Osnovna pravila upravljanja s časom. Upravljanje s časom: preprosti načini upravljanja s časom

Ritem, v katerem živi večina od nas, je težko imenovati miren in odmerjen. Pomanjkanje časa, prometne konice in huda časovna stiska so izzivi, ki jim ni kos vsak. Nenehno biti v stanju »ne vem, za kaj naj zgrabim« je komaj primerno, ko gre za osebno učinkovitost.

Čustveni stres blokira produktivnost, vodi v utrujenost in apatijo. Zato, da ne bi postali žrtev stresa ali, še huje, sindroma kronične utrujenosti, se ukvarjajmo s time managementom ali upravljanjem časa.

To počnejo vsi uspešni ljudje

Vsi uspešni ljudje so zelo produktivni. Trdo delajo in dosežejo veliko, a to ni isto. Produktivnost v prvi vrsti pomeni rezultat, ne proces. Če nameravate izboljšati svojo produktivnost, bodite odločeni, da to storite. Ljudje zapravljajo čas, ker se niso odločili izboljšati svojo produktivnost.

In če se odločite, potem se ne umaknite in ponavljajte tega, kar počnejo vsi uspešni ljudje, dokler vam to ne postane druga narava. Glavna skrivnost osebne učinkovitosti je pravilna porazdelitevčas. Upravljanje s časom vam pomaga preprečiti nezavidljivo usodo, da postanete talec lastnega podjetja ali kariere.

Načrtovanje sprosti čas

Tisti, ki so v življenju dosegli uspeh, veliko časa posvetijo načrtovanju. Dnevno načrtovanje je bistveno za večjo produktivnost in učinkovito upravljanje časa.

Pravilo 6 P je: Pravilno vnaprejšnje načrtovanje prepreči slabo delovanje.

Vedno morate načrtovati in razmišljati na papirju. Če cilja ni na papirju, potem ne obstaja. Seznam nalog je nekakšen zemljevid, ki vam ne bo dovolil, da bi zapeljali proti zastavljenemu cilju. Peter F. Drucker v svoji knjigi The Effective Manager podaja dobro analogijo, kako stvari spraviti na papir:

»Ljudje, ki so v temnem prostoru, hitro izgubijo občutek za čas. A tudi v popolni temi večina ljudi ohrani občutek za prostor. Če ste v osvetljenem, a zaprtem prostoru, že po nekaj urah ne boste več čutili premikanja časa. In če želite izračunati, koliko časa ste v taki sobi, se boste v svojih izračunih močno zmotili. Torej, če se zanašamo na svoj spomin, ne opazimo, kako se porabi naš čas ...«

Delo s seznamom opravil prvi dan poveča produktivnost za 25 %. Zvečer pripravite seznam nalog, ki jih morate opraviti jutri. Ko pridete v službo, boste vedno vedeli, kje začeti dan.

Nadaljujte s svojim seznamom ves dan: ko se pojavi novo opravilo, ga dodajte na seznam glede na njegovo prioriteto glede na predhodno načrtovana opravila. Ko opravite drugo nalogo na seznamu, jo obvezno prečrtajte. To vam bo dalo občutek zadovoljstva z vašim delom, dodalo entuziazem in vas napolnilo z energijo.

Načrtujte od velikega do majhnega, od dolgoročnega do kratkoročnega, od življenjskih ciljev do načrta za dan. Vsaki nalogi določite določen rok.

Zapleteno nalogo vedno razdelite na majhne podnaloge. Tu pomaga odločitveno drevo, kjer je ključna naloga drevo, podnaloge za njeno izvedbo pa so veje. Nadaljujte z razvejanjem, dokler postopek dokončanja celotne naloge ne postane preprost in pregleden.

Preden začnete kar koli delati, se spomnite pravila 10/90: 10 % časa, porabljenega za načrtovanje pred začetkom naloge, bo prihranilo 90 % časa pri njenem reševanju.

Najpomembneje je določiti glavno

Naloga upravljanja s časom je pravočasno določiti glavno nalogo. Določanje prednosti vam omogoča učinkovito upravljanje seznama opravil tako, da vsakemu opravilu dodelite svojo stopnjo pomembnosti.

Metoda ABCD je zelo primerna za določanje prioritet. To je zelo preprost način načrtovanja in vključuje dodelitev prioritete vsaki nalogi na seznamu opravil.

Tako naloga, označena s črko A, označuje najpomembnejšo nalogo z najresnejšimi posledicami v primeru neuspeha. Glavno pravilo metode je, da naloge B ne prevzamemo, dokler naloga A ni opravljena, ampak da nalogo B prevzamemo, ko je naloga B odprta itd.

Črka D pomeni "dol!" S to črko označujemo nepomembna opravila, ki na nič ne vplivajo. Za določitev prioritete vsake skupine opravil uporabite številke, ki bodo označevale zaporedje opravil. Tako naj bo najpomembnejša stvar na vašem seznamu označena z A1.

Zakon prisilne učinkovitosti

Glavna skrivnost upravljanja s časom je osredotočenost in namen. Začnite z rešitvijo prednostne naloge in naredite vse zaporedno, torej eno stvar naenkrat določeno obdobječas. Če nekaj opustite in se k temu znova in znova vračate, zmanjšate svojo učinkovitost za 5-krat.

Mozart je lahko delal tri skladbe hkrati in ustvaril prave mojstrovine. Toda to je prej izjema kot pravilo. Bach, Haydn ali Verdi so lahko delali samo eno skladbo naenkrat. Naslednjega dela niso začeli delati, ne da bi dokončali prejšnjega.

Uporabite zakon vsiljene učinkovitosti, ki pravi, da nikoli ni dovolj časa za vse, vedno pa ga je dovolj za tisto, kar je najpomembnejše. Zato je pomembno, da se zberete in prisilite, da naredite najprej tisto, kar bo prineslo največjo korist in rezultat.

Vse primere lahko razdelimo v 4 skupine:

1. Nujno in pomembno;
2. Pomembno, vendar ne nujno;
3. Nujno, a nepomembno;
4. Ni nujno ali pomembno.

Ta klasifikacija nosi ime ameriškega predsednika in se imenuje Eisenhowerjeva metoda (okno, princip).

1. Primarne naloge so stvari, ki so nujne in pomembne. Če poskušate takšne zadeve odložiti za pozneje, vam bo to povzročilo nepotrebne težave - lotiti se jih morate sami in takoj.
2. Sledijo pomembne, a ne nujne stvari. Takšne naloge je mogoče odložiti, vendar lahko vplivajo močan vpliv V dolgoročno. Nenujne in pomembne stvari imajo navado, da postanejo nujne in pomembne, če jih nenehno odlagamo. Da se to ne bi zgodilo, jim vnaprej zagotovite časovno rezervo.
3. Nujne, a nepomembne naloge malo vplivajo na vaš uspeh. Ukvarjanje z nujnimi, a nepomembnimi zadevami ne prinaša rezultatov in lahko močno vpliva na vašo učinkovitost. Takšne stvari odvzamejo večina Vaša začasna rezerva. Prav to so tiste naloge, ki jih je treba, če se le da, delegirati ali zmanjšati njihovo število.
4. Logično je domnevati, da nenujne in nepomembne naloge načeloma nimajo pomena in nimajo posledic, če niso opravljene. Takšne stvari lahko mirno prečrtate s svojega seznama.

Kaj pomeni "pojesti žabo"?

Stari pregovor pravi: Če moraš zjutraj najprej pojesti živo žabo, je v tolažbo to najhujše, kar se ti lahko zgodi v celem dnevu.

