisije so dokumentirani v aktu, ki ga odobri vodja podjetja.

Dokumentiranje poslovnih transakcij in priporočila za prepoznavanje ponarejenih listin

Vse poslovne transakcije, ki jih izvaja samostojni podjetnik, so dokumentirane z dokazili. Davčno računovodstvo, ki ga morajo voditi vsi podjetniki, temelji tudi na primarnih dokumentih, le razvrščenih v skladu z zahtevami davčnega zakonika Ruske federacije.

Dokument je materialni predmet z informacijami, zavarovanimi na umetni način za prenos v času in prostoru, na podlagi katerih se vodi računovodstvo in davčno računovodstvo. Vse poslovne transakcije morajo biti dokumentirane v vrstnem redu, v katerem so bile izvedene. S tem je zagotovljeno neprekinjeno kontinuirano obračunavanje vseh obračunskih predmetov; pravno utemeljitev knjigovodskih knjižb, opravljenih na podlagi listin, ki imajo dokazno vrednost; uporaba dokumentov za tekoči nadzor in operativno vodenje gospodarske dejavnosti; nadzor nad varnostjo premoženja, saj dokumenti potrjujejo finančno odgovornost zaposlenih za dragocenosti, ki so jim zaupane; krepitev pravne države, saj so dokumenti glavni vir informacij za naknadno spremljanje pravilnosti, ustreznosti in zakonitosti vsakega poslovnega posla pri dokumentarnih pregledih, tudi tistih, ki jih izvajajo davčni organi. Glede na metode beleženja informacij GOST R 51141 - 98 "Pisarniško delo in arhiviranje", odobren z Resolucijo Državnega standarda Ruske federacije št. 28 z dne 27. februarja 1998, razlikuje naslednje vrste dokumentov. :

1. »Slikovni dokument« je dokument, ki vsebuje podatke, izražene s podobo predmeta;
2. »Fotodokument« je vizualni dokument, ustvarjen s fotografijo;
3. "Besedilni dokument" - dokument, ki vsebuje govorne informacije, posnete s kakršno koli pisavo ali katerim koli sistemom za snemanje zvoka;
4. "Pisani dokument" - besedilni dokument, katerega podatki so zabeleženi s katero koli vrsto pisma;
5. "Rokopisni dokument" je pisni dokument, pri izdelavi katerega se pisni znaki uporabljajo ročno;
6. "Tipkani dokument" je pisni dokument, pri ustvarjanju katerega se uporabljajo pisni znaki tehnična sredstva;
7. "Dokument na računalniškem mediju" je dokument, ustvarjen z uporabo medijev in snemalnih metod, ki zagotavljajo obdelavo njegovih informacij z elektronsko računalniško tehnologijo.

V skladu z zahtevami veljavne zakonodaje obstaja vrsta dokumentov, ki jih mora imeti vsak podjetnik. Seznam takih dokumentov ponujamo v tabeli 1.

Tabela 1.

Seznam potrebnih dokumentov za katero koli vrsto podjetniško dejavnost.

Ne smemo pozabiti, da so primarni računovodski dokumenti sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v skladu z obrazcem, ki ga vsebujejo albumi enotnih (standardnih) obrazcev primarne računovodske dokumentacije. Oblika dokumenta je določena z naborom indikatorjev (podrobnosti) in njihovo lokacijo v dokumentih, tj. vzpostavljanje enotnosti v sestavi in ​​oblikah dokumentov, ki nastajajo pri opravljanju podobnih nalog in funkcij.

Samostojni podjetniki morajo uporabljati obrazce primarnih računovodskih dokumentov, ki jih vsebuje Album enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije, odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 30. oktobra 1997 št. 71a. (s spremembami 21. januarja 2003). Kot primer navajamo nekaj tipskih oblik primarne knjigovodske dokumentacije, ki naj bi jih uporabljal podjetnik v tabeli 2.

Tabela 2.