Brian Tracy, uspešen poslovni svetovalec, žabo primerja z najbolj neprijetno in pomembna zadeva to bi bilo treba storiti danes. S prelaganjem si ustvarite nepotreben čustveni stres ter neželene posledice. Ukrepati morate brez nepotrebnih misli in zamud - samo vzemite in naredite. To vam bo dalo energijo za cel dan.

Če rečete "ne", prihranite presenetljivo veliko časa.

Najpomembnejša beseda za organizacijo lastnega časa je vljuden »ne«. Naučite se zavrniti in reči "ne" nalogam, ki niso med vašimi prioritetami. Bodite taktni in zavrnite, da bo oseba razumela, da ne zavračate njega osebno, ampak nalogo.

Spremljajte, za kaj porabite svoj delovni čas prosti čas. Zapomnite si dejavnosti, s katerimi zapravljate svoj čas (na primer razpravljanje o novicah s sodelavci, brezciljno preklapljanje televizijskih kanalov ali branje letakov in časopisov).

3 vprašanja za vašo učinkovitost

Vedno se vprašajte, kakšne so dolgoročne posledice naloge in kaj se bo zgodilo, če je sploh ne boste dokončali. Vprašajte se 3 naslednja vprašanjačez dan:

1. Katere so najpomembnejše in dragocene stvari, ki jih morate narediti?
2. Kaj lahko storim jaz in samo jaz, da se bo stanje bistveno izboljšalo?
3. Kako kar najbolje izkoristiti svoj čas?

Odgovori na ta vprašanja bodo podvojili vašo produktivnost.

Kaj lahko naredi koš za smeti?

Ljudje, ki dobro delajo, delajo za čisto mizo. Neproduktivni in nezbrani ljudje imajo na svojih mizah divji kaos. Razvijte navado, da pravočasno razvrstite papirje, zavržete nepotrebne in delate za čisto mizo. Opaženo je, da do 30% delovnega časa porabimo za iskanje potrebnega papirja. Koš za smeti je eno najučinkovitejših orodij za upravljanje časa.

Načelo ravnotežja

Najlažji način, da se izognete paniki, ko se soočate z vedno večjim obsegom dela, je, da globoko vdihnete in rečete: »Zmorem le tisto, kar zmorem,« ter se mirno lotite sestavljanja seznama. Z analizo nalog, s katerimi se soočate, boste vedno videli, da imate dovolj časa za reševanje vitalnih vprašanj.

Bodite previdni, da ohranite ravnovesje v svojem življenju. Z delom do izčrpanosti telesa ne boste mogli prevarati, še vedno bo zahtevalo svoj davek in če ne boste prenehali, bo to naredilo na silo. In to očitno ni del vaših načrtov.

A da bi bili učinkoviti, ni dovolj samo upravljanje s časom. Pomembno je, da spremljate svoje zdravje in se vzdržujete v dobri telesni formi. Vaše življenje naj bo bogato, vedno mora biti čas za družino in sprostitev.

Osnovno načelo ravnovesja: pomembna je količina časa doma in kakovost časa v službi.

Vi in glavni ljudje v vašem življenju morate biti vedno na prvem mestu - zato je vredno delati na lastni učinkovitosti.

Življenje včasih postavi zelo visok tempo in marsikaj pade na nas. In čeprav imajo vsi enako količino časa v dnevu, ga vsi ne izkoristijo z dobičkom. Nekateri ljudje imajo čas za vadbo, delo in čas posvetijo samorazvoju in svojim bližnjim. In nekdo lahko dela ves dan in presenečen ugotovi, da ni dosegel ničesar pomembnega.

Resnično želimo narediti vse. Povpraševanje ustvarja ponudbo: pojavilo se je veliko knjig o osebni učinkovitosti, tečajih produktivnosti in coachingu z usposabljanjem za uspeh in motivacijo. In še nekaj-sistemi za upravljanje časa. spletno mesto razume, kaj je upravljanje s časom, kdaj vam pomaga narediti vse in kdaj se izkaže za neuporabno in neučinkovito.

Kaj je upravljanje s časom

Upravljanje časa - To so načini upravljanja s časom, ki povečujejo učinkovitost njegove uporabe.

Obstaja veliko različnih sistemov upravljanja s časom: enaki pristopi se uporabljajo za obremenitev osebja in izračun delovnih ur za osebne potrebe-drugo. Upravljanje s časom pomaga ne le pri opravljanju delovnih nalog, temveč tudi pri tem, da dovolj časa posvetimo sprostitvi, športu in komunikaciji z ljubljenimi.

Ko je upravljanje s časom neuporabno

Upravljanje s časom je pomembno za tiste, ki imajo sposobnost samostojnega upravljanja s svojim časom. Če delate po strogem urniku, ki ga na noben način ne morete spremeniti,Možno bo načrtovati samo vikende. Toda obstajajo tudi druge situacije, v katerih je upravljanje časa neuporabno.

Upravljanje časa - to ni čarobna tableta, ki bi pomagala upravljati vse. Ker resnično upravljanje s časom-Ne gre za to, da bi morali narediti vse. Gre za ohranjanje koraka s pomembnim in izogibanje nepomembnemu.- zavrniti.

Upravljanje časa je ni sredstvo motivacije.Upravljanje s časom vas ne bo naredilo bolj produktivne in motivacija vam ne bo padla z neba, če se nad tem, kar počnete, globoko gnusite. Najpomembnejši-poskrbite, da res želite početi te stvari. Morda morate spremeniti svoje poklicno področje, namesto da poskušate narediti več in bolje.

Urejanje časa ne zagotavlja uspeha.Nekateri trenerji te prepričujejo, da se moraš le naučiti njihove tehnike-in takoj boš obogatel, rešil probleme v družini in se začel ukvarjati s športom. Ampak ne gre tako. Upravljanje s časom-le orodje, ki je brez vašega truda neuporabno. Kot da bi kupili pisalo, da bi z njim zapisovali ideje. velik pisatelj in upam, da se vam bodo te ideje zdaj začele porajati.

Tehnike upravljanja časa niso univerzalne, niso primerne za vsakogar.Vsaka avtorska tehnika-to je le izkušnja njegovega ustvarjalca. Vendar smo individualni, zato vseh metod ni mogoče uporabiti vedno. Če tehnika ne deluje, potem se ne silite-samo poišči drugega. Še bolje-pazi nase. Sami sebe najbolje poznate in kako vam je najbolj udobno delati. Nekateri ljudje so produktivni zjutraj, drugi zvečer ali celo ponoči.

Urejanje časa vas ne sili, da bi premagali samega sebe. Vstajanje ob 5. uri zjutraj ali spanje 4 ure in slabo počutje-To ni upravljanje s časom. Prav tako se ne pretepajte, če težav ne morete takoj učinkovito rešiti. Dovolite si delati napake. Nekatere metode ne bodo delovale-poskusi druge. Možno je.

Kako upravljati s časom

Pri upravljanju časa obstaja različne tehnike in orodja. Pomagajo pri različnih stopnjah: načrtovanje, določanje prioritet, vrednotenje rezultatov.

Načrtujte: postavite cilje in cilje

Načrtovanje - pomemben del upravljanje časa in izboljšanje učinkovitosti. Načrtujete lahko zvečer za naslednji dan ali na začetku dneva. Pri načrtovanju je pomembno ločiti cilje in cilje. Tarča-splošno in globalno. Cilji so razdeljeni na majhne in specifične naloge. Na primer cilj-oddati četrtletna poročila. Razdelimo ga na majhne specifične naloge: zbiramo podatke za 3 mesece, jih strnemo v tabelo, izdelamo dinamične grafe, naredimo predstavitev.

Ustvarite sezname opravil za dan in daljša obdobja-teden ali mesec. Za vsako nalogo morate določiti rok, do katerega mora biti opravljena. Za to lahko uporabite papirnate ali elektronske planerje. Dnevni planer, tabla za beležke ali aplikacije za načrtovanje vam bodo pomagale.-na primer Trello ali Wunderlist.

Tako izgleda tabla z opravili v Trellu-To je elektronski analog table z lepljivimi lističi. Sezname in kartice lahko organizirate poljubno.

Nalogo lahko tudi razdelite na korake in označite, kdaj ste vsakega dokončali. Poleg tega morate določiti rok za nalogo in ga poskušati ne premakniti. Vedno si vzemite dovolj časa: potrebujete 3 dni-lezite 4. Stvari vedno ne gredo po načrtih.

Postavite si prioritete

Napišete si lahko na desetine nalog. Treba jim je dati prednost, nekatere pa morda celo povsem opustiti.

Obstajata dva priljubljena načina za določanje prednosti: ABC in Eisenhowerjeva matrika.

ABC metoda

Sestavite seznam opravil in vsakemu dodelite prednostno raven. črke A,B,C(nekateri uporabljajo tudi črki D in E).

• A - pomembne in nujne naloge, najvišja prioriteta za dokončanje. To so tiste stvari, katerih neuspeh ali zamuda ima lahko neprijetne ali resne posledice. Na primer, odpravljanje napake, zaradi katere je spletna stran prenehala delovati, zlasti če podjetje izgublja denar zaradi zamude.
• B - pomembne, a nenujne naloge ali tiste, katerih neizpolnitev ne bo povzročila resnih posledic. Primer je uvedba razvoja, ki bo pomagal povečati prodajo. To je pomembno, a če ga malo premaknete, je malo verjetno, da se bo zgodilo kaj nepopravljivega.
• C - naloge, ki bi jih bilo lepo opraviti: preživite večer s prijatelji ali pripravite večerjo za svojo ženo.

Do stopnje D vključujejo naloge, ki jih je mogoče prenesti na podrejene, in E- ki jih je treba popolnoma opustiti.

Eisenhowerjeva matrica

Metoda je poimenovana po svojem ustvarjalcu-Ameriški predsednik Dwight Eisenhower. Imel je veliko nalog, zato jih je razvrstil po prioritetah in jih razdelil v kategorije:

• nujno, pomembno;
• pomembno, nenujno;
• nujno, nepomembno;
• nepomembno, ni nujno.

List je razdeljen na 4 kvadratke, v katere sodijo naloge.

Eisenhowerjeva matrica: 4 kvadrati z različno nujnostjo in pomembnostjo. Nekateri papirnati planerji so že obloženi v takšne kvadratke.

Najprej opravite nujne in pomembne stvari. Imajo neposredni pomen za vas in prihodnost jih ni mogoče prenesti na nikogar. Pomembne, a nenujne naloge lahko mirno in udobno opravite sami ali jih prenesete na podrejene in z njimi sodelujete pri njihovem izvajanju. Poskusite nujne in nepomembne stvari preložiti na druge. Popolnoma opustite nenujno in nepomembno.

Najprimerneje je, da opravilom dodelite prednost takoj, ko jih dodate v razporejevalnik,-tako vanj ne bo prišlo nič nepotrebnega.

Dokončajte naloge

Načrtujte naloge in jih razporedite po prioritetah-samo polovica dela. Zdaj jih moramo dokončati. Poleg tega običajno ne gre vse po načrtih: nove naloge dežujejo, odlašamo, ne upoštevamo nekaterih nians, ki na koncu premaknejo roke naloge, hkrati pa premaknejo naslednje naloge. Ne boste mogli načrtovati vsega, vendar lahko vseeno upoštevate nekatere stvari, da bo motenje čim manjše.

Ne poskušajte opravljati več nalog hkrati

možgani - ni večopravilni računalnik. Procesa ne pospešimo, če poskušamo narediti vse hkrati, ampak smo razpršeni med nalogami. Zamotimo se, zamudimo pomembne stvari, upočasnimo se, smo pod stresom, nenehno preklapljamo med nalogami in se vsakič znova poglobimo vanje.

Odstranite vse, kar vam preprečuje, da bi se osredotočili na nalogo

Zaprite socialna omrežja in hitre messengerje, izklopite zvok na telefonu, pospravite svoje delovno mesto. Če delate od doma, izberite čas in kraj, ko vas ne bodo motili družinski člani. V nasprotnem primeru boste razpršili svojo pozornost ali celo začeli odlašati.

Ne hitite takoj v nove naloge

Najprej jim dajte prednost. Če klin nova naloga, potem ne boste imeli časa narediti načrtovanega-in med njimi so lahko pomembni. Praviloma se nič ne zgodi, če se s sodelavci dogovorite, da boste novo nalogo opravili jutri. Ni veliko nalog, ki bi jih morali takoj opraviti.

Nauči se zavrniti

Vseh nalog in projektov ni vredno prevzeti. Včasih nam poskušajo očitati nekaj, česar sploh ne bi smeli. včasihpreprosto nima smisla jemati nov projekt, če za to nimate časa in se drugim ne želite odpovedati. Tudi če vas solzno prosim najboljši prijatelj. Vsakdo ima pravico do"ne" , zapomni si to.

Delajte tako, kot vam najbolj ustreza

Vsi smo zelo različna. Imamo različne temperamente, se zgodi razne prireditve V življenju smo aktivni v različnih obdobjih in na različne načine. Na primer, če se dolgo časa težko osredotočite na nalogo-preizkusite tehniko"paradižnik" . Ime je dobila po kuhinjskem časovniku v obliki paradižnika, ki odšteva 25 minut. Nastavite časovnik na 25 minut in v tem času opravljajte samo delo. Nato odmor 5 ali 10 minut.

In če imate možnost, spremenite svoj urnik dela, da vam ustreza-ne obupaj nad tem.

Ocenite rezultat

Nalogo dokončal-analizirati, kaj je bilo dobro in kajšt. Morda nekatera orodja za upravljanje časa niso primerna za vas. Tehnika"paradižnik" ne boste produktivni, če boste raje delali uro in pol do dve uri in si nato privoščili dober odmor.

Bodite pozorni na to, kaj vas je oviralo pri dokončanju naloge: utrujenost, raztresenost zaradi elektronske pošte ali petje vašemu najljubšemu izvajalcu. Naslednjič poskusite odstraniti dražilne snovi.

počivaj

Pomembna komponenta upravljanja s časom-počitek. Načrtujte kratke odmore čez dan, določite čas, po katerem ne boste delali. Poskusite se ob koncu tedna popolnoma spočiti in ne nosite dela domov. Nihče ne more biti produktiven 24/7. Moramo se spočiti in obnoviti svoje vire. V svoj urnik vključite vadbo, čas z najdražjimi in zadosten spanec.

Upoštevajte tudi, da boste po nujnem primeru potrebovali več časa za okrevanje.

Ne pozabi, kaj je pomembno

Poleg službenih nalog, projektov in karier je v življenju še veliko neverjetnih in lepih stvari. Ali se je res treba lotiti osmega projekta za prestižno podjetje ali zaslužiti za najnovejši avto, če vam prikrajša čas z otroki in najdražjimi? Ne pozabite, da se vse ne meri z denarjem in uspehom. Načrtujte tako, da pozneje ne boste obžalovali, da ste zamudili nekaj zelo pomembnega zase.