Standardni obrazci primarne dokumentacije

Standardne obrazce lahko kupite v trgovini ali natisnete v računalniku iz katerega koli računovodskega programa. V slednjem primeru lahko izberete obliko, ki je za podjetnika najprimernejša. Tukaj ni strogih omejitev. Prav tako je dovoljeno v standardne obrazce dodatno vključiti na primer naslov in telefonsko številko podjetnika. Glavni pogoj je, da se ohranijo vsi podatki, ki jih je posredoval državni statistični odbor Rusije. Izjema so dokumenti za evidentiranje blagajniškega prometa in bančnega poslovanja - teh obrazcev ni mogoče spreminjati.

Če se poenoteni obrazci primarnih dokumentov uporabljajo brez sprememb, ste lahko prepričani, da bodo med vsako revizijo ti pravilno izdelani dokumenti imeli dokazno vrednost. Če se dokumenti, katerih oblika ni predvidena v albumih enotnih primarnih dokumentov, občasno uporabljajo za prikaz dejstev o finančnih in gospodarskih dejavnostih s strani podjetnika, mora podjetnik "legalizirati" te oblike primarnih računovodskih dokumentov z odobritvijo jih v odredbi o računovodskih usmeritvah.

Obrazce primarnih dokumentov, ki niso predvideni v albumih enotnih primarnih dokumentov, mora samostojno razviti samostojni podjetnik posameznik ob upoštevanju posebnosti dejavnosti, ki se opravlja. Zelo pogosto se podjetniki pritožujejo, da davčni inšpektor pri davčnem nadzoru ne upošteva nekaterih dokumentov. To praviloma pomeni, da na dokumentu ni datuma, podpisi niso dešifrirani, ni merske enote itd.

Da nihče ne dvomi o kakovosti predloženega dokumenta, sestavljenega v poljubni, netipografski obliki (na listu papirja v kvadratu!), mora dokument vsebovati naslednje obvezne kazalnike: ime dokumenta, datum priprave; priimek, ime, patronim podjetnika, v imenu katerega je bil dokument sestavljen; vsebina poslovnega posla; kazalniki poslovanja (v fizičnem in denarnem smislu); imena delovnih mest oseb, odgovornih za izvedbo poslovnega posla in pravilnost njegove izvedbe, osebni podpisi teh oseb. Vse zgoraj navedene podrobnosti so navedene v 9. členu zakona št. 129-FZ z dne 21. novembra 1996. "O računovodstvu", ki ne vsebuje zahteve po dešifriranju osebnega podpisa. Vendar, kot kaže poslovna praksa, je treba osebne podpise posameznikov dešifrirati. Po našem mnenju pogoj »Podpis« vključuje osebni podpis in njegovo dekodiranje (začetnice, priimek), kar potrjuje 13. člen Odloka št. 34n Ministrstva za finance Rusije z dne 29. julija 1998.

Samostojni podjetniki morajo biti pozorni na pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 04.05.2004 N 04-03-1/54 "O zahtevah za izpolnjevanje podatkov o računu", ki navaja, da računi, izdani po 1. marcu 2004 , v katerih ni prepisov podpisov poslovodja in glavnega računovodje, se šteje, da so bili izdani v nasprotju z izpolnjevanjem zahtevanih podatkov, zneskov DDV, izdanih na teh računih, pa ni mogoče sprejeti v odbitek na podlagi 2. odstavek 169. člena Davčnega zakonika Ruske federacije. Obstaja GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za pripravo dokumentov", sprejet z Resolucijo Državnega standarda Rusije z dne 03.03.2003 N 65-st, ki vključuje tako osebni podpis in njegovo dekodiranje.

Posebno pomembno je dešifriranje podpisov v sklenjenih pogodbah. Upoštevajte, da se v civilnem pravu uporablja ožji pojem - "lastnoročni podpis", medtem ko se v računovodski zakonodaji uporablja širši pojem - "osebni podpis". Osebni podpis odgovarja na vprašanje - čigav podpis je bil oddan. V tem primeru je osebni podpis lahko: lastnoročen, faks ali digitalni.

Lastnoročni podpis pomeni, da ga je oseba lastnoročno podpisala. Pravica do opravljanja določenih poslovnih transakcij je običajno vključena v delovne obveznosti določeni uradniki, ki so vstopili v pogodba o zaposlitvi s samostojnim podjetnikom posameznikom. Zato navedba pozicije služi kontroli zakonitosti transakcije. V prepisu podpisa sta najprej začetnici, nato pa priimek: A. S. Safin. Prepis podpisa ne sme biti v poševnem ali oklepaju. Dokumentov ni dovoljeno podpisovati s predlogom »za« ali s poševnico pred nazivom delovnega mesta. Popravke je treba narediti ročno ali tipkano, na primer: "vd", "namestnik".