• Kako in zakaj je pri upravljanju časa priporočljivo razdeliti naloge na »trde« in »prilagodljive«.
• Zakaj si morate postaviti posebne dolgoročne cilje?
• Kako se prisiliti k opravljanju delovno intenzivnih (velikih in dolgotrajnih) nalog.
• Načrtovanje delovnega časa: kako ohraniti svojo produktivnost na enaki ravni.
• Kakšen program za upravljanje časa? generalni direktor MC-Bauchemie Rusija.

Upravljanje s časom lahko primerjamo z telesna vadba: obremenitev morate postopoma povečevati in nenehno trenirati. kako več rednega pouka, boljša fizična oblika. Zato je idealna možnost za uvedbo programa upravljanja s časom v vaše življenje ta, da tehnike osvajate korak za korakom, dan za dnem.

Pogosto lahko od lastnikov podjetij slišite, da so tako zaposleni, da enostavno nimajo časa načrtovati svojega časa. To ustvarja določeno začaran krog: ni časa za upravljanje s časom. Odločiti se ta problem, morate razumeti: če danes porabite 25 minut za načrtovanje za jutri, to ni izguba, ampak naložba. Z načrtovanjem svojega jutri boste lahko dodelili čas za reševanje svojih glavnih nalog, zato ni treba odložiti učenja upravljanja s časom in čakati na ugodnejši trenutek: malo verjetno je, da bo prišel kmalu.

Urejanje časa: tedenski program

Načrtovanje delovnega časa

osnova učinkovito delo načrtovanje postane. Prav upravljanje s časom (načrtovanje delovnega časa) postane osnova za organizacijo vaših poslov. Večina ljudi se vsak dan sooči s številnimi različnimi nalogami, nekatere morajo biti opravljene v zelo kratkem času, druge pa lahko počakajo. Organiziranje teh nalog v priročen in učinkovit sistem postane osnovno načelo načrtovanja vašega časa.

Priporočam, da na predvečer delovnega tedna, v nedeljo, načrtovane naloge za ponedeljek razdelite na kategorije “trdo” in “fleksibilno”. Toge imajo določeno časovno omejitev (npr. sestanek ob 14. uri), fleksibilne pa rok (»priprava poročila do petka«). Za organizacijo te sheme je bolje uporabiti naslednje načelo. V vašem planerju ali dnevniku morate stran razdeliti navpično na polovico - vzdolž črte na levi navajamo vaša "težka" opravila, z desna stran– “prilagodljivi”, brez vezave na določen čas. Če si tako razporedite dan, boste lahko videli, da med »težkimi« nalogami obstaja časovni interval, ki ga lahko posvetite »fleksibilnim« nalogam.

Takšno upravljanje s časom vam bo omogočilo, da dobite celotno sliko prihajajočega dne - oseba pridobi zaupanje, da se drži načrta, učinkovita shema. Ni vam treba skrbeti, če so v vašem načrtu kršitve - ker življenje vedno naredi prilagoditve. Samo prilagoditi se morate okoliščinam tako, da vnesete potrebne spremembe v svoj načrt. Pomembno je tudi upoštevati, da je nerealno "togo" načrtovati več kot 40-60% delovnega časa. Bolj kot je dan prilagodljiv, bolje je.

Priporočam, da naslednji dan načrtujete večer prej – zvečer prejšnjega dne. Zjutraj se boste počutili veliko bolj udobno. Vsekakor morate na svoj seznam »prilagodljivih« opravil vključiti »naredite akcijski načrt za naslednji dan«.

Kako strukturirati svoje delo, da boste lahko naredili vse: življenjski triki vodilnih menedžerjev Metro in Tele2

V članku elektronski dnevnik“CEO” je izbor tehnik za povečanje osebne učinkovitosti vodilnih na trgu. Najvišji menedžerji podjetij Tele2, Mitsubishi Electric, 220 Volt in Metro so povedali, katere metode jim pomagajo narediti več. Tehnike se lahko uporabljajo takoj in ne zahtevajo posebnega usposabljanja.

Načela upravljanja s časom in določanja prioritet

Po ponedeljkovem treningu sestavljanja tehnike za načrtovanje vaših "težkih" in "fleksibilnih" nalog se morate premakniti na novo raven upravljanja s časom - ob upoštevanju prioritete vaših načrtov. Pogosto je sestavljanje seznama "fleksibilnih" opravil precej kaotično - nujne naloge so navedene na koncu, sekundarni načrti pa so postavljeni na vrh. Ta pristop bo zagotovo povzročil kaos pri izvajanju vaših načrtov naslednji dan.

Da bi se izognili tej težavi, morate stvari našteti glede na njihovo pomembnost. Prioritete so določene na podlagi določenih kriterijev. Na primer, če nalogo zastavi lastnik podjetja, jo bo treba takoj rešiti. Če se zadeva ne nanaša na vaše poklicne dolžnosti, potem lahko počaka. Seznam takih meril bo za vsako osebo individualen - o njih morate razmišljati vnaprej.

V torek zjutraj damo prednost našim "prilagodljivim" nalogam. Za to se lahko uporabljajo različne tehnike. Na primer, stvari na našem seznamu razporedimo glede na prioriteto opravil ali pobarvamo stolpce različne barve, ki ustrezajo določeni stopnji pomembnosti. Najpomembnejša opravila so lahko prikazana z rdečo, manj pomembna z rumeno, stvari, ki lahko počakajo, pa z zeleno.

Ta pristop vam omogoča natančno načrtovanje dneva. Vendar je vredno razumeti, da podrobno ne pomeni minuto za minuto. Samo vedeli boste, kaj morate narediti jutri, s čim boste morali začeti, s čim končati – ves dan je že načrtovan.

Postavljanje ciljev in »spomin«

Postavljanje ciljev je pomembna tehnika upravljanja s časom v smislu organizacije delovnega časa in v filozofskem smislu. Navsezadnje je življenje dano enkrat, zato ga je treba posvetiti najpomembnejšim stvarem. To zahteva sposobnost načrtovanja in postavljanja ciljev. Nekaj ​​previdnosti pa je vseeno potrebno – ne nasedajte preveč modnim trendom. Na primer, na naših seminarjih je veliko udeležencev ugotovilo, da so si v bližnji prihodnosti (5-10 let) zastavili približno enake cilje - neverjetno, snežno belo pisarno, veliko podrejenih in najboljši avto. Seveda takšnih sanj ne moremo imenovati slabe, vendar pogosto človek ne more odgovoriti na vprašanje - kaj točno počne, kar mu bo omogočilo, da doseže takšno bogastvo, pisarno in avto?

Zato je priporočljivo hraniti »spomin« (na primer ločeno datoteko v računalniku ali prenosnem računalniku, vse je odvisno od osebnih želja). V njem vsak večer navedite ključni dogodek preteklega dne in ob koncu tedna bomo določili ključna beseda tedne, nato mesece. Izbrati je treba samo enega določen dogodek– pozitivne ali negativne, povezane z delom ali drugimi področji. Glavni pogoj mora biti res ključen. Svoje »spomine« bi morali začeti v sredo. Pred tem pa si morate zapisati cilje za določeno obdobje – na primer za 1, 2 ali 10 let. Nato opravimo občasno analizo naših »spominov«. Zahvaljujoč temu bo mogoče razumeti ključne interese lastno življenje– kaj res sodi v kategorijo pomembnosti. V skladu s tem bo mogoče oceniti pravilnost vašega gibanja proti cilju. Lahko pa se razkrije, da se le oddaljujete od svojega cilja ali pa se je izkazalo, da je to popolnoma nepotrebno. V svoji praksi vsak dan gledam zapiske, ki so bili narejeni na isti dan, vendar v prejšnjih letih - uspem primerjati in analizirati lastne vrednote in spremembe, ki so se zgodile z njimi.