Drastične spremembe zadnja leta v političnem, gospodarskem in socialne sfere naši družbi so privedle do zaostrovanja kriminalnih razmer in posledično do kaznivih dejanj, povezanih s ponarejanjem listin. Očitno mora vsak samostojni podjetnik poznati glavne znake ponarejenih dokumentov, da bi se izognil napakam pri ugotavljanju njihove pristnosti in sprejemanju v računovodstvo. Če samostojni podjetnik sprejme ponarejene dokumente za davčno registracijo, lahko to povzroči nepredvidljive posledice.

Glavni znaki ponarejanja dokumentov so naslednji.

a) neskladje med obliko, barvo obrazca in njegovimi podrobnostmi. Preverjanje takega dokumenta se mora začeti z ugotovitvijo namena dokumenta, razjasnitvijo verodostojnosti obrazcev in glavnega besedila v njih ter drugih razpoložljivih podrobnosti - opomb, podpisov, odtisov pečatov, žigov itd.

b) nedoslednost vsebine, pravopisne napake, napake pri navedbi priimkov oseb, nestandardna pisava, uporaba neuporabnih obrazcev, pečatov, pomanjkanje TIN, navedba neustrezne organizacijske in pravne oblike organizacije itd. .

c) dokument vsebuje sledi mehanskega vpliva. Na primer, brisanje je mehansko odstranjevanje potez, da se spremeni izvirna vsebina dokumenta. Znaki izbrisa so: motnje v strukturi vrhnje plasti papirja, posledično ta postane bolj hrapav, kar se pokaže pri pregledu dokumenta proti svetlobi. V poševni svetlobi se pojavijo naborana vlakna. Papir postane tanjši in je videti bolj prozoren, ko ga postavite na svetlobo. Pri brisanju se pogosto poškodujejo poteze linije, zaščitna mreža in bližnji pisni znaki. Hkrati ostaja relief izbrisanega besedila, ki se kaže v obliki izboklin z hrbtna stran list. Novo napisane črke in številke imajo neenakomerne robove potez, ki nastanejo zaradi povečane vpojnosti hrapavega papirja. Poskusi zgladiti poškodovane predele pustijo večji sijaj na papirju in črte globokih črt.

Jedkanje besedil dokumentov je odstranjevanje zapisov ali njihovih delov z beljenjem barve črte s kemičnimi reagenti (kisline, alkalije, oksidanti). Znaki jedkanja se kažejo v kršitvi velikosti papirja, motnosti ali spremembi barve papirja na območjih jedkanja. Papir na teh mestih pogosto dobi rumenkast odtenek; nastanejo razpoke, razbarvanje ali spremembe na posnetkih, narejenih na območju, izpostavljenem jedkani snovi; prisotnost ostankov slabo vidnih potez izvirnega besedila, vnosov različnih barv, razlik v luminescenci jedkanega območja in preostale površine dokumenta. Znake jedkanja zaznavamo z električno svetilko, povečevalnim steklom, proti svetlobi, z medicinsko ultravijolično svetilko itd.

Pranje je metoda ponarejanja, ki vključuje odstranjevanje potez s površine dokumenta z uporabo različnih topil. Na primer podrobnosti o dokumentih (bančni podatki, žig, pravni naslov dobavitelj, samo besedilo dokumenta ipd.), izdelano z laserskim ali brizgalnim tiskalnikom, so tako ponarejene. Tekočino s topilom kapljajo ali nanesejo na del dokumenta, ki ga zanima, počakajo, da se posuši, in nato z dokumenta odpihnejo prašek kartuše. Nato glede na nalogo uporabijo dodatke, vstavke itd. potrebne podatke.