Naučili se boste, kako učinkovito upravljati s časom in energijo.

Upravljanje časa in dolgoročni cilji

Ko razumete svoje prioritete in svojo vizijo prihodnosti, lahko govorite o svoji pripravljenosti na naslednji korak – zemljevid dolgoročnih ciljev. Zemljevid opisuje dolgoročne cilje osebe na naslednji način. Vodoravno sta postavljeni 2 osi – leta (začenši od trenutne) in starost osebe. Ključna področja so označena navpično ( družinski odnosi, kariera, osebni razvoj itd.). Na presečišču vaših let in ključnih področij navedite približne cilje. Pomembna prednost izdelave takšnega zemljevida je poenotenje poklicnih in osebnih ciljev na skupnem načrtu.

Seveda so občasno možne določene spremembe vaše kartice. Vendar pa je zahvaljujoč njej mogoča groba skica prihodnosti, ki prikazuje vašo približno pot za nadaljnje potovanje. Zato ta četrtek rišemo prvi zemljevid dolgoročnih ciljev.

Kako obvladati upravljanje s časom v enem tednu (navodila)

"Sloni" in "žabe"

Na razpolago že imamo načrt opravkov in seznam ciljev, zato v petek začnemo razmišljati o potrebni motivaciji za doseganje ciljev. Za pripravo takšnega načrta lahko priporočamo precej preprosta tehnika, ki temelji na pogojni delitvi njihovih nalog na "žabe" in "slone".

"Sloni" so vse težke, obsežne naloge, ki jih je treba še opraviti (relativno, "pojesti"). Sprva se morda zdi, da je "pojesti takega slona" preprosto nemogoče. Toda ... slona lahko razrežete na koščke in tako pripravite veliko majhnih "zrezkov" za svoj dnevni jedilnik. Podobna težava je pri kompleksnih, obsežnih nalogah – ki so popolnoma razdeljene na komponente, ki jih je mogoče obravnavati ločeno. Na primer, ob koncu leta je treba pripraviti letno poročilo. Pred nami je resnično obsežno delo - z iskanjem zapletenih materialov, organizacijo dejavnosti itd. Celotno zapleteno nalogo moramo razdeliti na ločene dele - na primer vsak dan napisati 3 odstavke ali opisati ločeno temo. Zahvaljujoč temu se boste lahko pravočasno spopadli s pripravo poročila brez nenehnih skrbi in stresa. Izkušnje potrjujejo, da je s tem pristopom možno hitreje reševati težave. kompleksne naloge z manj truda.

Podobna situacija je z "jedo žab". Izraz "žaba" pomeni majhno, a neprijetno zadevo. Čeprav ni izbire, je to treba storiti. Takšna "žaba" lahko sčasoma postane "slon", če je ne "pojeste" pravočasno. Na primer, izraziti morate nezadovoljstvo s poročili o stroških ali razvrstiti spodnje predale svoje mize. Ob pravilni organizaciji iz »žab« nastanejo tudi okusni »zrezki«, na katere smo razdelili »slone«. Za uporabo te tehnike v praksi vzamemo "slona", ki ga razdelimo na dele. Nato navedemo seznam "žab" in vse te podatke razporedimo v naslednjo tabelo.

Na levi strani so vsi "zrezki" in "žabe" za vsak dan. Na desni strani je označena izpolnitev ali neizpolnitev teh ciljev. Če določeno opravilo tisti dan ni bilo pričakovano, pustite prazen prostor. Če je bilo predvideno, vendar ga ni bilo mogoče dokončati, morate postaviti pomišljaj. Pri izvajanju določen namen– morate dati plus ali kljukico. Ni vam treba biti razburjen zaradi vaših pomišljajev, a vseeno, če jih je v določenem stolpcu veliko, potem razmislite o tem in se lotite posla. To tabelo postavite na vidno mesto ali v svoj dnevnik. Pomembno je, da svojo mizo obiščete večkrat na dan – ne da bi pozabili na svoje cilje in za dodatno motivacijo.

Ritem pri dejavnostih počitka in virov

Delovni teden se zaključi s prihodom vikenda. Lahko se sprostite in se seznanite s prijetnejšimi, primernimi tehnikami upravljanja s časom za kompetentno in popolno organizacijo vaših počitnic. V soboto ta teden se lahko priporočata 2 tehniki upravljanja s časom.

Ritem v mirovanju. Oseba ne more osredotočiti svoje pozornosti na eno temo več kot 40 (redko 80) minut. Zato si približno enkrat na uro privoščite 5-minutni počitek. Na primer med branjem knjige ali gledanjem poslovnih revij, ki so se med tem nabrale delovni teden, vsako uro si morate privoščiti počitek – s tišino, sprehodom itd. To izkušnjo lahko od naslednjega tedna prevzamete na delovnem mestu.

Dejavnosti virov. Sposobni so revitalizirati ali pomiriti (maksimalno preklopiti, spodbujati učinkovitejši in hitrejši počitek). Nekateri se na primer najraje sprehodijo po stopnicah od 1. nadstropja do vrha in nazaj, drugi vezejo križce, tretji si oddahnejo ob kavi z rumom. Pri tem je pomembno, da se človek odloči za primerno aktivnost, ki bo pripomogla k najučinkovitejši obnovi notranje energije. Učinkovitost ponovne vzpostavitve zmogljivosti je odvisna od kakovosti počitka. Vso soboto lahko posvetite sprehodom in sprostitvi v parku ali izletu v zabaviščni center z vso družino. Razmislite o dejavnostih, ki jih lahko vključite v svoj delovni urnik za naslednji teden.

Razvajajte se in vaš sistem za upravljanje časa je pripravljen

Nedelja je odličen dan, da si čestitate za uspeh tedenski tečaj, zahvaljujoč kateremu sem lahko vzpostavil svoj sistem upravljanja s časom. Ne škodi, če se malo razvajate. Če želite to narediti, se lahko držite tehnike vmesnih radosti. Izberite nekaj posebej prijetnega zase - nekaj, kar imate radi, a si ne morete privoščiti vsak dan. Na primer, dopolnite svojo prehrano z nečim dragim in okusnim, obiščite svoje najljubše kraje, klepetajte z ljudmi, ki so vam dragi, se sončite, preživite čas v naravi, preprosto dajte eno uro brezdelja itd. Takšne radosti si ustvarite z določeno količino dela. Uporaba ta diagram za načrtovanje delovnega dne, tedna ali celo leta. Če želite to narediti, lahko ustvarite tabelo, ki prikazuje nagrado za vaše dosežke. Pojavi se dodatna motivacija in delo postane veliko bolj zanimivo. Ob koncu nedelje morate narediti načrt dela za ponedeljek, ki temelji na tehnikah upravljanja s časom, o katerih smo razpravljali.