S skrbnim preučevanjem dokumenta lahko vedno prepoznate sledi dodatkov ali vnosov namesto izbrisanega besedila. Dodatek je sestavljen iz spreminjanja izvirne vsebine dokumenta z dodajanjem novih črk, številk, besed in njihovih kombinacij na prazna mesta. Znaki dopisa so: razlike v barvi in ​​odtenkih potez, prvotni in novi zapisi, postavitev posameznih zapisov v besedilu, širina potez in zahtevnost pisave, s katero so primerjani zapisi; stisnjeni ali povečani presledki med črkami, besedami, vrsticami; prisotnost nečistoč v nekaterih potezah, njihova odsotnost v drugih itd.

Dodatek je mogoče zaznati z ugotavljanjem logičnih protislovij pri preučevanju vsebine dokumenta. Ker se dodajanje običajno izvaja počasi, s peresom se komaj dotika papirja, so črke in številke videti pretirano vijugaste, neenakomerne, začetki in konci potez so dolgočasni. Če je dokument "star" in upognjen, besedilo dodatka je na mestih, kjer je upognjeno, zamegljeno, papir pa uničen.

Ponarejeni obrazci dokumentov so izdelani s kopirno opremo, računalnikom - s skeniranjem ali izbiro ustrezne pisave. Za oblike, kovane z vlečenjem, je značilna neenakomerna debelina poteze in neenaka velikost.

Za ročno gravirane klišeje je značilna nestandardna pisava, prelomi v ovalnih elementih likov, zavitost črte, zrcalna slika likov itd. Za klišeje, izdelane s fotocinkografsko metodo, so značilni: odebelitev barvne plasti na robovih potez in depresija potez črk, spremembe velikosti tiska glede na izvirnik zaradi kršitve lestvice snemanja, nezadostna jasnost. majhnih potez in detajlov, neravnih robov in prelomov v potezah, nastajanje zaobljenih vogalov kot posledica kislinskega jedkanja.

V praksi se srečujejo z naslednjimi metodami ponarejanja zahtevanega "podpisa":

• iz spomina, ko se podpis reproducira na podlagi pomnjenja že videnega podpisa;
• risba, kjer je podpis reproduciran z uporabo vzorcev originalnega podpisa;
• kopiranje, ko je podpis obrisan s črnilom ali kemično pasto.

Obstaja več načinov za ponarejanje podpisa s kopiranjem:

• na svetlobo;
• uporaba karbonskega papirja;
• s pritiskanjem udarcev s koničastim predmetom, ki jim sledi sledenje pritiska;
• uporaba snovi s sposobnostjo kopiranja (izdelava vmesnih klišejev);
• metoda fotoprojekcije;
• uporabo računalniškega skenerja.

Za ponaredke, fotografsko ali z uporabo optičnega bralnika, je značilno popolno sovpadanje podpisa, ki se pregleduje, s tistim, iz katerega je bila pridobljena kopija. Faksimili so običajno narejeni fotografsko in s skenerjem. Podpisi, uporabljeni v faksimileh, imajo mikrostrukturo črte, značilno za gumijaste, polimerne ali kovinske klišeje. Številne znake te vrste ponarejanja podpisa je mogoče odkriti pri pregledu dokumenta s povečevalnim steklom ali mikroskopom. V vseh primerih pregleda podpisa se ta primerja z vzorci podpisa osebe, v imenu katere je bil podpisan. IN v zadnjem času elektronski digitalni podpis se pogosto uporablja. Pravna podlaga za možnost uvedbe sistema elektronskega podpisa je opredeljena v 2. odstavku 434. člena Civilnega zakonika Ruske federacije. Obstaja zvezni zakon z dne 10. januarja 2002 N 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu". vendar mehanizem za uporabo tega zakona do danes ni bil dovolj razvit.

Pravzaprav je elektronski digitalni podpis računalniški program, ki šifrira dokument in mu doda podatke lastnika podpisa. To zagotavlja, da je podpis neločljivo povezan z določenim dokumentom. Poleg tega zaradi lastnosti samega digitalnega podpisa njegov lastnik ne bo mogel zavrniti dejstva podpisa. Elektronski podpis zahteva dva ključa, ki sta shranjena v obliki datoteke ali na posebni napravi. Prvi ključ je zasebni. Lastnik podpisa ga hrani strogo zaupno. In drugi ključ je odprt. Je javno dostopen, dobijo pa ga tisti, ki morajo preveriti veljavnost podpisa - davčni urad, poslovni partnerji, banke. Za uporabo digitalnega podpisa potrebujete oba ključa. Izdajajo jih overitveni centri, ki imajo licenco za izdajo programov za namestitev digitalnega podpisovanja. Brez "zasebnega ključa" elektronskega podpisa ni mogoče ponarediti. V skladu s prvim odstavkom 4. člena zakona z dne 10. januarja 2002 N 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu" je status digitalnega podpisa enak lastnoročnemu podpisu na dokumentu.