• Produktivnost dela: kako jo povečati ​

Miti o upravljanju časa

1. "Upravljanje časa ni bilo izumljeno za Ruse." Upravljanje s časom je bilo izumljeno za posel in uspeh - če je to za Ruse pomembno, potem je načrtovanje časa potrebno.
2. Čas je izven našega nadzora. Da, človek ne more upravljati s časom, a načrtovanje njegove porabe nam je na voljo. Zato je veliko menedžerjev znalo ceniti prednosti upravljanja s časom za načrtovanje svojega življenja.
3. Pri delu z upravljanjem časa boste morali vse življenje preživeti po urniku, brez pravice do izbire. Ne, upravljanje časa ni namenjeno – svoje načrte lahko vedno spremenite. Upravljanje časa je zasnovano za svobodo, z možnostjo izbire, kaj početi.
4. Upravljanje časa nikakor ni primerno za ustvarjalne posameznike. Izkušnje potrjujejo učinkovitost upravljanja časa za ustvarjalne ljudi. Na primer, ne pišite glasbe, medtem ko čakate na muzo. Namesto da načrtujete, da bo muza potrkala na vrata jutri od 7.30 do 9.30, je bolje, da v naslednjih 2 tednih napišete nekaj verzov ali dokončate sliko pred koncem leta.
5. "Upravljanje časa je zelo težko." Da, obstajajo določene tankosti - vendar je naš material precej preproste tehnike vam bo omogočil, da obvladate dragoceno znanost – z vlaganjem v svoj uspeh.
6. Za uspeh v življenju ne morate načrtovati, ampak delati, brez odmorov in prostih dni. Za učinkovito in prijetno delo potrebujete primeren počitek. Tehnike upravljanja s časom pomagajo sprostiti čas za počitek in svobodo.

Generalni direktor govori

Aleksander Mondrus, generalni direktor MC-BauchemieRussia, Sankt Peterburg

Urejanje časa mi je uspelo obvladati dokaj enostavno. Ko sem začel delati na teh področjih, je korespondiral z mojimi zamislimi in načrti, da bi našel dodatne časovne vire. Res sem potreboval več učinkovito upravljanječas. Poleg tega sem po svoji naravi čisto sistemska oseba- zato je bilo povsem normalno sprejeti idejo o vodenju časovnice, analiziranju stroškov in sestavljanju raznih tabel.

Potreboval sem približno 2 meseca, da sem osvojil osnovne tehnike upravljanja s časom – določanje prioritet in časovni razpored. Zahvaljujoč njim sem lahko razumel, kaj je ura. Začel sem se počutiti veliko bolje. Takrat sem začela delati kot vodja v novem podjetju – tako sem imela vse možnosti, da svoje veščine vadim v delovnem timu. V obvladovanje te tehnike sem začel aktivno vključevati skoraj vse najvišje menedžerje, ti pa so že vključili svoje zaposlene. Vsi ti dejavniki so mi omogočili celovito in harmonično seznanjanje z različnimi tehnikami upravljanja s časom.

V svojem poslu se aktivno ukvarjam z različnimi elektronskimi komunikacijskimi sredstvi. Predvsem načrtujem stvari s programom Microsoft Outlook - njegova funkcionalnost podpira marsikaj, vključno z določanjem prioritet, delitvijo ciljev na "trde" in "fleksibilne", omogoča barvanje stvari v različnih barvah itd. Moje delovno mesto vključuje tudi delo z papirni mediji, zato je za nadzor teh nalog oblikoval svoj sistem in uvedel številne izboljšave za rešitve Gleba Arhangelskega.

Za vsakega vodjo sem vodil debel zvezek. Med sestankom si v ta zvezek beležim teze, zapiske, naloge ipd. Po sestanku dam zvezek tajnici, ki vnese podatke v obliki nalog ali prihajajočih sestankov v Outlook. In že z Outlookom spremljam nadaljnji potek dela. Priročnost dela z zvezkom - med sestankom si lahko ogledate celotno zgodovino določenega vprašanja (v zvezi s tem so elektronski mediji neprijetni). Toda Outlook je veliko bolj priročen za upravljanje.

V moji recepciji so predali z izvlečnimi pladnji - v njih so dokumenti za podpis. Združene so v pregledne upogljive mape, od katerih vsaka vsebuje ime določenega oddelka. Podjetje ima tudi postopek priprave podpisov - z izboljšavami in dopolnitvami vsakih šest mesecev. Naloge tajnika vključujejo spremljanje predložitve vseh dokumentov v skladu z odobrenimi predpisi. Obstajajo tudi spodbude za spoštovanje predpisov, čeprav je nekaj simboličnih kazni. Na primer, dokument, ki ni pripravljen za podpis, bo stal 3 kg. zelena jabolka. Na recepciji smo postavili veliko vazo z jabolki - z napisom "Danes vas ta in ta obravnava." Če je uveljavljeno pravilo kršeno, bo oseba morala predati denar za nakup jabolk.

Ko načrtujem svoj dan, poskušam rezervirati čas za negotove okoliščine. Ker v vsakem primeru se vedno nekaj zgodi. Čeprav se 80-90% delovnega časa izkaže za načrtovanega. Ta stroga rutina mi prinaša pomembne koristi, čeprav ni brez pomanjkljivosti. Zame osebno ta sistem po njenem okusu, čeprav je prisiljen ostati njen talec. Če je nekaj določeno za določen čas (načrti so povezani z veliko število ljudje), bo spreminjanje vašega urnika precej problematično. Situacija iz prakse - iščemo dobavitelje, a se je izkazalo, da nam dve uri predstavitve nista dovolj, potrebujemo vsaj še dve. Toda naslednje "okno" je predvideno šele čez mesec dni.

Čeprav mi uspe rešiti veliko število različnih nalog, ko mi ostane čas in ne v strogo določenem roku. Na primer, med potovanjem po mestu lahko po telefonu rešite druge težave - zahvaljujoč vozniku lahko rešim dodatne težave.

Zaradi upravljanja s časom imam čas tudi za osebno življenje. Ko načrtujem svoje leto, vedno začnem z osebni načrti in družina - določim datum počitnic, o katerem se pogovorim z ženo, in dodelim čas za svoje najljubše dejavnosti in komunikacijo s sinom. Pri sestavljanju urnika poskušam upoštevati delovne dogodke, katerih datume poznam vnaprej. Zato za to obdobje ne načrtujem svojih osebnih zadev. Čeprav mi službeni dogodki, ki se pojavljajo v prihodnosti, ne bodo vzeli načrtovanega časa za osebne namene in družino.

7 pravil upravljanja s časom

1. Predstavljajte si, da je danes vaš zadnji dan. Nenavadno, a povsem primerno pravilo. Samo vprašajte se: "Kaj bi naredil, če bi vedel, da je danes zadnji dan mojega življenja." O tem vprašanju bi morali razmišljati pred spanjem in zjutraj po tem, ko se zbudite.
2. Filtrirajte informacije. Da bi se izognili prenasičenosti možganov z veliko nepotrebnimi informacijami, ne da bi zapravljali dodaten čas, se naučite izbrati najbolj uporabne, potrebne in poskusite izločiti nepotrebne. Naučite se na primer preleteti informacije na spletni strani in se osredotočiti samo na najpomembnejše stvari.
3. Odstranite "zapravljivce časa" iz svojega življenja. Verjetno prva težava, ki onemogoča popoln nadzor in učinkovito porabo časa. Zmanjšajte čas, porabljen na družbenih omrežjih, komuniciranje po Skypu ali e-pošti. Med opravljanjem koristne naloge bo koristno izklopiti vse, kar moti vašo pozornost. Vodite tudi ločen dnevnik, v katerem so navedene vse neuporabne dejavnosti, ki vam jemljejo čas, vendar vas ne približujejo cilju.
4. Od začetka do konca se osredotočite na eno nalogo. Konec koncev, če vas moti več stvari, zmanjša učinkovitost vaše naloge. Ni vam treba razpršiti pozornosti in truda s prehodom na novo nalogo, preden dokončate prejšnjo.
5. Naj bo vaša miza urejena. Bogati ljudje vedno delajo za čisto mizo - to je hkrati udobno in prihrani čas pri iskanju vsega, kar potrebujejo.
6. Pogosteje recite "NE". Morate se naučiti zavrniti določeni ljudje, opravila ipd., če zahtevajo vaš čas, a niso uporabna.
7. Delajte ob točno določenih urah. S skrbnim opazovanjem samega sebe lahko ugotovite svoje ustrezne bioritme čez dan, ko delate najbolj učinkovito.