Za oblikovanje sistema pogodbenih razmerij z uporabo elektronskega podpisa morata stranki podpisati pogodbo o skupni uporabi sistema elektronskega podpisa.

Sredstva elektronskega digitalnega podpisa so certificirana posebne organizacije(Državna tehnična komisija), ki zagotavljajo, da v določenem roku elektronski dokument ni mogoče spremeniti ali pa bo podpis "ponarejen". Obdobje takšnih garancij je kratko - ne več kot 10 let. Po tem obdobju je treba dokument ponovno podpisati ali prejeti dodatno potrditev njegove pristnosti in zanesljivosti. Na podlagi navedenega lahko podjetnikom priporočamo, da se pri sestavljanju gotovinskih, bančnih dokumentov, računov, pogodb podpisujejo tako, da napišejo svoj priimek v celoti, kar je precej težko ponarediti.

V praktičnih dejavnostih podjetniki brezpogojno zaupajo pečatom in žigom na dokumentu. Pri analizi dobre kakovosti dokumenta bodite pozorni na pečat, da ne bo dvoma o pristnosti pečatov in žigov. Obstajajo naslednji glavni načini ponarejanja pečata:

• risanje pečata na samem dokumentu;
• pridobivanje odtisa z domačim klišejem;
• kopiranje pristnega tiska na ponarejen dokument.

Če na dokument narišete podobo pečata ali štampiljke, ga najlažje ponaredite. To je inherentno naslednje znake: nestandardna pisava in neenakomerna postavitev besedila, asimetrična postavitev črk, besed in vrstic, popačenje risb (grb, emblemi), prisotnost slovničnih napak v besedilu, nepravilno besedilo pomensko vsebino, sledovi priprave za tisk (vbodi papirja s šestila, ostanki potez svinčnika).

Pri odtiskovanju pečata ali štampiljke z doma izdelanim klišejem (iz gume, linoleja, lesa itd.), sestavljenim iz tipografskih tipov, ostanki značilne lastnosti: nestandardna pisava, neenake velikosti črk in razmiki med njimi, pomanjkanje izrezov v črkah, zrcalna slika črk in znakov, neenakomerna porazdelitev barvil v tisku, vijugavost pri zgostitvi potez, lomljene črte vrstice. Če je tisk narejen z rokodelskim ponaredkom ali izrezanim klišejem, črke niso ovalne, temveč oglate, z dodatnimi črtami potez, ki kažejo teksturo materiala, opazna pa je tudi neenakomernost tiska.

Ena izmed »tradicionalnih in zgodovinskih« metod je kopiranje odtisa pečata na ponarejen dokument s pomočjo kuhanega jajca ali surovega krompirja, prerezanega na pol, kar je zelo enostavno prepoznati s skrbnim pregledom dokumenta. Da bi prikrili ponaredek, se tisk, ki ga je naredila druga organizacija kot tista, pri kateri je bil dokument sestavljen, premakne, zamaže, tako da ga ni mogoče prebrati.

Če se odtis pečata prenese na dokument s pomočjo opreme za kopiranje ali skeniranje, lahko ponaredek odkrijete s pregledom hrbtne strani dokumenta. Prodiranja tiskarskega barvila v strukturo papirja praviloma ni.

Nevarnost predstavlja ponarejanje tiskarskih klišejev s sintezo računalniške in fotopolimerne tehnologije. Nič manj nevaren je še en pojav: tako imenovani samotipkani žigi. Lahko jih kupite v navadni pisarniški trgovini. Z nakupom takšnega kompleta lahko izdelate pečat katere koli organizacije, vključno z žigom. Odtisov lažnega pečata, narejenega z zadnjima navedenima metodama, ni mogoče prepoznati, če pravi pečat ni opremljen z sodobne metode zaščito.