Koristne knjige o upravljanju časa

1. Lucy Jo Palladino. Največja koncentracija. Kako ohraniti učinkovitost v dobi klipnega razmišljanja. M.: Mann, Ivanov in Ferber, 2015. – 336 str. Sankt Peterburg, 2015. - 288 str.
2. Nikolaj Mročkovski, Aleksej Tolkačev. Ekstremno upravljanje časa. 3. izdaja. Založba Alpina, 2015. - 2014 str.

Napake ljudi, ki si prizadevajo upravljati s časom

1. Prevzamejo preveč. Lahko in morate izboljšati svoje sposobnosti, vendar morate vedeti, kdaj se ustaviti. IN določen trenutekštevilo nalog je lahko preveliko, kar povzroča stres in konflikte. Da preprečite to težavo, lahko:

• prosi za pomoč. Morate biti sposobni premagati sebe in prositi za pomoč, ko je to potrebno.
• uporabite pravilo 80/20. Določite seznam glavnih nalog, ki bi morale predstavljati večino vašega časa in truda.

2. Zapletajo sistem upravljanja s časom. Včasih se sistem upravljanja s časom izkaže za preveč zapletenega. Če prinese rezultate, super. V nasprotnem primeru, ko pride do izgube časa, je vredno razmisliti o spremembah. Razmislite o poenostavitvi in ​​racionalizaciji sistema upravljanja s časom, da ne boste porabili polovice svojega časa za njegovo upravljanje.

3. Zaposlen, a neučinkovit. Zapravljati veliko časa za nekoristna opravila z nizko prioriteto - resen problem. Eden od načinov za rešitev te napake je zastavljanje vprašanja: "Ali je to, kar počnem, koristno?" Če je odgovor negativen, morate več razmišljati o rešitvi uporabna opravila. To vprašanje je odlično kot ohranjevalnik zaslona na vašem računalniku, lahko pa ga natisnete na papir in postavite na vidno mesto.

4. Ne počivajo. U človeško telo Obstaja meja, neprekinjeno delo ne bo šlo. Seveda lahko delate zelo dolgo brez odmora, vendar v tem nima smisla - učinkovitost se postopoma zmanjšuje. Če ste utrujeni, si ne pozabite vzeti odmora – nagradite se za delo s sprehodom, trenutki sprostitve oz. okusna hrana. Če želite ugotoviti, kdaj točno potrebujete počitek, poskusite. Pomembno je najti osebno ravnovesje med počitkom in delom. In ne bojte se dati priložnosti za počitek, ko jo res potrebujete.

Kopiranje gradiva brez dovoljenja je dovoljeno, če obstaja povezava dofollow do te strani

V prevodu iz angleščine »time management« pomeni upravljanje s časom. Jasno je, da ga je dejansko nemogoče nadzorovati. To se nanaša na urejeno porabo delovnega in osebnega časa, izračunanega v minutah, urah, dnevih, tednih. Upravljanje s časom- računovodsko in operativno načrtovanje.

Filozofija in praksa upravljanja s časom je relativno nova veda, ki je svetovno priljubljenost pridobila šele v 80. letih dvajsetega stoletja. Okoli tega je še vedno veliko mitov in napačnih predstav.

Osnove

Ko poskušate implementirati program upravljanja s časom v ekipo zaposlenih, je pomembno razumeti, da sistem ni razumljiv in dostopen vsem, zato ga vsi ne bodo sprejeli in usvojili. Če človek živi brez cilja, si ne prizadeva za nič in ga čas teži - sta on in upravljanje s časom dve nasprotni stvari. Zaradi produktivnosti se je treba odločiti za cilje, ki jih zasleduje oseba, ki študira to znanost. 4 stebri upravljanja s časom:

• optimizacija časa;
• načrtovanje dneva;
• sledenje časa;
• organizacija motivacije.

Ko boste razumeli načela delovanja vsakega od njih, bo mogoče ne le delati z največjo učinkovitostjo, temveč tudi ohraniti zdravje, moč in bister um.

Matrica Dwighta Eisenhowerja

Pri tečajih upravljanja s časom za začetnike trenerji priporočajo uporabo matrike, ki jo je razvil 34. predsednik ZDA. Eisenhower je imel sposobnost hitre navigacije in nepogrešljive veščine uspešna oseba. V želji, da bi optimiziral svoj čas v neskončnem ciklu zadev, je vodja države ustvaril matrico, ki deluje po načelu: "Niso vse pomembne zadeve nujne, niso vse nujne zadeve pomembne." to vizualni pripomoček upravljanje časa za matere in poslovneže, gradbenike in umetnike, ki vam omogoča učinkovito načrtovanje in racionalno razporejanje sredstev.

Princip delovanja

Matrica bo obrodila sadove, če so cilji realni in pravilno zastavljeni. Preden dokončate naslednjo nalogo, morate odgovoriti na dve vprašanji:

1. Je to pomembno?
2. Ali je nujno?

Glede na odgovor nanje ločimo 4 vrste primerov:

1. Pomembno nujno.
2. Nepomembno nujno.
3. Nenujno pomembno.
4. Nepomembno, nenujno.

Življenje nam ves čas postavlja nujne stvari. Glede stopnje njihove pomembnosti pa vsak odgovarja po svoje. Ko govorimo o nujnosti, lahko sklepamo, da je to merilo objektivno. Na primer, kliče sošolec, ki ga niste videli 5 let, in vas prosi, da se dogovorite za sestanek z njegovim sorodnikom in mu pomagate najti službo. pomembno? Nujno? Usklajen z vašimi cilji? Katero vrsto?

Pomembno nujno

Takšne naloge je treba opraviti takoj. So in so neposredno povezani z vašimi življenjskimi cilji. Vse vaje za upravljanje časa so vzete iz resnično življenje, se nujne zadeve pojavijo nenačrtovano in pogosto brez vaše krivde. Na primer otrok, ki potrebuje nego, poslabšanje zdravja, težave pri delu itd.

Poznavanje vodenja nalog in kompetentnih tehnik načrtovanja bo zmanjšalo število nujnih pomembnih nalog na minimum. Če pogoj ni izpolnjen in se nujne zadeve kopičijo od nikoder, je vredno še enkrat razmisliti o svojih ciljih za bližnjo prihodnost in poostriti samodisciplino.

Zanesljivost je glavni vir pomembnih nujnih zadev. Zaradi nezmožnosti reči »ne« smo tisti, na katere drugi ljudje prenesejo svoje pomembne nujne ali nenujne naloge. Razlogi za težave z zavrnitvijo so lahko različni, vendar se morate zbrati in sprejeti odločitev z močno voljo. Obrnite se na lastne nujne zadeve, prosite za premor ali navedite časovni okvir, ki vam ustreza, ponudite dodelitev drugega zaposlenega (pomočnika, partnerja itd.), ki bo opravil nalogo. Pobudniku postavite nepričakovano vprašanje: kaj lahko stori? Najpomembneje je, da ne izgubite cilja izpred oči. Pomembno je razumeti, da nenehno bivanje v načinu opravljanja nujnih in pomembnih nalog zahteva maksimalno koncentracijo in predanost, kar bo v bližnji prihodnosti povzročilo poslabšanje dobrega počutja. Nimamo časa, da bi se ustavili, premislili, kaj se dogaja, ovrednotili rezultat, na koncu enostavno pregorimo.