Vedno več razširjena prejemati operativna komunikacijska sredstva, zlasti faks. Uporablja se za pošiljanje faksov. Faks je dokument, prejet s posebno napravo prek telefonskih komunikacijskih kanalov. Faks je kopija poslanega dokumenta. Po faksu je mogoče poslati vse vrste dokumentov. Če so prejeti faksi pomembne informacije in so namenjeni dolgotrajni uporabi, jih je priporočljivo kopirati, saj papir za faks ni obstojen. Vendar se mora podjetnik zavedati, da se ta vrsta komunikacije uporablja samo za prenos operativnih informacij, saj dokumenti, poslani po faksu, nimajo potrdila o njihovi pristnosti (v redkih primerih se lahko dokument, poslan po faksu, sprejme v računovodstvo, ko obstaja je natančno prepričanje, da je bil izvirnik poslan po pošti ali po kurirju.

Pri sprejemanju primarnih dokumentov in njihovem preverjanju se mora podjetnik najprej spomniti zahtev in pravil za izvedbo dokumentov, ki zagotavljajo njihovo pravno veljavo. Za ravnanje v skladu z zakonom uveljavljena pravila in zahtevah, bomo sestavili zapisnik, iz katerega bo podjetnik lahko ugotovil, katere napake vsebuje dokument, ki se preverja, sestavo podrobnosti, ali so popravki ipd. (glej tabelo 3).

Tabela 3

Obvestilo za podjetnike o ugotavljanju kakovosti dokumentov

Ne smemo pozabiti, da odgovornost za verodostojnost in pravilnost dokumentov ter njihov prenos v določenem roku v računovodstvo samostojnega podjetnika nosijo osebe, ki so te dokumente ustvarile in podpisale. Resnično upamo, da bodo podana priporočila pomagala podjetnikom pri formalizaciji poslovnih transakcij in zagotovila njihovo zaupanje v lastno pravost.

Shiryaev S.G., svetovalec davčne službe Ruske federacije 2. stopnje
Klimova A.D., Art. Učiteljica VZFEI