Pomembno, nenujno

Opisana različica vedenja pri upravljanju s časom - upravljanje s časom, vsebuje seznam nalog, pri opravljanju katerih je mogoče pokazati umirjenost in preudarnost. Imate čas za premislek o vsakem koraku. To je odlična priložnost za uporabo pridobljenih teoretičnih veščin načrtovanja v praksi.

Strokovnjaki pravijo, da ljudje, ki gradijo svoj posel ali kariero po tem principu, dosegajo izjemne rezultate. Zaloga časa vam omogoča, da se problematike lotite podrobno in smiselno, izvedete popolno načrtovanje, ocenite in označite vmesne rezultate ter pokažete prilagodljivost.

V to skupino spadajo zadeve, povezane s potrebno rutino: trening, skrb za lastno zdravje (držanje dnevne rutine, prehrana, preprečevanje bolezni itd.). Ne zanemarjajte časa, saj... Pomembne nenujne zadeve lahko postanejo nujne.

Nepomembno nujno

Po pravilih ekstremnega upravljanja časa bi morali biti vsi izključeni iz vsakdanjega življenja, saj... odvrnjen od opravljanja pomembnih nujnih in nenujnih opravil. Pogoste nepomembne naloge: nepotrebni sestanki, dolgi telefonski pogovori, popravilo/prilagoditev opreme. Pogosto so naloge, ki si jih oseba zastavi na tej stopnji, povezane s kompetencami in strokovnostjo drugih, zato je priporočljivo, da jih prenesete. Če se vam je na primer pokvaril hladilnik, zakaj bi ure in ure brali navodila, gledali videoposnetke o tem, kako ga popraviti in ga neuspešno poskušali vrniti v prejšnje stanje, ko pa lahko hitro kontaktirate tehnika in mu zaupate delo? Takrat bo čas za reševanje resničnih perečih težav, ki zahtevajo vašo pozornost.

Nenujno nepomembno

Odgovor na vprašanje upravljanja s časom, kako vse urediti, je v popolni izločitvi tovrstnih opravil iz vsakdanjega življenja. So neusmiljeni požiralci prostega časa. Če situacije iz prejšnjega kvadrata nekoliko odvrnejo od glavnih ciljev, potem imajo nenujne, nepomembne zadeve negativno učinkovitost. Gre za o vsem priljubljenih družbenih omrežjih Instagram, Facebook itd. z brezciljnim listanjem po viru, praznim dopisovanjem s prijatelji, dolgim ​​gledanjem televizijskih serij, "visenjem" v računalniških igrah.

Takšna opravila so lahka in neobvezujoča. Njihova glavna škoda je v tem, da neopazno blokirajo naravni tok pomembnih opravil.

Če je cilj jasno zastavljen in ima točno določene roke, naj bi četrta vrsta opravila vzela najmanj časa, še bolje, popolnoma izključila. Ne bi se smeli nesebično potopiti v delo, ne da bi si privoščili počitek. Tu velja pravilo »čas za delo, čas za zabavo«.

Eisenhowerjeva matrica je uporabna za katero koli področje življenja: naj bo to upravljanje časa za matere v pripravah na novoletne praznike ali strokovnjak iz velike korporacije, ki izvaja vseživljenjski projekt.

Če so cilji pravilno postavljeni, obstaja močna samozavest in motivacija za delovanje je močna, težave ne bi smele nastati.

Spodaj je seznam metod upravljanja s časom, ki bodo pomagale optimizirati naloge različnih prioritet.

Naučiti se reči "ne"

Dobra vzgoja in zadržanost nam ne dopuščata, da bi zavrnili brezciljno poslušanje sosedovih zgodb o burnem vikendu, sprejeli nenačrtovanega obiska ali sodelovali pri reševanju tuje težave. Ekstremno upravljanje s časom takšne situacije imenuje "zapravljivost" časa, ki bi ga lahko uporabili bolj produktivno. Odločitev o zavrnitvi je odgovornost, ki bi jo morali prevzeti enkrat za vselej. Nagrada za vaš trud bo velika zaloga časa, ki vam bo na voljo.

Pravilo voza in konja

Ste kdaj pomislili, da zapravljate dragoceni čas za nekaj, kar je že zdavnaj izgubilo smisel? Opravljate delo iz navade, ki ni več potrebno za doseganje rezultatov? Po mnenju strokovnjakov upravljanje časa za ženske temelji na reševanju tega vprašanja. Urnik dela je treba sistematično pregledati, da se odstranijo neinformativna poročila ipd.

Zaradi jasnosti predlagamo, da si predstavljate konja, ki vleče voz. Ko se voziček premika, se polni z novim tovorom in z vsakim prevoženim kilometrom ga je vedno več. Ali je res treba čakati, da se žival izčrpa in poskuša potegniti prevelik tovor? Večina ljudi (velika večina med njimi so ženske) je prepričanih, da delati dobro pomeni trdo delati. Naložijo si vedno več nalog, ostanejo po službi in jim ni žal vikenda, preživetega tam. Rezultat takšnega altruizma bo zmanjšanje delovne učinkovitosti in " čustvena izgorelost” ko to, kar počnete, nima več smisla.

Pomembno je najti občutljivo ravnovesje med zasebnim in zasedenim življenjem. To je najboljša motivacija za učenje in prakso) - za prizadevanje za samorazvoj in samoizboljšanje.

"Jesti slona"

Najtežje naloge za dokončanje so kompleksne naloge svetovnega obsega. Njihova glavna težava je, da rezultat ne bo viden kmalu, ampak se bodo morali že zdaj potruditi. V programih upravljanja s časom jih metaforično imenujejo »sloni«. Celega »slona« ne bo mogoče obravnavati naenkrat. Da bi se ga znebili, je predlagana delna rešitev težav - razdelitev živali na "zrezke". Kosi morajo biti velikosti, ki so optimalni za "jedo" naenkrat brez nelagodja in negativnih čustev.

Primer upravljanja s časom za ženske: »najljubše« spomladansko čiščenje vseh lahko razdelimo na več manjših dogodkov: danes razvrstite vsebino omar, pomivanje oken pa odložite na jutri. Tako bo z vsakim korakom lažje napredovati.

Glavna težava je, da smo sami odgovorni za vzgojo nekaj ton težkih »slonov«. To se zgodi, ko pomembne stvari odložite za pozneje. Tudi če razmišljamo o nalogi, a je ne začnemo opravljati, "slon" raste.

Ko ne preostane nič drugega kot rešitev problema, se izkaže, da sploh ni bilo tako težko. Posledica dolgotrajne nedejavnosti je izgubljen potencial in veliko negativnosti. In le popoln zaključek dela bo v življenje prinesel pozitivnost in energijo.

Tehnika švicarskega sira

Glavna razlika med "sirom" in prejšnjim načinom upravljanja s časom je, da se problem ne rešuje "od glave do repa", ampak v poljubnem vrstnem redu. Priporočljivo je začeti z lahko dostopnimi območji, katerih rešitev bo dala pozitivno razpoloženje in bo povečala samozavest. Vsakodnevno "grizenje" majhnih luknjic v siru bo neopazno povzročilo njegovo popolno porabo.

Tipičen primer: avtor, ko je začel pisati članek, je nekatere vidike preučil bolj kot druge ali pa ga ta tema preprosto zanima. S to temo morate začeti prenašati svoje misli na papir.

Da bi dosegli največjo delovno učinkovitost, je treba opisane metode uporabljati v kombinaciji. Njihova kombinacija bo individualna glede na zastavljene cilje in posebnosti dejavnosti.