Knjigovodski dokument je pisno potrdilo, ki potrjuje dejstvo poslovnih transakcij, pravico do njihovega izvajanja ali ugotavlja finančno odgovornost zaposlenih za vrednosti, ki so jim zaupane. Poslovne transakcije se odražajo na papirju in strojno berljivih medijih (diski, magnetni trakovi itd.). Dokument je torej vsak nosilec informacije, s pomočjo katerega se opravi začetna registracija poslovnih transakcij.
Knjigovodske listine dokumentirajo vse poslovne transakcije v zaporedju, v katerem so bile opravljene. S tem je zagotovljeno neprekinjeno kontinuirano obračunavanje vseh obračunskih predmetov; pravno utemeljitev knjigovodskih knjižb, opravljenih na podlagi listin, ki imajo dokazno vrednost; uporaba dokumentov za tekoči nadzor in operativno vodenje gospodarskih dejavnosti organizacij; nadzor nad varnostjo premoženja, saj dokumenti potrjujejo finančno odgovornost zaposlenih za dragocenosti, ki so jim zaupane; krepitev pravne države, saj so dokumenti glavni vir informacij za naknadno spremljanje pravilnosti, ustreznosti in zakonitosti vsakega poslovnega posla pri dokumentarnih revizijah.
Obrazci in podrobnosti dokumentov. Oblika dokumenta je določena z naborom indikatorjev (podrobnosti) in njihovo lokacijo v dokumentih. Ime indikatorjev in njihovo število v dokumentih sta odvisna predvsem od vsebine poslovne transakcije, ki se odraža. Nekatere podrobnosti so osnovne (obvezne) za vsak dokument. Določajo vsebino odraženih transakcij in dajejo dokumentu dokazno vrednost. Takšne podrobnosti vključujejo: ime dokumenta, datum priprave; ime organizacije, v imenu katere je bil dokument sestavljen; vsebina poslovnega posla; kazalniki poslovanja (v fizičnem in denarnem smislu); imena delovnih mest oseb, odgovornih za izvedbo poslovnega posla in pravilnost njegove izvedbe; osebni podpisi teh oseb. Seznam položajev oseb, ki imajo pravico do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov, odobri vodja organizacije v soglasju z glavnim računovodjo. Glede na naravo operacije in tehnologijo obdelave podatkov so lahko v primarni dokumenti vključeni dodatni podatki.
Primarne listine morajo biti sestavljene v času transakcije, če to ni mogoče, pa takoj po zaključku transakcije. Odgovornost za pravočasno in kakovostno ustvarjanje dokumentov, njihov prenos v določenem roku za razmislek v računovodstvu, za točnost podatkov v dokumentih so osebe, ki so te dokumente ustvarile in podpisale.
Pravočasno in zanesljivo ustvarjanje primarnih dokumentov, njihov prenos v ustaljeni red in roki za razmislek v računovodstvu so izdelani v skladu z urnikom pretoka dokumentov, ki ga odobri organizacija. Enotni obrazci Dokumenti v Ruski federaciji se razvijajo centralno. Razvoj takšnih obrazcev za registracijo enotnih poslovnih transakcij v različnih organizacijah se imenuje poenotenje. V Ruski federaciji so poenoteni obrazci gotovinskih dokumentov, skoraj vsi bančni dokumenti in nekateri drugi. Obvezni so za vse panoge nacionalno gospodarstvo. Enotne oblike primarnih dokumentov je treba uporabljati v organizaciji brez sprememb. Obrazce primarnih dokumentov, ki niso predvideni v albumih enotnih primarnih dokumentov, organizacija razvije neodvisno. Vsebovati pa morajo vse zahtevane podatke.
Ob poenotenju je pomembna standardizacija dokumentov, kar pomeni vzpostavitev istovetnosti standardne velikosti standardni obrazci dokumentov.
Postopek za pripravo in obdelavo dokumentov. Dokumenti morajo biti sestavljeni na predpisanem obrazcu z vsemi izpolnjenimi podatki. Če nekateri podatki niso izpolnjeni, se prazen prostor prečrta. Vpisi v dokumente se izvajajo s črnilom, s kemičnim svinčnikom ali na pisalnih in računskih strojih. V denarnih dokumentih je znesek naveden s številkami in besedami. Dokumenti morajo biti pripravljeni lično, besedilo in številke morajo biti napisani jasno in čitljivo. Če je v besedilu ali številkah napaka, jo je treba prečrtati (da se prečrtano prebere) in zgoraj zapisati pravilno besedilo ali znesek. Nato se pravilno besedilo ali znesek ponovi na robu dokumenta in potrdi s podpisom osebe, ki sestavlja dokument. Besedilo klavzule je naslednje:
Verjemite napisanemu, da popravite napako (novo besedilo ali znesek)
Datum Podpis
V nekaterih dokumentih, kot so prejemki in izdatki, popravki niso dovoljeni.
Dokumente, ki jih prejme računovodstvo, je treba najprej preveriti glede na obrazec in ugotoviti potrebno število izpolnjenih podrobnosti, prisotnost in pravilnost podpisov ter jasnost in čitljivost izpolnjevanja dokumenta. Nato se izvede aritmetično preverjanje, da se ugotovi pravilnost izračunov v dokumentu. Po tem se dokumenti preverijo glede na njihovo vsebino, ugotovi se zakonitost in smotrnost poslovnih transakcij.
Dokumenti, ki jih računovodstvo preveri in sprejme, so predmet računovodske obdelave, kar pomeni njihovo cenitev, združevanje in označevanje (konto). Vrednotenje ali obdavčitev dokumentov se nanaša na denarno vrednost materialnih sredstev, navedenih v dokumentu. Združevanje je izbiranje homogenih dokumentov v nize, kar vam omogoča ustvarjanje opomb s splošnimi rezultati. Na podlagi skupin primarnih dokumentov se pogosto sestavljajo zbirni dokumenti. Označevanje ali dodelitev računa je sestavljeno iz identifikacije in evidentiranja ustreznih računov za vsako poslovno transakcijo, ki se odraža v dokumentih.
Po označevanju se podatki iz listin o poslovnem prometu evidentirajo na sintetičnih in analitičnih kontih, uporabljene listine pa se arhivirajo. Proces prehajanja dokumentov od trenutka izpisa do odlaganja v arhiv imenujemo dokumentni tok.